1.4. Cấu trúc của văn hóa doanhnghiệp theomô hình Edgar H Schein
1.4.1. Yếu tố thứ 1: những giá trị văn hóa hữu hình
Đây là yếu tố có thể nhìn thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên bao gồm các hiện tƣợng và sự vật mà mọi ngƣời có thể nghe, nhìn và cảm thấy khi tiếp xúc với một tổ chức. Yếu tố cơ bản này có đặc điểm chung là chịu ảnh hƣởng nhiều của tính chất công việc kinh doanh của công ty, quan điểm của ngƣời lãnh đạo. Tuy nhiên, đây là các yếu tố dễ thay đổi và ít khi thể hiện đƣợc những giá trị thực sự trong văn hóa của doanh nghiệp. Các thực thể hữu hình mô tả một cách tổng quan nhất môi
trƣờng vật chất và các hoạt động xã hội trong một doanh nghiệp, bao gồm các hình thức cơ bản sau:
Thứ nhất: Cơ sở hạ tầng và kiến trúc đặc trƣng của doanh nghiệp
Đây đƣợc coi là bộ mặt của doanh nghiệp, kiến trúc và diện mạo luôn đƣợc các dokanh nghiệp quan tâm, xây dƣng.Những dấu hiệu đặc trƣng kiến trúc của một tổ chức gồm kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở.Phần lớn những công ty thành đạt hoặc đang phát triển muốn gây ấn tƣợng với mọi ngƣời về sự khác biệt, thành công và sức mạnh đều thể hiện bằng những công trình kiến trúc đặc biệt và đồ sộ.Những công trình kiến trúc này đƣợc sử dụng nhƣ biểu tƣợng và hình ảnh về tổ chức.
Những thiết kế nội thất cũng rất đƣợc các công ty, tổ chức chú ý. Từ những vấn đề rất lớn nhƣ tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng đặc trƣng, thiết kế nội thất nhƣ mặt bằng, quầy hàng, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, trang phục,… đến những chi tiết nhỏ nhặt nhƣ đồ ăn, vị trí công tắc điện, thiết bị và vị trí của chúng trong phòng vệ sinh,… tất cả đều đƣợc sử dụng để tạo ấn tƣợng thân quen, thiện chí và gây sự thu hút đối với khách hàng.
Thiết kế kiến trúc đƣợc các tổ chức rất quan tâm vì kiến trúc ngoại thất có thể có ảnh hƣởng quan trọng đến hành vi con ngƣời về phƣơng diện cách thức giao tiếp, phản ứng và thực hiện công việc.
Thứ hai: Các lễ kỷ niệm, lễ nghi và các sinh hoạt văn hóa của doanh nghiệp
Một trong những biểu trƣng của văn hóa doanh nghiệp là nghi thức và nghi lễ. Theo từ điển tiếng Việt, lễ nghi là toàn thể những cách làm thông thƣờng theo phong tục đƣợc áp dụng khi tiến hành một buổi lễ và nghi thức đƣợc hiểu là toàn bộ nói chung những quy định có tính chất nghiêm túc, theo quy ƣớc của xã hội hoặc theo thói quen, cần phải làm đúng trong các hoạt động xã hội nhƣ giao tiếp, ứng xử,… Đây là những hoạt động đã đƣợc dự kiến từ trƣớc và chuẩn bị kỹ lƣỡng dƣới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa-xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm đƣợc thực hiện định kỳ hay bất thƣờng nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức và thƣờng đƣợc tổ chức vì lợi ích của những ngƣời tham dự. Đặc điểm về hình thức và nội dung của nghi thức không chỉ thể hiện những giá trị và triết lý của văn hóa công
ty mà tổ chức muốn nhấn mạnh, chúng còn thể hiện quan điểm và cách tiếp cận của những ngƣời quản lý. Mức độ nghiêm túc trong việc thực hiện nghi thức là dấu hiệu phản ánh nhận thức của các thành viên về ý nghĩa và tầm quan trọng của các giá trị và triết lý của công ty đối với họ.
Ngoài ra, các lễ kỷ niệm cũng là hoạt động đƣợc các nhà quản trị coi nhƣ là một cơ hội để giới thiệu về những giá trị đƣợc tổ chức coi trọng và là một dịp đặc biệt để nhấn mạnh những giá trị riêng của tổ chức, nhằm nhắc nhở mọi thành viên ghi nhớ về n những giá trị của doanh nghiệp và là dịp tôn vinh doanh nghiệp, tăng cƣờng sự tự hào của mọi ngƣời về doanh nghiệp. Đây là hoạt động quan trọng đƣợc tổ chức thƣờng xuyên và tốn kém chi phí nhất.
