Phân tích ở Chƣơng 3 cho ta thấy các khoản phải thu của công ty tăng mạnh, đặc biệt là khoản phải thu của khách hàng. Nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là do doanh thu trong kỳ tăng lên, trong năm công ty đã thực hiện nhiều dự án bán CCHT và thiết bị an ninh cho Bộ Công an và Công an các địa phƣơng, các dự án này thƣờng đƣợc thanh toán bằng tiền ngân sách nên rất chậm dẫn đến tốc độ tăng của các khoản phải thu khách hàng lớn hơn tốc độ tăng trƣởng doanh thu. Tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hƣởng không tốt đến tình hình tài chính của công ty. Công ty cần kết hợp chặt chẽ giữa việc xây dựng chính sách bán chịu hiệu quả với việc tăng cƣờng quản lý khoản phải thu
Trong quá trình hoạt động để góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh, tăng doanh thu và lợi nhuận nhiều khi công ty phải bán chịu hàng hóa. Một
chính sách bán chịu hợp lý nói chung sẽ dẫn đến gia tăng doanh thu lớn hơn gia tăng chi phí và tổn thất, do đó tạo ra lợi nhuận cho công ty. Thế nhƣng mặt trái của bán chịu là tạo ra khoản phải thu rất lớn, do dó đòi hỏi phải quản lý khoản phải thu sao cho có hiệu quả.
Xây dựng chính sách bán chịu hiệu quả, linh hoạt
Trong quá trình hoạt động để góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh, tăng doanh thu và lợi nhuận nhiều khi Công ty phải bán chịu hàng hóa và trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế toàn cầu, thiếu vốn trầm trọng nhƣ hiện nay, thì bán chịu đồng thời cũng là một công cụ khuyến mại của ngƣời bán giúp thu hút thêm khách, tăng doanh thu cho Công ty, giảm chi phí tồn kho của hàng hóa, tài sản đƣợc sử dụng hiệu quả hơn… Tuy nhiên, áp dụng phƣơng thức bán chịu cũng đem lại cho doanh nghiệp nhiều bất lợi nhƣ: doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn dẫn tới giảm hiệu quả kinh doanh, thêm vào đó là phát sinh các chi phí theo dõi công nợ, chi phí đòi nợ, gia tăng nợ xấu. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là công ty cần nghiên cứu xây dựng một chính sách bán chịu hợp lý, linh hoạt vừa hấp dẫn các bạn hàng, vừa có thể cạnh tranh với các đơn vị khác mà không bị lãng phí vốn. Chính sách bán chịu có thể là chính sách mở rộng hoặc thắt chặt tiêu chuẩn bán chịu tùy theo quan hệ giữa gia tăng lợi nhuận và chi phí. Ngoài ra, chính sách bán chịu còn bao gồm cả điều khoản bán chịu, trong đó ngƣời ta thƣờng chú ý nhất là thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu.
Quyết định tiêu chuẩn bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín, tín dụng của khách hàng để đƣợc công ty chấp nhận bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu đề cập đến các nội dung nhƣ tình hình tài chính, năng lực trả nợ, tinh thần trách nhiệm trả nợ của khách hàng, khả năng phát triển và xu thế phát triển của ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
Về mặt lý thuyết, Công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận đƣợc, sao cho lợi nhuận tạo ra do tăng doanh thu từ các hợp đồng bán chịu lớn hơn chi phí phát sinh do bán chịu. Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể, các nhà quản trị công ty có thể thay đổi tiêu chuẩn bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích đƣợc nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhƣng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, tăng nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, rủi ro không thu hồi đƣợc nợ cũng gia tăng và bao giờ cũng có chi phí đi kèm, nên các nhà quản trị công ty cần cân nhắc kỹ sự đánh đổi này.
Quyết định điều khoản bán chịu
Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu nhƣ vừa xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản bán chịu bao gồm hai vấn đề là thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi điều khoản chiết khấu.
