1.2. Cơ sở lý luận về tái cơ cấutổ chứcquản lý của doanh nghiệp
1.2.2. Tái cơ cấutổ chứcquản lý của doanh nghiệp
1.2.2.1. Khái niệm tái cơ cấu tổ chức quản lý
"Tái cơ cấu tổ chức là việc tạo ra những thay đổi căn bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất".
1.2.2.2. Cơ sở để tái cơ cấu tổ chứcquản lý của doanh nghiệp
Thứ nhất, đặc điểm ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Việc thiết kế và lựa chọn mô hình tổ chức sản xuất của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đó. Sự khác nhau thể hiện rõ ở các doanh nghiệp đơn ngành và đa ngành, doanh nghiệp quy mô nhỏ và doanh nghiệp quy mô lớn. Doanh nghiệp có nhiều ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh thì việc thiết kế bộ máy quản trị và sản xuất phải đảm bảo tính hợp lý cao, thông thƣờng mô hình theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý là thích hợp. Còn với những doanh nghiệp đơn ngành, có một lĩnh vực kinh doanh chủ yếu thì mô hình sẽ đơn giản hơn nhiều. Đặc điểm của ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh còn tác động đến hệ thống cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trên cơ sở đặc trƣng của ngành nghề đó. Ngành dƣợc khác với ngành may mặc, ngành cơ khí, lâm nghiệp,…, do vậy cách thiết kế, bố trí bộ máy tổ chức quản trị và sản xuất cũng khác nhau.
Khi doanh nghiệp mở thêm ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mới thì việc tái cơ cấu tổ chức phải tính đến các đặc điểm này.
Thứ hai, mục tiêu chiến lƣợc và định hƣớng phát triển của doanh nghiệp. Chiến lƣợc kinh doanh xác định hƣớng đi cho doanh nghiệp trong dài hạn, làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, chiến lƣợc kinh doanh tác động rất lớn đến việc thiết kế, điều chỉnh cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Môi trƣờng kinh doanh thay đổi, các yếu tố trên thị trƣờng nhƣ công nghệ, nhu cầu và sự
thỏa mãn của khách hàng,… thay đổi ngày càng tạo ra những cơ hội, thách thức đối với doanh nghiệp, điều đó đã làm thay đổi chiến lƣợc kinh doanh, thay đổi mục tiêu của doanh nghiệp. Chẳng hạn, do nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng, các Công ty phải chuyển từ chiến lƣợc sản xuất sản phẩm dệt may hàng loạt đã áp dụng trong nhiều năm qua sang sản xuất theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng với một số đối tác trong và ngoài nƣớc có uy tín để phát triển thị trƣờng phù hợp với xu thế hội nhập. Nhƣng để thực hiện đƣợc chiến lƣợc kinh doanh mới, Công ty phải thiết kế lại bộ máy cơ cấu quản trị cũng nhƣ bộ máy sản xuất để tạo ra sự linh hoạt trong quản lý và điều hành. Có thể nói, chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức không tách rời trong công tác quản trị các tổ chức hiện đại. Khi có sự thay đổi của chiến lƣợc thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi, vì cơ cấu tổ chức gây ra sự kém hiệu quả trong việc phấn đấu đạt đƣợc chiến lƣợc của Công ty. Nếu chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức phù hợp với nhau sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chiến lƣợc, nếu không sẽ trở thành một cản trở đối với quá trình triển khai thực hiện chiến lƣợc. Nhƣ vậy, chiến lƣợc kinh doanh ảnh hƣởng rất lớn đến bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, việc thiết kế bộ máy quản trị phải đƣợc xem xét với định hƣớng chiến lƣợc trong dài hạn.
