3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi đối với thực hiện nhiệm vụ KH&CN qua
3.2.2. Các bƣớc thực hiện
a)Lập kế hoạch:
- Lập cam kết chi:KBNN sẽ thực hiện lập cam kết chi đối với các nội dung chi thƣờng xuyên thực hiện mua sắm trang thiết bị phải thực hiện đấu thầu theo quy định của Luật Đấu thầu có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên. Đối với các nội dung chi khác không cần thực hiện lập cam kết chi.
Quy trình thực hiện cam kết chi như sau:
Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa đơn vị dự toán, chủ đầu tƣ với nhà cung, cấp hàng hóa, dịch vụ, nhà thầu có hiệu lực, đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ phải gửi hợp đồng kèm theo đề nghị cam kết chi đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch. Trƣờng hợp, hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ không quy định ngày có hiệu lực thì thời hạn nêu trên đƣợc tính từ ngày ký hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Đối với hợp đồng nhiều năm, kể từ năm thứ 2 trở đi, trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc (kể từ ngày đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ nhận đƣợc văn bản giao dự toán của cơ quan có thẩm quyền), đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ phải gửi đề nghị cam kết chi đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch.
Trƣờng hợp cấp có thẩm quyền phân bổ và giao dự toán ngân sách (hoặc kế hoạch vốn) trong tháng 12 năm trƣớc, thì thời hạn gửi đề nghị cam kết chi đối với cả hai trƣờng hợp nói trên đƣợc tính từ ngày 01 tháng 01 năm sau.
Đối với các hợp đồng đƣợc bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán trong năm của cấp có thẩm quyền, trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc (kể từ ngày đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ nhận đƣợc văn bản bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán của cơ quan có thẩm quyền), đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ phải gửi đề nghị cam kết chi (bổ sung hoặc điều chỉnh) đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch.
Trƣờng hợp đơn vị bổ sung hoặc điều chỉnh giá trị hợp đồng đã ký thì trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng điều chỉnh có hiệu lực hoặc kể từ ngày ký hợp đồng điều chỉnh (trƣờng hợp, hợp đồng điều chỉnh không quy định ngày có hiệu lực), đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ phải gửi đề nghị cam kết chi (bổ sung hoặc điều chỉnh) đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch.
Đề nghị cam kết chi năm ngân sách hiện hành của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ phải gửi đến Kho bạc Nhà nƣớc chậm nhất đến trƣớc ngày 25/01 năm sau (trừ cam kết chi dự toán ứng trƣớc của các Khoản kinh phí thƣờng xuyên)”.
Trong phạm vi 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận đƣợc đề nghị của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tƣ và dự toán của các đơn vị đã đƣợc nhập trên hệ thống TABMIS, Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện kiểm tra các điều kiện để thực hiện cam kết chi cho đơn vị trên hệ thống TABMIS và gửi 01 liên chứng từ cam kết chi đã đƣợc chấp thuận trên hệ thống TABMIS (có ghi sổ cam kết chi) cho đơn vị. Trƣờng hợp không chấp nhận cam kết chi, trong thời hạn quy định nêu trên, Kho bạc Nhà nƣớc phải thông báo ý kiến từ chối cam kết chi bằng văn bản cho đơn vị đƣợc biết.
Khi có nhu cầu cam kết chi, ngoài dự toán chi ngân sách nhà nƣớc gửi Kho bạc Nhà nƣớc 1 lần vào đầu năm, đơn vị dự toán gửi Kho bạc Nhà nƣớc các hồ sơ, tài liệu có liên quan nhƣ sau:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên (gửi lần đầu hoặc khi có điều chỉnh hợp đồng);
+ Đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ đƣợc thực hiện trong nhiều năm ngân sách và có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên, đơn vị dự toán gửi hợp đồng đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch để theo dõi, quản lý.
Hàng năm, thủ trƣởng đơn vị dự toán có trách nhiệm xác định số kinh phí bố trí cho hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ; đồng thời, đƣợc quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó, đảm bảo trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nƣớc đã đƣợc duyệt và giá trị hợp đồng còn đƣợc phép cam kết chi.
