1.6.1 Phát triển đội ngũ cán bộ quản trị
Văn hóa doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhiều về phong cách quản lý và văn hóa kinh doanh của đội ngũ cán bộ quản trị bởi vì họ chính là những người tạo ra văn hóa doanh nghiệp. Một nhân tố văn hóa thường khởi đầu từ triết lý kinh doanh của những người sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp. Nhân tố văn hóa đó muốn trở thành văn hóa của doanh nghiệp thì phải nhờ đội ngũ cán bộ quản trị doanh nghiệp. Mỗi nhà lãnh đạo sẽ có phong cách quản lý riêng nên dù một doanh nghiệp đã có một nền văn hóa doanh nghiệp truyền thống, lành mạnh, được nhân viên ủng hộ nhiệt tình và được xây dựng bởi các thế hệ cán bộ quản trị đi trước. Nhưng khi một
thế hệ cán bộ quản trị khác lên kế thừa doanh nghiệp thì văn hóa doanh nghiệp sẽ thay đổi nếu người cán bộ đứng đầu mới cho rằng văn hóa kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp không phù hợp với phong cách của họ, sự thay đổi đó có thể là kế thừa các giá trị văn hóa đã xây dựng và phát triển thêm hoặc có thể là thay đổi hoàn toàn nền văn hóa doanh nghiệp tồn tại từ lâu tùy theo nhận thức về văn hóa doanh nghiệp của đội ngũ cán bộ quản trị mới.
Phong cách quản trị được định nghĩa như sau: Nguyễn Ngọc Huyền "Phong cách quản trị là tổng thể các phương thức ứng xử (cử chỉ, lời nói, thái độ, hành động) ổn định của chủ thể quản trị với một cá nhân hoặc một nhóm người (đối tượng quản trị, khách hàng,…) trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản trị của mình”.(NXB ĐH Kinh Tế QD, 2013) .
Trong mỗi doanh nghiệp, phong cách của đội ngũ cán bộ quản trị đặc biệt là phong cách của người đứng đầu doanh nghiệp là rất quan trọng. Trong cả quan hệ đối nội cũng như đối ngoại mỗi cán bộ quản trị đều có thể ứng xử theo một trong các phong cách cụ thể là phong cách dân chủ, phong cách thực tế, phong cách tổ chức, phong cách mạnh dạn, phong cách chủ nghĩa cực đại hoặc phong cách tập trung chỉ huy. Phong cách quản trị của những nhà quản trị sẽ có ảnh hưởng và có tính quyết định đến sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp, đó là một nhân tố rất quan trọng mà người cán bộ quản trị có thể sử dụng trong việc định hình và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Phong cách quản trị và văn hóa kinh doanh, ứng xử…của nhà quản trị như thế nào thì sẽ tạo ra nền văn hóa như thế. Nhân viên bao giờ cũng để ý cách cư xử của cấp trên để đánh giá và học tập. Người cán bộ quản trị phải là tấm gương cho nhân viên trong mọi hoạt động. Các chính sách đề ra cán bộ quản trị phải gương mẫu thực hiện. Cán bộ quản trị cũng phải có những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống giá trị văn hóa để phát huy lợi thế của văn hóa dân tộc và tiếp thu những giá trị văn hóa học hỏi được từ bên ngoài. Chính vì thế dù trong lĩnh vực nào, cán bộ quản trị luôn phải là người đi đầu trong việc thực thi những mục tiêu đã đề ra để làm động lực gắn kết các thành viên trong doanh
Một doanh nghiệp có văn hóa kinh doanh hay không phụ thuộc rất lớn vào phong cách của đội ngũ cán bộ quản trị, từ đó tạo ra sự đồng tình và lôi kéo sự tham gia của đông đảo mọi người. Việc định hình và phát triển những chuẩn mực cho một doanh nghiệp, trách nhiệm trước hết thuộc đội ngũ cán bộ quản trị của doanh nghiệp đó. Về đối nội, nhà quản trị phải tập trung xây dựng được kế hoạch chiến lược, tuyển chọn nhân viên và sử dụng nhân viên hợp lý, xây dựng được quy trình hoạt động và tổ chức điều hành, tổ chức kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Trong đối ngoại, nhà quản trị phải tạo dựng được uy tín, thương hiệu riêng cho doanh nghiệp mình. Rõ ràng chất lượng của đội ngũ cán bộ quản trị trong mỗi doanh nghiệp là yếu tố hàng đầu quyết định thành công của doanh nghiệp đó. Vì vậy để phát triển văn hóa doanh nghiệp trước hết phải quan tâm phát triển đội ngũ cán bộ quản trị cả về năng lực chuyên môn và văn hóa giao tiếp, ứng xử.
