2.2.2 .Thu thập số liệu sơ cấp
3.2. Phân tích quá trình tái cơ cấutổ chứcquản lý củaCông tycổ phần cơ khí xây
3.2.1. Phân tích các yếu tốảnh hưởng lên cơ cấutổ chứcquản lý củaCông ty
3.2.1.1. Môi trường kinh doanh của Công ty
Những yếu tố của môi trƣờng bên ngoài nhƣ môi trƣờng kinh tế, môi trƣờng chính trị - pháp luật, môi trƣờng văn hóa- xã hội, môi trƣờng kỹ thuật công nghệ có thể tạo ra những sức ép thay đổi tái cơ cấu tổ chức quản lý. Trong những năm qua, môi trƣờng kinh doanh luôn luôn thay đổi, trong hoạt động cơ khí và xây lắp có nhiều thay đổi, các đối thủ cạnh tranh thay đổi một cách nhanh chóng dẫn đến phát sinh ra nhiều hoạt động kinh doanh mới và hoạt động kinh doanh phát sinh liên tục do đó môi trƣờng kinh doanh đã tạo ra sức ép lên việc phải tái cơ cấu lại cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10.
3.2.1.2. Quy định pháp lý
Quy định của pháp luật quy định Công ty cổ phần phải có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng số 10 là một Công ty cổ phần Nhà nƣớc nên khi tái cơ cấu tổ chức quản lý, Công ty phải giữ nguyên những bộ phận này với mô hình mới.
3.2.1.3. Chiến lược của Công ty
Chiến lƣợc kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2020 là chiến lực dẫn đầu về chi phí, do đó việc tái cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần cơ khí xây dựng trong tƣơng lai phải theo nguyên tắc tiết giảm chi phí khi thực hiện tái cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty, do đó Công ty đã thực hiện cho mình một kế hoạch về tái cơ cấu tổ chức quản lý với một mô hình tiết giảm chi phí một cách tốt nhất.
3.2.1.4. Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của Công ty
Quy mô của Công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10 lớn, độ phức tạp cao, hiện nay Công ty có quy mô hoạt động trong cả 3 miền của đất nƣớc đó là miền Bắc, miền Trung, miền Nam và trong tƣơng lai có thể là cả những nƣớc khu vực Đông Nam Á, do đó mô hình hiện tại của Công ty không phù hợp và do đó vấn để đặt ra cho Công ty là phải tái cơ cấu lại cơ cơ cấu tổ chức quản lý.
Trong thời gian tới Công ty cần phải tái cơ cơ cấu tổ chức quản lý theo một mô hình mới là mô hình cơ cấu tổ chức theo địa dƣ để dễ hoạch toán và quản lý cũng nhƣ có đƣợc thông tin chính xác tạo ra môi trƣờng kinh doanh tốt cho Công ty nâng cao năng lực cạnh tranh cho Công ty.
3.2.1.5. Yếu tố công nghệ của Công ty
Các công nghệ mới trong cơ khí và xây dựng hiện nay thay đổi rất nhanh chóng, với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cơ khí xây dựng mà sự đáp ứng với thay đổi cần phải nhanh chóng và chính xác, do đó giai đoạn 2015-2010 yêu cầu đặt ra cho Công ty là cần phải đáp ứng một quy mô hợp lý để nhằm đáp ứng nhanh với sự thay đổi về yếu tố công nghệ, do đó Công ty cần phải tái cơ cấu tổ chức quản lý.
3.2.1.6. Thái độ, năng lực của các nhà quản lý cấp cao nói riêng và của đội ngũ nhân viên nói chung
- Đối với các nhà quản lý cấp cao: Cán bộ cấp cao của Công ty hiện nay đa
số là những ngƣời trẻ tuổi có năng lực tốt, do đó để đáp ứng với điều kiện kinh doanh mới, trao quyền quyết định tốt nhất, Công ty cần phải có một mô hình quản lý hợp lý để tạo điều kiện trao quyền, luận chuyển cán bộ tại Công ty nhằm phát huy tối đa năng lực của các nhà quản trị cấp cao của Công ty. Mô hình đáp ứng tốt nhất hiện nay cho Công ty là mô hình địa dƣ.
