(Nguồn: Báo cáo tình hình tổ chức nhân sự của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam) 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Tất cả các nhân viên kế toán trong công ty đều chịu sự kiểm tra trực tiếp của kế toán trưởng. Đồng thời, kế toán trưởng còn tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xử lý các hoạt động kế toán, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến tài chính kế toán.
Kế toán bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp, cả về giá trị và số lượng hàng bán tổng số và trên từng mặt hàng cụ thể. Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lí nợ, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.
Kế toán chi phí: Tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ kế toán, tổng hợp và phân bổ chi phí đến từng bộ phận. Thực hiện thanh toán tấc cả các khoản chi phí phát sinh hợp lệ theo đúng quy trình trong chính sách của công ty đề ra.
Kế toán trưởng (Finance Manager) Kế toán bán hàng Kế toán chi phí Thủ quỹ
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt trong quy công ty. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập – có sự xét duyệt của giám đốc và kế toán trưởng. Thủ quỹ sẽ tiến hành công việc thu – chi tiền mặt.
2.1.4. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
2.1.4.1. Chế độ kế toán áp dụng
Toàn bộ mẫu biểu, sổ sách kế toán, tài khoản, công tác hạch toán tuân thủ theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” được ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và điều chỉnh theo thông tư 55/2002/TT – BTC ngày 16 tháng 06 năm 2002 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho danh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
Thực hiện việc cập nhật chứng từ, hạch toán, lập sổ kế toán, hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của công ty và quy định của Nhà nước.
2.1.4.2. Hệ thống tài khoảnvà sổ kế toán áp dụng
- Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng qui định mà bộ tài chính ban hành (VAS).
- Các loại sổ tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết các tài khoản
- Các chứng từ sử dụng như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, Phiếu thu, Lệnh chuyển tiền,…
- Báo cáo: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân dối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.1.4.3. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kết toán chứng từ ghi sổ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán GP (từ năm 2014, trước đó công ty cũng sử dụng phần mềm MISA).
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy: