CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại ngân hàng CSXH tỉnh Nam
3.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát
Sau khi chuyển đổi sang việc sử dụng hệ thống phần mềm Intellect NHCSXH nhƣ bƣớc sang một trang mới. Những tồn tại do sử dụng chƣơng trình Foxpro trƣớc đây đƣợc khắc phục gần hết. Các chính sách và thủ tục kiểm soát đƣợc cài đặt trong chƣơng trình Intellect khiến nhân viên phải tuân thủ chặt chẽ các quy trình nghiệp vụ, không thể làm tắt hoặc bỏ bƣớc khi thực hiện thao tác trên máy. Việc sử dụng hệ thống phần mềm Intellect giúp hoạt động kiểm soát đƣợc dễ dàng hơn, tất cả các nhân viên đều phải tham gia vào hoạt động kiểm soát. Các nghiệp vụ đƣợc kiểm soát từ khi phát sinh đến khi hoàn thành, quy chế kiểm soát tín dụng ngày càng chặt chẽ.
NHCSXH đã ban hành các chính sách, quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ tín dụng. Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong từng bƣớc quy trình tín dụng, tại tất cả các đơn vị, bộ phận trong Ngân hàng. Tín dụng chính sách thƣờng xuyên thay đổi và có nhiều ƣu đãi, mỗi chƣơng trình tín dụng đều có những đặc thù riêng, NHCSXH đang dần dần hoàn chỉnh các tài liệu hƣớng
dẫn cụ thể các nghiệp vụ để ban hành cẩm nang giúp nhân viên hiểu rõ hơn nhiệm vụ, trách nhiệm của mình.
Quy trình nghiệp vụ tín dụng đƣợc thiết lập các chốt kiểm tra, kiểm soát; đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận; đảm bảo mỗi bƣớc trong quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất hai cán bộ tham gia tuyệt đối không để cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc Ngân hàng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật. (Qua khảo sát BGĐ, 67% ý kiến đồng ý)
Thƣờng xuyên rà soát và bổ sung các ràng buộc pháp lý vào hợp đồng ủy nhiệm, ủy thác để tạo hành lang pháp lý khiến các đơn vị nhận ủy thác thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ.
Xác định các chính sách và thủ tục kiểm soát có đƣợc tuân thủ
Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra toàn diện các mặt nghiệp vụ tại văn phòng tỉnh và các phòng giao dịch huyện tối thiểu mỗi năm 01 lần, và 01 lần phúc tra để đảm bảo các sai sót, tồn tại phát hiện đƣợc chỉnh sửa, chấn chỉnh kịp thời không lặp lại.
Về hoạt động tín dụng liên quan đến việc phối hợp giữa các ban ngành, đoàn thể, chính quyền địa phƣơng thƣờng xuyên có các cuộc kiểm tra của Ban đại diện HĐQT các cấp, HĐT các cấp phối hợp với NHCSXH kiểm tra theo ngành dọc, kiểm tra hoạt động tổ TK&VV, kiểm tra sử dụng vốn vay tại hộ vay…