2.2.2 .Thu thập số liệu sơ cấp
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quá trình tái cơ cấutổ chứcquản lý tạiCông tycổ
4.2.1. Phân công lại chức năng nhiệm vụ trong Ban Giám đốc
- Giám đốc: Ngoài những chức năng nhiệm vụ nhƣ hiện nay, Giám đốc nên
trực tiếp phụ trách quản lý Phòng Tài chính Kế toán.
- Phó Giám đốc nội chính:
Chức năng của Phó Giám đốc nội chính:
+ Lập tổng tiến độ dự án, tiến độ chi tiết; rà soát kế hoạch thực hiện dự án từng tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc Công ty, trình Ban giám đốc Công ty xem xét phê duyệt và báo cáo tiến độ dự án cho Phòng Kế hoạch Kinh doanh Công ty.
+ Tổ chức thực hiện, kiểm soát và báo cáo kết quả thực hiện dự án theo tiến độ, rà soát lại tiến độ dự án khi chủ đầu tƣ yêu cầu
+ Thực hiện và rà soát kế hoạch tạm ứng và sử dụng vốn phục vụ SXKD và các chi phí khác của Công ty từng tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc, trình Tổng Giám đốc Công ty và ban điều hành xem xét phê duyệt
+ Rà soát kế hoạch mua sắm, cấp phát tại Công ty; quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm và các tài sản khác phục vụ hoạt động của Công ty
+ Quản lý các hoá đơn chứng từ quyết toán, hoàn ứng và các chi phí khác của Công ty cho từng tháng, quý, năm theo quy định hiện hành của Công ty.
+ Quản lý công văn đi, đến; tổ chức thực hiện công tác bảo mật, lƣu giữ hồ sơ tài liệu, dữ liệu của Công ty
+ Phối hợp công tác chặt chẽ và sâu sát cùng với Ban Giám đốc Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Thực hiện các công việc đƣợc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.
Quyền hạn của Phó Giám đốc nội chính:
Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế hoạch - Thị trƣờng.
+ Tạm đình chỉ công việc nhân viên thuộc quyền nếu cần thiết và báo cáo lãnh đạo Công ty.
+ Đề xuất khen thƣởng, kỷ luật, bổ sung, thay đổi nhân viên dƣới quyền; Yêu cầu Trƣởng các phòng ban liên quan đáp ứng các yêu cầu phục vụ cho công việc của phòng.
- Phó Giám đốc kỹ thuật:
Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Tham mƣu cho Giám đốc và quản lý các lĩnh vực sau: + Công tác quản lý thiết kế, và giám sát kỹ thuật, chất lƣợng; + Công tác quản lý Vật tƣ, thiết bị;
+ Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trƣờng tại các dự án; + Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lƣợng thi công, chất lƣợng công trình.
+ Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình; + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của dự án, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty về công việc đƣợc phân công.
+ Thu thập thông tin về kỹ thuật công nghệ và tổ chức bộ phận kỹ thuật, thi công và phát triển ứng dụng các công nghệ mới, kỹ thuật mới cho Công ty.
+ Tƣ vấn và xét duyệt các phƣơng án giải quyết vƣớng mắc, thay đổi, xử lý kỹ thuật, các phát sinh trong quá trình thi công của công trình.
+ Tƣ vấn, xét duyệt biện pháp thi công ở công trƣờng (kế hoạch, tiến độ, biện pháp kỹ thuật, giá thành xây dựng).
+ Theo dõi, kiểm tra kỹ thuật, tiến độ và chất lƣợng thi công nhằm đảm bảo cho công trình đạt chất lƣợng cao nhất, thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng, phù hợp với các yêu cầu chung của hợp đồng cùng các thỏa thuận khác phát sinh trong quá trình thi công, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy chuẩn hiện hành.
+ Tham mƣu cho Giám đốc Công ty lựa chọn phƣơng án tổ chức điều hành dự án, thực hiện dự án: thiết kế, thi công...
+ Lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện dự án.
+ Thực hiện việc lập, kiểm tra, theo dõi các thủ tục hành chính để thực hiện dự án theo quy định hiện hành của nhà nƣớc.