Thứ ba, đặc điểm của các quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp. đây là cơ sở để thiết kế lại hệ thống sản xuất và bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Trong điều kiện môi trƣờng kinh doanh thay đổi nhƣ hiện nay thì việc các doanh nghiệp phải xây dựng, điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh là điều cần thiết và thể hiện sự chủ động của các doanh nghiệp trong dự báo môi trƣờng. Một trong những cơ sở để xây dựng chiến lƣợc kinh doanh có hiệu quả là hình thành các quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Các quá trình kinh doanh khi đƣợc xây dựng đã tạo ra tính hiệu quả trong hoạt động phối hợp thực hiện công việc, và đặc biệt là mục tiêu hƣớng tới khách hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Trên cở sở các quá trình kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tái cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự kết hợp giữa các bộ phận trong quá trình kinh doanh đó, ngƣời nhận đƣợc những lợi ích từ các quá trình là các khách hàng của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, quá trình kinh doanh là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành tái cơ cấu tổ chức.
Thứ tƣ, đặc điểm cơ cấu tổ chức hiện tại và nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong thế kỉ mới, sự hội nhập kinh tế thế giới đã tác động tới mô hình bộ máy quản trị của các doanh nghiệp, và yêu cầu phải thay đổi mô hình là một tất yếu trong xu thế mới. Mô hình quản trị kiểu hình tháp tồn tại quá lâu trong thời gian qua đã dần bộc lộ những hạn chế trong môi trƣờng kinh doanh mới đầy biến động. Mô hình hiện tại mà các doanh nghiệp hiện đang áp dụng là mô hình phân cấp tổ chức và có tính liên kết, ổn định rất cao, khó phá vỡ, phù hợp với điều kiện môi trƣờng tƣơng đối ổn định. Nhƣng trong xu thế phát triển hiện nay thì tính linh hoạt trong mô hình tổ chức lại là một ƣu thế, bởi nó thích ứng đƣợc với sự thay đổi trong kinh doanh, đặc biệt là hƣớng tới việc hình thành chuỗi giá trị toàn cầu.
Nhƣ vậy, mô hình tổ chức hiện tại với những bất ổn của nó đã ảnh hƣởng tới hoạt động thay đổi cơ cấu tổ chức, hƣớng tới xây dựng một mô hình tổ chức mới, hoàn thiện hơn, linh hoạt hơn.
Tái cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một trong những nội dung của quản trị sự thay đổi. Một trong những lực lƣợng thúc đẩy sự thay đổi lại chính là lực lƣợng lao động trong doanh nghiệp. Một là, xuất phát từ nhà quản trị cấp cao. Nhà quản trị cấp cao là những ngƣời có khả năng nhìn xa trông rộng, có tƣ duy chiến lƣợc, luôn mong muốn doanh nghiệp ngày càng tăng trƣởng và phát triển nhằm đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Khả năng dự báo tốt của doanh nghiệp cùng với ý chí quyết tâm của nhà quản trị cấp cao sẽ thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng thay đổi trong điều kiện môi trƣờng kinh doanh biến động. Ngƣợc lại, nhà quản trị cấp cao luôn sợ rủi ro lại là một lực lƣợng cản trở, kìm hãm sự thay đổi trong doanh nghiệp. Hai là, xuất phát từ nhà quản trị cấp trung. đây là một lực lƣợng nòng cốt trong việc ủng hộ và thực hiện sự thay đổi trong doanh nghiệp. động lực và tiếng nói của các nhà quản trị cấp trung sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến đội ngũ nhân viên cấp dƣới. Vì vậy, họ sẽ là lực lƣợng thúc đẩy hay cản trở quá trình tái cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nếu nhà quản trị cấp trung có động lực thúc đẩy hay kìm hãm. Ba là, xuất phát từ quản trị viên cấp cơ sở. đối với đội ngũ lao động đang ở phía đáy của hình tháp nhân lực, họ luôn có nhu cầu muốn đƣợc thăng tiến, muốn đƣợc ở vị trí cao hơn hiện tại để
cống hiến cho doanh nghiệp, để có thu nhập tốt hơn hiện tại. điều đó thúc đẩy họ luôn ủng hộ sự thay đổi tổ chức. Nhƣng ngƣợc lại, họ cũng sẽ là lực lƣợng cản trở nếu sự thay đổi không thỏa mãn mục đích của các quản trị viên cấp cơ sở này.