- Đối với đội ngũ nhân viên của Công ty: cán bộ công nhân viên của Công ty
hiện nay có trình độ cao, đáp ứng mọi yêu cầu Công ty nhanh nhất, chính xác nhất, do đó phải đòi hỏi có đƣợc mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý nhất để cán bộ công nhân viên của Công ty phát huy vai trò của mình, đối với Công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10, mô hình hợp lý là mô hình tổ chức quản lý theo địa dƣ.3.2.2. Đánh giá cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
3.2.2.1. Cấu tổ chức quản lý của Công ty
COMA10 hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công tysau khi tái cơ cấu đƣợc thực hiện theo kiều trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trƣởng.
Hình 3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty hiện nay
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự của COMA10
3.2.2.2. Mức độ chuyên môn hóa công việc của Công ty
- Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị (HĐQT) do Đại Hội đồng cổ đông bầu chọn, là nhóm lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất của Công ty. HĐQT có quyền ra các quyết định liên quan đến chiến lƣợc, định hƣớng phát triển của COMA10, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, xử lý kỷ luật đối với các thành viên trong ban lãnh đạo Công ty.
- Ban kiểm soát là bộ phận thay mặt đại hội cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành của Công ty.
- Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm trong số các thành viên HĐQT. Giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của COMA10, chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT và trƣớc pháp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
- Giúp việc cho Giám đốc là 02 Phó Giám đốc và 07 phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng đƣợc liên kết chặt chẽ với nhau để giúp sức cho Giám đốc và HĐQT thực hiện những nhiệm vụ đặt ra.
- Quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc kiểm soát chặt chẽ, một số phòng ban Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Ban kiểm soát
Phòng Tƣ vấn Thiết kế Phòng Quản lý dự án Phòng Vật tƣ thiết bị Phòng Tài chính Kế toán Phòng Phát triển dự án Phòng Kỹ thuật thi công Phòng Hành chính nhân sự
chức năng đã có các quy trình làm việc phù hợp cụ thể để nâng cao mức độ chuyên môn hóa công việc của mình.
- Các phòng ban chức năng còn lại cũng đã và đang xây dựng chi tiết hơn quy trình thực hiện nghiệp vụ của bộ phận mình. Kết quả khảo sát 25 lãnh đạo và nhân viên giàu kinh nghiệm trong Công ty về tiêu chí mức độ chuyên môn hóa trong công việc tại COMA10 nhƣ sau:
Bảng 3.2. Đánh giá mức độ chuyên môn hóa trong công việc
TT Mức độ hài lòng Chỉ tiêu Ý kiến đánh giá (lƣợt) Điểm Điểm bình quân (Mean) Đánh giá Hài lòng và rất hài lòng (%) Bình thƣờng (%) Không hài lòng và rất không hài lòng (%) 1 Các phòng ban chức năng trong Công ty đều đƣợc thiết kết những nhiệm vụ riêng biệt, cụ thể, ít có sự giao thoa, chồng chéo trong nhiệm vụ
25 60,00 24,00 16,00 3,54 Tốt
2
Công ty đã xác định một cách khoa học khối lƣợng công việc hàng ngày của nhân viên với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp 25 20,00 56,00 24,00 2,78 Trung bình 3 Công ty đã xây dựng định mức cho từng phần công việc của mỗi nhân viên
25 48,00 28,00 24,00 3,18 Trung bình 4
Công ty đã phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý
25 72,00 20,00 8,00 4,21 Tốt
Theo kết quả điều tra khảo sát ở bảng trên có thể nhận thấy rằng:
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong COMA10 đã đƣợc quy định khá rõ ràng trong Điều lệ Công ty, ít có sự giao thoa, chồng chéo nhiệm vụ của các phòng ban. Tuy nhiên, với 16% số cán bộ đƣợc hỏi tỏ ra chƣa hài lòng về tiêu chí này thì cho rằng, hiện tại có một số phòng ban của Công ty thực hiện nhiệm vụ khá đơn giản nhƣ Phòng Hành chính Nhân sự, công việc không nhiểu; trong khi đó có phòng có khối lƣợng công việc lớn mà số lƣợng nhân viên lại khá hạn chế nhƣ Phòng Quản lý dự án, khiến cho một bộ phận nhân viên phải chịu áp lực công việc cao. Đôi khi dẫn với hiệu quả công việc chƣa đƣợc nhƣ mong muốn.
