Căn cứ Quyết định số 347/QĐ-STNMT ngày 25/03/2019 của Sở Tài nguyên và môi trường về việc đặt hàng văn phòng đăng ký đất đai thực hiện
Bảng 4.3. Biểu thống kê khối lượng thửa đất cần thực hiện và bản đồ, số bộ tại VPĐK chi nhánh Số thửa đất đã cấp GCN Số Số Đơn vị thửa thửa hành trên đất đã chính bản đồ cấp GCN Xã Na 8,624 5,174 Mao
(Nguồn VPĐK đất đai huyện Đại Từ, năm 2019)
Xã Na Mao đã thực hiện đăng ký, cấp GCN, đăng ký biến động đất đai. Hiện nay xã đang trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu, cập nhật thông tin về đất đai. Quá trình xây dựng gồm 11 bước như sau:
Hình 4.1 Sơ đồ quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính
Bước 1: Công tác chuẩn bị
Gồm những nội dung công việc: - Lập kế hoạch thực hiện;
Xây dung phương án, kế hoạch thực hiện kiểm kê đất đai trên địa bàn xã Na Mao,
Thành lập tổ công tác kiểm kê đất đai và xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2019 của xã do chủ tịch UBND làm tổ trưởng các thành viên gồm các cán bộ địa chính, thống kê, nông nghiệp, trưởng khu phố.
Cử cán bộ tham dự tập huấn chuyên môn nghiệp vụ do sở TNMT tổ chức. Phổ biến, quán triệt nhiệm vụ đến các cán bộ và tuyên truyền cho người dân về chủ trương, kế hoạch kiểm kê.
- Chuẩn bị vật tư, thiết bị, dụng cụ, phần mềm phục vụ cho công tác xây dựng CSDLĐC;
Để phục vụ tốt cho công tác xây dựng CSDLĐC thì vật tư, thiết bị, dụng cụ chuẩn bị đầy đủ, kiểm tra chất lượng dụng cụ chọn ra những thiết bị dụng cụ tốt nhất cụ thể:
- Máy Scan A3 : 02 bộ
- Máy Scan A4 : 02 bộ - Máy in A4 : 01 cái
- Máy tính xách tay đã cài đặt phần mềm Gcadas, Villis 2.0 : 06 bộ
- Trang thiết bị, dụng cụ cần thiết khác trong quá trình sản xuất Để trong quá trình thực hiện đạt được kết quả chính xác nhất. Để đảm bảo việc tích hợp dữ liệu đồ họa về thửa đất với dữ liệu thuộc tính về chủ sử dụng và hiện trạng sử dụng đất, đã sử dụng hệ thống các phần mềm Microstation SE, Microstation V8I, Bộ Microsoft office, FAMIS, Gcadas, VILIS 2.0, VBDLIS.
- Chuẩn bị nhân lực, địa điểm làm việc.
UBND xã Na Mao và sở TNMT kết hợp với Công ty TNHH MTV Trắc địa bản đồ đơn vị tư vấn đã thực hiện nhiệm vụ việc kiểm kê đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính tại văn phòng đăng kí đất đai huyện Đại Từ.
Bước 2: Thu thập tài liệu
+ Bản đồ địa chính
Hệ thống bản đồ địa chính Xã Na Mao, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên hiện gồm 53 mảnh bản đồ tỉ lệ 1/1000 được thành lập 2015-2016, theo đúng quy phạm xây dựng và thành lập bản đồ địa chính do Nhà nước ban hành.
Theo hệ thống tọa độ quốc gia VN-2000 phủ trùm toàn bộ khu đo, tài liệu này chủ yếu phục vụ công tác khảo sát lập lưới khống chế địa chính và lưới đo vẽ.
Hệ thống bản đồ địa chính số xã Na Mao thiết lập trên nền Microstation. Trong các năm từ 2012 đến nay các dữ liệu được cập nhật liên tục, tuy nhiên số liệu chưa được chuyển về một bản vẽ thống nhất, các lớp thông tin phân loại không theo chuẩn của dữ liệu địa chính. Nhiều dữ liệu bản đồ địa chính chưa được cập nhật dẫn tới lạc hậu. Dữ liệu đăng ký hầu hết ở dạng giấy truyền thống đã chuyển sang dạng số, nhưng manh mún và phân tán. Tuy đã ứng dụng phần mềm nhưng dữ liệu chủ yếu phục vụ việc in ấn Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ sách trong hồ sơ địa chính chưa phải là các hệ thống thông tin quản lý phục vụ đa mục tiêu. Mặt khác, trong những năm trước sử dụng nhiều giải pháp công nghệ khác nhau cho từng địa bàn, dữ liệu lại chưa đầy đủ thì chưa thể quản lý tổng hợp được ở quy mô toàn tỉnh.