+ Thay đổi thời hạn bán chịu
Thời hạn bán chịu là khoảng thời gian cho phép khách hàng nợ một khoản thanh toán nào đó. Cùng với tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu ảnh hƣởng trực tiếp đến khả năng thu hồi nợ. Việc kéo dài hay thu hẹp thời hạn bán chịu, hoặc chia nhỏ thành nhiều thời hạn khác nhau cần áp dụng linh hoạt tại từng thời điểm giao dịch, căn cứ vào từng khách hàng sẽ đem lại hiệu quả khác biệt.
+ Thay đổi điều khoản chiết khấu
Nhằm kích thích khách hàng trả tiền sớm, các nhà quản trị công ty có thể thay đổi điều khoản chiết khấu cho phù hợp với từng khách hàng thông qua việc thay đổi về thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Tại những thời điểm tình hình tài chính của khách hàng khó khăn thì Công ty có thể cân nhắc
mở rộng thời hạn chiết khấu, tăng tỷ lệ chiết khấu. Việc thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hƣởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ kích thích ngƣời mua trả tiền sớm hơn để lấy chiết khấu, do đó giảm đƣợc kỳ thu tiền bình quân, làm giảm chi phí đầu tƣ khoản phải thu. Tuy nhiên, tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó giảm lợi nhuận. Nếu chi phí tiết kiệm đƣợc do giảm chi phí đầu tƣ khoản phải thu lớn hơn phần lợi nhuận giảm đi do tăng tỷ lệ chiết khấu thì công ty nên áp dụng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu.
Nhƣ vậy, trong quá tŕnh h ọat động sản xuất kinh doanh, bán chịu là việc không thể tránh khỏi. Xây dựng chính sách bán chịu thông qua việc cụ thể hóa tiêu chuẩn bán chịu và điều khoản bán chịu là rất cần thiết. Để chính sách bán chịu phát huy hiệu quả là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cần có những điều chỉnh chính sách bán chịu sao cho phù hợp và phối hợp nhịp nhàng với hoạt động kinh doanh. Khi xây dựng chính sách bán chịu, nhà quản trị công ty cần nắm rõ tình trạng tài chính của Công ty tại thời điểm giao dịch với khách hàng để quyết định việc bán chịu. Trong trƣờng hợp Công ty có số nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi thì cần thắt chặt việc bán chịu cho khách hàng ví dụ nhƣ nâng cao tiêu chuẩn bán chịu, thu hẹp thời gian bán chịu hoặc giảm tỷ lệ chiết khấu. Thêm vào đó Công ty cần nghiên cứu tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh trong ngành để điều chỉnh chính sách cho phù hợp.
Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Nhƣ đã phân tích ở trên, các chính sách bán chịu có tác dụng tích cực trong việc góp phần tăng doanh thu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh tác động tích cực, việc bán chịu còn có tác động tiêu cực ở chỗ gia tăng khoản phải thu dẫn tới gia tăng nợ quá hạn và nợ khó đòi. Vì
vậy, khi áp dụng các chính sách bán chịu, thì công ty cần phải giải quyết vấn đề làm thế nào để nâng cao hiệu quả khoản phải thu.
Nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu trƣớc hết phải xuất phát từ việc đánh giá, phân loại và xếp loại uy tín khách hàng để xem xét bán chịu hàng hóa. Các tài liệu đƣợc sử dụng để phân tích khách hàng có thể là các BCTC, BC xếp hạng tín dụng của ngân hàng, phỏng vấn trực tiếp ngƣời lao động hoặc đối tác của khách hàng... Các tiêu chuẩn tín dụng thƣờng đƣợc đề cập đến:
+ Phẩm chất, tƣ cách tín dụng: phản ánh tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ. Căn cứ để đánh giá là tình hình thanh toán các khoản nợ trƣớc đây của khách hàng đối với chính Công ty hoặc các doanh nghiệp khác.
+ Năng lực trả nợ: Tiêu chuẩn này dựa vào hai cơ sở là chỉ tiêu về khả năng thanh toán nhanh và bảng dự trữ ngân quỹ của khách hàng.