+ Giao việc, giám sát, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của dự án.
+ Thẩm tra, thẩm định làm cơ sở để trình Tổng giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu phục vụ cho việc triển khai dự án theo các quy định hiện hành.
+ Kiểm soát các hoạt động của Nhà thầu về tiến độ, chi phí, chất lƣợng và việc tuân thủ thực hiện các điều khoản hợp đồng của Nhà thầu.
+ Tổ chức việc kiểm tra, rà soát và báo cáo Tổng giám đốc phê duyệt hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hồ sơ chất lƣợng, hoàn công... của Công trình, hạng mục công trình trong quá trình thi công của các nhà thầu.
+ Tổng hợp, đánh giá làm cơ sở để tham mƣu cho Tổng giám đốc giải quyết các vƣớng mắc, phát sinh có liên quan làm ảnh hƣởng chất lƣợng, tiến độ và hiệu quả đầu tƣ của dự án.
+ Tổng hợp báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc và đánh giá kết quả thực hiện dự án.
+ Thực hiện các công việc đƣợc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.
Quyền hạn của Phó Giám đốc Kỹ thuật:
+ Quản lý trực tiếp và điều động nhân sự trong nội bộ 02 Phòng chức năng: Phòng Tƣ vấn Thiết kế, Phòng Quản lý dự án
+ Tạm đình chỉ công việc nhân viên thuộc quyền nếu cần thiết và báo cáo lãnh đạo Công ty;
+ Đề xuất khen thƣởng, kỷ luật, bổ sung, thay đổi nhân viên dƣới quyền; Yêu cầu Trƣởng các phòng ban liên quan đáp ứng các yêu cầu phục vụ cho công việc của phòng.
Ngoài ra, Công ty cần có quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng, phải đƣa ra bản mô tả công việc cụ thể chi tiết và cụ thể tới từng đầu việc cho từng nhân viên, song
song với đó là các kế hoạch làm việc chi tiết, chuyên nghiệp để giúp các nhân viên trong Công ty phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Nhƣ vậy mỗi cá nhân sẽ tự đánh giá đƣợc hiệu quả công việc của mình thông qua việc so sánh giữa kết quả thực hiện công việc của mình với mục tiêu đề ra, từ đó có hƣớng khắc phục để nâng cao hiệu quả làm việc của mình.
Đối với các phòng ban chức năng thì ngoài việc hoàn thiện hệ thống các quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn thì từng phòng ban phải xây dựng kế hoạch thực hiện công việc của bộ phận mình một cách chính xác, khả thi có sự phối hợp và tƣơng tác với các phòng ban, cá nhân có liên quan.
Hệ thống quy trình làm việc cần phải đƣợc chuẩn hóa và xây dựng mới các quy trình quan trọng còn thiếu trong đó làm rõ các bƣớc thực hiện công việc, kết quả đạt đƣợc sau mỗi bƣớc, cá nhân, phòng ban chịu trách nhiệm trong từng bƣớc, tiêu chí thời gian đánh giá kết quả sau từng bƣớc.
Xây dựng có chế kiểm soát kế hoạch và công việc một cách hiệu quả, khuyến khích từng phòng ban chức năng, cá nhân tự kiểm soát, đồng thời xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động để có thể đánh giá đƣợc chính xác hiệu quả làm việc của từng bộ phận, cá nhân, từ đó làm cơ sở điều chỉnh cho các kế hoạch hành động cũng nhƣ chính sách hoạt động của Công ty.
