1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực
1.2.3. Nội dung của quản lý nhân lực trong công ty
1.2.3.1. Hoạch định nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng ngƣời, đúng việc, đúng nó, đúng lúc “.
– Tổ chức cần bao nhiêu ngƣời với trình độ, kỹ năng nhƣ thế nào để thích ứng và thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra?
– Khi nào tổ chức cần họ?
– Tổ chức đã có sẵn những ngƣời thích hợp chƣa? Và nếu họ có tất cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Tổ chức sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có? Khi kế hoạch nhân lực chỉ ra những loại nhân công mà tổ chức không có sẵn, tổ chức có thể phải quyết định tiến hành đào tạo và đề bạt để phát triển dự trữ nhân lực cần trong tƣơng lai. Nhƣ vậy lập kế nhân lực gắn chặt với quá trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
Nhiều ngƣời cho rằng hoạch định nguồn nhân lực chỉ đƣa ra những con số một cách cứng nhắc và áp đặt trong khi nhân lực ngày càng biến động. Nhƣng trên thực tế các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn thƣờng đƣợc cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn. Các kế hoạch này có thể đƣợc điều chỉnh một cách linh hoạt theo tình hình hoạt động thực tế của Tổ chức.
Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hƣớng tƣơng lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ động thấy trƣớc đƣợc các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lƣợc phát triển của tổ chức.
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần đƣợc thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lƣợc và chính sách phát triển của tổ chức. Quá trình hoạch định đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau:
Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực
“Nguồn: Trần Kim Dung (2011), Quản trị nguồn nhân lực, NXB tổng hợp TP.Hồ Chí Minh”
Mục đích của hoạch định nhân lực:
+ Tối đa hóa việc sử dụng nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên tục. + Bảo đảm có khả năng cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức + Phối hợp các hoạt động về nhân lực với các mục tiêu của tổ chức + Tăng năng suất của tổ chức.
+ Dự báo các nhu cầu của tổ chức trong tƣơng lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức.
Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lƣợc
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực
Dự báo/phân tích công việc
Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh
Dự báo/xác định nhu cầu nhân lực
Chính sách Kế hoạch, chƣơng trình
Thực hiện: Thu hút – Đào tạo và phát triển – trả công và kích thích – Quan hệ lao động
Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hƣớng tƣơng lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy trƣớc đƣợc các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lƣợc kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải đƣợc kết nối một cách chặt chẽ với chiến lƣợc của tổ chức.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực: Bƣớc 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Bƣớc 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Bƣớc 3: Đƣa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực Bƣớc 4: Lập kế hoạch thực hiện
Bƣớc 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
1.2.3.2. Tổ chức thực hiện việc quản lý nhân lực
a) Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể. Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác. Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
+ Nhân viên thực hiện những công tác gì? + Khi nào công việc đƣợc hoàn tất? + Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?
+ Nhân viên làm công việc đó nhƣ thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ tiêu chuẩn trình độ nào?
Hình 1.2: Sơ đồ phân tích công việc
“Nguồn: Trần Kim Dung (2011), Quản trị nguồn nhân lực, NXB tổng hợp TP.Hồ Chí Minh”
Phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm:
+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. + Điều kiện để tiến hành công việc.
+ Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lƣợng hoàn thành công việc . + Mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác.
+ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó. + Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lƣơng và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc. Giảm bớt số ngƣời cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
+ Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong tổ chức; không thể đánh giá đựơc
Hoạch định nhân lực Phân tích công việc Mô tả công việc Tiêu chuẩn công việc Làm cơ sở
Đào tạo và phát triển
Tuyển dụng
Đánh giá thành tích
Trả công khen thƣởng
chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lƣơng, kích thích họ kịp thời, chính xác.
b) Tuyển chọn và bố trí nhân lực
Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm đƣợc những ngƣời phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những ngƣời đã thu hút đƣợc trong quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã đƣợc đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc. Quá trình tuyển chọn phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu dƣới đây:
- Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực.
- Tuyển chọn đƣợc những ngƣời có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt.
- Tuyển chọn những ngƣời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc với tổ chức..
