assessment instrument – OCAI)
Công cụ đánh giá nghiên cứu văn hóa doanh nghiệp (OCAI) là một phƣơng tiện khảo sát đƣợc nhiều nhà quản trị sử dụng để tạo ra một hồ sơ văn hóa doanh nghiệp cụ thể. Công cụ này đánh giá sáu chiều kích thƣớc của văn hóa doanh nghiệp, dựa trên bộ khung lý thuyết về việc các tổ chức vận hành nhƣ thế nào và văn hóa của doanh nghiệp đó đƣợc dựa trên nền tảng trên những giá trị gì. Mục đích của bộ công cụ là xác định văn hóa hiện tại, và sau đó là xác định hình thức văn hóa doanh nghiệp mà các thành viên của tổ chức đó tin rằng họ nên xây dựng để đáp ứng với những đòi hỏi của môi trƣờng tƣơng lai và những thách thức mà doanh nghiệp đó phải đƣơng đầu. Đây là điểm khác biệt với mô hình các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp của E.Schein.Schein phân chia cắt lớp văn hóa doanh nghiệp thành những yếu tố khác nhau nhƣ vật thể, phi vật thể, các giá trị.Ông có cách tiếp cận độc đáo đi từ hiện tƣợng đến bản chất của nền văn hóa, giúp hiểu một cách đầy đủ và sâu sắc những bộ phận cấu thành văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhờ vào các yếu tố này, Schein mới chỉ ra đƣợc các đặc điểm của nền văn hóa mà chƣa đƣa ra đƣợc sự phân loại giữa các mô hình văn hóa khác nhau của các tổ chức khác nhau.
Cả bộ khung lý thuyết OCAI của Cameron và Quinn hay mô hình các yếu tố văn hóa doanh nghiệp của Schein đều có thể đƣợc dùng nhƣ một cách để chẩn đoán và đề xƣớng những thay đổi bƣớc đầu trong văn hóa doanh nghiệp mà các doanh nghiệp tạo ra trên bƣớc đƣờng phát triển, khi doanh nghiệp đó phải đƣơng đầu với áp lực của môi trƣờng bên ngoài. Theo Cameron & Quinn (2010), mỗi hồ sơ văn hóa doanh nghiệp đều phản ánh những đặc điểm bên trong, ví dụ nhƣ phong cách quản lý, kế hoạch chiến lƣợc, môi trƣờng làm việc, hệ thống khen thƣởng, tính chất của sự lãnh đạo, và những giá trị cơ bản của tổ chức. Sự thay đổi văn hóa, do vậy đòi hỏi những thành tố này phải đƣợc xác định và điều chỉnh.
Bộ công cụ này đƣợc khảo sát nhờ vào bảng câu hỏi. Các câu hỏi của OCAI nhằm đánh giá sáu đặc điểm chính của một nền văn hóa:
- Tổ chức lãnh đạo; - Quản lý nhân viên;
- Chất keo kết dính của tổ chức; - Điểm nhấn chiến lƣợc
- Tiêu chí của thành công.
Những ngƣời tham gia trả lời sẽ đƣợc yêu cầu chia 100 điểm cho bốn lựa chọn này, tùy vào mức độ mà những lựa chọn ấy gần giống với tổ chức mà các thành viên đang tham gia đánh giá. Mỗi câu hỏi có bốn khả năng lựa chọn:
* Loại phong cách A cho biết một nền văn hóa gia đình (Clan)
Văn hoá gia đình nhấn mạnh làm việc nhóm và sự phát triển của nhân viên, vì khách hàng cũng đƣợc coi nhƣ các đối tác. Hình thức này thúc đẩy một môi trƣờng làm việc có tính chất nhân văn, với mục tiêu quản lý là trao quyền cho nhân viên bằng cách thu hút sự tham gia, sự cam kết và lòng trung thành của nhân viên. Chúng ta thƣờng gặp văn hóa này trong việc quản lý ở các cộng đồng. Họ coi trọng ổn định nội bộ, thỏa mãn nhu cầu của các thành viên trong nội bộ hơn là xây dựng vị thế với các tổ chức bên ngoài khác.
