I. Đặt vấn đề
6. Kết cấu của khóa luận
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Cao Lâm
Lâm Phú Thọ
* Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty cần thực hiện nghiêm túc nguyên tắc bất kiêm nghiệm. Trong điều kiện quy mô nhân sự của doanh nghiệp chƣa cho phép bổ xung nhân sự thì doanh nghiệp có thể tổ chức lại nhƣ sau: kế toán vốn bằng tiền hiện tại đang kiêm nghiệm thủ quỹ và vốn bằng tiền thì sẽ không kiêm nghiệm thủ quỹ mà đƣợc phân công, bổ xung vào nhiệm vụ khác, còn phần hành thủ quỹ nên đƣa sang kế toán viên thuộc phần hành khác đảm nhận.
Phần mềm kế toán tại doanh nghiệp cần đƣợc nâng cấp, bổ sung những yếu tố chƣa phù hợp để hoàn thiện phần mềm kế toán giúp phát huy đƣợc hiệu quả tính năng của phần mềm kế toán vào công tác kế toán. Thƣờng xuyên cập nhật các văn bản, mẫu biểu thuế mới vào phần mềm kế toán để phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán.
Trong bộ máy kế toán các bộ phận kế toán cần trao đổi kinh nghiệm cho nhau, hƣớng dẫn nhau trong công việc kế toán để giúp nhau khi cần. Cần mở các lớp đào tạo chính thức về ứng dụng tin học cho nhân viên kế toán.
Về tổ chức hệ thống tài khoản
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tài khoản khác chi tiết hơn, vì công ty có 2 nhà máy ở hai huyện khác nhau. Ví dụ nhƣ TK 1111: Tiền Việt Nam, doanh nghiệp có thể chi tiết tài khoản này theo địa điểm của từng nhà máy của doanh nghiệp nhƣ:
- TK 11112: Tiền ở nhà máy sản xuất cao lanh
Về tổ chức chứng từ kế toán
Lập và ghi chép chứng từ: Công ty cần có các quy định chi tiết về lập và ghi chép chứng từ. Các bộ phận kế toán phải thực hiện đúng các quy định về việc lập chứng từ, không bỏ sót thông tin trên chứng từ, các chứng từ đƣợc thống nhất với nhau giữa các kỳ, các chứng từ lập phù hợp với nội dung kế toán, không bỏ sót nghiệp vụ phát sinh, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký. Doanh nghiệp nên sử dụng chứng từ điện tử để nội dung chứng từ đƣợc thống nhất với nhau, lập chứng từ nhanh chóng, đơn giản, dễ dàng, đảm bảo tính kịp thời của công việc.
Doanh nghiệp nên thực hiện in, ký tên và đóng dấu trên chứng từ một cách thƣờng xuyên, hàng ngày theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để công tác bảo quản, lƣu trữ đƣợc kịp thời, tránh bỏ sót nghiệp vụ.
Để đảm bảo tính kip thời của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đề ra quy định hoặc giấy uỷ quyền cho kế toán trƣởng có thể ký duyệt chu, chi các khoản thu chi thƣờng xuyên phục vụ cho hoạt động hàng ngày với hạn mức là 20.000.000 đồng (Hai mƣơi triệu đồng).
Quy định bằng văn bản mỗi chứng từ đƣợc lập bao nhiêu bản, các bản luân chuyển qua các bộ phận nào và chuyển cho ai ký,… Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải đạt các yêu cầu sau:
-Phù hợp với tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán. -Đáp ứng yêu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
-Chứng từ luân chuyển qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển lòng vòng.
Kiểm tra chứng từ: Hiện nay doanh nghiệp chƣa có bộ phận kiểm tra nội bộ để kiểm soát tình hình tài chính. Đây là một lỗ hổng khiến cho gian lận sai sót có thể xảy ra và khiến cho công việc kiểm tra trở nên khó kăn hơn. Để công tác kiểm tra kế toán đƣợc thực hiện có chất lƣợng, sổ liệu kế toán phản ánh trung thực, khách quan doanh nghiệp cần:
-Bố trí cán bộ phụ trách về kiểm tra kế toán, nhóm cán bộ này phải là những ngƣời có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn về kế toán.
-Phải thực hiện định kỳ nhằm đảm bảo cho việc thực hiên nghiêm túc chế độ kế toán tại công ty
Lƣu trữ và bảo quản chứng từ: Doanh nghiệp cần xây dựng một quy định về việc bảo quản, lƣu trữ chứng từ riêng của công ty. Việc tổ chức lƣu trữ chứng từ theo đúng chế dộ kế toán quy định, xác định rõ quy trình phân loại, tổng hợp, bảo quản và lƣu trữ chứng từ theo đúng quy định. Trong công tác bảo quản chứng từ, doanh nghiệp cần tổ chức bảo quản tại kho bảo quản riêng, vì vậy cần có kế hoạch xây dựng và nguồn kinh phí để xây dựng và bố trí kho lƣu trữ, bảo quản chứng từ để đảm bảo hơn.
Nếu doanh nghiệp không thể hàng năm đều kiểm tra, phân loại các chứng từ đã hết thời gian bảo quản lƣu trữ để đem đi tiêu huỷ, doanh nghiệp có thể 2 hoặc 3 năm sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại rồi huỷ chứng từ cùng một lần để tình trạng chứng từ trong phòng kế toán quá nhiều gây khó khăn cho việc tìm kiếm, kiểm tra, kiểm soát chứng từ.