Trong tuyển chọn nhân viên, tiêu chí “đúng ngƣời, đúng việc, đúng lúc” cực kỳ quan trọng, tuyển ngƣời không đủ năng lực cho vị trí cần thiết sẽ ảnh hƣởng xấu đến chất lƣợng công việc và giảm hiệu quả quản lý, ngoài ra còn có thể gây ảnh hƣởng tiêu cực đến ngƣời khác làm mất động lực làm việc của tổ chức.
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đƣa ra đƣợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có đƣợc những con ngƣời có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm đƣợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt đƣợc kết quả cao thì cần phải có các bƣớc tuyển chọn phù hợp, các phƣơng pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
Cần phải tuyển chọn đƣợc những ngƣời phù hợp với công việc cả về chuyên môn nghiệp vụ , tƣ cách đạo đức , sở thích , cá tính của ngƣời lao động , yêu thích công việc mình làm.
Tuyển chọn nhân lực đƣợc tiến hành qua nhiều phƣơng pháp trắc nghiệm : Trắc nghiệm trí thông minh, về sự quan tâm đến công việc, về nhân cách v.v..
Mỗi tổ chức cần chú ý về việc sử dụng nguồn nhân lực ở đâu, thông thƣờng có thể chia ra làm hai nguồn nhân lực chủ yếu là bên trong và bên ngoài. Nếu sử dụng nguồn nhân lực bên trong thì có ƣu điểm là an toàn, yên tâm về vấn đề văn hóa và mức độ ổn định của nhân lực đồng thời có thể tiết kiệm chi phí. Tuyển dụng bên bên ngoài tổ chức có thể tìm đƣợc nguồn nhân lực tốt, cải thiện nguồn nhân lực cho tổ chức tuy nhiên điểm hạn chế là mức độ rủi ro sẽ cao hơn và chi phí dành cho tuyển dụng có thể tốn kém hơn.
Công tác tuyển dụng nhân lực đƣợc tiến hành qua các bƣớc: + Dự báo và xác định nhu cầu tuyển dụng.
+Phân tích những công việc cần ngƣời, đƣa ra các tiêu chuẩn tuyển chọn. + Xác định tiềm năng, nguồn cung ứng nhân sự.
+ Tiến hành các bƣớc tuyển chọn + Tiếp nhận ngƣời tuyển chọn.
Bố trí nhân lực nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa yêu cầu công việc và năng lực của ngƣời lao động. Bố trí nhân lực bao gồm các nội dung sau đây:
- Định hƣớng là một chƣơng trình đƣợc thiết kế và thực hiện sẽ tạo điều kiện giúp ngƣời lao động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu làm việc một cách có hiệu quả. Chƣơng trình hội nhập môi trƣờng làm việc giúp ngƣời lao động dễ hòa nhập với môi trƣờng công việc, ảnh hƣởng tích cực đến đạo đức và hành vi của ngƣời lao động, lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu của tổ chức, tạo ra đƣợc sự đồng thuận cao, sự tự nguyện giữa ngƣời lao động và doanh nghiệp, giúp giảm bớt những ngƣời xin nghỉ việc trong những tháng đầu tiên vào làm việc tại doanh nghiệp
- Bố trí lại lao động bao gồm có hoạt động thuyên chuyển (có thể ngắn hạn hoặc tạm thời chuyển ngƣời lao động từ vị trí công việc này sang vị trí công việc
khác), điều động, đề bạt (đƣa ngƣời lao động vào vị trí cao hơn đáp ứng nhu cầu, xuống chức và nghỉ việc).
Các doanh nghiệp thƣờng sắp xếp, bố trí lao động theo các nguyên tắc sau: + Theo nghề nghiệp, chuyên môn mà nhân sự đó đƣợc đào tạo và đào tạo lại + Theo nhu cầu của tổ chức về chuyên môn hóa, sắp xếp nhân sự để tạo điều kiện phát huy những ƣu điểm và khắc phục những nhƣợc điểm của phòng/ban/tổ chức
+ Theo nguyện vọng và năng lực của nhân sự
c) Đào tạo và phát triển nhân lực
Thực tiễn đã chứng minh rằng nếu lao động sở hữu đƣợc nguồn lao động chất lƣợng chuyên môn cao sẽ có rất nhiều ƣu thế trong việc thành công. Đầu tƣ vào con ngƣời sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp, nó quan trọng hơn cả đầu tƣ vào trang thiết bị, máy móc hiện đại.