Văn hóa gia đình, nhƣ bộ công cụ đã đánh giá, đƣợc mô tả là “một nơi làm việc thân thiện mà mọi ngƣời tự chia sẻ nhiều về bản thân mình” (Cameron & Quinn, 2011).Lãnh đạo đƣợc coi nhƣ ngƣời hƣớng dẫn, hay nhƣ hình ảnh của cha mẹ, vì lòng trung thành, truyền thống và sự cam kết đƣợc nhấn mạnh trƣớc hết. Qua làm việc nhóm, qua sự tham gia và đồng thuận của nhân viên, nhà lãnh đạo mong muốn tạo ra một không khí nội bộ quan tâm đến con ngƣời.
* Loại phong cách B cho biết một nền văn hóa sáng tạo (Adhocracy)
Thuật ngữ “sáng tạo” dựa trên từ ad hoc, để chỉ một đơn vị năng động, chuyên biệt và tạm thời. Mục đích của những tổ chức có nền văn hóa này là cải tiến và có thể thích nghi, vì thế không có hình thức tập trung quyền lực hay quan hệ dựa trên thẩm quyền. Trong một tổ chức nhƣ thế, quyền lực chuyển từ ngƣời này tới ngƣời kia hay từ nhóm công tác này sang nhóm công tác khác, tùy theo vấn đề đang đƣợc giải quyết là gì tại thời điểm đó. Do đó, cá nhân trong những tổ chức đó thƣờng là những ngƣời duy nhất phải chịu rủi ro, những ngƣời đã dự đoán trƣớc và hiểu rõ sự thay đổi.
Nền văn hóa này thƣờng thấy trong các công ty đa quốc gia, đặc biệt là các công ty phƣơng tây.Các tổ chức này thƣờng đã có thời gian hoạt động lâu dài, nhƣng vẫn luôn coi trọng vị thế của công ty với bên ngoài.Tổ chức có hệ thống chính sách quy định chi tiết để định hƣớng cho các hoạt động kinh doanh, và cũng luôn dành những nguồn lực tốt nhất cho việc phục vụ các đối tƣợng khách hàng cũng nhƣ cạnh tranh với các đối thủ bên ngoài.
* Loại phong cách C cho biết một nền văn hóa thị trƣờng (Market)
Trong bối cảnh ra đời của bộ công cụ này thì thuật ngữ “thị trƣờng” nhằm nói đến một kiểu tổ chức tự có thể vận hành y nhƣ thị trƣờng. Tổ chức này quan tâm chủ yếu đến môi trƣờng bên ngoài, vì nó tập trung vào những giao dịch với các đối tác bên ngoài ví dụ nhƣ các nhà cung cấp, khách hàng, các đơn vị cấp phép, các hiệp hội và đơn vị quản lý nhà nƣớc. Thị trƣờng vận hành chủ yếu thông qua trao đổi bằng tiền, vì vậy sự cạnh tranh và năng suốt của những tổ chức này phụ thuộc mạnh mẽ vào việc định vị mình trong thế giới bên ngoài và phụ thuộc vào sự kiểm soát từ bên ngoài.Đây thƣờng là văn hóa của các doanh nghiệp tƣ nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, những tổ chức mới đƣợc thành lập.
Phong cách tổ chức dựa trên cạnh tranh, mọi ngƣời luôn ở trong trạng thái cạnh tranh và tập trung vào mục tiêu.Trong tổ chức, danh tiếng và thành công là quan trọng nhất.Tổ chức luôn tập trung dài hạn vào các hoạt động cạnh tranh và đạt đƣợc mục tiêu.
* Loại phong cách D cho biết một nền văn hóa cấp bậc (Hierarchy)
Văn hóa thứ bậc nhấn mạnh một môi trƣờng tƣơng đối ổn định, nơi mà các nhiệm vụ và chức năng có thể hội nhập và phối hợp, tính đồng nhất trong sản phẩm và dịch vụ có thể duy trì đƣợc, công nhân và công việc là trong tầm kiểm soát.Chính vì vậy, mô hình văn hóa này thƣờng thấy trong văn hóa của các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp nhà nƣớc, các cơ quan sự nghiệp. Trong kiểu văn hóa này, thành công đƣợc định nghĩa bằng sự phối hợp giữa những ngƣời có quyền quyết định với một thẩm quyền rõ ràng, những quy tắc và quy trình đƣợc tiêu chuẩn hóa, và một cơ chế kiểm soát và giải trình trách nhiệm.
