CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
4.2 Các giải pháp cụ thể
4.2.4. Áp dụng cải tiến liên tục (Kaizen)
Áp dụng Kaizen - phƣơng pháp cải tiến liên tục vào hoạt động tuyển sinh sẽ giúp cho hoạt động tuyển sinh có nhiều ý tƣởng mới, đột phá để nâng cao hiệu quả tuyển sinh. Khi mỗi cán bộ tuyển sinh thấu hiểu triết lý Kaizen và luôn luôn ý thức thực hiện nó trong mọi hoạt động hàng ngày sẽ giúp loại bỏ các lãng phí vô hình, tạo ra những đổi mới, tiến bộ tích cực.
Tập trung vào mong muốn của học sinh THPT
Nguyên tắc không thể thiếu trong quản lý theo triết lý Kaizen là tập trung vào khách hàng. Tất cả các hoạt động cải tiến trong hoạt động tuyển sinh luôn phải hƣớng đến mong muốn của học sinh THPT. Dựa vào mong muốn của học sinh THPT, quá trình cải tiến hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế cần đƣợc triển khai đáp ứng nhu cầu của học sinh và đảm bảo mục tiêu tuyển sinh mà Khoa đề ra.
Thực hiện tốt 5S
Để thực hiện Kaizen thì BPTS cần thực hiện tốt 5S. Hầu hết các tổ chức đều áp dụng 5S ngay từ bƣớc đầu tiên trong quá trình áp dụng quản trị tinh gọn trong quản trị tổ chức. Thực hiện tốt 5S chính là để tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động cải tiến đƣợc tiến hành thuận lợi.
Xây dựng triển khai hệ thống để xuất ý tưởng
BPTS nên có các chính sách khuyến khích cán bộ tuyển sinh đƣa ra các ý tƣởng mới trong quá trình tuyển sinh. Điều này sẽ giúp cho các cán bộ tuyển sinh tìm ra những điểm chƣa phù hợp khi thực hiện hoạt động tuyển sinh, mạnh dạn đƣa ra các ý tƣởng mới cải tiến mới. Những ý tƣởng này sẽ đƣợc lãnh đạo BPTS xem xét và phê duyệt nếu phù hợp. Những ý tƣởng mới sẽ giúp loại bỏ những lãng phí và nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế.
Để thúc đẩy tinh thần cải tiến trong hoạt động tuyển sinh, BPTS có thể tổ chức các chƣơng trình họp đầu tuần. Ví dụ, bắt đầu mỗi tuần làm việc, vào buổi sáng sớm tất cả cán bộ tuyển sinh sẽ tham gia một buổi họp 5 phút đầu ngày. Những buổi họp nhƣ vậy sẽ chủ yếu tập trung vào đánh giá các công việc và hoạt động của BPTS trong tuần trƣớc cũng nhƣ tìm hƣớng giải quyết những vấn đề đang tồn tại và đƣa ra các ý tƣởng mới để triển khai công việc một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, nhóm TVTS và nhóm truyền thông marketing cũng tổ chức những buổi họp cải tiến định kỳ cùng nhau tìm ra những vấn đề tồn tại cũng nhƣ hƣớng giải quyết, đƣa ra sáng kiến và nhấn mạnh những yếu tố chìa khóa then chốt cho hoạt động hiệu quả.
Áp dụng chu trình PDCA
BPTS có thể áp dụng các bƣớc thực hiện cải tiến liên tục trong hoạt động tuyển sinh tuân thủ theo vòng PDCA. Các bƣớc từ (1) - (4) là Kế hoạch (Plan), bƣớc (5) là Thực hiện (Do), bƣớc (6) là Kiểm tra (Check) và bƣớc (7), (8) là Hành động.
(1) Lựa chọn công việc cần cải tiến trong hoạt động tuyển sinh
(2) Đánh giá hiện trạng công việc và xác định mục tiêu cho công việc khi cải tiến (3) Thu thập và phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân tồn tại trong công việc (4) Dự kiến giải pháp dựa trên dữ liệu thu thập đƣợc
(5) Thực hiện giải pháp cải tiến (6) Kiểm tra kêt quả thực hiện
(7) Đƣa ra tiêu chuẩn để ngăn ngừa tái xảy ra lỗi trong công việc (8) Xem xét kết quả và chuẩn bị cho dự án cải tiến tiếp theo
Ví dụ về áp dụng chu trình PDCA trong cải tiến công cụ tuyển sinh thƣờng xuyên bị hỏng, gãy
Bước 1: Cán bộ tuyển sinh xác định đối tƣợng cần cải tiến đó là công cụ tuyển sinh thƣờng xuyên gãy, hỏng (Standy)
Bước 2: Cán bộ tuyển sinh đánh giá hiện trạng các công cụ tuyển sinh gồm standy thƣờng xuyên bị gãy, hỏng. Mục tiêu của hoạt động cải tiến là giảm thực trạng hỏng, gãy của standy để hoạt động tuyển sinh hiệu quả hơn. Nếu trong quá trình tuyển sinh, standy bị gãy không sử dụng đƣợc sẽ ảnh hƣởng đến hiệu quả của công việc tuyển sinh.
