TK 642 TK 334, TK 338 770.073.986 TK 152, TK 153 10.150.870 TK 242 34.119.930 TK 214 266.304.782 TK 111, TK 112, TK 331 624.174.401 TK 911 1.704.823.969
2.2.7.5. Sổ sách kế toán
SỔ CÁI
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Voucher Diễn giải Description TK đối ứng VAS Số phát sinh Số No. Ngày Date Nợ Debit Có Credit
Số dư đầu kỳ (Beginning balance)
……….. JV150
5051
25/5/2015 Sửa chữa, bảo trì máy tình
1424 389.417
JV150 5058
27/05/2015 Chi phí thiết bị văn phòng
6423 2.772.727
……… JV150
5060
27/5/2015 Chi phí thiết bị văn phòng 6423 1.440.000 ………. JV150 5088 31/05/2015 Chi phí văn phòng phẩm 1424 1.043.900 ………. JV150 6040 31/12/2014 Lương tháng 6 cho nhân viên cô định
3341 146.892.700
……… K2481 30/06/2015 Kết chuyển chi phí
quản lý doanh nghiệp
911 1.704.823.969
Cộng số phát sinh 1.704.823.969 1.704.823.969
Số dư cuối kỳ (Ending balance)
Người lập Người kiểm tra Người phê duyệt
Prepared by Checked by Approved by
Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.8. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Dù đã hoạt động được 3 năm nhưng doanh thu vẫn chưa đủ bù dắp chi phí nên công ty luôn trong tình trạng lỗ vì thế công ty không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Hằng quý công ty báo cáo tài chính giữa niên độ đã được phê duyệt gửi lên cơ quan thuế xác nhận.
2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.3.1. Tài khoản sử dụng 2.3.1. Tài khoản sử dụng
Công ty cũng sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tổng hợp chi phí và doanh thu trong kỳ kế toán, từ đó xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là lãi hay lỗ. Các TK liên quan:
- TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK635 “Chi phí tài chính”
- TK 641 “Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.3.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển
- Chứng từ sử dụng
Sổ chi tiết các tài khoản liên quan
Các nhật ký chứng từ liên quan như: BV, JV, CV, RV.
Các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán lẻ, PR, PO, FR.
- Trình tự luân chuyển và nhập liệu:
Sổ chi tiết các TK. BV, CV, JV, RV JV, PR, PO, FR Hóa đơn GTGT
Lưu đồ 2.13. Trình tự luân chuyển và nhập liệu chứng từ của TK 911
Sổ Cái TK Sổ Cái TK 911
Tổng hợp
Báo cáo KQKD Tổng hợp Kết chuyển
Diễn giải:
Kế toán căn cứ vào các chứng từ đã nhập liệu trong các sổ chi tiết TK rồi tổng hợp qua sổ cái TK. Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu cũng như chi phí phát sinh vào sổ Cái TK 911. Kế toán tiến hành tổng hợp lại và lập Báo cáo kết quả kinh doanh rồi trình lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt.
2.3.3. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cuối quý II kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ các tài khoản doanh thu và chi phí sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh và sau đó kết chuyển lãi hoặc lỗ sang tài khoản 421.
Sơ đồ 2.10. Sơ dồ hạch toán TK 911
TK 911 TK 632 2.486.297.876 TK 635 4.349.249.380 TK 641 4.477.501.207 TK 642 1.704.823.969 TK 5113 6.528.621.663 TK 515 1.259.740 TK 421 6.489.250.769
2.3.4. Sổ sách kế toán
SỔ CÁI
Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Voucher Diễn giải Description TK đối ứng VAS Số phát sinh Số No. Ngày Date Nợ Debit Có Credit
Số dư đầu kỳ (Beginning balance)
K2476 30/06/2015 KC DT quý II 5113 6.528.621.663 K2477 25/06/2015 KC DT tài chính 515 1.259.740 K2478 30/06/2015 KC CP giá vốn 632 2.486.297.876 K2479 30/06/2014 KC CP tài chính 635 4.349.249.380 K2480 30/06/2014 KC CP quản lý doanh nghiệp 641 4.477.501.207 K2481 30/06/2015 KC CP bán hàng 642 1.704.823.969 K2482 30/06/2015 KC lỗ 4212 6.487.991.029 Cộng số phát sinh 13.017.872.432 13.017.872.432
Số dư cuối kỳ (Ending balance)
Người lập Người kiểm tra Người phê duyệt
Prepared by Checked by Approved by
Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét
3.1.1. Nhận xét tổng quát về tình hình hoạt động của công ty
Sau thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Jobstreet Việt Nam được trực tiếp tìm hiểu, nghiên cứu các hoạt động kinh doanh, cách thức tổ chức bộ máy quản lý, em đã hiểu được phần nào tình hình hoạt động cũng như quản lý của công ty, từ đó có một vài nhận xét như sau:
- Tình hình kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định và duy trì được mức doanh thu trong hai quý đầu năm nay.