Các sinh hoạt văn hóa nhƣ các chƣơng trình ca nhạc, thể thao, các cuộc thi trong các ngày lễ, dịp kỷ niệm là hoạt động không thể thiếu trong đời sống văn hóa. Các hoạt động này đƣợc tổ chức nhằm tạo cơ hội cho các thành viên tăng cƣờng sự giao lƣu, chia sẻ và hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong cùng một tổ chức.
Thứ ba: Ngôn ngữ, khẩu hiệu
Một dạng biểu trƣng quan trọng khác thƣờng đƣợc sử dụng để gây ảnh hƣởng đến văn hóa doanh nghiệp là ngôn ngữ.Ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp trong đời sống hàng ngày, do cách ứng xử, giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp quyết định.Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã sử dụng những câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu, ví von, ẩn dụ hay một sắc thái ngôn từ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể đến nhân viên của mình và những ngƣời hữu quan. Những ngƣời cùng làm việc trong một môi trƣờng có xu hƣớng dùng chung một thứ ngôn ngữ.
Khẩu hiệu là một câu nói ngắn gọn, sử dụng những từ ngữ đơn giản, dễ nhớ thể hiện một cách cô đọng nhất triết lý kinh doanh của một công ty.Vì vậy, chúng cần đƣợc liên hệ với bản tuyên bố sứ mệnh của tổ chức để hiểu đƣợc ý nghĩa tiềm ẩn của chúng.
Thứ tƣ: Biểu tƣợng, logo
Biểu tƣợng là bất kỳ thứ gì có tác dụng giúp mọi ngƣời nhận ra hay hiểu đƣợc thứ/điều mà nó hƣớng đến. Các công trình kiến trúc, các lễ nghi, khẩu hiểu đều
chứa đựng những đặc trƣng của biểu tƣợng, bởi thông qua những giá trị vật chất cụ thể, hữu hình, các biểu trƣng này đều muốn truyền đạt một giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong và làm cho mọi ngƣời tiếp nhận theo những cách thức khác nhau.
Một biểu tƣợng khác là logo đƣợc thiết kế để thể hiện hình tƣợng về một tổ chức, một doanh nghiệp bằng ngôn ngữ nghệ thuật. Các biểu tƣợng vật chất này thƣờng có sức mạnh rất lớn vì chúng hƣớng sự chú ý của khách hàng thấy một hay một vài chi tiết hoặc điểm nhấn cụ thể có khả năng diễn đạt đƣợc giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn tạo ấn tƣợng. Logo là loại biểu trƣng đơn giản nhƣng lại có ý nghĩa rất lớn nên đƣợc các doanh nghiệp rất chú trọng.
Ngoài ra, bài hát truyền thống, đồng phục cũng là những công cụ văn hóa tạo ra nét đặc trƣng cho văn hóa doanh nghiệp bởi những yếu tố này đã tạo ra sự đồng cảm, gắn bó giữa các thành viên. Các giai thoại, truyện kể, các tấm gƣơng điển hình đƣợc hình thành từ chính những sự kiện có thực điển hình về những giá trị, triết lý của văn hóa doanh nghiệp.Đây là những biểu tƣởng giúp các thành viên hiểu rõ hơn về văn hóa của tổ chức và tạo nên niềm tự hào của nhân viên về công ty của mình.
1.4.2. Yếu tố thứ 2: những giá trị được tuyên bố, chia sẻ
Đây là lớp bên trong của các yếu tố hữu hình, bao gồm những quy định, nguyên tắc, triết lý, chiến lƣợc, mục tiêu. Các giá trị này đƣợc hình thành trong quá trình phát triển, đƣợc coi là đặc trƣng của doanh nghiệp, đƣợc mọi ngƣời công nhận, lƣu giữ và thực hiện theo. Những giá trị đƣợc tuyên bố này cũng là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của nhân viên và đƣợc doanh nghiệp tuyên bố rộng rãi.
Thứ nhất: Tầm nhìn
Tầm nhìn là hình ảnh, tiêu chuẩn, hình tƣợng độc đáo và lý tƣởng, là trạng thái trong tƣơng lai mà doanh nghiệp mong muốn đạt đƣợc hoặc trở thành. Nhƣ vậy, tầm nhìn cho thấy bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp trong tƣơng lai với giới hạn về thời gian tƣơng đối dài và có tác dụng là phƣơng hƣớng chung để dẫn dắt mọi thành viên với hành động thống nhất để đạt đƣợc mục tiêu chung.