+ Bản đồ quy hoạch sử dụng đất;
+Bản Photo GCN và các tài liệu liên quan, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp GCN, sổ đăng ký biến động đã lập;
+ Bản đồ hiện trạng sử dụng đất các kỳ (số, giấy).
+Danh sách các thửa đã được cấp đổi GCN, các thửa chưa được cấp GCN;
+ Tài liệu điểm khống chế đo đạc, dữ liệu địa danh và ghi chú;
+ Dữ liệu thông tin in GCN lần đầu trên phần mềm Vilis theo từng xã có
từ 2016 ( có thể tận dụng để rà soát, cập nhật, bổ sung dữ liệu địa chính)
+ Bản lưu GCN, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp GCN, sổ đăng ký biến động đã lập;
-Phân tích, đánh giá tài liệu sử dụng:
+ Hệ thống sổ sách đang quản lý trên địa bàn xã Na Mao chủ yếu quản lý dưới dạng giấy các thông tin chủ yếu được hình thành từ năm 1996 đến nay qua các dự án đo đạc, cấp GCN. Về cơ bản công tác cấp đổi, cấp mới GCN, đăng ký biến động đã được cập nhật vào sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận, sổ đăng ký biến động.Tuy nhiên việc cập nhật chưa liên tục, triệt để, mặt khác các loại sổ sách này mới ở dạng dữ liệu giấy
+ Tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính là bản đồ địa chính, thông tin bản đồ được cập nhật chỉnh lý biến động chủ yếu từ giai đoạn chuyển về văn phòng 1 cấp đến nay và đã có dữ liệu thuộc tính dạng số. Tài liệu chủ yếu để xây dựng dữ liệu thuộc tính là bản lưu GCN và sổ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo như sổ hộ khẩu và chứng minh thư nhân dân.
Trên cơ sở đánh giá tài liệu và công tác lưu trữ tài liệu lập kế hoạch thi công chi tiết: xác định thời gian, địa điểm, khối lượng và nhân lực thực hiện của từng bước công việc
Bước 3: Rà soát, đánh giá, phân biệt và sắp xếp tài liệu, dữ liệu.
Trên thực tế qua khảo sát và thu thập thông tin ban đầu từ Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đại từ, cán bộ địa chính xã Na Mao. Đối soát các thửa đất trên bản đồ địa chính để xây dựng dữ liệu không gian so với hồ sơ đăng ký và bản lưu GCN tại xã. Các thửa đất trên địa bàn xã được phân loại như sau:
+ Thửa đất loại A: Thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận chưa
có tài
sản gắn liền với đất;
Ví dụ: Bà Lê Thị Thu Thảo ở xóm Đoàn Kết xã Na Mao có thửa đất đã được cấp GCN nhưng thửa đất chưa xây dựng nhà ở nên đây vẫn là thửa đất chưa có tài sản gắn liền với đất
+ Thửa đất loại B: Thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận có tài sản gắn
liền với đất;
Ví dụ: Bà Bùi Thị Bưởi ở xóm Khuân U xã Na Mao có thửa đất đã được cấp GCN thửa đất này bà đã xây nhà cho con trai ở, nên thửa đất này là thửa
đất có tài sản khác gắn liền với đất
+ Thửa đất loại C: Bao gồm nhiều thửa đất nông nghiệp được cấp chung
cùng một Giấy chứng nhận;
Ví dụ : Ông Hoàng Tiến Đạt ở xã Na Mao có 4 thửa đất nông nghiệp ông đã cấp chung trên cùng một giấy chứng nhận cho tiện cất giữ giấy tờ
+ Thửa đất loại D: Căn hộ, văn phòng, cơ sở dịch vụ - thương mại trong
nhà chung cư, nhà hỗn hợp đã được cấp Giấy chứng nhận i;
Ví dụ : Văn phòng công chứng được xây dựng và làm đủ thủ tục giấy tờ theo quy định của nhà nước đã được cấp GCN
+Thửa đất loại E: Thửa đất mà người dân đã sử dụng từ lâu nhưng chưa
được cấp Giấy chứng nhận hoặc đang xảy ra tranh chấp không được cấp Giấy chứng nhận .
