CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Phântích các chỉ tiêu đánh giá hiệuquả sử dụng nhânlực và thực trạng
3.2.4. Thực trạng côngtácquảntrịnhânsự trong công ty
3.2.4.1 Đánh giáchung
Khi công ty mới thành lập, mô hình công ty có 24 thành viên. Khi đó thì lực lƣợng lao động trong công ty rất ít, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản trị nhân sự tại đơn vị phụ thuộc hoàn toàn Công ty Chế biến và Kinh doanh các sản phẩm Khí. Các công tác nhƣ: Tuyển dụng lao động, điều động, bố trí, sắp xếp lao động, công tác đào tạo, chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, môi trƣờng văn hóa Công ty .v.v đều thực hiện theo nhu cầu chứ chƣa có quy trình, quy phạm cụ thể . Kể từ khi Công ty chính thức đƣợc thành lập và đi vào hoạt động với tƣ cách là doanh nghiệp tƣ nhân nhỏ, có tƣ cách pháp nhân và có vốn riêng, số lao động của Công ty luôn đƣợc tăng cƣờng theo quy mô mở rộng hoạt động kinh doanh theo chiến lƣợc của Công ty, đến nay toàn Công ty đã có hơn 550 ngƣời.
Tháng 7 năm 2017, Công ty bắt đầu tập trung tiến hành sắp xếp bố trí lao động một cách hợp lý và có hiệu quả, sử dụng nhiều biện pháp tối ƣu hóa tổ chức, sử dụng lao động phù hợp với yêu cầu của Công ty. Cơ cấu tổ chức đƣợc bố trí lại một cách hiệu quả hơn, kênh thông tin trong quản lý thông suốt hơn nhằm giúp quản lý điều hành Công ty một cách có hiệu quả hơn. Kể từ đó hàng năm Công ty đều có bổ sung lao động nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng kinh doanh khi liên tục trung các gói thầu lớn trong địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc và các tỉnh khác.
3.2.4.2 Thực trạng sử dụng lao động hiện nay của Công ty 3.2.4.2.1 Kế hoạch hóa nguồn lực
Thực hiện sự chỉ đạo của BLĐ công ty, Kể từ năm 2016 đến nay cùng với chiến lƣợc phát triển, mở rộng kinh doanh lao động tại Công ty không ngừng tăng lên về số lƣợng. Cơ cấu lao động ở các phòng ban, đơn vị trực thuộc cũng đƣợc cơ cấu, bổ sung thêm nhằm đáp ứng yêu cầu về chức năng nhiệm vụ, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Hàng năm phòng TC-HC dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty để xây dựng định biên lao động cho toàn Công ty và đề nghị BLĐ Công ty phê duyệt làm căn cứ trong công tác sắp xếp, bố trí, sử dụng lao động cũng nhƣ có kế hoạch để tuyển dụng bổ sung lao động.
Bảng 3.11: Định biên lao động của Công ty đƣợc phê duyệt
Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu Số lƣợng ngƣời Chênh lệch so với lao động thực tế
Khối văn phòng Công ty 25 - 3
Khối kinh doanh 50 -4
Khối Công trình/tham gia
sản xuất trực tiếp 523 + 3
(Nguồn: Phòng TC- HC Công ty TNHH Môi trường công nghiệp xanh)
Nếu so sánh định biên đƣợc phê duyệt với lao động đƣợc phân chia theo đơn vị (Bảng 3.11) thì số lƣợng lao động hiện có của Công ty đang thừa tổng số là 4 ngƣời. Tuy nhiên một số phòng ban đã tiết kiệm đƣợc lao động bằng cách một số chức danh trong định biên đƣợc giao kiêm nhiệm, để từ đó đơn vị nâng cao năng suất lao động bình quân, tăng thu nhập bình quân cho CBCNV đơn vị. Điều nay lãnh đạo Công ty cũng đã cân nhắc nhƣng do đặc thù của doanh nghiệp tƣ nhân ngoài việc phải đảm bảo chất lƣợng nhân sự để hoạt động thì còn phải giải quyết các lao động chính sách (con em, ngƣời quen BLĐ giới thiệu) do đótình trạng làm việc không hiệu quả vẫn tồn tại. Vì vậy Công ty cũng cần phải xem xét, tình toán để khắc phục hạn chế này
3.2.4.2.2 Phân tích công việc
Căn cứ vào bảng cơ cấu lao động trong Công ty, lao động hiện tại của Công ty có trình độ đào tạo chiếm tỉ lệ cao, trong đó lao động có trình độ đại học, trên đại học chiếm 40 % là các lao động trực tiếp, chủ quản, thực hiện các hoạt động vận hành của Công ty; lao động phổ thông chỉ chiếm 38% so với tổng lao động hiện có trong Công ty, chủ yếu là nhân công triển khai các dự án, lao động gián tiếp tại Công ty.
