CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG THU MUA
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ
Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Hội đồng quản trị của Công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần
thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Giám đốc
Giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Người đại diện pháp nhân và tổ chức điều hành trong mọi hoạt động của công ty.Nghiên cứu, phân tích và xử lí các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
-Phòng nhân sự
Là phòng tham mưu, giúp việc choGiám đốc về công tác tổ chức nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của công ty. Lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị quyết định,... Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,... Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Kế toán – Tài chính:
Chức năng:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng trong toàn Công ty
- Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chínhtrong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty cổ phần.
Nhiệm vụ:
Công tác tài chính:
- Kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm.
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ.
- Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ.
- Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty để kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự toán, định mức chi phí trong sản xuất kinh doanh.
- Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
Công tác tín dụng:
- Căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế hoạch dụng trung và dài hạn.
- Kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực thuộc. - Tham gia đàm phán, dự thảo các hợp đồng của Công ty và hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong công tác ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn.
- Tổ chức bộ máy kế toán: căn cứ vào đặc điểm SXKD của Công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
- Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và từng đơn vị phù hợp.
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.
Công tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế:
- Thông qua báo cáo tài chính và theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị trực thuộc đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra tính trung thực của báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc trong Công ty.
- Tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định. Công tác xây dựng, phổ biến chế độ kế toán, tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế toán:
- Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định,chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Tài chính -Tín dụng - Kế toán và chính sách thuế.
- Dự thảo và xây dựng các quy chế về Tài chính -Tín dụng - Kế toán áp dụng trong toàn Công ty.
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ làm công tác tài chính kế toán.
Phòng Kỹ thuật
- Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty,có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho HĐQT, Giám đốc để triển
khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra giám sát của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công, chất lượng sản phẩm công trình xây dựng, phòng chống bão lụt, sáng kiến cải tiến, quản lý thiết bị thi công, quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Chủ trì lập biện pháp đấu thầu thi công công trình khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
- Chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn, theo dõi các đơn vị trực thuộc về công tác nghiệp vụ theo chức năng được giao để tổng hợp báo cáo kết quả đã kiểm tra xử lý trình Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
- Tư vấn thiết kế, giám sát các công trình theo ngành nghề kinh doanh của Công ty.
- Thường trực Hội đồng khoa học kỹ thuật và sáng kiến cải tiến kỹ thuật, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc công nhân hàng năm. Biên soạn tài liệu về công nghệ kỹ thuật để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên.
- Triển khai những tiêu chuẩn, quy trình quản lý chất lượng.
- Tổ chức thực hiện các phương án kỹ thuật và khai thác có hiệu quả thiết bị kỹ thuật được trang bị, đảm bảo cho việc sản xuất tại các đơn vị đạt chất lượng tốt, thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn vị đúng quy trình, quy phạm.
- Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong việc phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc tổ chức sản xuất và phục vụ kinh doanh.
- Quản lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phương án sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ và khi bị hư hỏng.
Ban phát triển kế hoạch
Ban phat triểnkế hoạchcó nhiệm vụ phân tích, tổng hợp và lập bản dự thảo kế hoạch hoạt động sao cho phù hợp với định hướng và chủ trương của doanh nghiệp, tổ chức theo từng thời kỳ. Trình bày bản dự
thảo kế hoạch hoạt động với Ban lãnh đạo. Kế tiếp tiến hành lập kế hoạch chính thức, trình duyệt kế hoạch với quản lý cấp trên. Phân chia chỉ tiêu kế hoạch cho các bộ phận có liên quan dựa trên tình hình thực tế và khả năng của từng bộ phận sao cho hợp lý.
Đưa ra đề xuất chương trình mục tiêu về quản lý hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức. Hàng năm cần lập kế hoạch cụ thể để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra cũng như xác định các hạng mục công việc cần hoàn thành trong năm đó
Ban quản lý dự án
Chức năng của phòng dự án là tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án. Đồng thời nghiên cứu, tìm ra phương án hiệu quả để phát triển các dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường
Tìm kiếm và khai thác dự án
Phòng dự án có nhiệm vụ xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch tìm kiếm, khai thác các dự án. Trực tiếp tổ chức và chỉ đạo việc khảo sát hiện trạng, từ đó tiến hành lập, đánh giá và trình duyệt dự án.
2. Xây dựng hồ sơ năng lực và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu khác Phòng dự án có trách nhiệm tổng hợp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu. Lập hồ sơ thầu hoặc hồ sơ đề xuất (trường hợp chỉ định thầu) và thực hiện các thủ tục đấu thầu.