Thứ hai: Sứ mệnh và các giá trị cốt lõi
Sứ mệnh nêu lên mục đích tồn tại của doanh nghiệp và doanh nghiệp đang hoạt động vì điều gì?Ngoài ra sứ mệnh cũng nêu lên phƣơng thức một cách tổng
nền tảng hƣớng dẫn, định hƣớng các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy cả sứ mệnh và giá trị cốt lõi đều góp phần xác định con đƣờng, cách thức và các giai đoạn để đi tới tầm nhìn mà doanh nghiệp xác định.
Thứ ba: Mục tiêu chiến lƣợc
Sứ mệnh của các doanh nghiệp sẽ đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu chính, có tính chiến lƣợc.Các mục tiêu là điểm cuối của nhiệm vụ của doanh nghiệp, mang tính cụ thể và khả thi cần thực hiện thông qua các hoạt động của doanh nghiệp.Việc xây dựng các mục tiêu chiến lƣợc có ý nghĩa quan trọng với sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.Văn hóa doanh nghiệp là công cụ thống nhất mọi thành viên cùng nhận thức đƣợc về cách thức hoạt động trong quá trình triển khai, thực hiện các mục tiêu của công ty.
1.4.3. Yếu tố thứ 3: những giá trị ngầm định
Yếu tố cuối cùng là các ngầm định là lớp nền tảng sâu nhất của văn hóa doanh nghiệp. Các ngầm định là những suy nghĩ và trạng thái cảm xúc đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân và tạo thành nét chung trong tập thể tổ chức. Đây là những quy ƣớc bất thành văn tạo thành nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của các thành viên. Do có sự kiểm định qua thời gian và các thế hệ nên các quan niệm chung mang tính ngầm định rất khó bị thay đổi. Ở mức độ này, nhận thức của các thành viên trong doanh nghiệp đã đƣợc chuyển hóa thành nội lực (động lực), vì vậy họ ý thức và tự giác, tự chủ hơn trong bất kỳ hành động nào. E.Schein đã đƣa ra một hệ thống các giá trị ngầm định đƣợc thể hiện qua các mối quan hệ nhƣ sau:
Thứ nhất: Ngầm định về bản chất thực tế và sự thật
Một điều cơ bản trong mọi văn hóa doanh nghiệp là hệ thống ngầm định về những gì là sự thật và làm sao khám phá hoặc quyết định đâu là sự thật. Những giá trị đƣợc các thành viên chấp nhận thì sẽ đƣợc tiếp tục duy trì theo thời gian và dần đƣợc coi là đƣơng nhiên. Sau một thời gian, các giá trị này sẽ trở thành các ngầm định.Các ngầm định này tập trung vào lý giải làm thế nào để quyết định đâu là thông tin thích hợp và suy đoán từ những thông tin đó ra sao.
Thứ hai: Ngầm định về bản chất của thời gian và không gian
Cấu trúc văn hóa doanh nghiệp có thể đƣợc xây dựng dựa trên quan điểm về thời gian và không gian. Những ngầm định định nghĩa về thời gian một cách rất cơ bản nhƣ thời gian là gì, đƣợc đo lƣờng nhƣ thế nào, có những loại thời gian nào và
tầm quan trọng của thời gian đối với văn hóa doanh nghiệp. Schein định nghĩa ba loại hình tổ chức theo định hƣớng thời gian: quá khứ, hiện tại và tƣơng lai. Ông cũng nhận ra rằng phát triển kinh tế có liên quan đến định hƣớng về tƣơng lai.
Những ngầm định về không gian là xác định về không gian và sự phân loại không gian.Không gian mang ý nghĩa vật lý và cả ý nghĩa xã hội là cảm giác về sự giao tiếp.Những mức độ không gian khác nhau phụ thuộc vào từng nền văn hóa doanh nghiệp. Không gian cũng có ý nghĩa biểu tƣợng thông qua những cách bố trí không gian khác nhau nhƣ vị trí của ban quản trị luôn đặt ở vị trí cao nhất của tòa nhà, hay phòng làm việc của giám đốc thƣờng đƣợc trang trí kỹ lƣỡng. Đây là một trong những lý do giải thích vì sao sự xuất hiện của các phƣơng tiện giao tiếp hiện đại nhƣ email, các mạng xã hội ngoài việc giúp tăng năng suất hiệu quả trong công việc mà cũng gây ra sự lo lắng với các nhà quản trị khi mà mối quan hệ về không gian giữa các thành viên sẽ trở nên xa cách hơn.