Chứng từ điện tử
Mặc dù đến tháng 6 năm 2022, Hoá đơn giấy mới hết hiệu lực sử dụng, nhƣng doanh nghiệp nên nhanh chóng chuyển đổi sang hoá đơn điện tử để có thể bắt nhịp một cách nhanh chóng, kịp thời. Để khi hoá đơn điện tử vẫn còn trong giai đoạn cho phép thử nghiệm, doanh nghiệp sử dụng nếu thấy có những bất cập về hoá đơn điện tử để có thời gian chỉnh sửa.
Thay bằng việc sử dụng uỷ nhiệm chi bằng giấy, doanh nghiệp phải ký rồi chuyển ra ngân hàng gây mất thời gian thì doanh nghiệp có thể tạo lập uỷ nhiệm chi trên máy vi tính bằng cách đăng ký token, ngân hàng điện tử. Khi đăng ký sử dụng token, giám đốc sẽ có một máy token, khi có nghiệp vụ nào liên quan đến hoạt động thu, chi tiền gửi mà giám đốc không có mặt tại công ty, giám đốc chỉ cần bấm vào máy, máy sẽ hiện ra một dãy số sau đó giám đốc tiến hành nhập dãy số đó vào thì giao dịch đã thành công. Nhƣ vậy, dù giám đốc có đang ở đâu chỉ cần mang theo máy token thì mọi hoạt động thu,
chi tiền gửi đều có thể thực hiện một cách nhanh chóng đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm thời gian mà lại rất an toàn vì mỗi lần bấm vô máy sẽ hiện ra một dãy số khác nhau mà thời gian hiệu lực chỉ có 60 giây, không lo bị mất tiền dù dãy số đó đã bị ngƣời khác nhìn thấy. Đồng thời, đối với một số ngân hàng, phí dịch vụ trên ngân hàng điện tử thấp hơn phí giao dịch tại quầy để khuyến khích khách hàng sử dụng ngân hàng điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng token, ngân hàng điện tử sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí, công sức mà vẫn đảm bảo đƣợc tính kịp thời của công việc.
*Về tổ chức ghi sổ
Kế toán cần phải tiến hành ghi sổ hàng ngày, thƣờng xuyên, liên tục, không nên để cuối tháng, cuối quý mới tiến hành ghi sổ làm cho lƣợng công việc nhiều lên vào cuối tháng, cuối quý.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Doanh nghiệp cần mở thêm sổ quỹ, sổ nhật ký đặc biệt cụ thể là sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền để việc quản lý tiền đƣợc chặt chẽ và chính xác hơn, thuận tiện cho việc kiểm tra lƣợng thu, chi tiền trong kỳ hay muốn kiểm tra theo dõi vào một thời điểm bất kỳ. Theo nguyên tắc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung những với biện pháp này những nghiệp vụ đã đƣợc ghi trong sổ nhật ký đặc biệt sẽ không cần phải ghi vào sổ nhật ký chung nữa mà cuối tháng kế toán tổng hợp từ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái.
*Về tổ chức kiểm tra, đối chiếu
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu tiền gửi ngân hàng một cách đột xuất, bất thƣờng để dễ dàng tránh đƣợc các gian lận, sai sót.
Cuối kỳ, khi kiểm kê quỹ tiền mặt, doanh nghiệp phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ để có thể dễ dàng trong việc đối chiếu số tiền trong quỹ và số tiền trên sổ kế toán. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê quỹ nhƣ sau:
-Căn cứ vào nhu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, doanh nghiệp ban hành quyết định kiểm kê quỹ tiền mặt
-Doanh nghiệp thành lập hội đồng gồm: giám đốc, kế toán trƣởng, kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ, kế toán tổng hợp.
-Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt, hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt tiến hành đếm số tiền còn tồn thực tế tại quỹ và đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt.
-Lập biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê gồm: 1 bản lƣu ở thủ quỹ, 1 bản lƣu ở kế toán tổng hợp.
Về tổ chức báo cáo
Định kỳ kế toán nên tiến hành phân tích báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, giúp cho ban giám đốc có cái nhìn khách quan về tính hình tài chính của đơn vị và đƣa ra những quyết định đúng đắn sử dụng nguồn vốn bằng tiền tối ƣu nhất mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
Việc quản lý tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn chƣa xác định đƣợc cụ thể mức tiền mặt tại quỹ cũng nhƣ chƣa xây dựng đƣợc kế hoạch thanh toán công nợ chi tiết. Để tránh trƣờng hợp một số tài khoản phải trả đến hạn mà công ty chƣa đáp ứng đƣợc ngay thì mỗi ngày kế toán nên lập báo cáo thu chi hàng ngày. Đồng thời việc lập báo cáo thu chi hàng ngày còn góp phần hạn chế những thất thoát cững nhƣ những hành vi gian lận trong quá trình quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Thƣờng xuyên tổ chức các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn, hội nghị tập huấn nghiệp vụ, tham gia các khoá học bồi dƣỡng ký năng cho nhân viên kế toán. Cần nâng cao nhận thức về trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp co cán bộ kế toán, rèn luyện phong cách chuyên nghiệp nhất là nhân viên kế toán chua có kinh nghiệm hoạc mới tuyển dụng. Tăng cƣờng đào tạo hƣớng dẫn cho các nhân viên kế toán ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin vào công tác kế toán, sử dụng ngoại ngữ để chủ động trong các giao dịch cũng nhƣ nghiên cứu sáng tạo.
Đối với quy mô hiện tại của doanh nghiệp và trình độ chuyên môn kế toán với nhu cầu sử dụng thông tin thì doanh nghiệp có thể áp dụng phƣơng pháp phân tích trự tiếp (theo chỉ tiêu) sẽ giúp cho việc tính toán, phân tích dễ dàng, nhanh chóng và phù hợp hơn.