4.2.2. Điều chỉnh, sắp xếp cơ cấu, định biên nhân sự các phòng ban chức năng
Căn cứ vào những phân tích ở mục 2.2.3 về thực trạng tái cơ cấu tổ chức quản lý của COMA10 còn nhiều hạn chế, sự phân chia các bộ phận chức năng còn bất hợp lý, vì vậy, học viên xin đề xuất một số thay đổi bộ phận chức năng của Công ty nhƣ sau:
a) Điều chỉnh nhân sự Phòng Hành chính Nhân sự:
Phòng Hành chính Nhân sự hiện nay có 10 nhân viên và đƣợc đánh giá là nhiều so với khối lƣợng công việc của phòng. Học viên đề xuất cắt giảm 02 nhân sự và định biên sắp xếp lại chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhân viên trong phòng tránh gây lãng phí nguồn nhân lực. Trong đó, 02 nhân viên cắt giảm là 02 nhân viên văn phòng, nhiệm vụ của họ đƣợc phân bổ lại cho nhân viên văn thƣ và 01 lễ tân
b) Điều chỉnh nhân sự Phòng Tài chính Kế toán:
Phòng Tài chính Kế toán nên đƣợc chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vì nó nắm giữ nguồn lực tài chính, và sổ sách kế toán nên đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ. 02 Phó giám đốc không còn quyền ra quyền ra quyết định trực tiếp đối với Phòng Tài chính Kế toán nữa tránh dẫn đến nếu các quyết định này có mâu thuẫn thì khó huy động nguồn lực.
Nhân sự Phòng Tài chính Kế toán hiện nay là có 07 nhân viên đƣợc đánh giá là nhiều so với khối lƣợng công việc của phòng. Học viên đề xuấtcắt giảm 02 nhân sự và giao chức năng nhiệm vụ cho các nhân viên khác đảm nhiệm nhƣ kế toán tổng hợp có thể kiêm luôn mảng công việc của kế toán thuế, kế toán công nợ kiêm luôn công việc của kế toán vật tƣ thiết bị. Định biên sắp xếp lại chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhân viên trong phòng.
c) Sáp nhập Phòng vật tư thiết bị về Phòng Tài chính Kế toán trở thành một bộ phận kho thuộc Phòng Tài chính Kế toán:
Thực trạng của phòng Vật tƣ thiết bị với cơ cấu nhân sự hiện tại của phòng tƣơng đối nhiều (06 ngƣời), thực hiện các nhiệm vụ chính là: Đảm bảo cung ứng vật tƣ, thiết bị theo đúng tiến độ và chất lƣợng yêu cầu của công trƣờng, kể cả việc cung ứng vật tƣ mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt. Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng. Kiểm soát việc sử dụng vật tƣ trong quá trình thi công.
Tuy nhiên, tần suất thực hiện công việc của nhân viên phòng khá thấp, hầu hết các đầu việc chỉ thực hiện theo các dự án. Điều này gây lãng phí nguồn nhân lực cho Công ty. Vì vậy, việc giải thể Phòng này và giao các chức năng nhiệm vụ của phòng cho các phòng ban khác đảm nhận thêm xét trên sự tƣơng đồng về tính chất công việc là hợp lý giúp tinh giản bộ máy Công ty, rút ngắn quy trình làm việc, tăng tính linh hoạt và chủ động trong việc thực hiện các công việc liên quan. Điều này giúp Công ty giảm đƣợc khá nhiều chi phí quản lý.
Sau khi giải thể Phòng vật tƣ thiết bị các chức năng hiện tại của phòng sẽ đƣợc phân tách cho các phòng ban chức năng khác cụ thể nhƣ sau:
- Công tác cung ứng vật tƣ, thiết bị, theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và, kiểm soát việc sử dụng vật tƣ trong quá trình thi công chuyển về bộ phận kho thuộc phòng Tài chính Kế toán quản lý và thực hiện.
- Công tác kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng chuyển về bộ phận kế toán thuộc phòng Tài chính Kế toán quản lý và thực hiện.
Khi đó, cơ cấu Phòng Tài chính Kế toán mới bao gồm 3 bộ phận chuyên trách 3 mảng hoạt động chính của phòng: Bộ phận tài chính; Bộ phận kế toán; Bộ phận kho vận. Cụ thể nhƣ Hình 4.1 dƣới đây:
Hình 4.1. Cơ cấu Phòng Tài chính Kế toán mới
Nguồn: Tổng hợp và đề xuất của tác giả
d) Sáp nhập Phòng Kỹ thuật thi công về Phòng Quản lý dự án
Với cơ cấu nhân sự 06 ngƣời nhƣ hiện nay phòng có thể đảm nhận thêm chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kỹ thuật thi công sau khi giải thể.
