CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Ban Quản lý dự án
4.2.1.1. Kiện toàn cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án
Trong quá trình thực hiện quản lý đã cho thấy cơ cấu tổ chức không hợp lý và nhân sự của Ban quá mỏng để thực hiện khối lƣợng lớn các dự án dẫn
đến không theo sát các đơn vị thi công và các hạng mục thi công để xảy ra những sai sót trong quá trình quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình. Hiện tại mô hình quản lý dự án của Ban QLDA là chƣa phù hợp, cần phải thay đổi cơ chế để Ban QLDA là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc có con dấu riêng và có Trƣởng Ban QLDA riêng vì Trƣởng Ban quản lý Khu KTCK hiện nay phải quán xuyến việc điều hành hoạt động của cả Khu KTCK, công việc là quá nhiều nên khi kiêm nhiệm sẽ không thể điều hành hoạt động của Ban QLDA một cách tốt nhất.
Để hoàn thành nhiệm vụ quản lý các dự án do Ban quản lý Khu KTCK Đồng Đăng – Lạng Sơn giao, Ban QLDA trực thuộc cần phải kiện toàn bộ máy tổ chức, xây dựng quy chế về nhân sự, trong đó cần phải xây dựng số lƣợng con ngƣời, trình độ chuyên môn cần thiết cho từng vị trí công việc, đƣa Ban trở thành một Ban QLDA chuyên nghiệp hơn, đảm bảo quản lý tốt về mặt chất lƣợng, kiểm tra kiểm soát tốt quy trình, kế hoạch tiến độ tránh tình trạng tiến độ thi công phải xin gia hạn, đảm bảo lực lƣợng cán bộ trong công tác quản lý dự án nói chung và quản lý thực hiện dự án nói riêng. Đồng thời chú trọng việc đổi mới và nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trong mọi hoạt động của Ban, tăng cƣờng phối hợp giữa các cán bộ Ban trong việc giải quyết công việc chung.
Để rút kinh nhiệm cho những nhiệm vụ quản lý các dự án sắp tới ban quản lý cần lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý hơn. Đảm bảo sự thông suốt trong công tác quản lý, để giảm bớt khối lƣợng công việc cho các thành viên trong Ban.
Tác giả xin đề xuất phƣơng án tổ chức Ban nhƣ sau:
Hình 4.1. Phƣơng án Sơ đồ tổ chức Ban QLDA
(Nguồn: Tác giả tổng hợp, năm 2017)
Với quy mô, khối lƣợng dự án đƣợc giao quản lý trong thời gian sắp tới, đặc biệt là thực hiện việc đầu tƣ xây dựng cơ sở hạ tầng khu công nghiệp Đồng Bành, các khu trung chuyển hàng hóa có khối lƣợng công việc rất lớn, đồng thời phù hợp với quy chế nhân sự của Ban quản lý Khu KTCK, Dự kiến kiện toàn bộ máy tổ chức của Ban QLDA theo chức năng, gồm có: 01 Trƣởng Ban QLDA độc lập, 02 Phó Ban QLDA, phòng kế toán và 02 phòng dự án thực hiện những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ thanh toán, tạm ứng và quản lý nguồn vốn đầu tƣ xây dựng công trình. Phòng kế hoạch phụ trách giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, cũng nhƣ công tác chuẩn bị trong giai đoạn thực hiện đầu tƣ xây dựng công trình (lập và theo dõi kế hoạch, GPMB, quản lý khảo sát, thiết kế, công tác đấu thầu và lựa chọn
Phó Ban QLDA
Trƣởng Ban QLDA
Phó Ban QLDA
tƣ xây dựng đến khi nghiệm thu bàn giao công trình. Với mỗi cán bộ sẽ đƣợc giao quản lý từng công trình cụ thể. Việc tổ chức bộ máy hoạt động theo nhiệm vụ chức năng nhƣ vậy sẽ khiến cho các Cán bộ của Ban đƣợc giao việc một cách rõ ràng, chuyên môn hóa công việc nhằm phát huy đƣợc sự tập trung và thế mạnh của mình hơn, công việc không bị chồng chéo và dàn trải. Ngoài ra, với việc có Trƣởng Ban QLDA, 02 Phó Ban QLDA có trình độ chuyên môn và phụ trách riêng về mảng dự án sẽ điều hành và theo sát đƣợc tình hình thực hiện của các công trình đƣợc giao nhiệm vụ quản lý, giúp cho công tác chỉ đạo điều hành đƣợc kịp thời, hiệu quả.
