Nguồn: Công ty, 2016
Hợp đồng 1
Lập phiếu xuất kho và gửi cho BGĐ và kế toán trưởng ký duyệt Hợp đồng 1 2 N A 2 Lập hóa đơn và theo dõi công
nợ cho từng khách hàng
2 2 Hóa đơn VAT 1
N Bộ phận kho
Khách hàng A
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 1
Khách hàng
Sổ chi tiết nợ phải thu KH
- Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng với phòng kinh doanh.
- Bước 2: Phòng kinh doanh dựa trên hợp đồng lập phiếu xuất kho 2 liên và gửi cho Ban Giám Đốc ký duyệt.
- Bước 3: Hợp đồng lưu tại phòng kinh doanh theo số hợp đồng và chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán.
- Bước 4: Kế toán dựa trên phiếu xuất kho lập hóa đơn 2 liên và theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng.
- Bước 5: Gửi phiếu xuất kho cho bộ phận kho, lưu hóa đơn liên 1 tại phòng kế toán theo số hóa đơn, liên 2 phiếu xuất kho và hóa đơn gửi cho khách hàng.
4.2.1.7. Một số ví dụ:
- Ngày 08/10/2015, Tập đoàn nhận 500.000.000 đồng tiền bán hàng kỳ trước từ công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Sài Gòn.
Nợ TK112101: 500.000.000
Có TK 13101: 500.000.000
- Ngày 26/11/2015, bán cho công ty cổ phần muối và thương mại Khánh Hòa 20.000 tấn muối với giá 1.980.000 đồng.
Nợ TK 13101: 39.600.000
Có TK511: 39.600.000
- Ngày 14/12/2015, công ty cổ phần muối và thương mại Ninh Thuận thanh toán nợ mua hàng 100.000.000 đồng qua ngân hàng Công thương chi nhánh 7
Nợ TK 112101: 100.000.000
Có TK 13101: 100.000.000
- Ngày 31/12/2015, kế toán tổng hợp hàng bán trả lại của công ty Nestle với giá trị 5.350.150 đồng
Nợ TK 521201 5.350.150
Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03a4-DN
173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ
người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 7.026.794.350 21/11 0006478 21/11 Xuất bán muối 39.600.000 39.600.000 31/12 0006503 31/12 Hàng bán trả lại (5.350.150) (5.350.150)
Công ty cổ phần Tập đoàn muối miền Nam Mẫu số: S03a1-DN
173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
112101
Ghi có các tài khoản Số hiệu Ngày tháng 1311 A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 294.018.136.964 08/10 30PT 08/10 Thu tiền hàng kỳ trước 500.000.000 14/12 68PT 14/12 Thu tiền hàng 100.000.000
4.2.2. Phải thu nội bộ:
4.2.2.1. Nội dung:
Kế toán phải thu nội bộ là tài khoản phản ánh khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với các đơn vị cấp dưới trực thuộc công ty, các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc nhưng có bộ phận kế toán độc lập.
4.2.2.2. Nguyên tắc hạch toán:
Hạch toán vào tài khoản chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc dựa trên đơn đặt hàng.
Hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ, do đó doanh nghiệp có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp công nợ phải thu nội bộ kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, thực hiện cấn trừ công nợ đối với khoản phải trả nội bộ. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
4.2.2.3. Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo có của ngân hàng. - Phiếu thu.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…
4.2.2.4. Kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết tài khoản 136. - Sổ cái tài khoản 136. - Sổ nhật ký chung
4.2.2.5. Kế toán tổng hợp:
- Tài khoản sử dụng: TK 136X_0Y Với 136X: tài khoản loại 2
0Y: mã bộ phận - Trình tự hạch toán:
Khi phát sinh chi phí chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc chưa thu tiền thì kế toán ghi tăng khoản nợ phải thu nội bộ, khi nhận tiền thanh toán thì kế toán ghi giảm khoản nợ phải thu nội bộ.
4.2.2.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
- Bước 1: Phòng kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng của đơn vị trực thuộc.
- Bước 2: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và gửi cho Ban giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
- Bước 3: Lưu đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh theo ngày đồng thời theo dõi công nợ phải thu nôi bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho thủ kho - Bước 4: Dựa trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyể nội bộ, thủ kho xuất hàng và giao liên 2 cho đơn vị trực thuộc, lưu liên 1 theo ngày.
Phòng kế toán Thủ kho