Để phát triển đội ngũ cán bộ quản trị, mỗi doanh nghiệp cần phải lựa chọn được cho mình một đội ngũ cán bộ quản trị trung thành với sứ mệnh, với hệ thống các giá trị của doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ quản trị cần phải có đầy đủ các kỹ năng, có chuẩn mực hành vi đúng đắn và có thể truyền tải những điều đó đến cho mọi người. Đồng thời đội ngũ cán bộ quản trị phải là những người gương mẫu trong việc tuân thủ các quy tắc ứng xử, luôn đi đầu trong việc phát triển hệ thống các giá trị của doanh nghiệp và các chương trình đạo đức, có ý thức xây dựng và phát triển văn hóa của bộ phận do mình phụ trách. Bên cạnh đó cũng phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, khảo sát về năng lực, trình độ chuyên môn và nhận thức về VHDN của đội ngũ cán bộ quản trị để có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ cán bộ quản trị, tổ chức tham gia các lớp đào tạo để không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản trị, có chế độ đãi ngộ thích hợp với nhưng người thực sự có năng lực, phẩm chất tốt, có đóng góp nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời phải loại bỏ và thay thế những cán bộ quản trị không đủ năng lực chuyên môn cũng như trình độ văn hóa ra khỏi hệ thống để thay vào đó những người có đủ điều kiện, đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi về năng lực chuyên môn và trình độ văn hóa từng vị trí.
Như vậy chỉ khi doanh nghiệp nhận thức được vị trí, vai trò của đội ngũ cán bộ quản trị, từ đó quan tâm, hoạch định và thực hiện tốt các chính sách về thu hút nhân tài, đào tạo nâng cao, đánh giá, có chế độ đãi ngộ phù hợp cho từng vị trí cán bộ quản trị thì chất lượng đội ngũ mới cao, các quyết định mới được đảm bảo, hoạt động của doanh nghiệp mới đúng hướng và hiệu quả. Từ đó, vị thế của doanh nghiệp mới được cải thiện, văn hóa doanh nghiệp phát triển và hiệu quả kinh doanh được nâng cao.
1.6.2 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Nguyễn Ngọc Huyền “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa ở trình độ nhất định, được trao các trách nhiệm và quyền hạn cụ thể và được bố trí theo mô hình quản trị thích hợp nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản trị với hao phí nguồn lực ít nhất”. (NXB ĐH Kinh Tế QD, 2013).
