I. Đặt vấn đề
6. Kết cấu của khóa luận
1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Theo Điều 3 Luật Kế toán 2017, chứng từ có thể đƣợc hiểu nhƣ sau: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán [3,6].
Tổ chức chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của quá trình thu thập thông tin. Do vậy, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo các thông tin chính xác và đáng tin cậy. Để làm căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền phát sinh phải đƣợc ghi chép và phản ánh một cách đầy đủ và chính xác vào các chứng từ kế toán.
Việc ghi chép kịp thời các chứng từ phục vụ kế toán vốn bằng tiền giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế kịp thời để các nhà quản lí doanh nghiệp ra các quyết định chính xác, hợp lí. Ngoài ra các chứng từ liên quan tới vốn bằng tiền là cơ sở để xác minh trách nhiệm pháp lý của các cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền phát sinh, làm căn cứ để kiểm tra, tổ chức tốt chứng từ kế toán liên quan đến vốn bằng tiền, nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả trong công tác kiểm tra, giám sát các thông tin kế toán ngay từ giai đoạn ban đầu của kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vào gồm các nội dung sau:
-Xác định danh mục chứng từ kế toán -Tổ chức lập và sử dụng chứng từ -Tổ chức luân chuyển chứng từ
-Tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ. a. Xác định danh mục chứng từ.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất và kinh doanh của từng doanh nghiệp để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán phù hợp cho doanh nghiệp. “ Các loại chứng từ kế toán tại danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán đều thuộc loại hƣớng dẫn. Doanh nghiệp đƣợc chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhƣng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu”[1,168]
Nếu doanh nghiệp không tự xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC.
-Danh mục một số chứng từ kế toán tiền mặt tham khảo theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC, kế toán có thể sử dụng các chứng từ sau:
+ Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
+ Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
+ Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT) + Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04-TT) + Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT) + Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT) + Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a-TT)
+ Bảng kê chi tiền (Mẫu số 09-TT)
- Danh mục các loại chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC, kế toán có thể sử dụng các chứng từ sau:
+ Giấy báo Nợ + Giấy báo Có + Lệnh thanh toán + Ủy nhiệm chi + Ủy nhiệm thu
b.Tổ chức lập và sử dụng chứng từ
Chứng từ là căn cứ, là cơ sở để kế toán ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp và hợp lệ.
Tổ chức lập chứng từ kế toán là xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán.
Trƣớc khi ghi sổ kế toán phải phân loại các chứng từ theo tiêu thức phân loại đã đƣợc xác định. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng và trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng không đƣợc tẩy xoá, không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.
Khi lập chứng từ kế toán vốn bằng tiền cần lƣu ý những điều sau:
- Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng các chỉ tiêu, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế
- Chứng từ không tẩy xoá, viết tắt, số tiền ghi bằng số phải trùng khớp với số tiền ghi bằng chữ.
- Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký trên chứng từ của một ngƣời phải thống nhất và chữ ký đã đƣợc đăng ký. Nếu chữ ký chƣa đƣợc đăng ký thì chữ ký lần sau phải giống chữ ký lần trƣớc.
- Chứng từ chỉ đƣợc sử dụng bút mực hoặc bút bi xanh hoặc đen để ký, không đƣợc sử dụng bút chì hoặc bút đỏ để ký.
c. Tổ chức kiểm tra và luân chuyển chứng từ
Tổ chức kiểm tra chứng từ
Chứng từ kế toán là phƣơng tiện truyền đạt thông tin và chứa đựng thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành tại mỗi doanh nghiệp nên việc kiểm tra thông tin của chứng từ kế toán là một khâu không thể thiếu trƣớc khi ghi sổ kế toán.