Bước 3: Hiện tại, BPTS còn khoảng 5 standy còn sử dụng đƣợc và 4 cái đã hỏng. Nguyên nhân của sự lãng phí này là do thiết kế standy yếu, không chống chịu đƣợc khi có gió mạnh nên standy thƣờng xuyên bị đổ nên gãy, hỏng.
Bước 4: Giải pháp là bổ sung loại standy mới vững vàng có thể đứng vững khi gió thổi mạnh, chắc chắn và bền để phục cụ hoạt động tuyển sinh đƣợc hiệu quả.
Bước 5: Cán bộ tuyển sinh tìm kiếm loại standy đáp ứng đƣợc các yêu cầu trên để sử dụng trong các sự kiện tuyển sinh trực tiếp
Bước 6: Sau một quá trình sử dụng standy mới, cán bộ tuyển sinh kiểm tra về độ bền vững của standy
Bước 7: Cán bộ tuyển sinh đƣa ra các tiêu chuẩn cần có của standy đáp ứng cho công việc để tránh không đặt hàng các standy kém chất lƣợng
Bước 8: Xem xét kết quả sử dụng standy trong thời gian dài và tiếp tục cải tiến theo yêu cầu của công việc.
Ngoài ra, BPTS còn có thể áp dụng chu trình PDCA để giải quyết các vấn đề nhƣ các quy trình phối hợp công việc giữa BPTS và các đơn vị có liên quan, nâng cao năng lực và kỹ năng của các cán bộ tuyển sinh….
Để thực hiện đƣợc cải tiến liên tục trong hoạt động tuyển sinh đại học, BPTS cần sự hỗ trợ và cam kết triển khai của lãnh đạo BPTS với các chính sách liên quan nhƣ chính sách nhân sự, chính sách đào tạo và cần đƣợc sự tham gia ủng hộ của các cán bộ tuyển sinh. Để áp dụng đƣợc quản trị tinh gọn, Bạn CNK và lãnh đạo BPTS cần có chiến lƣợc và cam kết áp dụng cụ thể, trong đó chú trọng nâng cao nhận thức của tất cả các cán bộ tuyển sinh về quản trị tinh gọn, đào tạo về quản trị tinh gọn và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để thực hiện quản trị tinh gọn.
Bên cạnh đó, Ban CNK và lãnh đạo BPTS cần có các chính sách khuyến khích, động viên, khen thƣởng giúp lãnh đạo BPTS thể hiện cho cán bộ thấy quyết tâm và cam kết của mình đối với việc áp dụng quản trị tinh gọn, từ đó giúp cán bộ tin tƣởng lãnh đạo và chiến lƣợc phát triển hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế, cổ vũ, tạo điều kiện tham gia chủ động và tự nguyện từ phía cán bộ.
Chính sách động viên, khen thƣởng góp phần gắn trách nhiệm song hành cùng với lợi ích của cán bộ. Các hình thức khen thƣởng cần đa dạng, có thể động viên về tài chính (tiền thƣởng, quà tặng…), tuy nhiên cần có tiêu chí rõ ràng, công khai, minh bạch để tạo ra sự công bằng giữa các cán bộ tuyển sinh. Ngoài ra, các hình thức khen thƣởng phi tài chính nhƣ bằng khen, chứng nhận, tuyên dƣơng… cũng cần đƣợc sử dụng. Hành động tôn vinh, đề cao những sáng kiến mang lại hiệu quả cao sẽ động viên, khuyến khích mọi ngƣời làm theo.
Kết luận Chƣơng 4
Trong chƣơng 4, tác giả đã tổng hợp các loại lãng phí vô hình và hữu hình tồn tại trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế - ĐHQGHN. Đồng thời, tác giả đã để xuất các giải pháp để loại bỏ các lãng phí trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế xuất phát từ các nguyên nhân gây ra lãng phí. Giải pháp đề xuất là các chính sách từ phía Khoa đối với BP Tuyển sinh, áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế bao gồm xây dựng tâm thế cho cán bộ tuyển sinh, áp dụng 5S và áp dụng Kaizen để loại bỏ các lãng phí.