Căn cứ số kinh phí bố trí cho hợp đồng trong một năm ngân sách, đơn vị dự toán gửi đề nghị cam kết chi trong năm cho hợp đồng đó đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch để làm thủ tục kiểm soát cam kết chi.
Khi có nhu cầu cam kết chi, ngoài các hồ sơ, tài liệu gửi 1 lần và gửi hàng năm theo chế độ quy định, chủ đầu tƣ gửi Kho bạc Nhà nƣớc các hồ sơ, tài liệu có liên quan nhƣ sau:
+ Hợp đồng (gửi lần đầu khi đề nghị cam kết chi hoặc gửi khi có điều chỉnh hợp đồng);
+ Đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi.
Căn cứ hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ do chủ đầu tƣ gửi đến, Kho bạc Nhà nƣớc kiểm soát tính pháp lý của hợp đồng theo quy định, nếu phù hợp thì nhập các thông tin của hợp đồng vào TABMIS và thông báo số cam kết chi đƣợc quản lý trên TABMIS cho chủ đầu tƣ đƣợc biết để quản lý và thanh toán cam kết chi.
Hàng năm, chủ đầu tƣ phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tƣ bố trí cho từng hợp đồng; đồng thời, đƣợc quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số vốn bố trí cho từng hợp đồng, đảm bảo trong phạm vi kế hoạch vốn năm đã đƣợc cơ quan nhà
nƣớc có thẩm quyền giao và giá trị hợp đồng còn đƣợc phép cam kết chi của nhiệm vụ đó.
Trƣờng hợp hợp đồng đƣợc thực hiện trọn trong 1 năm ngân sách, thì số vốn bố trí trong năm cho hợp đồng đúng bằng giá trị của hợp đồng đó.
Trƣờng hợp hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có nhiều loại tiền, thì chủ đầu tƣ phải có trách nhiệm xác định số vốn trong năm bố trí cho hợp đồng chi tiết theo từng loại tiền.
Trƣờng hợp hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có nhiều loại nguồn vốn, thì đơn vị chủ quản có trách nhiệm xác định số vốn trong năm bố trí cho hợp đồng chi tiết theo từng loại nguồn vốn”.
- Lập kế hoạch chi NSNN:
Trên cơ sở đề xuất nguồn vốn và ngân quỹ đƣợc bố trí hàng năm, KBNN thực hiện lập kế hoạch chi ngân sách và kiểm soát chi đối với từng nhiệm vụ theo các quy định hiện hành về chi tạm ứng, thực chi, thanh quyết toán.
Đối với nhiệm vụ thực hiện trong nhiều năm:Căn cứ vào nội dung tổng hợp, báo cáo của đơn vị chủ trì về số kinh phí thực nhận và thực chi trong năm để đơn vị quản lý kinh phí tổng hợp số kinh phí thực nhận, thực chi của nhiệm vụ vào quyết toán của đơn vị theo niên độ ngân sách. Đồng thời, theo quy định hiện hành tại Thông tƣ số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập, báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm, số kinh phí còn lại của nhiệm vụ KH&CN gồm: số dự toán chƣa rút tại KBNN (dƣ dự toán) và số dự toán đã rút tại KBNN để tạm ứng nhƣng chƣa đủ điều kiện thanh toán (dƣ tạm ứng) đƣợc chuyển sang năm sau để tiếp tục thực hiện nhiệm vụ KH&CN.
b)Triển khai thực hiện
Trách nhiệm của các đơn vị:
(1) Đơn vị quản lý kinh phí
- Mở tài khoản dự toán tại Kho bạc Nhà nƣớc để nhận kinh phí ngân sách nhà nƣớc và thanh toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ cho tổ chức chủ trì nhiệm vụ
theo hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đã ký kết với đơn vị quản lý kinh phí (sau đây gọi tắt là hợp đồng).
