CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
4.1 Tổng hợp các lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh và đề xuất một số giả
giải pháp giảm trừ hoặc loại bỏ lãng phí
Từ phân tích thực trạng công tác quản trị hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế, tác giả nhận thấy nhiều loại lãng phí còn tồn tại trong hoạt động tuyển sinh của Khoa và cần đƣợc giảm trừ hoặc loại bỏ. Qua quá trình khảo sát CBNV Khoa Quốc tế về phƣơng pháp loại bỏ các lãng phí trong hoạt động tuyển sinh đại học, nhiều cán bộ đƣa ra câu trả lời là áp dụng các chính sách, cơ chế từ phía Khoa, một số các cán bộ đƣa ra câu trả lời là áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn hoặc các công cụ của nó là 5S hay Kaizen hay xây dựng tâm thế. Nhƣ vậy các cán bộ của Khoa đã có nhận thức bƣớc đầu về phƣơng pháp quản trị tinh gọn giúp xử lý các lãng phí tồn tại để nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế. Trong bảng 4.1, tác giả tiếp tục phân loại các lãng phí thành 2 nhóm đó là lãng phí vô hình và lãng phí hữu hình, từ đó tóm tắt một số giải pháp để giảm trừ hoặc loại bỏ lãng phí. Các loại lãng phí đƣợc chọn để xử lý trƣớc sẽ theo thứ tự ƣu tiên đƣợc nêu ở bảng 3.12.
Bảng 4.1: Giải pháp loại bỏ lãng phí trong công tác quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế.
STT Các loại lãng phí Nguyên nhân Giải pháp
1
Lãng phí hữu hình
Lãng phí về thao
tác thừa - - Cơ chế, chính sách bố trí cơ sở vật chất tuyển sinh của Khoa Quốc tế chƣa hợp lý;
- - Ý thức, thái độ, thói quen trong công việc của cán bộ tuyển sinh chƣa tốt
- Chính sách cơ sở vật chất của Khoa Quốc tế cho BPTS; - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng 5S. 2 Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tuyển sinh đại học
- - Công cụ tuyển sinh (Standy, backdrop) thiết kế chƣa phù hợp;
- - Ý thức của cán bộ tuyển sinh khi sử dụng và bảo quản các công cụ tuyển sinh chƣa tốt dẫn tới hỏng và mất mát;
- - Văn phòng tuyển sinh chƣa có kế hoạch sử dụng hợp lý. - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng 5S; - Áp dụng cải tiến liên tục Kaizen. 3 Lãng phí về hoạt
động thừa lƣỡng thông tin về hoạt - BPTS chƣa tìm hiểu kỹ động trƣớc khi triển khai; - Một số hoạt động để thử nghiệm hình thức tuyển sinh mới. - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng 5S. 4 Lãng phí về sự di
chuyển thừa - - Kỹ năng giải quyết tình huống của cán bộ tuyển sinh chƣa tối ƣu;
- - Nhân lực tuyển sinh của Khoa Quốc tế còn mỏng. - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng Kaizen; - Chính sách nhân sự cho BPTS. 5 Lãng phí do sai
hỏng - các cán bộ tuyển sinh chƣa Các cán bộ quản lý và đầu tƣ thời gian kiểm tra kỹ nội dung triển khai công việc dẫn đến sai hỏng; - Năng lực chuyên môn chƣa tốt. - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng 5S; - Áp dụng Kaizen; - Chính sách đào tạo . 6 Lãng phí vô hình Lãng phí về thời gian
- Quy trình phối hợp công việc giữa các đơn vị của Khoa chƣa tốt;
- Ý thức, trách nhiệm và năng lực làm việc của cán
- Xây dựng tâm thế; - Áp dụng Kaizen; - Chính sách về đào
7 Lãng phí vô hình Lãng phí về chƣa khai thác triệt để sức sáng tạo của cán bộ - Nguồn lực và chi phí thực hiện các ý tƣởng lớn;
- Mối liên hệ giữa BPTS và các bộ môn chƣa chặt chẽ - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng Kaizen. 8 Lãng phí về thông
tin rời rạc - hành chƣa đủ và rõ ràng Khoa Quốc tế ban về quy trình phối hợp công việc giữa các đơn vị trong Khoa;
- Cán bộ quản lý thông báo tới nhân viên một số thông tin tuyển sinh chƣa kịp thời;
- Cán bộ tuyển sinh chƣa tập trung và cẩn thận trong công việc nên bỏ sót một số thông tin quan trọng. - Xây dựng tâm thế; - Áp dụng Kaizen. 9 Lãng phí về con
ngƣời - cán bộ tuyển sinh chƣa Ý thức, trách nhiệm của cao;
- Năng lực giải quyết công việc chƣa đƣợc phát huy tối đa.
- Xây dựng tâm thế; - Áp dụng Kaizen.
(Nguồn do tác giả xây dựng)
Qua Bảng 4.1, tác giả đã nhóm các lãng phí làm 2 nhóm đó là lãng phí hữu hình và lãng phí vô hình, đồng thời tóm tắt các lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế, nguyên nhân và các giải pháp để xuất để loại bỏ các lãng phí.