I. Đặt vấn đề
6. Kết cấu của khóa luận
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cao Lâm
Lâm Phú Thọ
2.2.1. Đặc điểm,chế độ quản lý vốn bằng tiền Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ Thọ
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lƣu động rất quan trọng bởi vì vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả các khoản mua sắm, trả lƣơng cho ngƣời lao động và chi trả các khoản chi phí bằng tiền khác.
Vốn bằng tiền tại công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ bao gồm tiền mặt tại quỹ của công ty và tiền gửi ngân hàng. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ bảo quản tại két của doanh nghiệp. Tiền gửi
ngân hàng là số vốn bằng tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng.Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi các khoản tiền này.
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ đều phải đƣợc thông qua sự cho phép của kế toán trƣởng và lãnh đạo của doanh nghiệp. Các khoản thu, chi bằng tiền nhất thiết phải có chứng từ có đủ chữ ký của các bên liên quan.
Phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản thu chi và tình hình còn lại của các loại vốn bằng tiền, kiểm soát nghiêm ngặt để ngăn ngừa và phát hiện các hiện tƣợng gian lận, sai sót, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
Các khoản hạch toán bằng tiền gửi ngân hàng đều phải có các giấy báo có, uỷ nhiệm chi hoặc sao kê tài khoản ngân hàng.
Hiện tại công ty đang mở tài khoản tại ngân hàng Ngân hàng BIDV chi nhánh Hùng Vƣơng, Ngân hàng Agribank chi nhánh Thanh Miếu, Ngân hàng Viettinbank chi nhánh Hùng Vƣơng. Tuy mở nhiều tài khoản tại các ngân hàng khác nhau nhƣ vậy nhƣng công ty giao dịch chủ yếu thông qua ngân hàng Viettinbank.
2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ Cao Lâm Phú Thọ
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền, công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ áp dụng hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo thông tƣ 133/2016/BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính.
Dựa trên tình hình hoạt động, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, công ty đã mở và sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Công ty thống nhất mở thêm các tài khoản chi tiết cho một số tài khoản để phục vụ công tác tài chính kế toán nhƣ sau:
-Cấp 1: Phân theo hình thức tiền tệ -Cấp 2: Phân theo loại tiền tệ
-Cấp 3: Phân theo đối tƣợng
Để có thể hiểu rõ hơn về các tài khoản chi tiết tại doanh nghiệp ở phần hành kế toán vốn bằng tiền ví dụ nhƣ tiền gửi ngân hàng
Tài khoản cấp 1:
-Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng
Tài khoản cấp 2:
- Chi tiết tài khoản 1121: tiền gửi Việt Nam đồng * Tài khoản cấp 3:
- Chi tiết tài khoản11211: tiền gửi Việt Nam đồng tại Ngân hàng Viettinbank- chi nhánh Hùng Vƣơng, số tài khoản 801003201023.
- Chi tiết tài khoản 11212: tiền gửi Ngân hàng Agribank- chi nhánh Thanh Miếu, Phú Thọ, số tài khoản 2708201001383.
- Chi tiết tài khoản 11213: Ngân hàng Viettinbank- chi nhánh Hùng Vƣơng, số tài khoản 110000088259.
- Chi tiết tài khoản 11214: tiền gửi Việt Nam đồng tại Ngân hàng BIDV- chi nhánh Phú Thọ, số tài khoản 42110000175225.
Về cơ bản, các tài khoản mà công ty đã sắp xếp và lựa chọn cho công tác kế toán đã phản ánh tƣơng đối đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ Phú Thọ
a. Xác định danh mục chứng từ.
Về tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền, công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ sử dụng hệ thống chứng từ đƣợc xây dựng phù hợp với quy định và dựa trên hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/BTC của Bộ Tài chính. Các chứng từ đƣợc doanh nghiệp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Qua quá trình khảo sát thực tế các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, tác giả đã tập hợp đƣợc danh mục một số chứng từ đƣợc sử dụng tại công ty và đƣợc thể hiện qua Phụ lục 2.2.
Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 để lập chứng từ kế toán vốn bằng tiền đảm bảo nhanh gọn dễ dàng, chính xác và kịp thời.
Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ chỉ lập một lần các chứng từ kinh tế tài chính phát sinh, sau đó tiến hành in ra ( phiếu thu, phiếu chi,…), luân chuyển theo tính chất nghiệp vụ và lƣu cùng với chứng từ gốc đi kèm của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đƣợc phản ánh bằng đồng Việt Nam.
Nhìn chung, công tác lập chứng từ vốn bằng tiền đã đạt những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp phản ánh đƣợc đầy đủ các yếu tố nội dung gho chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình quan sát thực tế cho thấy, doanh nghiệp sẽ in chứng từ một năm một lần rồi tiến hành ký tên, đóng dấu một lần.Đôi khi có những chứng từ để đảm bảo tính kịp thời nên một vài nội dung vẫn chƣa đầy đủ, nội dung ghi chép vẫn còn viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ kế toán.
c. Tổ chức kiểm tra chứng từ
Các chứng từ này sẽ đƣợc kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và đƣợc sử dụng làm căn cứ ghi sổ sau đó đƣợc bảo quản, lƣu trữ tại kho của doanh nghiệp. Khi hết thời gian bảo quản, lƣu trữ theo quy định của từng loại chứng từ, chứng từ sẽ đƣợc huỷ.
Trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ, kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ sẽ kiểm tra chứng từ đã hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tiến hành ký tên. Kế toán trƣởng kiểm tra ngày tháng, số tiền (số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải khớp với nhau), lí do thu, chi tiền, ngƣời nộp và nhận tiền,… sau đó tiến hành ký tên. Giám đốc khi nhận đƣợc chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra lí do thu, chi tiền, số tiền, ngƣời nhận, nộp tiền,… sau đó ký duyệt xem có đồng ý thu, chi tiền không.
Sau khi các chứng từ đã đƣợc kiểm tra và lƣu trữ, bảo quản tại kho, định kỳ doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ xem có
bị mất mát, hƣ hỏng. Nếu có trƣờng hợp mất mát, hƣ hỏng cần thông báo ngay cho giám đốc để tìm biện pháp xử lý.
d.Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Qua quá trình khảo sát thực tế cho thấy, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các chứng từ kế toán đƣợc lập hoặc thu nhận đƣợc từ bên ngoài sau đó đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Sau đó tiến hành luân chuyển chứng từ theo tính chất nghiệp vụ cụ thể nhƣ sau:
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ thƣờng đƣợc tiến hành nhƣ sau sơ đồ 2.3 nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ
(1) Ngƣời nộp tiền đến gặp kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ đề nghị nộp tiền.
(2) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ sau khi nhận đƣợc đề nghị nộp tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt rồi chuyển cho kế toán trƣởng.
(3) Kế toán trƣởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho giám đốc
(4) Giám đốc kiểm tra, ký duyệt và chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ.
(5) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ nhận lại phiếu thu, Ngƣời nộp tiền nộp tiền cho kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ và ký vào phiếu thu. Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ thu tiền và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó giao liên 2 của phiếu thu cho ngƣời nộp tiền và cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán.
* Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền (4) (3) (2) Giám đốc (1) (5)
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ thƣờng đƣợc tiến hành theo sơ đồ 2.4 nhƣ sau:
(1) Ngƣời lĩnh tiền đề nghị thanh toán, mang giấy đề nghị thanh toán đến xin duyệt chi của giám đốc.
(2) Giám đốc xem xét. Nếu giám đốc đồng ý duyệt chi, ngƣời lĩnh tiền sẽ đến gặp kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ.
(3) Ngƣời lĩnh tiền đến gặp kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ.
(4) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi rồi chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
(5) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ nhận lại phiếu chi, đƣa phiếu chi cho ngƣời lĩnh tiền và xuất quỹ, ngƣời lĩnh tiền ký nhận. Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ ghi sổ quỹ và cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán.