Để phát triển văn hóa doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bởi vì, cơ cấu tổ chức làm nên một sự khác biệt lớn trong vấn đề quyết định hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp. Nếu cơ cấu tổ chức không tốt, thiếu khoa học, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân không rõ ràng, tính chuyên môn hóa không cao sẽ làm cho nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận trong doanh nghiệp bị chồng chéo, vừa không đem lại hiệu quả trong công việc vừa dễ nảy sinh những mâu thuẫn không đáng có gây ảnh hưởng xấu đến văn hóa chung của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ cấu tổ chức trong đó thể hiện sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể cả về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đồng thời có quy trình phối hợp nhiệm vụ giữa các cá nhân một cách hiệu quả và có tiêu chuẩn đánh giá các công việc rõ ràng, chính xác. Cơ cấu tổ chức tốt giúp cho việc phân công lao động được rõ ràng, nâng cao tinh thần trách nhiệm và khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ cho mỗi bộ phận cũng như từng nhân viên. Từ đó giúp hạn chế mâu thuẫn giữa các bộ phận trong quá trình thực thi nhiệm vụ và khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp. Ngoài ra, một
cơ cấu tổ chức tốt giúp hệ thống vận hành ít trục trặc, các bộ phận chức năng nhiệm vụ phối hợp nhịp nhàng và công việc quản lý của đội ngũ cán bộ quản trị cũng đạt hiệu quả cao hơn. Chính vì vậy, cần phải hoàn thiện việc phân công công việc và sự phối hợp công việc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để góp phần tạo được môi trường văn hóa lành mạnh xung quanh nhiệm vụ của các bộ phận, làm cho mỗi bộ phận hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình. Đó cũng chính là một trong những giải pháp để phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần phải quan tâm chú ý đến hoàn thiện việc phân công công việc giữa các bộ phận, phải quy định cụ thể chức năng nhiệm vụ các phòng ban, chi nhánh, phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng cho các phòng ban, quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Đồng thời cần tăng cường nghiên cứu áp dụng thủ tục, quy trình phối hợp nhiệm vụ giữa các bộ phận sao cho bộ máy tổ chức vận hành nhịp nhàng và hiệu quả nhất. Cần có các tiêu chuẩn đánh giá các công việc của các bộ phận, cá nhân rõ ràng để mọi người lấy làm căn cứ để thực hiện công việc của mình. Rà soát để loại bỏ những bộ phận không đem lại hiệu quả nhằm làm tinh gọn tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
1.6.3 Hoàn thiện các hệ thống chuẩn mực, các nội quy, quy định
Hệ thống chuẩn mực hành vi của một doanh nghiệp có thể được hiểu là một hệ thống những tiêu chuẩn, quy tắc, quy định về hành vi ứng xử mà một doanh nghiệp đưa ra để các thành viên trong doanh nghiệp thực hiện theo.
Hệ thống chuẩn mực hành vi ứng xử của một doanh nghiệp bao gồm quy tắc ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau, ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp với khách hàng, với bạn hàng và xã hội. Hệ thống chuẩn mực hành vi thường được biên soạn dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó phổ biến và điển hình nhất là các ấn phẩm, chúng có thể coi là nội quy, quy tắc, quy định, những hướng dẫn chi tiết, nghị quyết, các bản tuyên bố sứ mệnh, các khẩu
hiệu do doanh nghiệp biên soạn thành những tài liệu chính thức và sử dụng để giúp các thành viên có những hành vi, ứng xử đúng đắn và cũng là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá hành vi của các thành viên. Các chuẩn mực hành vi, ứng xử cũng có thể biên soạn thành các tài liệu như sổ tay hướng dẫn về đạo đức hay đơn giản chỉ là cẩm nang đạo đức. Với sự phát triển của các phương tiện thông tin, truyền thông hiện đại, các hình thức khác như băng hình, đĩa CD, VCD, trang web, thư điện tử… cũng có thể được sử dụng để thể hiện, phổ biến và giúp các thành viên tiếp cận và nhận thức tốt hơn về hệ thống các chuẩn mực hành vi đạo đức của doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức thể hiện đòi hỏi sự sáng tạo và cần có sự tham gia của các thành viên để làm tăng hiệu lực thực tiễn của các biện pháp truyền thông nhờ việc việc làm tăng tính sáng tạo, sự đa dạng về hình thức và làm cho cách diễn đạt phù hợp hơn với thói quen, trình độ nhận thức của các thành viên trong doanh nghiệp.
Hệ thống chuẩn mực hành vi có vai trò giống như kim chỉ nam, có nhiệm vụ truyền tải đầy đủ, chính xác và rõ ràng nội dung của văn hóa doanh nghiệp đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Giúp cho mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn và chính xác hơn về nội dung của văn hóa doanh nghiệp từ đó giúp họ có nhận thức đúng đắn, thống nhất về những gì cần làm, những điều nên và không nên, giúp họ có khả năng ra quyết định khi hành động, giúp mọi người có cơ hội điều chỉnh nhận thức, hành vi và hành động một cách đúng đắn trên cơ sở các giá trị trong văn hóa doanh nghiệp.