+ Vốn của khách hàng: Đây là tiêu chuẩn đánh giá về tiềm năng tài chính dài hạn,
+ Thế chấp: là xem xét khách hàng dƣới giác độ các tài sản riêng mà họ có thể sử dụng để đảm bảo cho các khoản nợ
+ Điều kiện kinh tế: là xem xét khả năng phát triển của khách hàng cũng nhƣ xu thế phát triển của ngành nghề kinh doanh mà họ tham gia.
Bên cạnh đó, để quản lý có hiệu quả các khoản phải thu, nhà quản trị công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
+ Lập bộ phận chuyên theo dõi, đôn đốc và thu hồi các khoản nợ của khách hàng trực thuộc phòng tài chính kế toán. Bộ phận này có những nhiệm vụ sau:
* Tìm hiểu thông tin, đánh giá khách hàng và đề xuất chính sách bán chịu cho từng đối tƣợng khách hàng;
* Mở sổ theo dõi công nợ với từng khách hàng, lên danh sách các khách hàng còn nợ đọng và chi tiết thời hạn thanh toán của từng món nợ. Việc thƣờng xuyên đối chiếu công nợ sẽ giúp công ty dễ dàng phát hiện những khoản nợ đến hạn, quá hạn để công ty có biện pháp thu hồi và trích lập quỹ dự phòng phù hợp.
* Phối hợp với bộ phận chuyên hoàn tất hồ sơ thanh toán để tập hợp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, chứng từ thanh toán đối với các khoản nợ sắp đến kỳ thanh toán;
* Đôn đốc khách hàng thanh toán những khoản nợ đến hạn;
* Xác định nguyên nhân của những khoản nợ quá hạn, báo cáo với lãnh đạo để kịp thời thay đổi chính sách tín dụng thƣơng mại với những đối tƣợng khách hàng nợ quá hạn;
* Sắp xếp tuổi của các khoản nợ quá hạn theo độ dài thời gian để tiện theo dõi trích lập quỹ dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo tỷ lệ tƣơng ứng với cấp độ khó đòi của khoản nợ nhằm bảo toàn vốn lƣu động của doanh nghiệp;
* Căn cứ vào tuổi nợ, có kế hoạch nghiên cứu, cập nhật tình hình tài chính của khách hàng, dự báo những thời điểm thuận lợi, không thuận lợi để lên phƣơng án đòi nợ hiệu quả nhất.
* Nghiên cứu và đề xuất biện pháp đòi nợ thích hợp nhất.
Những công việc này đòi hỏi vừa có kiến thức chuyên sâu về quản lý dự án vừa có kỹ năng mềm để có thể giao tiếp, đàm phán, thuyết phục khách hàng trả nợ. Vì thế, Công ty cần thƣờng xuyên tổ chức các khóa tập huấn nâng cao kiến thức, kỹ năng cho chuyên viên thực hiện công tác này. Qua thời gian, những chuyên viên này sẽ tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng giúp đẩy nhanh quá trình từ hoàn thiện hồ sơ cho tới thu hồi hết các khoản nợ, do đó hiệu suất thu hồi vốn sẽ đƣợc nâng cao.
+ Các nhà quản trị cần quan tâm, khuyến khích sử dụng các chƣơng trình, phần mềm hỗ trợ cho bộ phận theo dõi và thu hồi công nợ giúp việc theo dõi nợ phải thu đƣợc dễ dàng & chính xác hơn.
+ Ngoài các khoản phải thu của khách hàng, Công ty có cho nhân viên thực hiện tạm ứng, do đó công ty cần theo dõi chặt chẽ các khoản tạm ứng này, xác định rõ mức độ, thời hạn đƣợc tạm ứng và chỉ cho ứng khi đã thanh toán hết nợ cũ.
Nhƣ vậy, sử dụng linh hoạt, hiệu quả các chính sách bán chịu kết hợp chặt chẽ với các biện pháp thu hồi nợ hợp lý sẽ giúp công ty tăng doanh thu, lợi nhuận mà vẫn nhanh chóng thu lại phần vốn bị chiếm dụng, giảm tổn thất nợ nó đòi, tăng tốc độ luân chuyển vốn lƣu động, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho công ty thu hồi đƣợc vốn và nâng cao đƣợc hiệu quả sử dụng vốn lƣu động.