- Nhìn vào sơ đồ, ta có thể thấy cơ cấu tổ chức của bộ phận nhà hàng rất đơn giản và không rườm rà, nhờ vậy mối liên hệ giữa nhân
2.3.4Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách
a. Mô tả công việc
- Lễ tân cần dựa vào danh sách khách dự kiến trả phòng để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách đã có tên. Các hồ sơ phục vụ cho quá trình thanh toán là :
+ Hoá đơn sử dụng dịch vụ theo số buồng + Hoá đơn tổng hợp
+ Giấy tờ tuỳ thân của khách lưu trú b. Quy trình thực hiện
- Tập hợp hoá đơn sử dụng dịch vụ : Nhân viên lễ tân phải tập hợp lại các hoá đơn dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú có chữ ký xác nhận của khách và của bộ phận dịch vụ liên quan
- Lập hoá đơn tổng hợp : Nhân viên lễ tân phải nhập hết tất cả chi phí mà khách phải trả và tạo một tờ hoá đơn tổng hợp trên phần mềm khách sạn. Và sau đó in ra bỏ vào tập hồ sơ thanh toán mà nhân viên lễ tân đã chuẩn bị
c. Điều kiện và các yêu cầu khi thực hiện công việc
- Khách sạn cần có máy tính đã cài đặt sẵn phần mềm khách sạn - Cần trang bị máy in để in các loại giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục thanh toán cho khách
- Nhân viên lễ tân phải cẩn thận, nhập đúng và đủ các chi phí mà khách cần chi trả
d. Kết quả
- Tiết kiệm thời gian của khách
- Thể hiện tính chuyên nghiệp của khách sạn
- Có thời gian để kiểm tra lại tất cả chi phí, giấy tờ tuỳ thân của khách
e. Nhận xét
- Nhân viên lễ tân ở khách sạn Red Palace Hotel thực hiện quy trình chuẩn bị này rất tốt
- Chuẩn bị xong hồ sơ thanh toán thì nhân viên lễ tân cho vào phong bì có ghi số phòng và sắp xếp rất gọn gàng. Như vậy, khi thực hiện thanh toán sẽ không mất nhiều thời gian