Các chuẩn mực hành vi nêu rõ các mong muốn mà doanh nghiệp đang vươn tới cũng như đòi hỏi mọi thành viên trong doanh nghiệp nhận thức rõ điều đó và thể hiện cụ thể trong hành vi lao động của họ. Chúng đề cao các giá trị hay hành vi mong muốn cũng như bác bỏ những hành vi vi phạm những nguyên tắc cơ bản nhất định. Chính vì thế, phát triển văn hóa doanh nghiệp cần phải hoàn thiện hệ thống chuẩn mực, các nội quy, quy định sao cho đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện, hệ thống các chuẩn mực nội quy cũng phải phù hợp với văn hóa kinh doanh của dân
bản sắc riêng của doanh nghiệp.
Để thực hiện việc truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến các thành viên được dễ dàng, hiệu quả thì nội dung của văn hóa doanh nghiệp cần được thể hiện thành những hình thức thông tin dễ hiểu, dễ chấp nhận và dễ thực hành, cần có những biện pháp và công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho quá trình nhận thức và hành động của các thành viên. Các chuẩn mực đó cũng phải thường xuyên được đánh giá xem xét và thay đổi cho phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng như định hướng phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình áp dụng các chuẩn mực, quy định các doanh nghiệp cũng cần phải có các biện pháp giám sát thích hợp, nhằm đảm bảo các giá trị văn hóa công ty được tôn trọng và thực thi một cách đúng đắn. Đó cũng là cách giúp các thành viên trong doanh nghiệp tiếp tục quá trình nhận thức, tích lũy kinh nghiệm, điều chỉnh hành vi và hoàn thiện phương pháp hành động theo chuẩn mực văn hóa mà doanh nghiệp đã thiết lập.
Việc xây dựng hệ thống các chuẩn mực hành vi ứng xử của một doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:
-Chuẩn mực hành vi phản ánh quan điểm, triết lý, phương châm hoạt động chủ đạo, mục tiêu tổng quát của một doanh nghiệp. Chúng được xây dựng như một bộ phận của các chính sách và biện pháp thực thi chiến lược, đồng thời ngược lại chúng cũng có tác động đến việc củng cố, hoàn thiện, phổ biến quan điểm, triết lý, phương châm, sứ mệnh của doanh nghiệp.
-Các tuyên bố đều nhấn mạnh sự nhận thức đầy đủ, đồng thuận, cam kết và tự nguyện của tất cả các thành viên đối với những giá trị được nêu ra.
-Vai trò của các thành viên được nêu cao và sự tham gia tích cực của họ vào việc thực hiện các quy định có ý nghĩa quyết định.
-Mối liên hệ giữa các quy tắc hành vi với mục tiêu tổng quát của các doanh nghiệp lả rất khăng khít. Các quy tắc về hành vi ứng xử được coi như những phương pháp hay phương tiện để đạt tới mục tiêu.
Hệ thống các chuẩn mực hành vi ứng xử được thiết kế là một tập hợp thống nhất các chuẩn mực cơ bản và chung nhất của doanh nghiệp, để có thể thực sự trở thành các chuẩn mực tác nghiệp đối với các thàn viên, chúng cần được chuyển hóa thành những tiêu chuẩn giao ước của thành viên, các đơn vị, bộ phận với doanh nghiệp. Qua hành động cụ thể muôn vẻ nhưng thống nhất của họ, các chuẩn mực hành vi ứng xử sẽ được thể hiện thành bản sắc riêng về giá trị và triết lý hành động của doanh nghiệp.
1.6.4 Phát triển các yếu tố hữu hình của văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp được biểu hiện ra trước hết nhờ các yếu tố hữu hình,