Ngoài ra, còn chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu khác phục vụ cho việc đàm phán, thương lượng của Ban giám đốc với đối tác, liên quan đến các hoạt động đầu tư, liên doanh, liên kết thực hiện hiện dự án và việc ký kết các hợp đồng kinh tế.
3. Thực hiện những thủ tục cần thiết để thực hiện dự án
Tiến hành việc thống kê và phân tích các yêu cầu của khách hàng và của dự án, từ đó có cơ sở xác định mục tiêu chất lượng cần đạt được của dự án; tiến hành bàn giao dự án cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận thi công; truyền đạt các yêu cầu và mục tiêu đã được phê duyệt của dự án.
Phòng vật tư xnk
được biết đến là bộ phận chuyên phụ trách việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Bộ phận này có trách nhiệm lập danh sách các vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và kiểm soát số lượng cũng như chất lượng của vật tư.
1. Lập kế hoạch vật tư
Kế hoạch vật tư là một phần trong kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Đầu năm doanh nghiệp cần xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm và lập kế hoạch vật tư cụ thể cho năm đó.
Để sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp nào cũng cần phải có vật tư. Một doanh nghiệp có thể có đến hàng trăm, thậm chí là hàng ngàn loại vật tư khác nhau. Trong quá trình sản xuất, nếu thiếu dù chỉ một loại vật tư đi nữa, cũng có thể làm gián đoạn sản xuất, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, có kế hoạch vật tư cụ thể rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
Có thể thấy rằng vật tư mang tính quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Vì vậy, phòng vật tư sẽ phải lập kế hoạch mua sắm các loại vật tư thật chính xác để đảm bảo quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp. Đây chính là một trong những điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và gia tăng lợi nhuận.
Nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư tuy không quá phức tạp và chỉ là một thao tác nhỏ trong quá trình quản lý vật tư nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư trong các doanh nghiệp thường rất lớn. Mục tiêu khi lập kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại vật tư cho sản xuất, hạn chế tối đa tình trạng tồn kho vật tư quá lớn, nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
Phòng vật tư cần phải xây dựng hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo chất lượng vật tư không thay đổi trong quá trình lưu kho. Các loại vật tư cần được bảo quản theo đúng quy định và phù hợp với tính chất của mỗi loại vật tư, để đảm bảo được các đặc tính kỹ thuật vốn có của vật tư, hạn chế hư hỏng, giảm tối đa tỷ lệ hao hụt...
Tiến hành bố trí, sắp xếp vật tư trong kho hợp lý, khoa học, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát. Lựa chọn những nhân viên có đủ năng lực, trình độ chuyên môn, đồng thời phải am hiểu về các loại vật tư và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
3. Quản lý việc dự trữ vật tư trong kho
Trong quá trình lập kế hoạch vật tư, phòng đối ngoại sẽ phải tính toán được số lượng vật tư cần dự trữ bao nhiêu thì hợp lý. Doanh nghiệp không thể hoàn thành kế hoạch sản xuất nếu như cứ phải liên tục chờ đợi vật tư. Vì vậy phòng vật tư cần đảm bảo lượng tồn kho vật tư phù hợp để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Nếu để xảy ra tình trạng đình trệ do thiếu vật tư, sẽ dẫn tới việc doanh nghiệp không hoàn thành được các đơn hàng theo hợp đồng đã ký kết, điều này sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp.
Khi lập lập kế hoạch dự trữ vật tư, phòng vật tư cần phải đảm bảo đáp ứng đủ số lượng vật tư để quá trình sản xuất có thể diễn ra liên tục. Tuy nhiên, cần tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, khiến giá thành sản phẩm tăng lên. Vì vậy, phòng vật tư cần biết cách kết hợp hài hoà, để dự trữ đủ vật tư cho sản xuất với chi phí thấp nhất.
Phòng vật tư cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu đối với từng loại vật tư. Lượng vật tư hợp lý cần được dự trữ sẽ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Không để xảy ra việc dự trữ quá ít hoặc quá nhiều.
4. Quản lý việc cung ứng và sử dụng vật tư
Phòng vật tư sẽ dựa trên kế hoạch sản xuất để tính toán lượng vật tư cần cung cấp cho các xưởng sản xuất. Khuyến khích bộ phận sản
xuất sử dụng vật tư tiết kiệm, hợp lý. Chú ý đến việc giảm thiểu lượng