4.2.1.2. Nâng cao trình độ cán bộ Ban Quản lý dự án
Ban QLDA cần tiến hành rà soát lại và đào tạo lại hệ thống cán bộ hiện có đảm bảo phục vụ công tác tại chỗ. Các biện pháp phải kể đến đó là:
a. Cử cán bộ tham gia các lớp học về quản lý dự án, quản lý đấu thầu, chứng chỉ giám sát, quản lý tài chính dự án.
b. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Ban phải thƣờng xuyên hơn nữa trong công tác quản lý giám sát và đào tạo cán bộ của mình. Có những cán bộ tuy đã kinh qua các trƣờng lớp, nhƣng trên thực tiễn có khi những xử lý kỹ thuật trong thực tế cần có kinh nghiệm về chỉ đạo thi công mới đảm đƣơng đƣợc công tác, Chính vì vậy đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Ban là đội ngũ có kinh nghiệm, cần phải tổ chức buổi tập huấn để tự đào tạo cán bộ của mình trong các vấn đề về quản lý nhƣ : Quản lý KSTK lập dự án, KSTK KTTC, Quản lý công tác đấu thầu, chọn lựa nhà thầu, quản lý công tác GPMB, quản lý kỹ thuật thi công, quản lý chi phí, xây dựng kế hoạch triển khai, và thực hiện quản lý dự án theo các chuyên đề về quản lý theo nội dung cũng nhƣ chu kỳ.
c. Cử cán bộ đi học tập kinh nghiệm về quản lý dự án từ các Khu KTCK, các Ban QLDA khác.
d. Ban cần có chính sách thích hợp về tiền lƣơng, đãi ngộ cũng nhƣ tạo điều kiện thăng tiến trong công việc để thu hút các nguồn nhân lực trẻ bên cạnh các cán bộ đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của công tác quản lý.
e. Ban cần phải có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý dự án thông qua các lớp chuyên ngành. Để khuyến khích sự phát huy tính sáng tạo của cán bộ cần có chính sách khen thƣởng rõ ràng và chế độ đãi ngộ phù hợp với năng lực trình độ và hiêu quả công việc của cán bộ. Hiện tại, mức thu nhập cho cán bộ viên chức của Ban so với các tổ chức khác còn thấp, chƣa thực sự động viên, thu hút cán bộ có trình độ cao trong công tác, vì vậy ngoài mức lƣơng cơ bản theo quy định của cơ quan nhà nƣớc, cần phải có cơ chế đãi ngộ riêng, sử dụng nguồn thu quản lý dự án của từng dự án công trình để trả thêm cho các cán bộ quản lý.
f. Bên cạnh việc nâng cao kiến thức trình độ cán bộ, Ban cũng phải thƣờng xuyên xem xét và lựa chọn, sắp xếp cán bộ có phẩm chất và tƣ cách đạo đức tốt làm công tác quản lý dự án. Việc sắp xếp, bố trí các cán bộ đúng chuyên môn thực hiện các công tác trong quy trình quản lý dự án, đồng thời cần phải thƣờng xuyên rà soát lại việc phân công nhiệm vụ kịp thời điều chỉnh những bất hợp lý trong công tác quản lý dự án, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tƣ.
g. Lãnh đạo Ban QLDA cầu chú trọng hơn nữa đến nhu cầu của CBCNV, từ đó có cơ chế động viên khuyến khích cán bộ của mình nỗ lực hết mình cho công tác, phải biết họ cần gì, muốn gì đây là nội dung quan trọng nhất trong việc quản lý con ngƣời (Tham khảo tháp Maslow, cho thấy nhu cầu con người từ thấp đến cao). Việc đầu tiên và cần thiết nhất để đảm bảo nhu hầu của cán bộ cũng nhƣ thu hút đƣợc những cán bộ có chất lƣợng làm việc
tại Ban thì Ban QLDA cần phải có quy chế chi tiêu và mức lƣơng riêng cho phù hợp.
Nếu biết nhân viên mình có nhu cầu nào thì tác động vào đó sẽ nâng cao chất lƣợng hiệu quả lao động, có tác động tốt đến công tác quản lý dự án.