Sơ đồ 3.6 – Cơ cấu lao động theo trình độ
Nguồn: Tác giả tổng hợp cho nghiên cứu này 3.2.4.2.3 Tuyển dụng nhân lực
Công tác tuyển dụng nhân lực hiện tại của Công ty đang thực hiện theo Sổ tay tuyển dụng nhân lực, áp dụng cho tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty. Sổ tay đƣợc xây dựng từ những năm 2010, hiện nay qua quá trình thay đổi và biến động về tình hình nhân lực đã không còn đáp ứng. Cụ thể sổ tay đề cập sơ đồ tuyển dụng hiện nay nhƣ sau:
Sơ đồ 3.7 - Sơ đồ tuyển dụng
Nguồn: Sổ tay tuyển dụng nhân sự tại Công ty
Qua sơ đồ tuyển dụng có thể thấy Quy trình tuyển dụng còn khá sơ sài và có thể không đảm bảo chất lƣợng rà soát hồ sơ ứng viên. Nhƣ vậy đầu vào tuyển dụng không đảm bảo, dẫn đến kết quả tuyển dụng nhân lực về sau không đảm bảo chất lƣợng. Cần thiết phải có cơ chế rà soát, xây dựng lại Quy trình, sổ tay tuyển dụng nhân sự, đảm bảo thu hút đƣợc sự chú ý từ những nguồn nhân sự có chất lƣợng, có mô tả công việc theo từng vị trí, đồng thời thiết kê khung phỏng vấn phù hợp với từng vị trí hơn nữa.
3.2.4.2.4 Bố trí, sử dụng nhân lực
Đối với nhân viên mới, nhân sự sau khi phỏng vấn đạt yêu cầu sẽ đƣợc chuẩn bị thủ tục tiếp nhận từ Công ty. Tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển từ thời điểm phỏng vấn, nhân sự sắp xếp nhân lực vào vị trí trúng tuyển và phân bổ về các Phòng ban thiếu nhân sự. Qúa trình công tác tiếp tục cho đến khi có Quyết định điều chuyển, bố trí công việc từ Công ty, nhân sự nghỉ việc hoặc có đề xuất từ chính nhân sự (thƣờng rất hiếm trƣờng hợp nhân sự tự đề xuất ví trí mới).
Qúa trình thực hiện công việc chỉ đánh giá kết quả, hiểu quả công việc trong lần cuối năm, thời điểm xét duyệt khen thƣởng. Công tác thực hiện đánh giá chất lƣợng làm việc cả năm còn mang tính hình thức, thực hiện theo quy trình chứ chƣa phải chú trọng đến hiệu quả thực sự mà nhân sự đã thực hiện trong cả năm, dẫn đến việc bố trí, xem xét sử dụng nhân sự của Ban Lãnh Đạo không thực sự hiệu quả.
Những năm gần đây, hiệu quả làm việc của lao động giảm cũng một phần do việc đánh giá chất lƣợng lao động không thiết thực. Nhân sự thực sự cống hiến cũng đƣợc cào bằng nhƣ nhân sự chƣa có nhiều cống hiến chủ yếu để tính thƣởng cuối năm do đó chƣa tạo động lực đƣợc cho nhân sự chƣa cống hiến và khiến cho những nhân sự thực sự cống hiến cảm thấy không công bằng, từ đó cũng đình trệ công việc.
Ngoài ra, trong Công ty còn xảy ra tình trạng nhân sự quen biết hoặc ngƣời nhà sẽ nhanh đƣợc cất nhắc lên các vị trí làm việc chủ chốt, vị trí quản lý hơn là nhân sự thực sự có năng lực đi theo lộ trình thăng tiến. Đây thực sự là hạn chế lớn trong công tác bố trí, sử dụng nhân sự của Công ty.