Hoạt động đào tạo sẽ hỗ trợ, nâng cao kiến thức, kỹ năng của ngƣời lao động và giúp họ hiểu sâu hơn công việc mà họ đang và sẽ làm.
Phát triển nhân lực là quá trình đào tạo, hỗ trợ, nâng cao, củng cố kinh nghiệm cho ngƣời lao động qua đó làm cho họ có khả năng thích nghi cao hơn với công việc và qua đó làm việc năng suất hơn, hiệu quả hơn.
Mối quan hệ giữa Đào tạo và Phát triển:
Đào tạo Phát triển
Trọng tâm Công việc hiện tại Công việc của tƣơng lai
Phạm vi Cá nhân Cá nhân, nhóm và tổ chức
Mục tiêu Khắc phục các vấn đề hiện tại Chuẩn bị cho sự thay đổi
Sự tham gia Bắt buộc Tự nguyện
Mối quan hệ giữa Đào tạo và Phát triển còn đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Đào tạo Phát triển
- Một nỗ lực của tổ chức để thúc đẩy việc học tập về những kiến thức, kỹ năng, thái độ và hành vi liên quan
- Liên quan tới việc dạy cho ngƣời lao động những kiến thức , kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại và tƣơng lai.
đến công việc.
- Giúp tổ chức hoạt động với hiệu suất cao hơn.
- Nhằm nâng cao năng suất lao động đƣợc sử dụng để làm phù hợp với những thay đổi trong tổ chức.
- Giúp cho nhà quản lý hiểu biết tốt hơn, giải quyết các vấn đề và ra quyết định tốt hơn, động viên ngƣời lao động để thu đƣợc những lợi ích từ các cơ hội.
Nguồn “Quản lý nhân lực tại đại học FPT”. Phạm Văn Duy Thông qua hoạt động đào tạo, tay nghề , kỹ năng của ngƣời lao động sẽ đƣợc nâng cao và họ sẽ có cơ hội hoàn thành công việc cao hơn.
Ngƣời lao động cần đƣợc giúp đỡ để họ hiểu rõ công việc của mình, thành thạo kỹ năng, kiến thức cơ bản, rèn luyện tinh thần tự giác cao trong công việc của mình, đáp ứng yêu cầu chức năng nhiệm vụ đƣợc giao, có khả năng thích nghi, thích ứng với mọi sự thay đổi đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi trình độ khao học kỹ thuật ngày càng phát triển cao.
Đào tạo và phát triển nhân lực không chỉ là hoạt động mà tổ chức nên hay không nên làm mà nó là hoạt động ảnh hƣởng tới sự sống còn, tồn tại hay không tồn tại của tổ chức, nó là lý do chính của sự thành công hay diệt vong của các tổ chức.
Không còn nghi ngờ gì nữa, hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực là động lực quan trọng nhất làm cho tổ chức có thể phát triển, nâng cao hiệu quả sản xuất, đẩy mạnh năng suất lao động và đặc biệt là nâng cao chất lƣợng sản phẩm.
d) Đánh giá thực hiện công việc của nhân lực
Đánh giá thực hiện công việc đƣợc hiểu là sự đo lƣờng một cách hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với tiêu chuẩn đã đề ra:
- Đối với ngƣời quản lý: giúp nắm bắt đƣợc tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó đƣa ra quyết định đúng đắn về đào tạo và phát triển, thù lao, bổ nhiệm,..
- Đối với ngƣời lao động: giúp họ biết đƣợc khả năng của mình, những thiếu sót trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc.
Đánh giá thực hiện công việc thƣờng đƣợc thực hiện theo các phƣơng pháp thang đo đánh giá đồ họa; phƣơng pháp ghi chép các sự kiện quan trọng; phƣơng pháp danh mục kiểm tra; phƣơng pháp đánh giá bằng thang đo hành vi; phƣơng pháp bản tƣờng thuật; phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp quản lý bằng mục tiêu