Việc tổ chức và kiểm tra chứng từ đƣợc thực hiện tại một số thời điểm nhƣ sau:
-Tổ chức kiểm tra trong quá trình lập và thu thập chứng từ. Ví dụ: Kế toán chi tiền: công tác kiểm tra chứng từ đƣợc thực hiện ngay ở khâu lập chứng từ, kế toán tiền lập và kiểm tra phiếu chi tiền sau đó kế toán trƣởng kiểm tra về tính hợp lý, hợp lệ, số tiền (ghi bằng số và ghi bằng chữ phải khớp nhau),… và ký duyệt chi, giám đốc cũng đọc, kiểm tra về số tiền, lí do chi tiền,… rồi mới ký phiếu chi.
-Tổ chức kiểm tra chứng từ sau khi lập và lƣu trữ chứng từ (hay còn đƣợc gọi là quá trình kiểm soát nội bộ). Mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế quy trình kiểm soát nội bộ khác nhau.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan khác.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ là việc chứng từ kế toán vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình từ nhất định, phù hợp với từng loại chứng từ và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một quy trình.
Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hay do chứng từ bên ngoài doanh nghiệp chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Kế toán trƣởng có trách nhiệm phân công ngƣời kiểm tra tính pháp lý của từng chứng từ trƣớc khi ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển một số chứng từ phổ biến của phần hành kế toán vốn bằng tiền gồm các bƣớc sau:
Kế toán tiền mặt
Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt đƣợc diễn giải theo Sơ đồ 1.1. Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu chi tiền mặt đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ngƣời đề nghị chi tiền Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ quỹ
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu chi tiền mặt
Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Nhận phiếu chi Lập phiếu chi Ký, duyệt chi Ký phiếu chi Nhận phiếu chi Xuất tiền Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Nhận tiền và ký phiếu chi
- Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi tiền kế toán tiền mặt kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ.
- Sau đó, chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra và ký duyệt vào giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ khác có liên quan.
- Giấy đề nghị thanh toán đƣợc trình lên giám đốc kiểm tra và ký duyệt, nếu các chứng từ không hợp lý hợp lệ sẽ không đƣợc thông qua.
- Lập chứng từ chi tiền – phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt, kế toán tiền nhận lại phiếu chi, chuyển lại cho thủ quỹ để thực hiện chi tiền, ngƣời đề nghị chi tiền tiến ký và nhận tiền. Kế toán tiến hành phản ánh lên sổ sách và lƣu trữ chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt đƣợc diễn giải theo Sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu thu tiền mặt đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ngƣời nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ quỹ
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu thu tiền mặt
- Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị thu tiền (giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn,…), kế toán tiền mặt kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ.
- Sau đó, chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra và ký duyệt vào giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ khác có liên quan.
- Giấy đề nghị thanh toán đƣợc trình lên giám đốc kiểm tra và ký duyệt, nếu các chứng từ không hợp lý hợp lệ sẽ không đƣợc thông qua.
- Lập chứng từ thu tiền – phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt, kế toán tiền nhận lại phiếu thu, ngƣời đề nghị nộp tiền tiến
Đề nghị nộp tiền Ký phiếu thu và nộp tiền Nhận lại phiếu thu Nhận phiếu thu và thu tiền
Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Ký, duyệt thu Lập phiếu thu Ký, duyệt thu
ký và nộp tiền. Thủ quỹ nhận tiền, kế toán tiến hành phản ánh lên sổ sách và lƣu trữ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền gửi tại ngân hàng đƣợc thể hiện qua Sơ đồ 1.3. Trình tự thu tiền gửi ngân hàng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
-Ngân hàng nhận đƣợc tiền, sau đó lập giấy báo có chuyển đến cho kế toán của doanh nghiệp
-Kế toán nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng xem xét và kiểm tra tính hợp lí hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ thanh toán sau đó chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
-Kế toán trƣởng kiểm tra, kí duyệt thu, xong chuyển cho giám đốc -Giám đốc kiểm tra, kí duyệt thu, xong chuyển lại cho kế toán. -Kế toán nhận lại chứng từ thanh toán rồi tiến hành ghi sổ tiền gửi.