Hiện tại Phòng Thi công với cơ cấu nhân sự tƣơng đối nhiều (85 ngƣời), thực hiện các nhiệm vụ chính là: Tổ chức thực hiện công việc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc trong mọi hoạt động của Phòng, bao gồm:
- Thi công các công trình theo hợp đồng đã ký với các chủ đầu tƣ.
- Quản lý và tổ chức giám sát công trình theo đúng quy trình giám sát đƣợc Nhà nƣớc quy định phù hợp với kế hoạch công việc đƣợc giao;
- Chịu trách nhiệm về chất lƣợng các công trình xây dựng mà Công ty giao Phòng Tài chính - Kế toán Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán Bộ phận kho vận
nhiệm vụ giám sát;
- Nghiệm thu xác nhận khi công trình đã thi công bảo đảm đúng thiết kế, theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng và bảo đảm chất lƣợng;
Tuy nhiên hầu hết các đầu việc có sự trùng lặp với chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý dự án. Vì vậy việc sáp nhâtlt Phòng này và giao các chức năng nhiệm vụ của phòng về Phòng Quản lý dự án đảm nhận thêm, xét trên sự tƣơng đồng về tính chất công việc là hợp lý giúp tinh giản bộ máy Công ty, rút ngắn quy trình làm việc, tăng tính linh hoạt và chủ động trong việc thực hiện các công việc liên quan. Điều này giúp Công ty giảm đƣợc khá nhiều chi phí quản lý.
Sau khi giải thể Phòng Kỹ thuật thi công, các chức năng hiện tại của phòng sẽ đƣợc phân tách vào các bộ phận cụ thể thuộc Phòng Quản lý dự án nhƣ sau:
- Công tác thi công công trình, công tác quản lý và tổ chức giám sát công trình chuyển về bộ phận giám sát công trình thuộc Phòng Quản lý dự án quản lý và thực hiện.
- Công tác nghiệm thu xác nhận khi công trình đã thi công bảo đảm đúng thiết kế, theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng và bảo đảm chất lƣợng chuyển về cho Phòng Tƣ vấn Thiết kế quản lý và thực hiện.
Lúc này, Phòng Quản lý dự án mới sẽ có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
- Chức năng quản lý dự án: Gồm các việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã đƣợc duyệt, đảm bảo chất lƣợng, đạt đƣợc mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau đƣợc thiết kế nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.Các chức năng quản lý dự án:
+ Chức năng lập kế hoạch, bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
+ Chức năng tổ chức, tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc điều phối và quản lý thời gian.
+ Chức năng kiểm soát, là quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
+ Quản lý điều hành dự án hay chức năng phối hợp.
-Chức năng giám sát công trình, bao gồm các nội dung sau: + Kiểm tra năng lực về nhân sự, thiết bịhợp chuẩn.
+ Kiểm tra giám sát chất lƣợng vật tƣ trƣớc khi sử dụng cho công trình. + Kiểm tra giám sát biện pháp thi công của nhà thầu.
+ Lập biên bản (hoặc ghi nhật ký) kết quả kiểm tra giám sát nhà thầu thi công trên công trình.
+ Xác nhận bản vẽ hoàn công.
+ Tổ chức nghiệm thu, chủ trì phối hợp với các bên liên quan giải quyết phát sinh trong quá trình thi công.
Cơ cấu Phòng Quản lý dự án mới gồm 3 bộ phận chuyên trách như sau:
Hình 4.2. Cơ cấu Phòng Quản lý dự án mới
Nguồn: Tổng hợp và đề xuất của tác giả
e) Bổ sung chức năng, nhiệm vụ; bổ sung nhân lực cho Phòng Phát triển dự án; đổi tên phòng Phát triển dự án thành Phòng Kế hoạch - Thị trường
Hiện tại Phòng phát triển dự án cũng có chức năng nhiệm vụ xây dựng và triển khai chiến lƣợc kinh doanh của Công ty nhƣng chủ yếu tập trung tiếp thị, tìm