Văn hóa tổ chức gắn với văn hóa thứ bậc đƣợc đánh giá trong bộ công cụ này tạo thành nơi làm việc đƣợc cấu trúc chặt chẽ và có tính chất chính quy. Mọi ngƣời tuân theo quy trình, các nhà lãnh đạo thì phối hợp và tổ chức các hoạt động một
cách hữu hiệu nhằm duy trì một tổ chức có thể vận hành một cách đúng đắn. Ổn định, có thể đoán trƣớc, và có hiệu quả, là đặc điểm của những mối quan tâm lâu dài ở những tổ chức với nền văn hóa này.
Trong biểu đồ OCAI, điểm cao hơn nghĩa là giống nhiều hơn.Kết quả này đƣợc tính trung bình cho mỗi khả năng lựa chọn.Khi điểm số đƣợc xác định cho tất cả các lựa chọn này, nó sẽ đƣợc vẽ thành sơ đồ cho cả hai cột Hiện tại và Tƣơng lai (tức là văn hóa doanh ngiệp mà các thành viên mong muốn có). Biểu đồ này là hồ sơ văn hóa doanh nghiệp của một đơn vị và là một cơ sở quan trọng để khởi xƣớng một chiến lƣợc thay đổi văn hóa.
VH Gia đình VH Sáng tạo
VH Cấp bậc VH Thị trƣờng
LINH HOẠT
KIỂM SOÁT
HƢỚNG NỘI HƢỚNG NGOẠI
Hình 1.3: Mô hình văn hóa được đo lường bằng công cụ OCAI (Trích nguồn: Cameron & Quinn, 2011)
Văn hóa doanh nghiệp hiện tại
Ngoài ra, trong mô hình OCAI có thể nhận dạng các mô hình văn hóa doanh nghiệp theo cách tiếp cận đơn giản hơn. Mô hình đơn giản dựa trên hai chiều hƣớng của văn hóa doanh nghiệp. Thứ nhất, công ty này hƣớng nội hay hƣớng ngoại nhiều hơn. Một tổ chức hƣớng nội nhiều hơn là tổ chức coi trọng việc ổn định nội bộ hơn là xây dựng vị thế của tổ chức trong môi trƣờng cạnh trạnh khốc liệt, tổ chức coi trọng việc thỏa mãn nhu cầu của nhân viên trong tổ chức hơn là thỏa mãn yêu cầu của các đối tác bên ngoài. Ngƣợc lại, một tổ chức hƣớng ngoại là tổ chức coi trọng việc xây dựng vị thế của mình và thỏa mãn yêu cầu của các đối tác bên ngoài. Một tổ chức hƣớng ngoại không ngần ngại đổi mới tổ chức, thay đổi cán bộ, thậm chí giảm biên chế nhằm tăng vị thế cạnh tranh trong thị trƣờng. Thứ hai, công ty coi trọng tính linh hoạt hay tính chuẩn tắc nhiều hơn. Một tổ chức coi trọng tính linh hoạt thƣờng không tuân theo quy định, quy tắc chung. Họ thƣờng giải quyết vấn đề tùy theo từng tình huống cụ thể, từng mối quan hệ cụ thể. Điều quan trọng nhất là thực tiễn hành động của các nhà quản lý và nhân viên. Ngƣợc lại, một tổ chức có tính chuẩn tắc cao lại coi trọng xây dựng một hệ thống chính sách chi tiết và tuân thủ theo hệ thống chính sách đó. Chính vì vậy đôi khi, cách giải quyết không đƣợc linh hoạt vì hành động không chú trọng đến hoàn cảnh cụ thể của từng trƣờng hợp mà chỉ quan tâm chủ yếu tới việc tuân thủ những hƣớng dẫn và quy định chung. Kết hợp hai chiều hƣớng trên chúng ta cũng có bốn loại hình văn hóa doanh nghiệp khác nhau. Ví dụ nhƣ văn hóa gia đình là sự kết hợp giữa phong cách hƣớng nội và linh hoạt. Trong những doanh nghiệp này, họ coi trọng ổn định nội bộ, thỏa mãn nhu cầu của các thành viên trong nội bộ hơn là xây dựng vị thế cao hơn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng. Tuy nhiên, họ cũng khá linh hoạt trong giải quyết các vấn đề, quan tâm tới hoàn cảnh và các mối quan hệ cụ thể trong từng tình huống. Hoặc kết hợp phong cách hƣớng nội và chuẩn tắc chúng ta có mô hình văn hóa thứ bậc. Các tổ chức này coi trọng việc ổn định nội bộ, và tuân thủ các quy định, chính sách chi tiết khi giải quyết vấn đề hơn là tính tới các mối quan hệ và hoàn cảnh cụ thể của từng trƣờng hợp.