- Công ty luôn lấy phương châm uy tín chất lượng đặt lên hàng đầu, luôn đảm bảo cung cấp những gói dịch vụ chất lượng, đúng thời hạn, vì thế những lượng khách hàng mau hàng của công ty ngày càng tăng và đã tạo được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với các doanh nghiệp lớn trong nước như: Big C, Zalora, Honda,….
- Tổ chức bộ máy công ty gọn nhẹ, các bộ phận luôn hỗ trợ cho nhau để hoàn thành tốt công việc. Không gian làm việc của các nhân viên tương đối tốt, phòng làm việc được trang bị tốt về mọi mặt, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên an tâm làm việc.
- Ban giám đốc đặt yếu tố con người lên hàng đầu, luôn khuyến khích các nhân viên học tập và trau dồi kiến thức hơn nữa để hoàn thiện bản thân và góp phần vào ổn định chung của công ty.
- Ban Giám đốc cũng rất quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của nhân viên bằng các hình thức khác nhau như tăng lương, phụ cấp, thường xuyên tổ chức các cuộc thi theo hình thức team building….để nhân viên có thể tái tạo sức lao động, có tinh thần làm việc thoải mái, hăng say làm việc, tăng sự đoàn kết tạo nên những thành công mới trong công việc.
3.1.2. Nhận xét về công tác kế toán tại công ty
Trong thời gian thực tập tại bộ phận kế toán được tìm hiểu quy trình kế toán và tiếp trực tiếp xúc với các nghiệp vụ thực tế đã giúp em có thêm nhiều kiến thức thực tế nhằm bổ sung và củng cố thêm những kiến thức đã học. Biết cách nhìn nhận, đánh giá hoạt động kinh doanh cũng như công tác hạch toán kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại một công ty có vốn đầu tư nước ngoài và trực thuộc một tập đoàn đa quốc gia trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ việc làm trực tuyến. Tôi có một vài nhận xét:
3.1.2.1. Ưu điểm
- Bộ máy kế toán được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng trình độ của từng người. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán Công ty được phân công một mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc chung. Chính sự phân đó trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công đã có sẵn.
- Ngoài ra bộ máy kế toán của Công ty còn được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh và công tác kế toán.
- Chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Trên mỗi chứng từu đều có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền liên quan. Việc lập và luân chuyển các chứng từ đều được kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt theo chế độ quy định đảm bảo tính khách quan và tuân thủ các chứng từ.
- Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Chứng từ được luân chuyển và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Hệ thống sổ sách, chứng từ được luân chuyển một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác. Hình thức kế toán này đơn giản, nên rất thuận tiện cho kế toán trong quá trình ghi chép và hạch toán.
- Về báo cáo: lập đúng, đầy đủ và kịp thời mọi báo cáo cần thiết phục vụ tốt cho công tác thẩm định tài chính và kiểm tra kế toán. Công tác phân loại lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, báo cáo được tổ chức rất tốt.
- Phần lớn hệ thống sổ sách ở công ty khá đầy đủ, tỉ mĩ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định do vậy công việc phần hành kế toán được thực hiện khá trôi chảy. Mỗi tài khoản đều có sổ tổng hợp và sổ chi tiết cho từng mục cụ thể, ví dụ như: theo dõi chi tiết từng mặt hàng, từng khoản phải thu, tùng loại ngoại tệ,…
- Việc hạch toán Doanh thu, chi phí được chi tiết theo từng khách hàng (công ty theo dõi bằng Mã dịch vụ) giúp thuận lợi trong việc theo dõi những biến động của từng loại doanh thu, chi phí từ đó quản lý được tốt hơn. Hạch toán doanh thu và chi phí được thực
- Với chi phí quản lý doanh nghiệp công ty chi tiết ra thành chi phí về lương nhân viên quản lý, chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài… Điều này là rất hợp lý khi trong tháng Công ty phát sinh nhiều các nghiệp vụ liên quan đến chi phí từ đó thuận lợi khi đối chiếu, cũng như theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, giúp cho việc quản lý được chặt chẽ hơn.
- Các khoản chi trong công ty được phân loại theo ngân sách và có sự phân quyền chặt chẽ trong thẩm quyền phê duyệt.
3.1.2.2. Nhược điểm
Công tác hạch toán kế toán đã đóng góp rất nhiều cho công ty song bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những vướng mắc, những tồn tại mà các nhà quản lý nói chung và các cán bộ kế toán nói riêng cần phải quan tâm để có biện pháp xử lý kịp thời, nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác kế toán cũng như hiệu quả của việc tổ chức hạch toán Doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh công ty TNHH Jobstreet Việt Nam. Những hạn chế đó được thể hiện ở những điểm sau đây:
- Công vẫn sử dụng tài khoản 1424 – “Chi phí trả trước”, chưa cập nhật thông tư 200 của bộ Tài chính vừa áp dụng cho năm tài chính 2015. ví
- Chi phí của bộ phận bán hàng nhưng khi hạch toán kế toán lại sử dụng TK 6423 thay vì TK 6413. Ví dụ như: CV1506006, JV1506006
- Hệ thống chứng từ trong công ty còn phức tạp. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải có nhiều chứng từ đi kèm và phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền mới hợp lệ. Đa số các nghiệp vụ của công ty đều được hạch toán chính xác nhưng vẫn có một số điểm đáng lưu ý như: Chi phí thuê nhà ở cho Giám đốc người Malaysia trong thời gian làm việc tại Việt Nam lại đưa vào chi phí bán hàng của công ty.
