CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình tại Ban
3.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
3.3.2.1. Những hạn chế
a. Cơ cấu tổ chức Ban QLDA chƣa hoàn thiện
Những dự án tại Ban QLDA hiện nay có quy mô không quá lớn nhƣng số lƣợng dự án trong những năm gần đây và dự kiến những năm tới ngày càng tăng trong khi bộ máy quản lý của Ban QLDA hiện tại quá mỏng, mỗi cán bộ đƣợc phân công quản lý nhiều dự án và trách nhiệm cá nhân Phó Ban QLDA là quá lớn, gây nên tình trạng không thể quán xuyến nổi số dự án quản lý (Ban quản lý Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn, 2016). Mặt khác hiện tại, các công việc chƣa đƣợc chuyên môn hóa, kế hoạch thực hiện quản lý dự án rất sơ sài dẫn đến tình hình quản lý thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng công trình còn rất nhiều thiếu sót, quá trình thực hiện rất lộn xộn và chồng chéo, thông tin không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và kịp thời để xử lý những phát sinh trong quá trình thực hiện.
b. Công tác lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng chƣa khoa học (Ban quản lý Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn, 2016).
Hiện nay, quy trình thực hiện các dự án đầu tƣ xây dựng tại Ban quản lý Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn chƣa thực sự đƣợc quan tâm và gần nhƣ là không có. Khi dự án nào đƣợc phê duyệt thì các bƣớc tiếp theo phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ đƣợc phân công quản lý dự án đó, các bƣớc không đƣợc thực hiện theo một quy trình chuẩn mà Ban xây dựng trƣớc đó. Chính vì thế, mỗi khi dự án bị mắc ở một khâu nào đó thì mới nghiên cứu các văn bản pháp luật của Chính phủ, các Bộ, ngành và địa phƣơng để xử lý, gây mất rất nhiều thời gian ảnh hƣởng tới tiến độ chung của cả dự án. Vì vậy, tiến độ của giai đoạn thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng công trình nói riêng và cả quá trình quản lý dự án nói chung mà Ban lập kế hoạch từ đầu sẽ không đƣợc chính xác và không thể xác định đƣợc đƣờng Gantt của cả quá trình. Tiến độ này chỉ mang tính chất chủ quan, cảm tính, không chi tiết, gần nhƣ chỉ dựa vào tiến độ thi công của nhà thầu mà xây dựng lên.
c. Tiến độ thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng còn chậm
Ban QLDA rất coi trọng công tác quản lý tiến độ của dự án nói chung và thực hiện dự án, tuy nhiên trên thực tế hầu hết các dự án chậm tiến độ.
Việc chậm tiến độ của dự án đầu tƣ xây dựng có nhiều nguyên nhân khác nhau. Một trong những nguyên nhân có thể kể đến đó là công tác GPMB còn gặp nhiều khó khăn. Hiện nay, một số dự án tại Ban chậm tiến độ do GPMB tiêu biểu nhƣ Công trình Đƣờng nội thị khu vực cửa khẩu Hữu Nghị, các gói thầu xây lắp đều đƣợc ký hợp đồng từ ngày 15/3/2012, thời gian thực hiện là 10 tháng, nhƣng do GPMB chậm nên các gói thầu đều khởi công chậm: gói thầu số 1 khởi công tháng 6/2012, gói thầu số 2 khởi công tháng 11/2013, gói thầu số 3 khởi công tháng 10/2013, gói thầu số 4 khởi công tháng 6/2012, gói thầu số 5 vẫn chƣa GPMB đƣợc nên vẫn chƣa khởi công và đang làm thủ tục chuyển cho Doanh nghiệp làm chủ đầu tƣ để đẩy nhanh công tác GPMB. Đến tháng 6/2015 vẫn còn 4,33 ha (4 hộ ) chƣa đƣợc GPMB
nên thời gian thi công vẫn tiếp tục kéo dài. Tại dự án Nhà công vụ cửa khẩu Bảo Lâm, ký hợp đồng với nhà thầu từ tháng 2/2014 nhƣng đến tháng 8/2014 vẫn chƣa phê duyệt phƣơng án GPMB và chƣa bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công
Công tác khảo sát thiết kế bản vẽ thi công lại có ảnh hƣởng gián tiếp mạnh đến việc thi công và tiến độ thi công. Một thiết kế rõ ràng và hoàn chỉnh sẽ tạo điều kiện cho đơn vị thi công dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Thiết kế không bám sát thực tế, không dự kiến hết thực tế sẽ phải chỉnh sửa lại cho phù hợp thiết kế hoặc yêu cầu đơn vị thiết kế sửa lại bản vẽ cho phù hợp hơn với thực tế. Sự sai lệch này làm cho thi công phải tạm dừng để điều chỉnh và chờ giải pháp xử lý. Mặc dù đa số dự án đều lựa chọn đơn vị tƣ vấn có uy tín và năng lực của tỉnh nhƣng do hầu hết các chủ đầu tƣ trong tỉnh cũng đều lựa chọn các đơn vị tƣ vấn này nên việc giải quyết công việc không đáp ứng về mặt tiến độ. Ví dụ về những dự án phải điều chỉnh bổ sung thiết kế: Tại Dự án đƣờng nội bộ cửa khẩu Hữu Nghị Gói thầu số 2 khi khảo sát không chính xác khối lƣợng vét bùn, lấp ao, bổ sung thêm hệ thống cống và rãnh xây, giá trị khối lƣợng phát sinh 2,933 tỷ đồng (Theo Quyết định số 72/QĐ- BQLKKTCK), Tại dự án cải tạo cảnh quan khu vực ao nƣớc gần mốc 1090 cửa khẩu Tân Thanh: Bổ sung thêm khối lƣợng kè đá hộc và cống thoát nƣớc, giá trị khối lƣợng bổ sung là 1,78 tỷ đồng (Theo Quyết định số 635/QĐ- UBND). Thậm chí có những dự án công trình nhƣ: Sửa chữa mặt đƣờng tuyến ĐH30 Chi Ma- Tú Mịch bổ sung khối lƣợng gấp gần 3 lần, Tổng mức đầu tƣ tăng từ 5,1 tỷ đồng (Theo Quyết định phê duyệt số 1685/QĐ-UBND) lên mức 18,5 tỷ đồng (Theo Quyết định phê duyệt số 1317/QĐ-UBND).
Việc ƣớc lƣợng thời gian thực hiện các công việc thƣờng căn cứ vào kinh nghiệm, thiếu căn cứ khoa học nên thời gian ƣớc tính chƣa chính xác. Do vậy, việc thời gian ƣớc lƣợng các công việc chƣa phải là mức chuẩn để
kiểm tra các nhà thầu thi công và có một độ vênh lớn giữa thực tế và kế hoạch tiến độ.
d. Công tác quản lý thanh toán, tạm ứng khối lƣợng thi công xây dựng chƣa đáp ứng yêu cầu thực tế
Tại Ban hiện nay, hầu nhƣ tất cả các công trình khi đến bƣớc quyết toán đều phải mất từ 03 tháng trở lên mới trình đƣợc quyết toán, thậm chí có công trình đƣa vào sử dụng hơn một năm nay vẫn chƣa trình đƣợc quyết toán nhƣ các công trình: Sửa chữa Trạm kiểm soát liên hợp cửa khẩu Cốc Nam đƣa vào sử dụng từ tháng 7/2014; Công trình Cải tạo nâng cấp đƣờng Bà Triệu đƣa vào sử dụng từ đầu năm 2014, đến tháng 7/2015 mới trình quyết toán ...
e. Công tác Quản lý chất lƣợng khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công rất lỏng lẻo (Ban quản lý dự án Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn, 2015).
Công tác khảo sát thiết kế, tổng dự toán là công tác đặt nền móng cho giai đoạn thực hiện đầu tƣ, vì vậy chất lƣợng của công tác này phải thật sự đảm bảo để không gây khó khăn cho quá trình thực hiện đầu tƣ sau này. Quản lý chất lƣợng ở đây chính là công tác thẩm định khảo sát thiết kế dự toán trong đó. Mặc dù vậy nhƣng công tác quản lý chất lƣợng khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công tại Ban vẫn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức và còn rất lỏng lẻo.
Một số ví dụ về sai sót trong công tác khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công nhƣ:
- Dự án Đƣờng nội bộ cửa khẩu Hữu Nghị: Khảo sát vị trí bãi đổ đất đào không đủ cho dự án nên phát sinh thêm việc phải tiến hành công tác GPMB thêm một bãi đổ đất cho riêng dự án, làm chậm tiến độ thi công mất 4 tháng; Tại gói thầu số 2 theo khảo sát chỉ có đào đất nhƣng thực tế thi công lại phát sinh khối lƣợng đào phá đá lớn (Theo Quyết định số 72/QĐ- BQLKKTCK phát sinh giá trị khối lƣợng đào phá đá và cống thoát nƣớc lên tới 2,933 tỷ đồng).
- Dự án Sửa chữa đƣờng nội thị cửa khẩu Cốc Nam: Khi thiết kế bạt mái taluy không có lớp cỏ trên bề mặt mái taluy dƣơng để chống chảy sạt, đến khi
thực tế thi công, vị trí mái ta luy là lớp đất tơi xốp xen lẫn với đá có nguy cơ chảy sạt xuống lòng đƣơng. Vì vậy cần phải bổ sung trồng lớp cỏ trên bề mặt mái taluy, giá trị khối lƣợng phát sinh là 777 triệu (Theo Quyết định số 63/QĐ-BQLKKTCK của Ban quản lý Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn).
