2.2.2 .Thu thập số liệu sơ cấp
3.3. Đánh giá thực trạng quá trình tái cơ cấutổ chứcquản lý củaCông tycổ phần cơ
3.3.1. Kết quả đạt được
Đánh giá thực trạng quá trình tái cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10 ta thấy Công ty đạt đƣợc một số kết quả sau:
- Công ty đã phân tích đƣợc các nhân tố ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty trong quá trình tái cơ cấu, đánh giá đầy đủ các yếu tố này trong quá trình tái cơ cấu tổ chức quản lý để đƣa ra đƣợc cơ cấu tổ chức quản lý tốt hơn.
- Công ty tiến hành đánh giá cơ cấu tổ chức cũ và đƣa ra đƣợc cơ cấu tổ chức mới từ một cơ cấu tổ chức cũ là cơ cấu tổ chức trực tuyến, Công ty đã xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức quản lý mới theo mô hình trực tuyến- chức năng tốt hơn mô hình cơ cấu cũ.
- Công tác xây dựng các kế hoạch, chiên lƣợc tái cơ cấu tổ chức quản lý cho tƣơng lai đầy đủ và sát với mục tiêu kinh doanh của Công ty.
- Việc giám sát đánh giá, giám sát thực hiện tái cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đầy đủ và thực hiện bởi Ban giám đốc Công ty một cách nghiêm túc.
3.3.2. Hạn chế
Ngoài những kết quả đạt đƣợc trong quá trình tái cơ cấu tổ chức quả lý hiện nay tại COMA10 còn một số hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa quá trình tái cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty bao gồm:
- Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc Công ty hiện nay còn chƣa rõ ràng, chồng chéo ngƣời quyết định chƣa thực sự có thực quyền, phụ thuộc vào những phòng ban khác.
- Cơ cấu và định biên tại các phòng ban còn chƣa tốt, hiện tƣợng sử dụng nhân lực không đúng chức năng và nhiệm vụ còn xảy ra với cơ cấu tổ chức quản lý mới.
- Sự phối hợp thực hiện công việc giữa các phòng ban trong Công ty còn chƣa tốt dẫn đến hiệu quả công việc chƣa cao.
- Việc tập trung và phân quyền trong quản lý tại Công ty chƣa tốt, dẫn đến hiện tƣợng các quyết định trong quản lý của Công ty còn kém và chƣa hiệu quả.
CHƢƠNG4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNHTÁI CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ XÂY DỰNG SỐ 10 4.1. Định hướng củaCông ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10
4.1.1. Định hướng tái cơ cấu tổ chức quản lý
COMA10muốn tồn tại và phát triển bền vững để đáp ứng đƣợc tình hình thực tế hiện nay cần tái cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty theo những tiêu chí cụ thể sau đây:
- Có kế hoạch và chiến lƣợc rõ ràng cụ thể
- Phải có tính chuyên nghiệp trong sản xuất kinh doanh
- Có đội ngũ nhân lực giỏi chuyên môn, tâm huyết, dám nghĩ, dám làm; kỹ năng của nhà lãnh đạo tốt thích ứng nhanh với thị trƣờng,.
- Thƣơng hiệu mạnh, chất lƣợng công trình đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng, đa dạng, phù hợp với nhu cầu thị trƣờng.
- Năng lực tài chính vững mạnh.
- Quản trị tối ƣu chi phí tránh rủi ro trong điểu hành kinh doanh.
- Duy trì và mở rộng tốt mối quan hệ với các Chủ đầu tƣ cũng nhƣ các đối tác kinh doanh trong cùng lĩnh vực nhằm nâng cao tầm hoạt động của Công ty.
- Cập nhật và ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến phù hợp trong công việc, quản trị điều hành và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh.
Trên cơ sở các nhân tố quyết định sự thành công của Công ty, phương hướng tái cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty như sau:
- Phân chia lại chi tiết rõ ràng cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho Ban giám đốc và từng phòng ban chức năng đi tới kiện toàn bộ máy điều hành.