4.2.2. Giải pháp quản lý công tác lập kế hoạch thực hiện dự án đầu tư
Thực tế tại Ban hiện nay chƣa thực hiện áp dụng một cách bài bản các công cụ quản lý để lập kế hoạch thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng công trình. Điều này gây ra tình trạng việc thực hiện các dự án diễn ra một cách lộn xộn, chồng chéo và không kiểm soát đƣợc tiến độ. Chính vì vậy để có thể quản lý tiến độ thực hiện dự án, nhất thiết phải ứng dựng các công cụ quản lý để xây dựng quy trình chuẩn trong việc lập kế hoạch thực hiện dự án để có thể áp dụng với bất kỳ dự án nào. Quy trình này bao gồm : Xác định công việc và sắp xếp trình tự thực hiện các công việc của dự án; dự trù thời gian và nguồn lực thực hiện dự án; Lập tiến độ thực hiện dự án.
Việc lập kế hoạch là hết sức quan trọng và chỉ có những cán bộ đủ trình độ năng lực chuyên môn, giàu kinh nghiệm mới có thể lập đƣợc. Vì thế, Ban QLDA cần có những cán bộ chuyên trách nhiệm vụ lập kế hoạch thực hiện dự án và do một phó Ban QLDA phụ trách. Theo đề xuất kiện toàn bộ máy Ban QLDA thì phòng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ này.
4.2.3. Giải pháp quản lý tổ chức thực hiện dự án đầu tư
4.2.3.1. Giải pháp quản lý chất lượng khảo sát, thiết kế
Ngoài việc thành lập một phòng dự án có nhiệm vụ thẩm định hồ sơ khảo sát, thiết kế thì Ban QLDA cần có những biện pháp sau nhằm đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót của hồ sơ khảo sát, thiết kế:
a. Chọn nhà thầu thiết kế: Chọn những đơn vị tƣ vấn thiết kế có kinh nghiệm, có đủ năng lực trình độ sẽ cho ra đời một sản phẩm dự án khả thi,
cũng nhƣ thiết kế kỹ thuật thi công tốt, tạo ra sản phẩm tốt khi đƣợc thi công đúng thiết kế đựơc duyệt.
b. Có biện pháp quản lý tốt chất lƣợng sản phẩm tƣ vấn, đặc biệt công tác giám sát sản phẩm tƣ vấn phải thực hiện một cách nghiêm túc. Các công trình nằm rải rác tại các cửa khẩu, trải dài trên phạm vi rộng, địa hình, địa chất khác nhau, chính vì vậy việc giám sát công tác khảo sát để nắm bắt tình hình địa chất địa hình, có biện pháp xử lý tối ƣu khi gặp địa hình, địa chất phức tạp, đây là một nhân tố ảnh hƣởng tới chất lƣợng và tuổi thọ công trình.
c. Phối hợp với tƣ vấn thiết kế kiểm tra xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công kịp thời xử lý kỹ thuật những vấn đề mới nảy sinh.
d. Trong hợp đồng với tƣ vấn khảo sát, thiết kế phải quy định rõ điều khoản về thƣởng, phạt khi thực hiện hợp đồng.
4.2.3.2. Đẩy nhanh tiến độ Giải phóng mặt bằng
Đây là hạng mục cần phải triển khai ngay để đảm bảo đủ điều kiện bàn giao cho nhà thầu có mặt bằng thi công. Có mặt bằng thi công thì nhà thầu mới tiến hành thi công công trình đƣợc, tiến độ công tác GPMB ảnh hƣởng rất lớn đến tiến độ thực hiện dự án, ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác quản lý dự án, đặc biệt đối với công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý dự án, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về quản lý đầu tƣ XDCB các công trình tại Khu KTCK. Để đẩy nhanh tiến độ công tác GPMB thì cần phải tiến hành đồng thời một lúc nhiều động thái, vừa đảm bảo tính minh bạch rõ ràng cho việc đền bù GPMB, vừa đảm bảo đẩy nhanh tiến độ công tác GPMB các dự án.
a. Đôn đốc hội đồng GPMB nơi có dự án đi qua phổ biến chính sách bồi thƣờng, hỗ trợ di dời. đối với các địa phƣơng có dự án đi qua, việc đầu tiên các Hội đồng BT GPMB các Huyện cần phải tiến hành phổ biến chế độ chính sách về công tác bồi thƣờng GPMB, chính sách về đầu tƣ dự án, hiệu quả kinh tế xã hội của dự án, lợi ích dự án mang lại cho địa phƣơng, điều này làm
cho những cá nhân, đơn vị bị ảnh hƣởng bởi dự án thấu hiểu đƣợc trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ trong công tác di dời, tạo mặt bằng cho dự án.