- Tiêu chí “Công ty đã xác định một cách khoa học khối lƣợng công việc hàng ngày của nhân viên với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp” chỉ đƣợc đánh giá ở mức Trung bình với điểm bình quân là 2,78 điểm. Trong số 25 cán bộ đƣợc hỏi thì chỉ có 05 cán bộ tỏ ra hài lòng với tiêu chí này, phần lớn cán bộ còn lại đánh giá tiêu chí ở mức trung bình. Điều này chứng tỏ rằng, việc xây dựng công việc cụ thể cho mỗi nhân viên vẫn chƣa thật sự tốt, nhân viên chỉ đƣợc giao công việc thông qua quản lý trực tiếp và công việc không cố định.
- Định mức cho từng phần công việc của các nhân viên cũng chƣa hợp lý, nhƣ đã phân tích ở trên, tình trạng có nhân viên khá “rảnh rỗi” cũng có nhân viên khá “bận rộn” khiến cho tâm lý một bộ phận nhân viên chƣa đƣợc thoải mái.
- Hiện tại ở COMA10, cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dƣới làm chức năng điều hành cụ thể. Thực hiện sơ đồ tổ chức theo trực tuyến chức năng.
Để đánh giá một cách định lƣợng tiêu chí chuyên môn hóa công việc trong Công ty không phải là một vấn đề đơn giản. Tuy nhiên, ở đây, học viên sẽ sử dụng một tiêu chí định lƣợng để đánh giá, đó chính là: Năng suất lao động:
Bảng 3.3. Năng suất lao động của nhân viên COMA10 giai đoạn 2014-2016
Chỉ tiêu Năm
Lợi nhuận kế toán trƣớc thuế
(VND)
Số lƣợng lao động (ngƣời)
Năng xuất lao động (đồng/ngƣời/năm) 2014 502.330.115 100 5.023.301 2015 1.013.047.700 115 8.809.110 2016 1.012.613.772 125 8.100.910 Nguồn: COMA10 Nhƣ vậy có thể nhận thấy rằng:
- Giai đoạn 2014-2015, năng xuất lao động của nhân viên tại COMA10có sự tăng trƣởng đột biến (năm 2015 tăng trƣởng 75,37% so với năm 2014), chứng tỏ công tác chuyên môn hóa công việc tại Công ty đã phát huy đƣợc hiệu quả tốt, hoạt động kinh doanh của Công tycó sự phát triển nhanh chóng.
- Giai đoạn 2015-2016, tình hình kinh doanh không có sự tăng trƣởng, tuy nhiên, số lƣợng lao động của Công ty lại tăng 8,70%, do đó dẫn đến năng suất lao động tính đƣợc có sự sụt giảm năm 2016 so với năm 2015 (sụt giảm 8,04%). Nhƣ vậy, trong năm 2016, số lƣợng lao động mới tuyển dụng chƣa đƣợc sắp xếp công việc một cách phù hợp, dẫn tới hiệu quả chuyên môn hóa công việc sụt giảm.
3.2.2.3. Chức năng, mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10 đƣợc phân chia thành các bộ phận chức năng nhƣ sau:
a) Bộ phận quản lý
Bộ phận quản lý là bộ phận quan trọng nhất quyết định vấn đề chiến lƣợc, sinh tồn Công ty. Ngƣời đứng đầu bộ phận này: Chủ tịch và thành viên HĐQT.
Hội đồng quản trị:gồm có 3 thành viên gồm 01 Chủ tịch HĐQT, 01 Phó chủ
tịch HĐQT, 01ủy viên có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty.