Thực chất các cấu trúc của văn hóa doanh nghiệp chính là hệ thống đƣợc thiết kế để đạt đƣợc mục tiêu kinh tế của doanh nghiệp. Tóm lại, dựa vào công cụ đánh giá OCAI có thể phân chia thành các mô hình văn hóa doanh nghiệp dựa trên sáu đặc tính cơ bản đƣợc trình bày trong Bảng 1.2.
Bảng 1.2 : Đặc điểm mô hình văn hóa doanh nghiệp theo công cụ đánh giá OCAI (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Văn hóa gia đình Văn hóa sáng tạo Văn hóa thị trƣờng Văn hóa cấp bậc Đặc điểm nổi trội Thiên về cá nhân, giống nhƣ một gia đình Tìm kiếm cái mới khác biệt, chấp nhận rủi ro Cạnh tranh theo hƣớng thành tích Cấu trúc và kiểm soát Tổ chức lãnh đạo Ủng hộ, tạo mọi điều kiện bồi dƣỡng nhân viên, là ngƣời cố vấn đầy kinh nghiệm của nhân viên
Sáng tạo, mạo hiểm, nhìn xa trông rộng Tích cực, phong cách quản lý định hƣớng kết quả Phối hợp, tổ chức theo định hƣớng hiệu quả Quản lý nhân viên Dựa trên sự nhất trí tham gia và làm việc nhóm Cá nhân chấp nhận rủi ro, đổi mới, tự do và độc đáo
Dựa trên năng lực thành công và thành tích Bảo mật, tuân thủ quy định của tổ chức và quản lý của ban lãnh đạo Chất keo dính của tổ chức Sự trung thành và tin tƣởng lẫn nhau Cam kết về sự đổi mới và phát triển Tập trung vào thành quả và mục tiêu hoàn thành Các chính sách và quy tắc của tổ chức Điểm nhấn chiến lược Phát triển con ngƣời, tín nhiệm cao Tiếp thu các nguồn lực, tạo ra thách thức mới Cạnh tranh và chiến thắng Thƣờng xuyên và ổn định Tiêu chí của thành công Phát triển nguồn nhân lực, quan tâm lẫn nhau và làm việc theo nhóm Các sản phẩm và dịch vụ độc đáo và mới mẻ Chiến thắng trên thị trƣờng, tăng khoảng cách với đối thủ cạnh tranh
Tin cậy, hiệu quả, chi phí thấp
Dựa vào sáu nhân tố trên để phân loại các mô hình văn hóa và cũng từ cơ sở trên, tùy từng loại mô hình mà Cameron và Quinn đƣa ra các giải pháp để quản lý văn hóa doanh nghiệp khác nhau (Cameron & Quinn, 2009)
Thứ nhất, với mô hình văn hóa gia đình có các giải pháp quản lý văn hóa tập trung vào:
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về tính đồng đội;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về các mối quan hệ cá nhân; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về việc phát triển nguồn nhân lực; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự hợp tác và cộng đồng; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về lòng trắc ẩn và sự chăm sóc.
Thứ hai, với mô hình văn hóa sáng tạo có các giải pháp quản lý văn hóa tập trung vào:
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự đổi mới và các mối quan hệ trong kinh doanh;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp hƣớng về tƣơng lai;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về cải tiến và sự thay đổi; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự sáng tạo;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự nhanh nhạy và linh hoạt.
Thứ ba, với mô hình văn hóa thị trường có các giải pháp quản lý văn hóa tập trung vào:
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự cạnh tranh;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về mối quan hệ với khách hàng; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự thành công;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên với sự tập trung cao; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về kết quả.
Thứ tư, với mô hình văn hóa cấp bậc có các giải pháp quản lý văn hóa tập trung vào:
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự phân tích hợp lý;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về sự minh bạch trong thông tin; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về việc đƣợc tín nhiệm cao;
- Quản trị văn hóa doanh nghiệp thiên về thực hiện thông qua các quy trình; - Quản trị văn hóa doanh nghiệp thông qua các thƣớc đo