3.2.4.2.5 Đánh giá về chất lượng lao động căn cứ vào cơ cấu lao động theo độ tuổi
Độ tuổi lao động cũng là một vấn đề Công ty cần quan tâm, nó phản ánh khả năng làm việc, năng suất lao động, sức đóng góp cho doanh nghiệp.
Bảng 3.12: Cơ cấu lao động thông qua độ tuổi lao động
(Đơn vị: Người)
Chỉ tiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
SL % SL % SL % Tổng số lao động 220 100 253 100 305 100 1. Dƣới 30 tuổi 102 46,36 126 49,8 152 49,84 2. Từ 30 đến 40 tuổi 41 18,64 53 20,95 77 25,24 3. Từ 40 đến 50 tuổi 63 28,64 65 25,69 70 22,95 4. Trên 50 tuổi 14 6,36 9 3,56 6 1,97 Nhận xét:
Qua Bảng 3.12, ta thấy lao động của Công ty dần đƣợc trẻ hoá, số lao động trên 50 tuổi giảm đi qua từng năm, phần lớn là lao động ở độ tuổi dƣới 30, đây là độ tuổi mà sức khỏe lao động tƣơng đối dồi dào và sung sức đảm bảo cho hoạt động của lao động trực tiếp của Công ty góp phần tăng hiệu quả, tăng năng suất lao động cho Công ty.
Bên cạnh đó, số CBCNV ở độ tuổi 30-40, 40-50 cũng chiếm tỉ lệ khá cao và trong số này có những ngƣời có trình độ, dày dạn kinh nghiệm. Họ là đội ngũ lao động chính, có năng lực, trình độ chuyên môn cao; do vậy đối tƣợng lao động này góp phần rất lớn trong hiệu quả hoạt động kinh doanh, mang lại doanh thu cao cho Côngty.
sự bổ sung lẫn nhau giữa kinh nghiệm và sức trẻ.3.2.3.2.4 Công tác tuyển dụng
Để có đƣợc đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn cao, vừa chuyên, vừa hồng thì công tác tuyển dụng lao động cần phải đƣợc chú trọng. Tại Công ty công tác tuyển dụng đƣợc lãnh đạo Công ty rất quan tâm, bởi lẽ theo quan điểm của lãnh đạo Công ty: “Nguồn nhân lực đầu vào tài sản giá trị nhất để duy trì và phát triển Công ty vững mạnh”. Với quan điểm nhƣ vậy Công ty đã xây dựng một quy trình tuyển dụng nhằm quy định cụ thể các bƣớc, các nguyên tắc trong quá trình tuyển dụng lao động vào làm việc tại Côngty. Quy trình tuyển dụng đƣợc mô tả nhƣ sau:
Trƣớc hết thành lập Hội đồng thi tuyển, thành phần gồm có: Giám đốc (phó giám đốc đƣợc giám đốc ủy quyền) là chủ tịch hội đồng; trƣởng phòng tổ chức hành chính hoặc trƣởng phòng kinh doanh là thƣờng trực hội đồng; trƣởng phòng, trƣởng bộ phận hoặc nhân viên nơi có nhu cầu tuyển dụng là ủy viên, thƣ ký hội đồng. Tùy vào tình hình hoạt động của mỗi công ty có quy trình tuyển dụng khác nhau, nhƣng Hội đồng thi tuyển tiến hành dựa vào các bƣớc cơ bản sau:
- Bước 1. Thông báo tuyển dụng: Thông báo, đăng tin tuyển dụng nhân lực trên các trang mạng Vietnamwork, timviecnhanh, Facebook, trên website của Công ty… Ngoài ra, tạo điều kiện cho nhân viên công ty đƣợc giới thiệu ngƣời thân, bạn bè của mình vào làm việc tại công ty, Công ty TNHH Môi trƣờng công nghiệp Xanh còn có mối quan hệ phối hợp với trƣờng chuyên nghành về môi trƣờng thông qua nhà trƣờng tổ chức các đợt sinh viên thực tập tại công ty, qua đó cung cấp thông tin việc làm cho sinh viên sau khi ra trƣờng.