- Dự án Sửa chữa trạm kiểm soát liên hợp cửa khẩu Cốc Nam: phải điều chỉnh báo cáo kinh tế kỹ thuật 2 lần, tăng giá trị tổng mức đầu tƣ từ 7,4 tỷ đồng (Theo Quyết định số 1110/QĐ-UBND của UBND tỉnh) lên thành 12,5 tỷ đồng (Theo Quyết định điều chỉnh số 21/QĐ-UBND của UBND tỉnh) và 14,8 tỷ đồng (Theo Quyết định điều chỉnh số 747/QĐ-UBND của UBND tỉnh).
3.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
a. Nguyên nhân khách quan
Một là, Lạng Sơn là một tỉnh biên giới, địa hình chủ yếu là đồi núi, giao thông đi lại khó khăn. Các công trình chủ yếu thi công ở khu vực cửa khẩu, nhiều cửa khẩu phụ vẫn chƣa đƣợc đầu tƣ hệ thống giao thông đến cửa khẩu nên việc vận chuyển nguyên vật liệu tới chân công trình rất khó khăn, ảnh hƣởng của thời tiết, không lƣờng trƣớc đƣợc. Ví dụ nhƣ một số cửa khẩu Na Hình, Bản Chắt, Bình Nghi vẫn còn đƣờng đất, nếu trời mƣa to thì phải mất hàng tuần xe vật liệu mới vào đƣợc. Ở những cửa khẩu lớn, lƣu lƣợng hàng hóa, xe cộ nhiều trong khi chƣa có bãi xe lớn để sang tải thì lại chủ yếu phải thi công vào ban đêm nhƣ cửa khẩu Cốc Nam, Tân Thanh.
Hai là, Tình hình kinh tế còn khó khăn, nên NSNN không đáp ứng đủ cho nhu cầu đầu tƣ xây dựng công trình của tỉnh. Việc thiếu vốn dấn đến việc bố trí vốn đầu tƣ cho các công trình bị hạn chế, dàn trải, không đạt hiệu quả đầu tƣ. Cũng do thiếu vốn mà các phƣơng án thiết kế đƣợc lựa chọn là đơn giản nhất, với quy mô nhỏ dẫn đến công năng sử dụng của công trình không đƣợc hoàn chỉnh, nhanh bị lạc hậu, quá tải.
Ba là, Các nhà thầu xây lắp do phải thi công nhiều công trình cùng một thời điếm nên lực lƣợng thi công của các nhà thầu bị dàn trải, thiếu cán bộ chủ chốt và công nhân lành nghề, điều này đã ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện đã cam kết. Do số lƣợng dự án nhiều, khối lƣợng công việc lớn nên khả năng đáp ứng theo yêu cầu của chủ đầu tƣ về nhân lực, máy móc thiết bị, về tiến độ là hết sức khó khăn. Ban có thể khắc phục đƣợc hạn chế này nếu quá trình đấu thầu diễn ra chặt chẽ hơn; lựa chọn đƣợc nhà thầu hợp lý và có kinh nghiệm hơn. Tuy nhiên trong cơn bão giá hiện nay khi dự án đƣợc duyệt xong giá cả các loại vật tƣ hàng hoá đã bị thay đổi rất nhiều, ngoài ra do thực tế hiện nay vẫn còn tình trạng nhà thầu chạy chỉ tiêu kế hoạch vốn hàng năm mà UBND tỉnh phân bổ nên có một số dự án chỉ tiêu vốn không đủ so với kế hoạch tiến độ điều này gây khó khăn cho Ban trong quá trình quản lý, có đơn vị chậm tiến độ Ban vẫn không thể dùng biện pháp thay đổi nhà thầu đƣợc, do đó vẫn phải dùng uy tín và vận động, điều này cũng là nguyên nhân chậm tiến độ dự án. Hơn nữa, tuy quy trình kiểm soát tuy chặt chẽ nhƣng khi khâu quan trọng nhất là giám sát bị lơ là thì hệ thống sẽ bị chậm lại. Ban không thể có chế độ thƣởng phạt với cán bộ giám sát thi công mà chỉ phản ánh thông qua Ban lãnh đạo công ty tƣ vấn, trong khi đó đơn vị tƣ vấn lại thiếu nhân lực, việc thƣởng phạt đối với cán bộ giám sát cũng không thể thực hiện, ảnh hƣởng lớn tới tién độ dự án trong quá trình giám sát. Với quan điểm quản lý của Ban là cứ công trình nào đòi hỏi thời gian hoàn thành trƣớc thì sẽ tập trung quản lý tiến độ tại hạng mục đó, trong khi lƣợng dự án Ban đang quản lý là rất lớn. Nhƣ vậy, cán bộ trong Ban luôn có áp lực về tiến độ.
