CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại ngân hàng CSXH tỉnh Nam
3.2.4. Thông tin và truyền thông:
- Khi ngân hàng CSXH còn sử dụng phần mềm Foxpro việc duy trì tính hữu hiệu của hệ thống KSNB luôn là một nhiệm vụ nan giải. Nó phụ thuộc phần lớn vào nhận thức và tính tự giác của nhân viên. Nhƣng ngay cả khi nhân viên thực sự nhận thức đƣợc mà vẫn không thể kiểm soát đƣợc bởi những đặc trƣng ngành. Các giao dịch ngân hàng thƣờng có tính chất đặc thù chung nhƣ: khối lƣợng giao dịch lớn, thời gian thực hiện ngắn, giao dịch xảy ra đồng thời tại nhiều địa điểm. Với
NHCSXH thì tính đặc thù này còn cao hơn bởi cùng với giá trị nhƣ nhau nhƣng số giao dịch của NHCSXH lại nhiều hơn gấp bội vì giá trị mỗi khoản giao dịch thƣờng nhỏ hơn nhiều so với các NHTM khác. Do đó, khối lƣợng công việc của một nhân viên NHCSXH nhiều và áp lực hơn và để đáp ứng yêu cầu về tính nhanh chóng, kịp thời thì thực tế một vài thủ tục kiểm soát sẽ bị bỏ qua, tạo điều kiện cho các sai sót, nhầm lẫn, gian lận phát sinh. Để khắc phục điều này thì việc tự động hóa các quá trình xử lý giao dịch là điều tất yếu. NHCSXH đã chuyển đổi thành công sang chƣơng trình giao dịch Intellect, điều này đã giúp cho hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ trở thành công cụ đắc lực để duy trì tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Nó thể hiện nhƣ sau:
+ Hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ ngân hàng tích hợp mục tiêu cá nhân và tổ chức. Thông qua hệ thống thông tin hỗ trợ nhân viên xử lý nghiệp vụ nhanh chóng, hiệu quả đồng thời tổ chức kiểm soát ngay đƣợc các giao dịch đã thực hiện luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý. Các nhân viên chỉ thực hiện đƣợc giao dịch trên chƣơng trình phần mềm nhất định, theo một trình tự và yêu cầu nhất định nên đã đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát nội bộ luôn đƣợc duy trì trong hoạt động hàng ngày, điều đó đảm bảo cho tính hữu hiệu của hệ thống KSNB luôn đƣợc duy trì trên thực tế.
+ Việc ứng dụng phần mềm hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ giúp nhà quản trị dễ dàng sử dụng các thủ tục kiểm soát ngăn chặn hơn để hạn chế các sai sót, gian lận phát sinh.
+ Việc giới hạn chức năng, quyền hạn cá nhân bằng user đăng nhập vào hệ thống Intellect giúp hạn chế rủi ro. Theo đó các giao dịch viên chỉ đƣợc thực hiện giao dịch trong hạn mức cho phép và đảm bảo tất cả các giao dịch đều phải qua ít nhất “hai tay” – một ngƣời thực hiện, một ngƣời kiểm soát duyệt. Hệ thống chấp thuận theo hạn mức này rõ ràng vừa linh hoạt nhƣng cũng không kém phần chặt chẽ, giúp đẩy nhanh tốc độ thực hiện giao dịch đồng thời giảm thiểu thiệt hại xảy ra nếu có.
- Tại hệ thống NHCSXH có hệ thống văn bản nhƣng chỉ hạn chế việc truy cập cho lãnh đạo quản lý cấp trƣởng phòng trở lên. Còn lại các văn bản đƣợc truyền qua chƣơng trình truyền file nội bộ Fasnet và gửi công văn theo đƣờng bƣu điện hàng ngày, cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ nhận và gửi giám đốc, giám đốc triển khai đến từng bộ phận liên quan. Các công văn đều đƣợc theo dõi trên sổ công văn đến và đi, công văn giao cho các bộ phận đƣợc theo dõi bằng sổ giao nhận công văn. Nhƣng thực tế cho thấy dù gửi văn bản theo hình thức gì thì việc thất lạc, mất công văn không đến đƣợc chi nhánh, các phòng, ban xảy ra rất nhiều. Khiến cho cán bộ không nhận đƣợc công văn, không nắm đƣợc các chỉ đạo, quy định mới… dẫn đến việc không tuân thủ do khách quan. (38% ý kiến cho rằng nhân viên không nhận đƣợc đủ các văn bản)
- Để tiếp nhận phản ánh của khách hàng NHCSXH đặt hòm thƣ góp ý tại tất cả các điểm giao dịch ở xã, phƣờng, thị trấn do cán bộ quản lý xã phụ trách và tại trụ sở giao dịch do ban giám đốc phụ trách. Đồng thời niêm yết công khai đƣờng dây nóng bao gồm số điện thoại cố định, di động, email tiếp nhận các phản hồi của khách hàng do phòng kiểm soát nội bộ tại NHCSXH tỉnh Nam Định quản lý.
- Hàng tháng, tại điểm giao dịch xã sau mỗi buổi giao dịch NHCSXH thực hiện giao ban với HĐT xã, tổ trƣởng tổ TK&VV về kết quả giao dịch (mặt đƣợc, hạn chế, nguyên nhân, biện pháp khắc phục, nhiệm vụ tháng tới), thông báo các chính sách mới, triển khai các công văn mới… Ngoài ra, NHCSXH tỉnh Nam Định còn yêu cầu CBTD tham gia họp sinh hoạt tổ tại địa phƣơng để tuyên truyền chính sách tín dụng, tìm hiểu thực trạng về nhu cầu vốn, nhắc nhở hộ vay về quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ khi là thành viên tổ TK&VV, giải đáp các thắc mắc của hộ vay.