Mặt tích cực của bƣớc này là tận dụng đƣợc các phƣơng tiện khoa học, công nghệ, thông tin đại chúng, các mối quan hệ giữa tổ chức và cá nhân trong công ty với tổ chức và cá nhân bên ngoài công ty, qua đó giúp tiết kiệm
đƣợc chi phí và thời gian, đảm bảo thông tin nhanh, gọn cho việc tuyển dụng.
- Bước 2. Tìm nhân lực phù hợp: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu chí tuyển dụng (Hồ sơ dự tuyển cần có: Đơn xin việc, ghi rõ vị trí dự tuyển, địa điểm mong muốn làm việc, công việc; bản sao công chứng bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ thể hiện trình độ nghiệp vụ; có kèm theo ảnh 3x4; Giấy khám sức khỏe trong thời gian không quá 6 tháng…). Tất cả các ứng viên có hồ sơ đƣợc lựa chọn sẽ thông báo lịch thi viết.
Ƣu điểm là việc sàng lọc phân loại, lựa chọn hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu, loại bỏ hồ sơ kém chất lƣợng, giúp tiết kiệm thời gian cho việc thi viết, phỏng vấn. Tuy nhiên hạn chế là bằng cấp ghi trong hồ sơ đôi khi không tƣơng thích với trình độ kinh nghiệm thức tế, hay có những ứng viên giỏi nhƣng trình bày hồ sơ chƣa tốt, ứng viên không tốt lại khai trong hồ sơ thiếu thành thật, dấu khuyết điểm.
- Bước 3.Thi viết:
Trƣớc khi thi viết, Hội đồng thi tuyển sẽ trao đổi rõ quy chế của công ty với ứng viên đến thi tuyển, viết cam kết:
+ Làm việc lâu dài tại công ty, ứng viên đƣợc lựa chọn một trong hai hình thức nộp bản gốc bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng hoặc tiền mặt, thời gian lƣu giữ bằng hoặc tiền là 5 năm, nếu ứng viên tự ý nghỉ việc trƣớc thời hạn trên sẽ phải bồi thƣờng mọi chi phí đào tạo cũng nhƣ chi phí do vi phạm quy chế.
+ Sẵn sàng đi công tác cơ sở từ 3 đến 5 năm để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ cũng nhƣ để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty. Trong quá trình đi cơ sở không đƣợc tự ý bỏ việc, nếu vi phạm sẽ chịu hình thức phạt của công ty và bồi thƣờng các chi phí đi lại, đào tạo…
Khi ứng viên đồng ý cam kết trên và quy chế của hội đồng thi tuyển thì mới tổ chức thi viết kiểm tra trình độ chuyên môn.
- Bước 4. Phỏng vấn:
vấn, cán bộ liên quan đến vị trí cần tuyền mộ nhân lực sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn ứng viên, để có thêm thông tin đánh giá khả năng, năng lực ứng viên có thực sự phù hợp với công việc cần tuyển.
+ Nội dung chính trong buổi phỏng vấn đánh giá khả năng làm việc (độc lập, theo nhóm), khả năng tƣ duy, giao tiếp, nắm bắt giải quyết vấn đề, khả năng tổ chức thực hiện công việc, kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ nhƣ quá trình học tập, kỹ năng, sở trƣởng…
+ Tùy từng ứng viên, vị trí cần tuyển có thể có nhiều hơn một buổi phỏng vấn.
Ứng viên đƣợc lựa chọn sẽ nhận đƣợc thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày phỏng vấn.
- Bước 5.Hoàn thiện hồ sơ sau khi trúng tuyển: Phòng Tổ chức hành chính sẽ thông báo tới các ứng viên trúng tuyển, hoàn thiện các thủ tục hợp đồng lao động thử việc; hƣớng dẫn cho ứng viên trúng tuyển hoàn tất hồ sơ bao gồm:
+ Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của chính quyền địa phƣơng trong vòng 01 năm);
+ Bản sao giấy khai sinh (có công chứng); + Các văn bằng, chứng chỉ liên quan;
+ Giấy khám sức khỏe (thời gian không quá 6 tháng); + Bản sao Chứng minh nhân dân;
+ Đơn xin việc; + 02 tấm hình 3x4.