b. Phổ biến rộng rãi Quy mô tiến độ dự án, gắn với nó là tiến độ yêu cầu công tác GPMB, phạm vi chỉ giới, phạm vi GPMB của dự án điều này làm cho ngƣời dân hiểu một cách rõ ràng về phần diện tích bị ảnh hƣởng, sớm có kế hoạch triển khai di dời giải toả.
c.Triển khai công tác trích đo, trích lục, quy chủ ... kiểm kê áp giá một cách minh bạch rõ ràng, Công việc này càng đƣợc tiến hành minh bạch, khoa học, càng tránh đƣợc sự không thống nhất nghi ngờ về sau.
d. Niêm yết phổ biến chế độ chính sách, giá trị bồi thƣờng đến các hộ dân, việc tính toán đo đạc bồi thƣờng GPMB phải đúng chế độ chính sách, kịp thời phản ánh đề nghị điều chỉnh khi có những bất hợ lý trong công tác GPMB.
e. Thẩm định phê duyệt kịp thời phƣơng án bồi thƣờng GPMB, tránh tình trạng công tác kiểm kê đo đạc áp giá đền bù đã đƣợc thực hiện xong từ lâu, nhƣng do quá trình thẩm đinh phê duyệt tiến hành chậm, chế độ chính sách thay đổi phải làm lại, phải điều chỉnh, vừa làm chậm tiến độ GPMB, vừa làm tăng giá trị BT GPMB vừa tạo sự bất công bằng trong quá trình GPMB giữa những hộ giải phóng trƣớc, tích cực và những hộ giải phóng sau trong cùng một dự án, đồng thời bố trí đủ nguồn, ƣu tiên nguồn vốn cho công tác GPMB đảm bảo đủ vốn để chi trả, tổ chức chi trả kịp thời, góp phần ổn định dân sinh một vùng rộng lớn của dự án, góp phần đẩy nhanh tiến độ GPMB . Khi công tác GPMB đƣợc thực hiện phải bàn giao MB ngay cho nhà thầu.
f. Đối với những trƣờng hợp vƣớng mắc trong công tác bồi thƣờng GPMB phải tiến hành xử lý một cách đúng đắn hợp lý, đúng chức năng, thẩm quyền, không gây sóng ngầm phản đối trong dân, ảnh hƣởng đến công tác GPMB các dự án khác.
4.2.3.3. Giải pháp quản lý khối lượng thi công xây dựng
Để có thể kiểm soát đƣợc khối lƣợng thi công, Ban QLDA cần bố trí đủ cán bộ quản lý công trình để có thể xác định đƣợc khối lƣợng thực tế thi công theo đúng bản vẽ hoàn công, tại bất kỳ đợt nghiệm thu khối lƣợng nào. Để có thể làm đƣợc việc đó thì việc giám sát phải thật sự chặt chẽ. Mọi thay đổi trong quá trình thi công phải đƣợc thể hiện ghi chép đầy đủ vào hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công công trình phải ghi chép đầy đủ, thƣờng xuyên trung thực, phản ánh đúng thực tế quá trình thi công. Mỗi lần thanh toán đều phải đọc soát kỹ hồ sơ thiết kế, kiểm tra khối lƣợng hoàn công nhằm ra soát lại khối lƣợng thực thi công của nhà thầu. Tránh hiện tƣợng những khối lƣợng không thi công mà vẫn nghiệm thu. Khi phát sinh khối lƣợng phải tiến hành công tác quản lý phát sinh theo đúng trình tự thủ tục:
- Phải có bản giải trình phát sinh khối lƣợng, có xác nhận của tƣ vấn giám sát và ý kiến xử lý của chủ đầu tƣ.
- Nhật ký thi công phải thể hiện rõ nội dung về phát sinh và khối lƣợng phát sinh này.
- Yêu cầu nhà thầu phải cung cấp đầu đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ hợp lý và đúng thời gian phát sinh chi phí theo nhật ký thi công.
- Soát xét kiểm tra hồ sơ phát sinh thật cụ thể trƣớc khi trình cấp có thẩm quyền thẩm định phê duyệt khối lƣơng phát sinh.
- Chỉ ký hợp đồng và thanh toán khối lƣợng phát sinh sau khi đựoc phê duyệt, nghiệm thu đầy đủ.
- Khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành phải kịp thời nghịêm thu thanh toán.
4.2.4. Giải pháp kiểm tra, giám sát nhà thầu trong quá trình thực hiện dự án