1.8. Phương pháp đánh giá BSC
1.8.6. Duy trì việc cập nhật Thẻ Điểm
Thẻ điểm cân bằng không bao giờ thực sự hoàn thiện bởi vì việc kinh doanh của tổ chức không bao giờ thực sự hoàn thiện. Môi trường mà tổ chức hoạt động thay đổi không ngừng, những đối thủ cạnh tranh mới nhanh chóng bước vào thị trường từ khắp nơi trên thế giới, kho thông tin vô tận được cập nhật với tốc độ của thời đại internet khiến các khách hàng trở nên đòi hỏi hơn bao giờ hết, các nhân viên cũng đòi hỏi những vai trò thích hợp và mang tính thách thức hơn cho phép họ đóng góp thực sự vào thành công chung đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống bản thân. Tất cả những lực thúc đẩy này sẽ ảnh hưởng đến thẻ điểm cân bằng. Câu
26
hỏi đặt ra là : tổ chức sẽ làm thế nào để đảm bảo rằng thẻ điểm vẫn sẽ là một công cụ “ bách chiến bách thắng” của tổ chức có thể dựa vào đó trong suốt những giai đoạn thay đổi. Câu trả lời là tổ chức phải duy trì, nuôi dưỡng và phát triển thẻ điểm cơ sở hiện tại.
Duy trì Thẻ điểm cân bằng:
* Thiết lập các chính sách, thủ tục và quy trình thẻ điểm cân bằng
Để trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày trong tổ chức, thẻ điểm cần đến một số quy tắc, quy trình và thủ tục kinh doanh, để đảm bảo việc thực hiện chức năng diễn ra suôn sẻ, đặc biệt là trong giai đoạn đầu .
Danh sách một vài lĩnh vực cụ thể cần chú ý khi đưa hệ thống thẻ điểm vào hoạt động:
+ Lập kế hoạch chiến lược tầm xa: ở nhiều tổ chức, sau sự phát triển ban đầu của một thẻ điểm, thì họ lại trở về với các phương pháp trước đây của mình. Hãy làm việc với nhóm hoạch định chiến lược để xác định vai trò của thẻ điểm trong quy trình tiến về phía trước, đảm bảo rằng nó được duy trì như công cụ chính để thực hiện tốt hiệu quả chiến lược.
+ Phát triển thẻ điểm hàng năm: thẻ điểm cân bằng được thiết kế để trở thành một công cụ linh hoạt và năng động, có thể điều chỉnh một cách dễ dàng tùy theo các thay đổi xảy ra trong hoạt động kinh doanh.vì thế đừng đợi đến phút cuối mới ráp lại thành một lịch trình, hãy soạn thảo một lịch trình thời gian vào đầu quy trình dành cho những người tham gia để họ biết và tự lên lịch xây dựng thẻ điểm cho chính mình.
+ Lịch làm báo cáo: Việc phổ biến rộng rãi lịch làm thẻ điểm là rất quan trọng. Rất có khả năng một số dữ liệu thẻ điểm không đến trực tiếp từ hệ thống nguồn. Dữ liệu đó sẽ phải được thu thập và nhập vào hệ thống báo cáo. Vì thế những người chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu phải ý thức được lịch báo cáo cũng như tầm quan trọng của việc nộp dữ liệu đúng hạn và chính xác.
* Thu thập dữ liệu cho thẻ điểm cân bằng:
Việc thu thập và nhập dữ liệu vào hệ thống báo cáo thẻ điểm của tổ chức thường gặp phải nhiều thách thức:
27
+ Vấn đề đầu tiên là không biết dữ liệu có sẵn hay không: lời khuyên đưa ra cho vấn đề này là hãy tập trung vào các thước đo mà tổ chức có và dành thời gian cũng như công sức cần thiết để phát triển các quy trình nhằm lấy được những dữ liệu.
+ Rào cản tiếp theo là các “ lời bào chữa”: “Các báo cáo nguồn vẫn chưa được làm xong”, “ tôi đang đợi một con số nữa từ phòng kế toán”, “ Tôi nghĩ phép tuần trước và vẫn đang cố bắt kịp công việc”! Một số lời bào chữa là hợp lý và có thể cho thấy rằng việc tái thiết kế lại các quy trình là cần thiết. Cách đáng tin cậy nhất để đảm bảo một quy trình thu thập dữ liệu suôn sẽ là làm cho nó càng nhẹ nhàng đối với những người bị ảnh hưởng càng tốt. Vì vậy mà việc thiết kế và phân phối một bảng mẫu thước đo tùy chỉnh sẽ có tác dụng lớn trong việc đảm bảo sự tuân thủ của những người sở hữu dữ liệu. Hãy phát triển một biểu mẫu cho từng người sở hữu thước đo và phân phát chúng qua hệ thống điện tử, một khi đã được hoàn thành, biểu mẫu đó sẽ được gửi qua thư điện tử tới người quản trị hệ thống thẻ điểm và người này sẽ có trách nhiệm nhập dữ liệu và công cụ báo cáo thẻ điểm.
* Cập nhật các thành phần cốt lõi của thẻ điểm: Các mục tiêu, thước đo và các chỉ tiêu. Sẽ là một ý kiến rất hay nếu tổ chức kiểm tra lại thẻ điểm ít nhất một lần/năm và xác định xem liệu những thành phần chủ chốt của nó liệu có còn phù hợp với chiến lược của tổ chức hay không.Hàng năm, các tổ chức đều tiến hành hoạch định chiến lược, ngân sách và kế hoạch kinh doanh một lần, họ có thể đưa thẻ điểm vào những hoạt động này với tư cách là một quy trình quản lý chủ chốt. Thăm dò các nhân viên là một phương pháp tuyệt vời để thu thập các phản hồi của họ về việc sử dụng thẻ điểm và những chi tiết có thể cần cải tiến. Minh họa dưới đây trình bày một mẫu phiếu điều tra gồm những câu hỏi mà tổ chức có thể phát cho các nhân viên ít nhất là hàng năm để đảm bảo việc thu thập những phản hồi diễn ra như mong muốn
* Thông qua mẫu thẻ điểm này tổ chức có thể biết thêm những thông tin sau : Liệu thẻ điểm có đang thực hiện tốt chức năng thông báo chiến lược của tổ chức đến các nhân viên và cung cấp cho họ một cái nhìn rõ ràng như dự tính hay không (Mục tổng điểm đánh giá của nhân viên) Các như các ý kiến đóng góp có giá trị của nhân viên cho sự đóng góp của thẻ điểm ( Mục Bình luận thêm).
28
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ chiến lược BSC
(Nguồn: The Balanced Scorecard, Robert S. Kaplan, David P.Norton, 2010)
29
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH NHỮNG CĂN CỨ HÌNH THÀNH CHIẾN LƯỢC KINH DOANHCỦACÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I