CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG THU MUA
2.3 Thực trạng công tác quản trị thu mua tại
2.3.3 Kiểm soát chi phí mua và giá mua nguyên vật liệu
2.3.3.1 Khả năng kiểm soát chi phí mua nguyên vật liệu
Việc theo dõi và kiểm soát tốt chi phí mua nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt sự ổn định và an toàn trong hoạt động sản xuất. Một chi phí mua hàng trên mỗi đơn vị hàng hóa mua vào càng thấp càng làm giảm giá thành sản phẩm, góp phần gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Ngân sách về chi phí của phòng mua hàng (hầu hết chiếm khoảng 1-2% tổng ngân sách của công ty) bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến tiền lương trả cho nhân sự mua hàng, an sinh xã hội và thuế, chi phí đi lại, chi phí điện thoại, chi phí văn phòng, chi phí hệ thống và chi phí tổ chức khác. Ngân sách này được kế hoạch từ đầu năm, sau đó được theo dõi và cập nhật và báo cáo thường xuyên trong suốt 28 quá trình hoạt động, nó hầu như sẽ không có những biến động mạnh hay sự gia tăng quá mức của chi tiêu cho hoạt động mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, các chi phí cho nhân viên thu mua sẽ không biến động mạnh từ năm này sang năm khác. Do đó ngân sách này là không quá phức tạp để quản lý
2.3.3.2 Khả năng quản lý chi phí làm hàng của nhà cung ứng
Trong khía cạnh kiểm soát sự gia tăng của giá, thì việc kiểm soát chi phí làm hàng của nhà cung ứng lớn, trung thành với công ty trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh là một yếu tố then chốt mang tính
chiến lược. Để làm được việc này đòi hỏi công ty phải có một hệ thống nhà cung cấp có quan hệ tốt ở tầm đối tác chiến lược, những nhà cung ứng này cần phải có năng lực và quy mô đủ lớn trên thịtrường. Từ đó có thể nắm bắt được chi phí làm hàng của nhà cung ứng, dự báo được sự biến động của chi phí sản xuất từ nhà cung ứng giúp cho bộ phận mua hàng đưa ra những kế hoạch mua hàng tốt nhất. Đặc biệt việc nắm bắt được hành vi chi phí của nhà cung ứng giúp bộ phận mua hàng xác định được nguồn gốc của chi phí thấp nhất có thể dẫn đến kết quả là đạt được chi phí thu mua thấp hơn cho mỗi đơn vị hàng hóa. Bộ phận mua hàng cũng có khả năng khuyến khích nhà cung ứng cải tiến công nghệ để giảm chi phí sản xuất,...
Mặc dù vấn đề này đóng vai trò rất quan trọng, tuy nhiên trong thực tế nó đang là một trong những mắc xích yếu của bộ phận mua hàng, từ thực tế nghiên cứu cho thấy mặc dù bộ phận mua hàng đang có một hệ thống nhà cung ứng lớn, nhưng chưa chú trọng đến việc thiết lập các mối liên kết rõ ràng và bền chặt với nhà cung ứng đặc biệt là nhà cung ứng trong nước. Vì vậy hiện nay bộ phận mua hàng mới chỉ có thể nắm bắt chi phí làm hàng, sự biến động của chi phí sản xuất để đưa ra kế hoạch mua hàng, chứ chưa có khả năng tác động đến hình thái chuổi giá trị của nhà cung cấp để tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, khuyến khích cải tiến công nghệ, điều phối hoạt động giữa công ty và nhà cung cấp nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành hàng hóa được mua
Vấn đề này xuất phát từ lý do khách quan là hiện tại công ty đang là đơn vị dẫn đầu thị trường và bộ phận mua hàng đang thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau .Việc không thiết lập các liên kết dọc với các nhà cung ứng nội địa trong chuổi cung ứng giúp bộ phận mua hàng dễ dàng chuyển đổi sang nguồn hàng nhập khẩu khi có giá cạnh tranh hơn. Tuy nhiên, xuyên suốt quá trình hoạt động mặc dù có những thời điểm
nguồn hàng nhập khẩu chào về với mức giá rất thấp với số lượng lớn nhưng công ty vẫn phải duy trì một tỷ lệ mua hàng nội địa với giá cao chiếm tỷ lệ tối thiểu 15%-20% tổng lượng hàng để hỗ trợ người trồng và tạo mối quan hệ với chính quyền các địa phương trong nước. Do đó việc thiết lập một mối liên kết dọc với nhà cung ứng nội địa trong chuổi cung ứng cũng rất cần thiết đối với công ty trong hiện tại.
2.3.3.3 Khía cạnh cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu
Dựa trên kết quả phỏng vấn các chuyên gia thì bộ phận mua hàng có khả năng cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu khi bộ phận mua hàng có được những phương thức mua hàng tốt và có thế mạnh đàm phán về giá đối với các nhà cung ứng hiện hành. Qua phân tích thống kê số liệu thực tế cho thấy đây là những khía cạnh mà bộ phận mua hàng được đánh giá khá cao với điểm trung bình lần lượt là 4,0690 và 3,9425.
Việc được các cấp quản lý có trình độ nghiệp vụ cao và nhiều kinh nghiệm đánh giá tốt, chứng tỏ trong quá trình mua hàng hóa nói chung và nguyên vật liệu nói riêng bộ phận mua hàng đã thể hiện rất tốt khả năng đàm phán để cắt giảm giá mua hoặc đã xây dựng được những chiến lược, phương án mua hàng tốt. Tuy nhiên, do những khía cạnh này cũng mang tính tình huống theo diễn biến của tình hình thị trường nên trong thực tế nghiên cứu không có bất kỳ một số liệu thứ cấp cụ thể nào được ghi nhận để có thể phân tích và đo lường thực tế thực hiện của bộ phận mua hàng.
Vì vậy để có thể tiếp cn được vấn đề, phân tích được những ưu nhược điểm từ đó tìm kiếm những giải pháp giúp hoàn thiện hơn khả năng cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu, tác giả sẽ đi vào phân tích quy trình mua và các phương thức mua nguyên vật liệu hiện tại của bộ phận mua hàng.