- Thiết kế sơ đồ tái cơ cấu tổ chức quản lý mới phải đạt đƣợc tính thống nhất hơn, tính tối ƣu hơn, tính tin cậy hơn, tính linh hoạt hơ và tính hiệu quả hơn để đáp ứng đƣợc hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
chuyên môn, nghiệp vụ, sở trƣờng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Bổ sung hoàn thiện quy định, quy chế, nội quy làm việc của toàn Công ty nhằm tăng cƣớng mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng.
- Hoàn thiện cơ chế tạo động lực cho ngƣời lao động để thu hút nguồn nhân tài từ bên ngoài và ổn định bộ máy của Công ty.
- Hoàn thiện tái cơ cấu tổ chức quản lý mới phải có tầm nhìn, tƣơng lai phát triển lâu dài cho Công ty.
Tóm lại việc tái cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy quản lý sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lý, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, nâng cao uy tín của Công ty với khách hàng, thu hút đƣợc nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận đƣợc một khối lƣợng công việc lớn, chất lƣợng công trình xây dựng đƣợc đảm bảo.
4.1.2. Mục tiêu tái cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10
Để chuyển mình và phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trƣờng đầy biến động này, mỗi doanh nhiệp phải tự hoàn thiện và phải làm mới mình. Tái cơ cấu tổ chức quản lý có vai trò quan trọng đối với hoạt động của Công ty là vấn đề liên quan đến sự sinh tồn và phát triển của Công ty, là công cụ để Công ty thực hiện chiến lƣợc và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
Mục tiêu tái cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10 trong thời gian tới là:
Thứ nhất, tái cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo là công cụ hữu hiệu cho
việc thực hiện chiến lƣợc của Công ty.
Thứ hai, đảm bảo chuyên môn hóa trong công việc đạt hiệu quả cao nhất. Thứ ba, việc phân chia bộ phận đảm bảo sự rõ ràng cụ thể về trách nhiệm
giữa các phòng ban chức năng và các cá nhân.
Thứ tư, đảm bảo bố trí sắp xếp lại nguồn nhân lực, phòng ban theo những
cách thức hiệu quả nhất.
Thứ năm, đảm bảo xác định rõ và tăng cƣờng luồng thông tin lên xuống giữa
các phòng ban, phối hợp nhịp nhàng của quá trình ra quyết định trong Công ty.
trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài.
Thứ bảy, đảm bảo tạo động lực cho ngƣời lao động thông qua sự thỏa mãn về
công việc mà họ đƣợc bố trí sắp xếp.
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quá trình tái cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10 ty cổ phần cơ khí xây dựng số 10
4.2.1. Phân công lại chức năng nhiệm vụ trong Ban Giám đốc
- Giám đốc: Ngoài những chức năng nhiệm vụ nhƣ hiện nay, Giám đốc nên
trực tiếp phụ trách quản lý Phòng Tài chính Kế toán.
- Phó Giám đốc nội chính:
Chức năng của Phó Giám đốc nội chính:
+ Lập tổng tiến độ dự án, tiến độ chi tiết; rà soát kế hoạch thực hiện dự án từng tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc Công ty, trình Ban giám đốc Công ty xem xét phê duyệt và báo cáo tiến độ dự án cho Phòng Kế hoạch Kinh doanh Công ty.
+ Tổ chức thực hiện, kiểm soát và báo cáo kết quả thực hiện dự án theo tiến độ, rà soát lại tiến độ dự án khi chủ đầu tƣ yêu cầu
+ Thực hiện và rà soát kế hoạch tạm ứng và sử dụng vốn phục vụ SXKD và các chi phí khác của Công ty từng tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc, trình Tổng Giám đốc Công ty và ban điều hành xem xét phê duyệt
+ Rà soát kế hoạch mua sắm, cấp phát tại Công ty; quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm và các tài sản khác phục vụ hoạt động của Công ty
+ Quản lý các hoá đơn chứng từ quyết toán, hoàn ứng và các chi phí khác của Công ty cho từng tháng, quý, năm theo quy định hiện hành của Công ty.