Ví Dụ : Chị Phạm Thị Quyến đã sử dụng mảnh đất này từ rất lâu gần nhà Anh Vũ Văn Tuấn nhưng chưa được cấp GCN và mảnh đất này đang xảy ra tranh chấp
- Hoàn thiện hồ sơ địa chính:
Xác minh để bổ sung về những nội dung thông tin (nguồn gốc sử dụng, mục đích sử dụng...) chưa phù hợp với quy định hiện hành để hoàn thiện hồ sơ địa chính
Tổ công tác đã xác minh bổ sung thông tin nguồn gốc sử dụng, mục đích sử dụng những thửa đất của hộ gia đình chưa phù hợp với quy định hiện hành
Chỉnh lý tài liệu của hồ sơ địa chính (trừ tài liệu đo đạc) được lựa chọn sử dụng cho việc cập nhật cơ sở dữ liệu về những nội dung thông tin (nguồn gốc sử dụng, mục đích sử dụng...) theo kết quả điều tra bổ sung;
Tổ công tác đã chỉnh lý bao gồm sổ địa chính hồ sơ đăng ký biến động đất đai cập nhật những nội dung thông tin theo kết quả điều tra bổ sung.
Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính số hoặc tài liệu đo đạc khác đã sử dụng (nơi không có bản đồ địa chính) trong các trường hợp như sau:
Bước 4: Xây dựng dữ liệu không gian địa chính
Được xây dựng trên cơ sở thu nhận kết quả của quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính và các nguồn dữ kiệu không gian địa chính khác có liên quan.
- Mỗi đối tượng địa chính (thửa đất, tài sản trên đất và các đối tượng
khác) là duy nhất trong gói dữ liệu không gian theo phạm vi đơn vị hành chính cấp xã.
- Đối tượng không gian địa chính phải có kiểu hình học theo quy định của chuẩn dữ liệu địa chính (thửa đất được tạo từ quan hệ Topology giữa các ranh giới thửa đất kế cận, tài sản trên đất phải có kiểu vùng, chỉ giới quy
hoạch có kiểu đường...
- Đối tượng không gian được gán đủ các trường thuộc tính theo quy định.
+ Nội dung chuẩn hóa dữ liệu không gian địa chính bao gồm:
- Chuẩn hóa đảm bảo tính duy nhất của thửa đất không gian trong đơn vị hành chính cấp xã tương ứng với hồ sơ cấp giấy chứng nhận hoặc đăng ký biến động. Những thửa đất quá lớn nằm trên nhiều mảnh bản đồ (thường là khu chung cư, đất tổ chức) phải tổng hợp thành một thửa với các thuộc tính thửa đồng nhất với thông tin thuộc tính trong hồ sơ cấp giấy chứng nhận.
Bước 5: Xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính
Gán các thông tin địa chính ban đầu cho từng thửa đất thực chất là quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ. Các thông tin này bao gồm:
+ Tên chủ sử dụng đất
+ Số thứ tự thửa đất
+ Địa chỉ thửa đất
+ Diện tích pháp lý thửa đất
Để thuận tiện cho quá trình liên kết cơ sở dữ liệu sau này nên để các thông tin này thành các lớp khác nhau. Thông tin thuộc tính dùng để xây dựng cơ sở dữ liệu trên có thể lấy từ sổ mục kê giấy, từ số liệu đo đạc bản đồ…
Tiến hành xây dựng dữ liệu thuộc tính, cấu trúc bảng thông tin thuộc tính địa chính được nhập vào bảng Excel gồm:
- Nhóm Thửa đất: Số tờ, Số thửa, Diện tích, Diện tích pháp lý, Địa chỉ thửa đất, MĐSD KK, MĐSD GCN, Là sử dụng chung, Thời hạn sử dụng, Nguồn gốc sử dụng.
-Nhóm chủ sử dụng/ chủ sở hữu: Họ và tên chủ hộ, Năm sinh, Giới tính, Loại giấy tờ, Số giấy tờ, Ngày cấp, Nơi cấp, Địa chỉ thường trú, Dân tộc, Quốc tịch, Họ và tên vợ/chồng, Năm sinh, Giới tính, Loại giấy tờ, Số giấy tờ, Ngày cấp, Nơi cấp, Địa chỉ thường trú, Dân tộc, Quốc tịch, In hộ ông/bà.
- Nhóm đơn đăng ký: Mã đơn, Loại đơn, Ngày đăng kí, Đủ điều kiện.
- Nhóm Giấy chứng nhận: Loại GCN, Mã vạch, Số hiệu giấy/số phát hành, Căn cứ pháp lý, Đơn vị cấp, Số vào sổ, Ngày vào sổ địa chính, Ngày vào sổ, Người kí giấy.