Bốn là, Việc ban hành các Nghị định, Thông tƣ và các văn bản dƣới Luật còn chậm trễ. Nhiều văn bản của các Bộ, ngành còn chống chéo, gây khó khăn trong việc thực hiện.
Một là, tại Ban cơ cấu tổ chức quản lý chƣa đƣợc chặt chẽ, chƣa tổ chức đƣợc mô hình quản lý chuyên môn, các cán bộ phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác nhau trong quá trình thực hiện dẫn đến hiệu quả không cao và không tham mƣu đƣợc cho lãnh đạo dẫn đến Ban lãnh đạo chƣa bao quát đƣợc hết các công việc. Ngoài ra, hiện tại vẫn còn một số cán bộ của Ban quản lý đã lớn tuổi, làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nhƣng không trau dồi và học hỏi những phƣơng pháp, ứng dụng mới để quản lý dự án, vẫn còn bảo thủ. Những cán bộ trẻ, nhiệt huyết vẫn chƣa đƣợc tạo môi trƣờng làm việc năng động chuyên nghiệp để phát huy tính sáng tạo của mình nên nhiều khi gây ra ức chế tâm lý, chán nản. Những quy trình thực hiện các công việc chƣa đƣợc chuẩn bị tốt. Tổ chức quản lý đầu tƣ còn chƣa thực sự quan tâm đến giám sát đầu tƣ và đánh giá có hiệu của dự án.
Hai là, công tác giải phóng mặt bằng trên thực tế gặp rất nhiều khó khăn, giá cả đền bù GPMB do địa phƣơng ban hành có khi còn có nhiều điểm bất cập (ví dụ hai xã ở gần nhau nhƣng do địa bàn thị trấn, không thị trấn nên khung giá đền bù các loại đất và tài sản trên đất là khác nhau, thậm chí ở cùng một địa điểm nhƣng với những dự án của Nhà đầu tƣ là doanh nghiệp thƣờng có giá trị cao hơn). Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi mà giá đất có nhiều biến động trên thị trƣờng bất động sản, làm tâm lý ngƣời dân không hợp tác trong quá trình đền bù GPMB . Điều này gây ảnh hƣởng lớn tới việc hoàn thành kế hoạch công việc đã định. Nhiều lúc và hầu hết dự án đã ký hợp đồng thi công nhƣng do chƣa GPMB đƣợc nên không có mặt bằng cho các đơn vị tiến hành thi công. Đây là nguyên nhân chính trong việc làm chậm tiến độ dự án.
Ba là, mặc dù có bảng tiến độ thể hiện thứ tự những công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian kết thúc nhƣng hiện nay tại Ban gần nhƣ chƣa có một chế tài nào quy định rõ ràng, cụ thể để giám sát việc nhà thầu thi công thực hiện theo đúng bảng tiến độ này, và các cán bộ Ban quản lý cũng
không theo dõi và cập nhật thƣờng xuyên những công việc trong đƣờng Gantt của tiến độ, mỗi khi có báo cáo của giám sát về tình hình thực hiện dự án thì cũng chỉ cập nhật và báo cáo lại lãnh đạo Ban, chờ chỉ đạo để xử lý nên các công việc không sớm đƣợc đẩy nhanh. Ban QLDA cũng chỉ phân công 1 đến 2 cán bộ quản lý chung các dự án nhƣng việc quản lý tiến độ chƣa khoa học, không bám sát hiện trƣờng thi công và mỗi khi có sự cố hay điều chỉnh dự án thì cũng chỉ có trách nhiệm báo cáo, cập nhật, không có biện pháp cụ thể để thực hiện điều chỉnh đẩy nhanh tiến độ các công việc bị chậm.
Bốn là, Hiện nay, hầu hết các gói thầu thi công xây lắp tại Ban đều áp dụng hình thức hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Trong quá trình thi công, các Cán bộ kỹ thuật của Ban phải đảm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ nên chƣa thực hiện kiểm tra và cập nhật khối lƣợng thực tế theo bản vẽ hoàn công. Do vậy tại các đợt nghiệm thu thanh toán hầu hết đều tạm tính khối lƣợng các công việc đã thực hiện theo đúng hợp đồng. Chỉ đến giai đoạn quyết toán, mới tính lại chính xác khối lƣợng theo đúng bản vẽ hoàn công và tiến hành phê duyệt khối lƣợng phát sinh theo thực tế thi công, từ đó mới có giá trị chính xác giá trị thực hiện. Với thực trạng nhƣ vậy thì việc thanh toán theo các đợt nghiệm thu chỉ mang tính chất tạm ứng vốn cho nhà thầu, đồng thời