Nhƣ vậy, đội ngũ lao động trong doanh nghiệp là một nhân tố vừa thúc đẩy, vừa kìm hãm tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Bản chất của việc thay đổi cơ cấu tổ chức chính là sự thay đổi trực tiếp đối với ngƣời lao động. Hộp 1.1 cho thấy lực lƣợng lao động có vai trò quan trọng trong quá trình tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Thứ năm, đặc điểm cạnh tranh. Cạnh tranh là một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Các doanh nghiệp luôn muốn tạo đƣợc lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình để nâng cao hình ảnh, thƣơng hiệu của mình trong mắt khách hàng so với doanh nghiệp khác. Mục đích của các doanh nghiệp là làm thế nào để thỏa mãn đƣợc nhu cầu và làm hài lòng các vị “thƣợng đế – khách hàng” của mình. Do vậy mà doanh nghiệp thƣờng cạnh tranh nhau về sản phẩm, giá cả, chất lƣợng, cũng nhƣ các dịch vụ đi kèm. đối tƣợng mà doanh nghiệp hƣớng tới đó là khách hàng, hiểu đƣợc nhu cầu khách hàng và đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó. Làm đƣợc nhƣ vậy là các doanh nghiệp đã có lợi thế trong kinh doanh. Xuất phát từ mục đích này, mà nhiều doanh nghiệp đã đổi mới hoạt động của mình hƣớng tới khách hàng làm trung tâm, xây dựng các quá trình kinh doanh hƣớng tới từng đối tƣợng khách hàng, từ đó thiết kế, tái cơ cấu bộ máy quản trị đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả cao nhất. Cạnh tranh đã tác động đến các doanh nghiệp không những phải thay đổi tƣ duy kinh doanh của mình mà còn phải thay đổi cả bộ máy quản trị để thích ứng trong điều kiện mới. Việc hình thành các quá trình “cốt lõi” và các quá trình “bổ trợ” nhằm tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, để hƣớng tới khách hàng một cách tốt nhất.
Thứ sáu, quan điểm hội nhập và toàn cầu hóa. đặc điểm của xu thế hội nhập và toàn cầu hóa ngày nay tác động đến bộ máy tổ chức quản trị của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có bƣớc chuyển mình, cơ cấu lại cơ cấu tổ chức, quy trình kinh doanh cho phù hợp với mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp, nếu không
tái cơ cấu tài chính và tổ chức, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ bị tụt hậu. Sự tác động của toàn cầu hóa đến thiết kế cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp theo hƣớng: hình thành một cơ cấu bộ máy quản trị linh hoạt để đáp ứng điều kiện kinh doanh trên toàn cầu. Chẳng hạn, sự hình thành mô hình tổ chức kiểu ma trận, kiểu sản phẩm, hay theo mạng lƣới kinh doanh giữa các quốc gia sẽ là các mô hình đảm bảo tính linh hoạt, tận dụng đƣợc lợi thế của các quốc gia, địa phƣơng, hơn là mô hình theo cấp bậc từ lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng. Tính linh hoạt trong mô hình đƣợc thiết kế còn thể hiện ở tính chủ động trong thực hiện công việc của ngƣời đƣợc phân công, không phải là “sự ra lệnh và kiểm soát” vốn tồn tại trong mô hình hiện tại.
1.2.2.3. Nội dung tái cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
A.Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Mục tiêu của phần này là xác định các tác động có thể có từ các yếu tố môi trƣờng bên ngoài và môi trƣờng bên trong doanh nghiệp lên cơ cấu tổ chức quản lý đang vận hành. Tái cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trƣờng bên trong và bên ngoài, với mức độ tác động thay đổi khác nhau chứ không do một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định đƣợc cơ cấu của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, những yếu tố này lại thay đổi tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể.
a. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
Những yếu tố của môi trƣờng bên ngoài nhƣ môi trƣờng kinh tế, môi trƣờng chính trị - pháp luật, môi trƣờng văn hóa- xã hội, môi trƣờng kỹ thuật công nghệ có thể tạo ra những sức ép thay đổi tái cơ cấu tổ chức quản lý . Khi môi trƣờng thay đổi sẽ làm cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp thay đổi theo, những tính chất của môi trƣờng bên ngoài dù mang nhƣ tính tích cực hay tiêu cực tính phức tạp và mức độ thay đổi đều ảnh hƣởng đến tái cơ cấu tổ chức quản lý . Ví dụ nhƣ, biến động về kinh tế có thể phải cắt giảm quy mô tổ chức, lực lƣợng lao động thiếu kỹ năng thì doanh nghiệp cũng cần phải thiết kế lại cơ cấu tổ chức quản lý để đa dạng hóa kỹ năng.
b. Quy định pháp lý của doanh nghiệp
Các quy địnhpháp lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nhất định trong tái cơ cấu tổ chức quản lý . Chẳng hạn nhƣ các doanh nghiệp nhà nƣớc thì cơ cấu tổ chức quản lý đƣợc quy định riêng nhƣ Tổng Công ty nhà nƣớc có cơ cấu tổ chức quản lý nhƣ sau: Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc và bộ máy giúp việc, các đơn vị thành viên. Trong các Công ty cổ phần đƣợc quy định: Công ty cổ phần phải Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị và giám đốc (Tổng giám đốc), đối với các Công ty cổ phần có mƣời một cổ đông phải có ban kiểm soát; v.v... Nhân tố này có thể thay đổi theo sự hoàn thiện của luật pháp.
c. Chiến lược của doanh nghiệp
Chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp là hai mặt không thể tách rời nhau trong cơ sở phân tích (1) các cơ hội và sự đe dọa của môi trƣờng và (2) những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc, cơ cấu tổ chức quản lý sẽ phải đƣợc thay đổi khi có sự thay đổi chiến lƣợc.
Động lực khiến doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý là sự kém hiệu lực, hiệu quả của các thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lƣợc. Trên thực tế cho thấy quá trình phát triển của cơ cấu tổ chức quản lý thƣờng phải trải qua các bƣớc sau để đảm bảo hợp lý với chiến lƣợc: Xây dựng chiến lƣợc mới; Phát sinh các vấn đề quản lý; Cơ cấu tổ chức quản lý mới phù hợp hơn đƣợc đề xuất và áp dụng; Đạt đƣợc kết quả mong muốn.
Mặc dù khi có sự thay đổi về chiến lƣợc không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi về tái cơ cấu tổ chức quản lý , tuy nhiên qua các nghiên cứu thực tế cho thấy đa phần cơ cấu tổ chức quản lý phải thay đổi theo chiến lƣợc.
d. Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp
Quy mô của doanh nghiệp có ảnh hƣởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nơi làm việc thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ phức tạp. Ngƣợc lại, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ có cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản hơn, gọn nhẹ hơn.
Thông thƣờng việc tăng trƣởng quy mô làm tăng số lƣợng các đơn vị, các bộ phận, các cấp quản lý tiếp đến nó tạo ra sự phức tạp các mối quan hệ ngang, dọc trong tái cơ cấu tổ chức quản lý . Tuy nhiên, cũng có nhiều nghiên cứu khác cho rằng mối quan hệ trên có đúng hay không còn phụ thuộc vào yếu tố đo lƣờng quy mô là số lƣợng nhân viên, số lƣợng các hoạt động, hay giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể quản lý đƣợc toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệpmà vẫn đảm bảo bộ máy không bị cồng kềnh và quá phức tạp về cơ cấu.
e. Yếu tố công nghệ của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp chịu sự tác động của tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng. Ví nhƣ, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao thƣờng có tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải đƣợc bố trí sao cho tăng cƣờng đƣợc khả năng thích nghi của doanh nghiệp trƣớc sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Vì vậy các doanh nghiệp khai thác công nghệ mới thƣờng có xu hƣớng sử dụng: (1) các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, (2) các cán bộ quản lý có chủ trƣơng đầu tƣ cho các dự án hƣớng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ, (3) cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