Thứ ba: Những ngầm định về bản chất và hành vi của con ngƣời
Ngầm định về bản chất con ngƣời của Schein có phần tƣơng đồng với Thuyết X – Thuyết Y của Douglas Mc. Gregor. Ngầm định này định nghĩa con ngƣời là gì, bản chất con ngƣời là tốt, là xấu hay trung bình? Con ngƣời có thể hoàn hảo hay không? Các tổ chức khác nhau có quan niệm khác nhau về bản chất con ngƣời. Một số tổ chức con ngƣời đƣợc cho là lƣời nhác, tinh thần tự giác thấp trong khi ở một số tổ chức lại cho rằng bản chất của con ngƣời là mang tính tự chủ cao, có trách nhiệm và có khả năng sáng tạo tiềm ẩn. Các quan điểm khác nhau dẫn đến những phƣơng pháp quản lý khác nhau và có tác động đến nhân viên theo những cách khác nhau.
Cơ sở hành vi cá nhân trong tổ chức căn cứ vào thái độ, tính cách, nhận thức và sự học hỏi của mỗi ngƣời. Bốn yếu tố này là những yếu tố chủ yếu ảnh hƣởng đến hành vi cá nhân của tổ chức. Những ngầm định này xác định những gì là đúng để con ngƣời hành động trong mối quan hệ với môi trƣờng xung quanh nhƣ ở mức độ nào đƣợc coi là chủ động hoặc bị động. Ở phƣơng tây ngầm định chi phối là phải ủng hộ sự chủ động và quan tâm đến năng lực, sự cố gắng và thể hiện bản thân bằng cách nỗ lực đạt đƣợc những mục tiêu đƣợc giao phó trong khi đó ở phƣơng đông,
lại coi trọng vị thế, nên có lối sống để cố chứng minh bản thân thể hiện qua địa vị xã hội mà ngƣời đó có.
Dựa vào ba yếu tố văn hóa, E. Schein đã đƣa ra kết luận về cấu trúc các cấp độ văn hóa doanh nghiệp theo Hình 1.2 nhƣ sau:
Hình 1.2: Cấu trúc các cấp độ văn hóa doanh nghiệp (Nguồn: Schein, 2009)
Trong ba yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp, theo Schein (2004) bản chất của văn hóa doanh nghiệp là nằm ở những quan niệm chung ngầm định. Đây là lớp trong cùng và quan trọng nhất của văn hóa doanh nghiệp.Nói cách khác, các quan niệm ngầm định là chính là phần cốt lõi, quyết định bản chất văn hóa doanh nghiệp. Nếu chỉ cắt dọc theo các cấp độ văn hóa mà không giải thích đƣợc các giá trị và quan niệm ngầm định thì không thể thực sự hiểu văn hóa doanh nghiệp, nền tảng của văn hóa doanh nghiệp chỉ đƣợc thể hiện khi có thể chỉ ra các giá trị ngầm định trong mối liên hệ với hành vi con ngƣời. Phần cốt lõi này cũng không dễ nhận biết hoặc quan sát, mà phải đƣợc phân tích, đánh giá thông qua nhận thức và hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về nền tảng của văn hóa, từ đó có thể đề ra các giải pháp để phát triển văn hóa doanh nghiệp. Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức chỉ dừng lại ở hai yếu tố đầu tiên (những giá trị văn hóa hữu hình và những giá trị đƣợc tuyên bố, chia sẻ) chúng ta mới tiếp cận ở bề nổi, tức là có
Những giá trị văn hóa hữu hình:
- Kiến trúc, trang trí văn phòng - Lễ kỷ niệm, lễ nghi - Biểu tƣợng, logo … Những giá trị chia sẻ: - Tầm nhìn - Sứ mệnh, giá trị cốt lõi - Mục tiêu chiến lƣợc Những giá trị ngầm định: - Bản chất thực tế và sự thật - Thời gian và không gian - Bản chất và hành vi của con ngƣời
khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó sẽ hành động nhƣ thế nào, chỉ đến khi nắm đƣợc lớp văn hóa thứ ba thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ “làm gì” khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn.
1.5. Công cụ đánh giá văn hóa doanh nghiệp (Organizational culture assessment instrument – OCAI) assessment instrument – OCAI)
Công cụ đánh giá nghiên cứu văn hóa doanh nghiệp (OCAI) là một phƣơng tiện khảo sát đƣợc nhiều nhà quản trị sử dụng để tạo ra một hồ sơ văn hóa doanh nghiệp cụ thể. Công cụ này đánh giá sáu chiều kích thƣớc của văn hóa doanh nghiệp, dựa trên bộ khung lý thuyết về việc các tổ chức vận hành nhƣ thế nào và văn hóa của doanh nghiệp đó đƣợc dựa trên nền tảng trên những giá trị gì. Mục đích