- Có trách nhiệm kiểm soát chi kinh phí thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ, hồ sơ, chứng từ chi của tổ chức chủ trì nhiệm vụ; thực hiện thanh, quyết toán với Kho bạc Nhà nƣớc nơi đơn vị quản lý kinh phí giao dịch theo quy định.
- Đối với các quỹ khoa học và công nghệ đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp vốn điều lệ, việc mở tài khoản của đơn vị quản lý kinh phí để nhận vốn điều lệ đƣợc quy định theo cơ chế quản lý tài chính riêng áp dụng cho quỹ.
(2) Tổ chức chủ trì nhiệm vụ
- Mở tài khoản tiền gửi khác tại Kho bạc Nhà nƣớc để tiếp nhận kinh phí thực hiện nhiệm vụ theo hợp đồng do đơn vị quản lý kinh phí thanh toán. Trƣờng hợp tổ chức chủ trì nhiệm vụ đồng thời là đơn vị quản lý kinh phí, tổ chức chủ trì mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nƣớc để tiếp nhận kinh phí chuyển từ tài khoản dự toán của đơn vị mở tại Kho bạc Nhà nƣớc để thực hiện nhiệm vụ.
- Tổ chức chủ trì nhiệm vụ có trách nhiệm xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, trong đó quy định quy chế chi tiêu các nhiệm vụ khoa học và công nghệ do tổ chức mình chủ trì để áp dụng công khai, minh bạch.
- Tổ chức chủ trì nhiệm vụ chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ, hồ sơ, chứng từ chi trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ; chịu sự kiểm tra, kiểm soát của đơn vị quản lý kinh phí về tình hình sử dụng và thanh, quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ.
(3) Kho bạc Nhà nƣớc
-KBNN thực hiện kiểm soát theo hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ và bảng kê khối lƣợng công việc đã thực hiện theo hợp đồng có xác nhận của kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị quản lý kinh phí. Đơn vị quản lý kinh phí chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ chi theo đúng quy định hiện hành.
-KBNN không kiểm soát chi đối với các khoản chi từ tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nƣớc để tiếp nhận kinh phí thực hiện nhiệm vụ của tổ chức chủ trì.
Các nội dung kiểm soát qua KBNN gồm:
Kinh phí thực hiện nhiệm vụ (trừ các nhiệm vụ có Thông tƣ riêng hƣớng dẫn cụ thể cơ chế tạm ứng kinh phí) đƣợc tạm ứng theo nội dung và tiến độ của hợp đồng; cụ thể nhƣ sau:
(1) Tạm ứng lần đầu từ tài khoản của đơn vị quản lý kinh phí chuyển sang tài khoản tiền gửi của tổ chức chủ trì:
- Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (có thuyết minh nhiệm vụ kèm theo) và dự toán chi ngân sách nhà nƣớc đƣợc giao, đơn vị quản lý kinh phí gửi hồ sơ tạm ứng lần đầu đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch để thực hiện tạm ứng dự toán.
- Mức tạm ứng kinh phí lần đầu theo quy định tại hợp đồng đã ký kết không vƣợt quá 50% tổng dự toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ đƣợc duyệt từ ngân sách nhà nƣớc và trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nƣớc năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
- Hồ sơ tạm ứng lần đầu gửi Kho bạc Nhà nƣớc bao gồm:
+ Quyết định phê duyệt nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền (bản chính); + Hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ (bản chính); + Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao (bản sao);
+ Giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc (tạm ứng).
(2) Thanh toán các khoản tạm ứng và tạm ứng các lần tiếp theo từ tài khoản của đơn vị quản lý kinh phí chuyển sang tài khoản tiền gửi khác của tổ chức chủ trì:
- Việc tạm ứng các đợt tiếp theo chỉ thực hiện đối với nhiệm vụ đã thanh toán tối thiểu bằng 50% mức kinh phí đã tạm ứng các đợt trƣớc đó, trừ trƣờng hợp mua sắm thiết bị chƣa đủ thủ tục thanh toán vì lý do khách quan đƣợc đơn vị quản lý kinh phí (đối với trƣờng hợp tổ chức chủ trì không phải là đơn vị quản lý kinh phí) hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nhiệm vụ (đối với trƣờng hợp tổ chức chủ trì đồng thời là đơn vị quản lý kinh phí) xác nhận trên cơ sở đề nghị của tổ chức
chủ trì; không vi phạm các quy định hiện hành của nhà nƣớc liên quan đến tổ chức triển khai nhiệm vụ.
