CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng về năng lực cạnh tranh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn
3.2.3. Trình độ quản lý và cơ cấu tổ chức quản lý
Do đặc thù công ty là thƣơng mại vì vậy đội ngũ nhân lực không quá đông. Phong cách quản lý của Hoa Lâm vẫn theo phong cách đặc trƣng đơn giản của công ty vừa và nhỏ, đƣợc tổ chức theo mô hình chức năng với các phòng ban nhƣ sau: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Thu mua, Phòng Kho và Giao nhận.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Nhập khẩu và Phân phối Hoa Lâm
(Nguồn: Công ty TNHH Nhập khẩu và Phân phối Hoa Lâm )
Giám đốc công ty:
- Chức năng:
o Tiến hành lập lịch trình công việc cho từng bộ phận.
o Quản lý hoạt động và kiểm soát chất lƣợng hoạt động của công ty.
o Chịu trách nhiệm trƣớc luật pháp về vấn đề pháp luật.
o Trực tiếp phụ trách, điều hành lập kế hoạch, phƣơng hƣớng kinh doanh lâu dài cho Công ty.
o Xây dựng, tổ chức bộ máy quản lý, định biên nhân viên theo mô hình của Công ty.
- Quyền hạn và nhiệm vụ:
o Quản lý, ra quyết định về vấn đề tài sản của công ty.
o Ra các thông báo và quyết định vấn đề tuyển dụng và tăng lƣơng cho nhân viên.
o Cùng với kế toán quản lý tình hình tiền mặt .
o Ra các quyết định trung hạn, dài hạn và ngắn hạn cho công ty.
o Quyết định các hợp đồng mua bán, thanh toán, vay hay thế chấp của Công ty. Giám đốc Hành chính Kế toán Thu mua Kho và giao nhận Phòng kinh doanh
Kế toán
- Chức năng: Là ngƣời giúp việc cho giám đốc các vấn đề liên quan tới các bộ phận và vấn đề luân chuyển tiền tệ.
- Quyền hạn và nhiệm vụ:
o Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê kho định kỳ.
o Hoàn thành, lập báo cáo chừng từ sổ sách.
o Lập hóa đơn, giá trị gia tăng.
o Theo dõi công nợ phải trả, phải thu, hoàn thành các thủ tục liên quan tới thuế.
o Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán.
o Giao dịch với các ngân hàng, quỹ tín dụng để huy động vốn, đáp ứng vốn cho các hoạt động kinh doanh.
o Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.
Hành chính văn phòng
- Hoàn thiện hồ sơ thủ tục giấy tờ liên quan tới việc báo giá; Soạn thảo hợp động mua bán, vay, thế chấp hoặc thuê, hỗ trợ kế toán trong giao dịch với ngân hàng.
- Tiến hành mua sắm trang thiết bị cần thiết cho văn phòng. Quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn,… của Công ty.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Thu mua
- Tìm nguồn cung ứng, có uy tín từ nƣớc ngoài; Theo dõi tình hình công ty cung ứng.
- Tiến hành nhận mẫu hàng và phân tích hàng hóa trƣớc khi quyết định trình giám đốc về vấn đề mua lô hàng mới.
- Theo dõi sát sao lịch trình vận chuyển; Hoàn tất các thủ tục giấy tờ để đƣợc nhập lô hàng.
Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu mua các mặt hàng của công ty; Chăm sóc khách hàng hiện tại và phát triển mối quan hệ bền lâu.
Kho và giao nhận: Tiến hành giao nhận hàng theo lịch trình của giám
đốc phân công; Kiểm tra số lƣợng hàng hóa, và vấn đề bảo quản; Hoàn tất các thủ tục về nhãn phụ, nhãn chính cho sản phẩm; Có kế hoạch về tiếp nhận và giao hàng hợp lý; Phối hợp với bên giao nhận để kết hợp hàng hóa giao hàng cho các đối tác tiết kiệm chi phí một cách tối đa.
Chức năng mỗi phòng ban trong công ty thể hiện khá rõ ràng nhƣng qua phỏng vấn những ngƣời tác nghiệp trong các bộ phận, thấy rằng giữa các phòng ban chƣa kết nối với nhau bằng một hệ thống xuyên suốt, thống nhất nên việc quản lý thông tin giữa các bộ phận trong công ty đôi lúc khó khăn, việc triển khai các chiến lƣợc chính sách của công ty đôi lúc bị gián đoạn dẫn đến việc chậm trễ khi triển khai các chiến lƣợc kinh doanh. Ngoài ra, kết quả điều tra về sự hài lòng của khách hàng đối với các cán bộ quản lý của Công ty TNHH NK&PP Hoa Lâm cho thấy rằng khách hàng chƣa thực sự tin tƣởng ở Ban Giám đốc (chỉ 70% khách hàng cảm nhận đƣợc Ban Giám đốc của Hoa Lâm luôn tạo sự tin tƣởng, 30% khách hàng không có ý kiến).
Với quy mô của Công ty hiện tại thì cơ cấu tổ chức hiện nay đã đáp ứng đƣợc đầy đủ nhu cầu quản lý, tuy nhiên sự liên kết giữa các phòng ban còn yếu và vai trò của Ban giám đốc trong kinh doanh chƣa đƣợc chú trọng. Ban giám đốc mới chỉ quản lý chung mà chƣa sát sao vào công việc kinh doanh cụ thể, điều này gây ảnh hƣởng tiêu cực đến năng lực cạnh tranh của
Công ty và đặc biệt là hình ảnh Công ty đối với khách hàng. Một nguyên nhân nữa là do Công ty chƣa có bộ phận Marketing và Chăm sóc khách hàng chuyên biệt nên khá khó khăn trong công tác truyền thông cho khách hàng hiểu hơn về Công ty và Ban giám đốc.