I. Đặt vấn đề
6. Kết cấu của khóa luận
1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền là sử dụng các loại sổ và mối quan hệ giữa chúng nhằm ghi chép các số liệu từ chứng từ
kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế bao gồm xác định số lƣợng các loại sổ (tổng hợp, chi tiết) và mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa chúng. Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phƣơng pháp tài khoản và ghi kép trên sổ kế toán (là sự thể hiện nguyên lý của phƣơng pháp ghi sổ kép).
Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán ngƣời ta sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán sử dụng số lƣợng sổ kế toán khác nhau. Các loại sổ kế toán khác nhau về:
- Chức năng ghi chép của sổ. - Hình thức và nội dung kết cấu.
- Phƣơng pháp kế toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính. - Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ.
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán có loại sổ tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau, cách kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cũng khác nhau. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái; + Hình thức kế toán nhật ký chung; + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ;
Tổ chức xây dựng hệ thống sổ kế toán là xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của sổ kế toán đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. “ Doanh nghiệp đƣợc tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhƣng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trƣờng hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hƣớng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tƣ này nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình”.[1,170]
Theo hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán Vốn bằng tiền nhƣ sau:
- Sổ Nhật ký Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết nhƣ: Sổ quỹ, Sổ chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK 112,.... và một số sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ Nhật ký- Sổ cái.
Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết vốn bằng để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, các loại sổ, thẻ chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ vốn bằng tiền hoặc bảng tổng hợp chứng từ vốn bằng tiền kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký – Sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
* Hình thức Nhật ký chung
Theo hình thức kế toán nhật ký chung, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán Vốn bằng tiền nhƣ sau:
- Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt có thể gồm: Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền,....
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ chi tiết
Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ đƣợc ghi riêng biệt vào 2 sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản vốn bằng tiền.
Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán vốn bằng tiền để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền.
Cuối kỳ phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I đƣợc mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
* Hình thức Chứng từ ghi sổ
Theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán Vốn bằng tiền nhƣ sau:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bƣớc công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản kế toán vốn bằng tiền.
Tách rời việc ghi chép của kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ đƣợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc vốn bằng tiền, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc vốn bằng tiền đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập.
Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
* Hình thức nhật ký chứng từ
Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán Vốn bằng tiền nhƣ sau:
- Nhật ký chứng từ - Bảng kê
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ vốn bằng tiền theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ vốn bằng tiền đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung vốn bằng tiền (theo tài khoản).
Hình thức này có thể kết hợp một phần kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết vốn bằng tiền trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tƣợng kế toán).
Cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.Định kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra mở sổ, ghi sổ và khoá sổ kế toán có liên quan.
Do yêu cầu về mặt số liệu và sự phát triển của công nghệ thông tin, hình thức kế toán sổ Nhật ký chung là hình thức sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay.
* Vận dụng các hình thức kế toán trong việc tổ chức kế toán trên máy vi tính
Theo hình thức kế toán máy vi tính, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán Vốn bằng tiền nhƣ sau:
- Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính có thể gồm: sổ cái, sổ chi tiết tài khoản,...
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ vốn bằng tiền lên máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, tùy thuộc vào sổ sách và doanh nghiệp vận dụng nhƣ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.