- Trình tự, thủ tục cụ thể nhƣ sau:
+ Tổ chức chủ trì có công văn báo cáo về kết quả giải ngân và các nội dung công việc đã triển khai của đợt tạm ứng trƣớc đó (báo cáo bằng văn bản nêu rõ nội dung công việc triển khai, bảng kê khối lƣợng công việc đã thực hiện, bảng kê tổng hợp danh mục các khoản thực chi); đề xuất mức tạm ứng tiếp để gửi đơn vị quản lý kinh phí.
+ Không chậm hơn 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc báo cáo của tổ chức chủ trì, đơn vị quản lý kinh phí có ý kiến xác nhận khối lƣợng công việc đã thực hiện để gửi Kho bạc Nhà nƣớc; trong trƣờng hợp cần thiết, đơn vị quản lý kinh phí quyết định tổ chức đoàn kiểm tra, đánh giá để xác nhận khối lƣợng công việc đã thực hiện.
+ Đơn vị quản lý kinh phí tập hợp hồ sơ tạm ứng gửi Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch để thực hiện tạm ứng các lần tiếp theo.
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng và đề xuất tạm ứng các đợt tiếp theo gửi Kho bạc Nhà nƣớc bao gồm:
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị quản lý kinh phí; + Giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc (tạm ứng)
+ Bảng kê khối lƣợng công việc đã thực hiện theo hợp đồng đã ký kết (có chữ ký của kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị quản lý kinh phí xác nhận).
- Đối với thanh toán lần cuối, ngoài các nội dung quy định tại điểm c, khoản 2, Điều 13,Thông tƣ liên tịch số 27/2015/TTLT-BKHCN-BTC ngày 30/12/2015, cần bổ sung Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu nhiệm vụ từ mức “Đạt” trở lên.
- Trong thời gian 04 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian thực hiện nhiệm vụ, tổ chức chủ trì có trách nhiệm thanh toán hết các khoản tạm ứng với đơn vị quản lý kinh phí để đơn vị quản lý kinh phí thực hiện thanh toán hết các khoản đã tạm ứng với Kho bạc Nhà nƣớc. Trong thời gian 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian thực
hiện nhiệm vụ nếu đơn vị quản lý kinh phí chƣa thực hiện thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nƣớc thì cơ quan tài chính đồng cấp thực hiện thu hồi bằng cách giảm trừ vào dự toán năm sau của đơn vị quản lý kinh phí.
(3) Trƣờng hợp các phần công việc thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
(4) Kinh phí chƣa tạm ứng, chƣa thanh toán trong thời gian thực hiện nhiệm vụ đƣợc chuyển nguồn sang năm sau để tiếp tục thực hiện.
c)Thanh, kiểm tra
- Với việc quản lý kiểm soát chi đến sản phẩm đầu ra cuối cùng thì công tác thanh tra, kiểm trakhông đặt nặng vào vấn đề kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ chi tiết mà nên tăng cƣờng kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ đối với các nội dung chi lớn, có tính quyết định đến việc tạo ra sản phẩm cuối cùng nhằm đảm bảo tƣơng ứng với khối lƣợng công việc hoàn thành. Kết quả của việc kiểm tra, rà soát nội dung này có thể đƣợc coi là một kênh quan trọng để đánh giá “tính thực” đối với quá trình thực hiện nhiệm vụ KH&CN.
Các nội dung cần triển khai trong công tác thanh tra, kiểm tra bao gồm: + Xác định các nội dung và phần công việc chính, có yếu tố và vai trò quyết định đến việc tạo ra sản phẩm cuối cùng;
+ Tập trung kiểm tra chứng từ thực chi cho các nội dung và phần công việc