Ngân hàng Kế toán ngân hàng (tại doanh nghiệp)
Kế toán trƣởng (tại doanh nghiệp)
Giám đốc (tại doanh nghiệp)
Sơ đồ 1.3. Trình tự thu tiền gửi ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền gửi tại ngân hàng đƣợc thể hiện qua Sơ đồ 1.4. Trình tự chi tiền gửi ngân hàng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Nhận tiền
Lập giấy báo có Nhận giấy báo có
Ghi sổ tiền gửi Lập chứng từ thanh
Giám đốc Kế toán trƣởng
Kế toán ngânhàng (tại doanh nghiệp)
Ngân hàng
Sơ đồ 1.4. Trình tự chi tiền gửi ngân hàng
-Kế toán lập uỷ nhiệm chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra và ký duyệt chi rồi chuyển cho giám đốc.
-Giám đốc kiểm tra và ký uỷ nhiệm chi sau đó chuyển lại phòng kế toán. -Kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp chuyển uỷ nhiệm chi cho ngân hàng. -Ngân hàng nhận đƣợc uỷ nhiệm chi, kiểm tra và thực hiện lệnh chi sau đó lập giấy báo nợ và chuyển lại cho phòng kế toán.
-Kế toán nhận đƣợc giấy báo nợ, tiến hành kiểm tra và ghi sổ kế toán tiền gửi.
d.Tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ và tiêu huỷ chứng từ
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2019 quy định bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán: (Phụ lục 1.1)
Chứng từ sau khi đƣợc sử dụng cần đƣợc tiến hành phân loại, sắp xếp và đóng thành các tệp theo thứ tự thời gian và theo từng loại nghiệp vụ thu, chi tiền trong kỳ kế toán năm. Sau đó tiến hành lƣu trữ và bảo quản theo quy định để phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra, kiểm soát của cơ quan chức năng khi cần thiết. Kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm trong việc bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp.
Lập UNC Nhận UNC Thực hiện lệnh chi Lập GBN Nhận GBN Ghi sổ kế toán tiền gửi Ký, duyệt chi Nhận UNC Ký, duyệt chi
Chứng từ kế toán phải đƣợc lƣu trữ và bảo quản cẩn thận, tránh trƣờng hợp hƣ hỏng, mục nát. Định kỳ, kế toán tiến hành tổ chức phân loại, sắp xếp và lƣu trữ lại cho thuận tiện trong việc tra cứu chứng từ.
Chứng từ kế toán lƣu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính mà có 2 hay nhiều nơi cần phải lƣu trữ thì một trong số các nơi đó đƣợc lƣu trữ bản chính, còn những nơi còn lại đƣợc lƣu trữ bản chứng từ sao chụp.
Chứng từ kế toán có thể tổ chức file lƣu trữ chứng từ trên máy tính. * Tổ chức huỷ chứng từ
Trong mỗi doanh nghiệp đều có các loại chứng từ có thời gian lƣu trữ khác nhau, loại lƣu trữ 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn. Đối với các loại chứng từ kế toán lƣu trữ 5 năm hay 10 năm, khi đã hết thời hạn lƣu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền thì cần phải có sự cho phép tiêu huỷ theo quyết định của ngƣời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp để thực hiện tiêu huỷ chứng từ kế toán bằng các hình thức tiêu huỷ khác nhau nhƣ: đốt cháy, cắt, xé nhỏ, hoặc hình thức tiêu huỷ khác đảm bảo tài liệu kế toán đã bị huỷ sẽ không thể sử dụng thông tin, số liêu trên đó.
Thủ tục tiêu huỷ chứng từ kế toán đƣợc quy định nhƣ sau:
- Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập ” hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trƣởng và đại diện của bộ phận lƣu trữ.
- Hội đồng tiêu huỷ chứng từ kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại chứng từ kế toán, lập ”Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và ” Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”.
- ”Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu huỷ chứng từ kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại chứng từ đã tiêu huỷ, thời hạn lƣu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu huỷ.