+ Quản lý công văn đi, đến; tổ chức thực hiện công tác bảo mật, lƣu giữ hồ sơ tài liệu, dữ liệu của Công ty
+ Phối hợp công tác chặt chẽ và sâu sát cùng với Ban Giám đốc Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Thực hiện các công việc đƣợc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.
Quyền hạn của Phó Giám đốc nội chính:
Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế hoạch - Thị trƣờng.
+ Tạm đình chỉ công việc nhân viên thuộc quyền nếu cần thiết và báo cáo lãnh đạo Công ty.
+ Đề xuất khen thƣởng, kỷ luật, bổ sung, thay đổi nhân viên dƣới quyền; Yêu cầu Trƣởng các phòng ban liên quan đáp ứng các yêu cầu phục vụ cho công việc của phòng.
- Phó Giám đốc kỹ thuật:
Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Tham mƣu cho Giám đốc và quản lý các lĩnh vực sau: + Công tác quản lý thiết kế, và giám sát kỹ thuật, chất lƣợng; + Công tác quản lý Vật tƣ, thiết bị;
+ Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trƣờng tại các dự án; + Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lƣợng thi công, chất lƣợng công trình.
+ Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình; + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của dự án, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty về công việc đƣợc phân công.
+ Thu thập thông tin về kỹ thuật công nghệ và tổ chức bộ phận kỹ thuật, thi công và phát triển ứng dụng các công nghệ mới, kỹ thuật mới cho Công ty.
+ Tƣ vấn và xét duyệt các phƣơng án giải quyết vƣớng mắc, thay đổi, xử lý kỹ thuật, các phát sinh trong quá trình thi công của công trình.
+ Tƣ vấn, xét duyệt biện pháp thi công ở công trƣờng (kế hoạch, tiến độ, biện pháp kỹ thuật, giá thành xây dựng).
+ Theo dõi, kiểm tra kỹ thuật, tiến độ và chất lƣợng thi công nhằm đảm bảo cho công trình đạt chất lƣợng cao nhất, thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng, phù hợp với các yêu cầu chung của hợp đồng cùng các thỏa thuận khác phát sinh trong quá trình thi công, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy chuẩn hiện hành.
+ Tham mƣu cho Giám đốc Công ty lựa chọn phƣơng án tổ chức điều hành dự án, thực hiện dự án: thiết kế, thi công...
+ Lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện dự án.
+ Thực hiện việc lập, kiểm tra, theo dõi các thủ tục hành chính để thực hiện dự án theo quy định hiện hành của nhà nƣớc.
+ Giao việc, giám sát, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của dự án.
+ Thẩm tra, thẩm định làm cơ sở để trình Tổng giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu phục vụ cho việc triển khai dự án theo các quy định hiện hành.
+ Kiểm soát các hoạt động của Nhà thầu về tiến độ, chi phí, chất lƣợng và việc tuân thủ thực hiện các điều khoản hợp đồng của Nhà thầu.
+ Tổ chức việc kiểm tra, rà soát và báo cáo Tổng giám đốc phê duyệt hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hồ sơ chất lƣợng, hoàn công... của Công trình, hạng mục công trình trong quá trình thi công của các nhà thầu.
+ Tổng hợp, đánh giá làm cơ sở để tham mƣu cho Tổng giám đốc giải quyết các vƣớng mắc, phát sinh có liên quan làm ảnh hƣởng chất lƣợng, tiến độ và hiệu quả đầu tƣ của dự án.
+ Tổng hợp báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc và đánh giá kết quả thực hiện dự án.
+ Thực hiện các công việc đƣợc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.
Quyền hạn của Phó Giám đốc Kỹ thuật:
+ Quản lý trực tiếp và điều động nhân sự trong nội bộ 02 Phòng chức năng: Phòng Tƣ vấn Thiết kế, Phòng Quản lý dự án
+ Tạm đình chỉ công việc nhân viên thuộc quyền nếu cần thiết và báo cáo lãnh đạo Công ty;
+ Đề xuất khen thƣởng, kỷ luật, bổ sung, thay đổi nhân viên dƣới quyền; Yêu cầu Trƣởng các phòng ban liên quan đáp ứng các yêu cầu phục vụ cho công việc của phòng.