- Nhóm thông tin cũ: Số tờ cũ, Số thửa cũ, Tên chủ cũ, Địa chỉ thường trú cũ, Địa chỉ thửa đất cũ.
Bước 6: Quét (chụp) giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất
- Thực hiện quét hồ sơ theo hướng dẫn điểm tại kho lưu trữ. Tiến hành quét kho lưu trữ từ năm 2016 đến nay trước và kho lưu trữ từ 2004-2015 sau, tiếp tục sử dụng file dữ liệu thuộc tính (excel) kết quả bước 2 để kiểm soát số lượng các hồ sơ đã quét được, số lượng hồ sơ đã thu được để quét, các hồ sơ cần tiếp tục thu thập.
- Các hồ sơ tài liệu cần quét:
+ Thửa đất loại A,B,C,D quét các giấy tờ: Giấy chứng nhận (đang sử dụng) hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có); Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu); Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước; Chứng từ thực hiện nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất;
+ Thửa đất loại E quét các giấy tờ: Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận
Hình 4.3: Chụp ảnh sổ địa chính chuyển sang file số
- Các hồ sơ cần quét bổ sung phục vụ công tác nhập liệu:
+ Đối với thửa đất loại A, B, C, D quét bổ sung thêm các giấy tờ liên quan như chứng minh thư vợ chồng, sổ hộ khẩu (chỉ quét khi không có đủ CMT của cả vợ và chồng), Quyết định cấp GCN.
+ Khi quét phát hiện các thửa đất mới được cấp GCN không có trong file excel (do chia tách, gộp thửa, mới hình thành...): Tiến hành quét thêm trích đo, sơ đồ kỹ thuật hoặc bản vẽ phục vụ công tác chuẩn xác không gian và thuộc tính sau này đồng thời bổ sung thêm cột vào file excel ở cuối tờ bản đồ, đổi màu nền của dòng thành màu đỏ, bổ sung số tờ, số thửa.
- Quản lý, đặt tên hồ sơ quét:
+ Tài liệu quét (scan) được cũng được quản lý theo thư mục: Mã xã_Tên xã (09718_DongSon)\HoSoQuet\năm\sau đó là số phát hành GCN hiện thời-hậu tố;
Các nhóm hậu tố được xác định đặt tên như sau: Số phát hành-GC (giấy chứng nhận cũ); Số phát hành-GM (giấy chứng nhận mới); Số phát hành-HS (đơn cấp giấy, chứng từ nộp tiền, hợp đồng thuê đất) VD: AB 446884-GM; AB 446884-HS; UH 123456-GC)
+ Đối với các hồ sơ quét thêm để phục vụ nhập cơ sở dữ liệu thì đặt tên số phát hành hiện thời- CSD.pdf
+ Trường hợp chưa được cấp GCN (thửa đất loại E) thì thay số phát hành bằng số tờ-số thửa-HS (VD 03-05-HS).
+ Trường hợp một giấy chứng nhận nhiều thửa đất thì đặt thêm thư mục số tờ số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa (Mã xã_Tênxã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa\sau đó là số phát hành GCN hiện thời
Hình 4.4: Đặt tên file ảnh chụp
* Để đẩy nhanh công tác quét hồ sơ có thể quét chung một file được đặt tên theo số phát hành sau đó sử dụng phần mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét để tách riêng các file theo cách đặt tên trên.
+ Trường hợp một thửa đất nhiều GCN thì đặt thêm thư mục số tờ-số thửa (Mã xã_Tên xã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa \sau đó là số phát hành GCN hiện thời).
- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét, Gcadas, Vilis chuyển đổi đóng gói hồ sơ quét theo quy định và kết nối cơ sở dữ liệu. Lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin PDF.
Hình 4.5: Sử dụng phần mềm tách hồ sơ
Bước 7: Hoàn thiện dữ liệu địa chính
Đối soát và hoàn thiện chất lượng dữ liệu địa chính của 100% thửa đất của các hộ dân so với thông tin trong kho hồ sơ GCN dạng số và hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất đã sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
-Thực hiện nhập bổ sung thêm thông tin còn thiếu trong bảng excel dữ liêu thuộc tính, đối với hộ gia đình nào chưa nộp đủ giấy tờ thì yêu cầu nộp bổ sung trong thời gian gần nhất.
- Sử dụng phần mềm Gcadas để nhập bổ sung thông tin đặc tả, sau khi hoàn thành các dữ liệu không gian, thuộc tính, hồ sơ quét sử dụng phần mềm