* Ứng viên đƣợc tuyển dụng sẽ nhận đƣợc thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày phỏng vấn. Chế độ thử việc cho NL mới lao động gián tiếp phải trải qua thời gian thử việc ít nhất 2 tháng, vị trí tuyển dụng từ cấp phó phòng trở lên thời gian thử việc phải từ 3 tháng trở lên. Hết thời gian thử việc, ban giám đốc công ty thành viên và bộ phận trực tiếp quản lý NL phải đánh giá về
năng lực trình độ, khả năng thích nghi của NL, nếu đạt các tiêu chí quy định của công ty thì tiếp tục ký hợp đồng dài hạn và báo cáo Phòng Tổ chức hành chính và Ban Tổng giám đốc.
Các Chi nhánh luôn chủ động thực hiện đúng quy trình tuyển dụng NL của công ty tổng đề ra, xây dựng kế hoạch tuyển dụng NL sát đúng với thực tế công ty, nhất là bám sát theo mô hình tổ chức công ty. Trong tình hình nhiều doanh nghiệp trong nƣớc bị phá sản hoặc lâm vào tình trạng sản xuất đình đốn, dẫn đến NL xã hội dƣ thừa, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tuyển dụng NL bổ sung vào các vị trí chức năng còn thiếu và phần nhiều các DN bên ngoài đều giảm biên chế để cầm cự vƣợt qua thời kỳ khó khăn, thì nhiều công ty thành viên trong hệ thống đã tích cực bổ sung NL để phục vụ phát triển công ty.
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty Công ty TNHH Môi Trƣờng công nghiệp Xanh
Trong quy trình tuyển dụng NL, thời gian tiến hành bƣớc 2 thi viết đến bƣớc 3 phỏng vấn thƣờng kéo dài từ 5 đến 7 ngày (chấm điểm xong ra thông báo đƣợc trúng vào vòng thi phỏng vấn, hẹn ngày đến phỏng vấn). Ƣu điểm của cách làm này là giúp hội đồng thi tuyển có thời gian đánh giá kỹ từng phần thi, nhƣng nhƣợc điểm là mất nhiều thời gian, kinh phí tổ chức, đi lại, cho cả hội đồng và ứng viên, thời gian trống nhiều dễ dẫn đến tiêu cực trong tuyển mộ. Do quy định tiến hành công tác tuyển dụng trong Quý II, một số công ty đã tuyển mộ ồ ạt NL, dẫn đến chất lƣợng NL không cao, số sinh viên
Hội đồng thi tuyển
Thu nhận, sơ loại hồ sơ xin
việc Tổ chức thi viết Tổ chức kiểm tra, phỏng vấn Ra quyết định tuyển dụng
mới ra trƣờng còn thiếu kiến thức thực tế nên phải mất khoảng thời gian đào tạo, bồi dƣỡng quen việc…
3.2.4.2.6 Công tác đào tạo và hòa nhập nguồn nhân lực của Công ty
Trung bình mỗi năm, Công ty mở khoảng 02 lớp tập huấn ngắn hạn (thời gian từ 4 đến 6 ngày), nhằm bồi dƣỡng cho NL ở nhiều cấp, nhiều đối tƣợng thành phần khác nhau từ chi nhánh, công ty thành viên đến công ty mẹ, nội dung tập huấn xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, những kiến thức chuyên môn về quản trị, marketting, kỹ thuật, chiến lƣợc kinh doanh, văn bản quy định của Công ty…cần đƣợc phổ biến, thực hiện. Từ năm 2016 đến nay, đã tổ chức 07 buổi thuyết trình mời các chuyên gia kinh tế trong và ngoài nƣớc.
Đối với NL mới tuyển mộ, Công ty đã quy định rõ NL mới đƣợc học tập về các quy định và văn hóa công ty; phân công ngƣời có trình độ, kinh nghiệm trực tiếp hƣớng dẫn công việc ít nhất trong 2 tháng thử việc để nhanh chóng hòa nhập NL.
Ngoài ra Công ty đã tăng cƣờng tổ chức hoạt động giao lƣu văn hóa thể thao giữa các đơn vị nhằm nâng cao thể chất, tinh thần; xây dựng công ty TNHH Môi Trƣờng Công Nghiệp Xanh - sạch - đẹp, môi trƣờng làm việc đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau... Mỗi năm chi trung bình từ 160 đến 180 triệu đồng