Ngoài ra, Công ty cần có quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng, phải đƣa ra bản mô tả công việc cụ thể chi tiết và cụ thể tới từng đầu việc cho từng nhân viên, song
song với đó là các kế hoạch làm việc chi tiết, chuyên nghiệp để giúp các nhân viên trong Công ty phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Nhƣ vậy mỗi cá nhân sẽ tự đánh giá đƣợc hiệu quả công việc của mình thông qua việc so sánh giữa kết quả thực hiện công việc của mình với mục tiêu đề ra, từ đó có hƣớng khắc phục để nâng cao hiệu quả làm việc của mình.
Đối với các phòng ban chức năng thì ngoài việc hoàn thiện hệ thống các quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn thì từng phòng ban phải xây dựng kế hoạch thực hiện công việc của bộ phận mình một cách chính xác, khả thi có sự phối hợp và tƣơng tác với các phòng ban, cá nhân có liên quan.
Hệ thống quy trình làm việc cần phải đƣợc chuẩn hóa và xây dựng mới các quy trình quan trọng còn thiếu trong đó làm rõ các bƣớc thực hiện công việc, kết quả đạt đƣợc sau mỗi bƣớc, cá nhân, phòng ban chịu trách nhiệm trong từng bƣớc, tiêu chí thời gian đánh giá kết quả sau từng bƣớc.
Xây dựng có chế kiểm soát kế hoạch và công việc một cách hiệu quả, khuyến khích từng phòng ban chức năng, cá nhân tự kiểm soát, đồng thời xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động để có thể đánh giá đƣợc chính xác hiệu quả làm việc của từng bộ phận, cá nhân, từ đó làm cơ sở điều chỉnh cho các kế hoạch hành động cũng nhƣ chính sách hoạt động của Công ty.
4.2.2. Điều chỉnh, sắp xếp cơ cấu, định biên nhân sự các phòng ban chức năng
Căn cứ vào những phân tích ở mục 2.2.3 về thực trạng tái cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10 còn nhiều hạn chế, sự phân chia các bộ phận chức năng còn bất hợp lý, vì vậy, học viên xin đề xuất một số thay đổi bộ phận chức năng của Công ty nhƣ sau:
a) Điều chỉnh nhân sự Phòng Hành chính Nhân sự:
Phòng Hành chính Nhân sự hiện nay có 10 nhân viên và đƣợc đánh giá là nhiều so với khối lƣợng công việc của phòng. Học viên đề xuất cắt giảm 02 nhân sự và định biên sắp xếp lại chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhân viên trong phòng tránh gây lãng phí nguồn nhân lực. Trong đó, 02 nhân viên cắt giảm là 02 nhân viên văn phòng, nhiệm vụ của họ đƣợc phân bổ lại cho nhân viên văn thƣ và 01 lễ tân
b) Điều chỉnh nhân sự Phòng Tài chính Kế toán:
Phòng Tài chính Kế toán nên đƣợc chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vì nó nắm giữ nguồn lực tài chính, và sổ sách kế toán nên đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ. 02 Phó giám đốc không còn quyền ra quyền ra quyết định trực tiếp đối với Phòng Tài chính Kế toán nữa tránh dẫn đến nếu các quyết định này có mâu thuẫn thì khó huy động nguồn lực.
Nhân sự Phòng Tài chính Kế toán hiện nay là có 07 nhân viên đƣợc đánh giá là nhiều so với khối lƣợng công việc của phòng. Học viên đề xuấtcắt giảm 02 nhân sự và giao chức năng nhiệm vụ cho các nhân viên khác đảm nhiệm nhƣ kế toán tổng hợp có thể kiêm luôn mảng công việc của kế toán thuế, kế toán công nợ kiêm luôn công việc của kế toán vật tƣ thiết bị. Định biên sắp xếp lại chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhân viên trong phòng.
c) Sáp nhập Phòng vật tư thiết bị về Phòng Tài chính Kế toán trở thành một bộ phận kho thuộc Phòng Tài chính Kế toán:
Thực trạng của phòng Vật tƣ thiết bị với cơ cấu nhân sự hiện tại của