- Các khoản thu từ hoạt động kinh doanh được thực hiện qua ngân hàng Vietcombank nhưng các khoản chi lại được thực hiện qua ngân hàng ANZ. Khi tài khoản bên ANZ hết tiền, kế toán phải lập một lệnh ủy nhiệm chi chuyển tiền từ ngân hàng Vietcombank qua ANZ (chuyển tiền nội bộ) gây rắc rối và làm châm quy trình thanh toán.
- Chưa có ngân sách cho những khoản chi gấp và tức thời, nhân viên phải đều phải tự chi tiền trước.
3.2. Kiến nghị
3.2.1. Về chứng từ, hệ thống tài khoản
- Chỉ cần lập PR, PO, Vendor data form cho những khoản chi thường xuyên và trên 3 triệu.
- Công ty nên tiến hành cập nhật lại hệ thống tài tài khoản theo thông tư mới. Công ty vẫn còn sử dụng TK 1424 “Chi phí trả trước” để hạch toán chi phí thuê văn phòng.
3.2.2. Về chính sách kế toán
Sơ đồ 2.11. Chính sách mua hàng của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam
Nhìn vào chính sách mua hàng của công ty vẫn còn nhiều bất cập như:
- Chưa có một đại diện phê duyệt các lệnh chi tiền của công ty ở Việt Nam. Toàn bộ lệnh chuyển tiền đều phải gửi về “vùng” để phê duyệt. Các lệnh chi hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của hai người đứng tên tài khoản là ông Goh Kok Ghee và ông Gregory Charles Poarch.
- Mỗi yêu cầu mua hàng đều cần phải lập PR, PO. Và nếu không có đủ 3 bảng báo giá thì phải làm thêm mẫu Exception Form.
- Quy trình này cần hiều người có thẩm quyền phê duyệt mới hợp lệ.
- Trường hợp phát sinh những tình huốn bất ngờ nếu làm theo quy trình này thì sẽ làm chậm trễ quy trình làm việc của cả công ty.
- Khoản chi hơn 1 triệu đồng phải lập Vendor data form (Thông tin nhà cung cấp gồm: Giấy chứng nhận kinh doanh và Thông tin về thuế) và phải chờ được phê duyệt đầy đủ mới được chi.
Kiến nghị:
- Công ty cần đơn giản hóa quy trình phê duyệt chứng từ cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên như: ứng tiền cho nhân viên, mua văn phòng phẩm,…
- Công ty nên trích lập một ngân sách hay quỹ cho hững khoản chi bất thường để tránh việc đùn nhận viên phải tự mình bỏ tiền ra.
- Đơn giản hóa quy trình thanh toán cho nhà cung cấp để tránh trễ nãi gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
- Công ty nên thực hiện tấc cả các giao dịch của công ty trên một ngân hàng để dễ dàng quản lý và tiết kiệm được chi phí quản lý tài khoản.
- Công ty nên đề ra những trường hợp ngoại lệ phát sinh bất ngờ để kế tóa có thể đối phó kịp thời.
3.2.3. Về công tác ghi nhận doanh thu
- Về công tác ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ: Phòng kế toán cần phối hợp chặt chẽ với phòng Sales để kịp thời ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn gửi cho khách hàng. Đối với những gói dịch vụ khuyến mãi thì kế toán cũng nên xuất hóa đơn và gửi cho khách hàng. Để tránh việc lưu giữ quá nhiều gây cản trở trong công tác phân loại và tìm kiếm.
- Về doanh thu tài chính công ty nên phân loại rõ cho từng khoản tiền gửi cũng như từng loại tiền.
3.2.4. Về công tác ghi nhận chi phí.
- Về việc ghi nhận giá vốn, kế toán nên ghi nhận các chi phí phát sinh cho bộ phận Sales một cách chi tiết hơn nữa để dễ dàng theo dõi và tổng hợp.
- Về việc ghi nhận chi phí bán hàng, kế toán nên phân loại cụ thể và chính xác hơn các tài khoản cấp 2 của tài khoản này. Nhiều chi phí phân bổ cho bộ phận bán hàng thì kế toán khi nhập vào phần mềm lại cho vào TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” như
nghiệp vụ 4 nêu trên mục Chi phí bán hàng (Chương 2) và tránh nhầm lẫn giữa các tài khoản cấp 2, đặc biệt là 6417 và 6418.
- Về việc ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp, định kỳ kế toán nên phân loại các tài khoản cấp 2 của tài khoản này, và xem lại nghiệp vụ phát sinh nếu còn thiếu chứng từ thì bổ sung vào.
- Về việc ghi nhân chi phí tài chính, kế toán nên kê thêm khoản chi phí tài chính cho