Trong chƣơng 4, tác giả đƣa ra các để xuất về các chính sách từ phía Khoa, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa. Đó là các chính sách về cơ sở vật chất, chính sách về quy trình phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc Khoa, chính sách về đào tạo và chính sách nhân sự phục vụ cho hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế.
Đối với các cán bộ tuyển sinh nói riêng và cán bộ Khoa Quốc tế nói chung, việc xây dựng tâm thế giúp các cán bộ có ý thức, thái độ làm việc tốt từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, việc áp dụng 5S giúp loại bỏ các lãng phí hữu hình trong hoạt động tuyển sinh, tạo môi trƣờng làm việc lý tƣởng cho các cán bộ tuyển sinh. Tác giả cũng đã đề xuất áp dụng Kaizen để cải tiến liên tục, kích thích tinh thần tƣ duy sáng tạo, đổi mới trong công việc của các cán bộ tuyển sinh, từ đó loại bỏ các lãng phí vô hình còn tồn tại trong công tác tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế.
KẾT LUẬN
Quản trị tinh gọn áp dụng vào quản trị đại học là một đề tài không hề mới trên thế giới nhƣng lại là đề tài mới tại Việt Nam, tác giả đã sử dụng phƣơng pháp tiếp cận thực tế khi thực hiện điều tra khảo sát với đối tƣợng là cán bộ nhân viên của Khoa Quốc tế - ĐHQGHN. Thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả đã tìm hiểu rõ hơn về những lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế, để xuất những giải pháp để giảm trừ hoặc loại bỏ những lãng phí đó để hoàn thiện công tác quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế - ĐHQGHN.
1. Những đóng góp của đề tài
Những đóng góp của đề tài về mặt khoa học
Là một trong số ít nghiên cứu về đề tài Quản trị tinh gọn trong trƣờng đại học, luận văn đƣợc thực hiện với kì vọng đƣa ra những kết quả mang tính nền tảng tốt hơn cho những nghiên cứu tiếp theo về chủ đề này. Đối chiếu với mục tiêu nghiên cứu đề ra, bài nghiên cứu đã hoàn thành đƣợc mục tiêu đề ra và trả lời đƣợc câu hỏi nghiên cứu.
Những đóng góp của đề tài về mặt thực tiễn
Bên cạnh những đóng góp về mặt khoa học, luận văn còn đóng góp về mặt thực tiễn quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN nói riêng và các trƣờng đại học ở Việt Nam nói chung. Thông qua những kết quả nghiên cứu của luận văn, những nhà chức trách, cán bộ ngành giáo dục có thể tham khảo và nắm bắt đƣợc những quy trình và cách thức chung và lợi ích to lớn từ việc áp dụng công cụ quản trị tinh gọn. Từ đó, có thể đƣa ra những quyết định hợp lí hơn trong quy trình, hoạch định trƣờng học cũng nhƣ phân bổ nguồn lực hợp lí hơn. Điều này sẽ giúp các cơ sở giáo dục nâng cao mức độ hài lòng từ học sinh, phụ huynh.
2. Hạn chế của đề tài
- Vì thời gian và nguồn lực nghiên cứu hạn hẹp nên luận văn chỉ nghiên cứu, khảo sát với đối tƣợng cán bộ nhân viên Khoa Quốc tế và chƣa thực hiện đƣợc với đối tƣợng sinh viên của Khoa.
- Luận văn còn nhiều hạn chế khi chƣa nghiên cứu đƣợc đầy đủ các công cụ của quản trị tinh gọn trong hoạt động tuyển sinh.
3. Hƣớng phát triển của luận văn
Từ những đóng góp và hạn chế của luận văn, tác giả nhận thấy luận văn có thể phát triển theo 2 hƣớng sau:
- Nghiên cứu sâu hơn về các đánh giá của học sinh THPT về hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế để đánh giá những hạn chế, những lãng phí trong hoạt động tuyển sinh dƣới góc nhìn của học sinh THPT.
- Nghiên cứu có thể phát triển bằng cách áp dụng thêm các công cụ khác của quản trị tinh gọn để hoàn thiện công tác quản trị hoạt động tuyển sinh.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo tiếng Việt:
1. Nguyễn Đăng Minh, 2016. Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - đường tới thành công. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2014. Định hƣớng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế và Kinh doanh, Tập 30, Số 1 (2014) 63-71.
3. Lƣơng Hoài Nam, 2015. Kẻ trăn trở. Hà Nội: Nhà xuất bản Thế giới.
4. Nguyễn Đông Phong và Nguyễn Hữu Huy Nhựt, 2013. Quản trị đại học và mô hình trƣờng đại học khối kinh tế ở Việt Nam. Tạp chí Phát triển và Hội nhập, số 8, trang 63 - 67.
5. Ngô Mỹ Trân và Võ Minh Trí, 2018. Ứng dụng công cụ quản trị tinh gọn nâng cao hiệu quả làm việc tại các đơn vị trực thuộc đại học Cần Thơ. Tạp chí Khoa học trường đại học Cần Thơ, Tập 54, số 1, trang 144 -163.
6. Tạ Quang Tuấn, 2010. Tiếp cận lean trong giáo dục. Tạp chí Giáo dục, số 233, trang 10 – 13.
Tài liệu tham khảo Tiếng Anh:
7. Ariz và các cộng sự, 2013. Applying lean thinking in construction and performance improment. Tạp chí kỹ thuật Alexandria, số 52, trang 679 – 695. 8. Blazer, 2010. Lean Higher Education: Increasing the Value and Performance
of University Processe.1st, Portland: CRC Press.
9. Blazer, Brodke và Kizhakethalackal, 2015. Lean higher education: successes, challenges and realizing potential. Tạp chí quốc tế về chất lượng và quản trị niềm tin, số 32, trang 924 – 933.
10. Clare L.Comm và Dennis F.X. Mathaisel, 2005. A case study in applying lean in sustainability concepts to universities. Tạp chí quốc tế về giáo dục đại học, số 6, trang 134 -136.
11. David E. Francis, 2014. Lean and the learning organization in higher education. Đại học Saskatchewan.
12. Issa, U.H, 2013. Implementation of lean construction techniques for minimizing the risk effect on project construction time. Tạp chí kỹ thuật Alexandria, số 52, trang 697 – 704.
13. Peter Hines and Sarah Lethbridge, 2008. New development: Create a lean university. Tạp chí tiền công và quản lý, số 28, trang 53 – 56.
14. Womack and Jones, 2003. Lean thinking: Banish waste and create wealth for your corporation, 2nd, New York.
Phụ lục 1 Câu hỏi phỏng vấn:
1. Đối tƣợng phỏng vấn:
- Cán bộ Khoa Quốc tế; 11 cán bộ
Thành phần: Ban Chủ nhiệm Khoa Quốc tế (3 cán bộ), Trƣởng Phòng CTHSSV, Trƣởng Bộ phận Tuyển sinh, 6 cán bộ Bộ phận Tuyển sinh.
Câu hỏi đối với cán bộ
Câu 1: Theo anh/chị, công tác tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế có quan trọng với Khoa?
Câu 2: Theo anh/chị quy trình quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế đƣợc thực hiện nhƣ thế nào?
Câu 3: Theo anh/chị những vấn đề nào tồn tại trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế?
Câu 4: Anh/chị cho biết nguyên nhân của những vấn đề đó là gì?
Câu 5: Theo anh/chị Khoa Quốc tế cần có những giải pháp gì để giải quyết các vấn đề đó trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa?
Phụ lục 2
PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ NHÂN VIÊN KHOA QUỐC TẾ
Xin chào anh/chị. Tôi đang thực hiện một đề tài nghiên cứu về quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN. Thông tin mà anh/chị cung cấp rất hữu ích cho nghiên cứu của tôi. Rất mong nhận được sự giúp đỡ và cung cấp thông tin của anh/chị thông qua việc trả lời những câu hỏi trong phiếu điều tra. Tôi xin cam kết giữ bí mật các thông tin do anh/chị cung cấp.
1. Anh/chị vui lòng cho biết anh/chị có đồng ý với những lãng phí sau về
thời gian do chờ đợi trong quá trình lập kế hoạch tuyển sinh đại học của Khoa
Quốc tế? Anh chị vui lòng đánh dấu “X” vào ô trống “Có” nếu anh/chị đồng ý và “Không” nếu anh/chị không đồng ý.
Nếu anh/chị trả lời “Có”, anh/chị vui lòng cho biết mức độ đồng ý của anh chị về các lãng phí này bằng cách khoanh tròn vào số phù hợp: 1 (nếu anh chị thấy ít lãng phí), 2 ( nếu anh/chị thấy lãng phí) và 3 (nếu anh/chị thấy rất lãng phí)
STT Các loại lãng phí Có Không Ít lãng phí Lãng phí Rất lãng phí
1 Cán bộ mất thời gian chờ đợi đồng