- HĐQT chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty.
- HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
- HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác. - Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do luật pháp, Điều lệ, các Quy chế nội bộ của Công ty và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông quy định.
Ban Kiểm soát: là cơ quan kiểm tra hoạt động tài chính; giám sát về việc
chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ của COMA10.
b) Ban điều hành
Ban điều hành đƣợc giao cho Giám đốc và bộ máy giúp việc gồm 02 Phó Giám đốc.
- Quyền hạn trách nhiệm của Giám đốc:
+ Giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty. chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị.
+ Quyết định phƣơng hƣớng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trƣơng lớn của Công ty.
+ Giám đốc phải điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và phải bồi thƣờng thiệt hại cho Công ty.
- Quyền hạn và trách nhiệm của các Phó giám đốc:
+ Phó Giám đốc là ngƣời giúp Giám đốc chỉ đạo, xử lý thƣờng xuyên các lĩnh vực công tác theo sự phân công của Giám đốc.
+ Phó Giám đốc đƣợc sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc pháp luật
về các quyết định của mình.
+ Chỉ đạo các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch phát triển theo lĩnh vực đƣợc phân công.
- Quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng các phòng ban
+ Trực tiếp quản lý cán bộ, nhân viên của Phòng mình. Điều hành, phân công trách nhiệm phù hợp cho các thành viên trong Phòng.
+ Tham mƣu giúp việc cho Ban Giám đốc những lĩnh vực công việc thuộc phạm vi phòng quản lý.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về mọi hành vi và quyết định thuộc thẩm quyền đƣợc giao.
c) Nhóm bộ phận các phòng ban chức năng * Phòng Hành chính - Nhân sự:
Bảng 3.4. Cơ cấu lao động Phòng Hành chính Nhân sự năm 2016
Đơn vị: người
STT Chức danh Số lƣợng Trình độ huyên môn
1 Trƣởng phòng 1 Thạc sĩ
2 Phó phòng 1 Đại học
3 Nhân viên tiền lƣơng, chế độ 1 Đại học
4 Nhân viên Văn thƣ 1 Cao đẳng
5 Nhân viên Văn phòng, lễ tân 3 Đại học
6 Tạp vụ 1 Trung học phổ thông
7 Lái xe 1 Trung cấp
8 Bảo vệ 1 Trung cấp
Tổng 10
Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự COMA10
Chức năng: Tham mƣu cho Giám đốc Công ty việc tổ chức điều động, tiếp nhận
quản lý nhân sự, bố trí lao động hợp lý theo đề xuất nhân sự của các phòng ban khác.
Nhận xét: Cơ cấu nhân sự Phòng Hành chính Nhân sự có 10 nhân viên với số
những việc mà không thƣờng xuyên xảy ra thì có thể một nhân viên phụ trách kiêm nhiệm. Tránh tình trạng có ngƣời thì nhiều việc còn có ngƣời thì ngồi chơi. Về trình độ chuyên môn là phù hợp song cán bộ quản lý của phòng ngoài công tác chuyên môn cần phải nâng cao kiến thức quản lý và bổ sung thêm ngoại ngữ. Công ty nên có kế hoạch đẩy mạnh phong trào tiết kiệm chung. Vì vậy cần sắp xếp định biên lại nhân sự cắt giảm hoặc điều chuyển nhân sự sang bộ phận khác.
* Phòng Tài chính Kế toán:
Chức năng: Tham mƣu cho Giám đốc về công tác tài chính, các chủ trƣơng
chính sách về quản lý tài chính, đảm nhiệm về hoạch toán, đảm bảo về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có chức năng giám sát các hoạt động tài chính của Công ty, chánh gây thất thoát quỹ tiền của Công ty. Về kế toán bao gồm kế toán TSCĐ, Thu chi, ngân hàng, công nợ, tổng hợp, thủ quỹ. Lập kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty trình Giám đốc phê duyệt. Quản lý quỹ tiền của Công ty.
Bảng 3.5. Cơ cấu lao động Phòng Tài chính Kế toán năm 2016