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng đƣợc công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ tiến hành theo sơ đồ 2.5nhƣ sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ
Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ Kế toán trƣởng Ngƣời lĩnh tiền (4) (3) (2) Giám đốc (1) (5) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ Kế toán trƣởng Ngân hàng (4) (3) (2) Giám đốc (1)
(1) Ngân hàng nhận đƣợc tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán của khách hàng chuyển qua ngân hàng,… Sau khi nhận đƣợc tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có cho kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ của doanh nghiệp.
(2) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ nhận đƣợc giấy báo có, kế toán tiến hành lập uỷ nhiệm thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
(3) Kế toán trƣởng nhận đƣợc uỷ nhiệm thu ký duyệt thu rồi chuyển cho giám đốc.
(4) Giám đốc kiểm tra và ký chuyệt thu, sau đó chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng đƣợc công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ tiến hành theo sơ đồ 2.6nhƣ sau:
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ
(1) Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, vật tƣ,… thông qua ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ sẽ tiến hành lập uỷ nhiệm chi sau đó gửi cho kế toán trƣởng.
(2) Kế toán trƣởng nhận đƣợc uỷ nhiệm chi tiến hành duyệt và ký, sau đó chuyển cho giám đốc.
(3) Giám đốc sau khi nhận đƣợc uỷ nhiệm chi, tiến hành ký và duyệt lệnh chi sau đó chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ mang ra ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ Kế toán trƣởng Ngƣời lĩnh tiền (4) (3) (2) Giám đốc (1) (5)
(4) Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ nhận đƣợc lệnh chi đã đƣợc duyệt cầm ra ngân hàng.
(5) Ngân hàng nhận uỷ nhiệm chi, xác nhận lệnh chi và tiến hành chi tiền và chuyển lại uỷ nhiệm chi cho kế toán. Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ nhận đƣợc uỷ nhiệm chi liên 2 và giấy báo nợ tiến hành ghi sổ kế toán.
Nhƣ vậy, quy trình luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp khá chặt chẽ giữa các khâu. Tuy nhiên, chứng từ ở các kỳ kế toán chƣa thống nhất với nhau, chƣa áp dụng chứng từ điện tử.
Trên thực tế, nhiều khoản thu, tiền tại doanh nghiệp chỉ cần có quyết định duyệt thu, duyệt chi của kế toán trƣởng, kế toán đã tiến hành thu, chi, giám đốc sẽ là ngƣời ký duyệt cuối cùng sau khi đã thu, chi tiền do tính kịp thời của công việc.
e. Tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ
Các chứng từ kế toán của công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ đƣợc đánh số, sắp xếp theo thứ tự và đóng thành từng tập, quyển đƣợc lƣu trữ tại phòng kế toán. Các chứng từ trong năm tài chính, hầu hết đƣợc bảo quản đầy đủ, nguyên vẹn tại tủ hồ sơ của doanh nghiệp. Hiện nay, công ty chƣa có chƣa có quy định bảo quản, lƣu trữ chứng từ riêng của công ty, cũng nhƣ công ty chƣa có phòng lƣu trữ dữ liệu riêng, nên công ty tiến hành lƣu trữ ở phòng kế toán.
Tuy nhiên, tổ chức chứng từ kế toán ở doanh nghiệp còn nhiều hạn chế nhƣ, nội dung ghi chép chƣa rõ ràng, nhiều tài liệu, chứng từ quá hạn chƣa đƣợc tiêu huỷ.
Ngƣời quản lý, bảo quản và lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật nếu có sự mất mát, hƣ hỏng về tài liệu đang đƣợc lƣu trữ với lí do chủ quan của mình. Nếu có trƣờng hợp mất mát, thất lạc tài liệu kế toán, ngƣời phát hiện phải báo cáo ngay cho giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.
Việc cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cần đƣợc có sự đồng ý của giám đốc. Nếu có trƣờng hợp vƣớng mắc, kế toán phải xin ý kiến cấp trên.
Tổ chức huỷ chứng từ
Khi các chứng từ đã hết thời hạn lƣu trữ theo chế độ 133/2016/BTC, đƣợc sự cho phép tiêu huỷ theo quy định của ngƣời đứng đầu đơn vị, kế toán làm đầy đủ thủ tục huỷ theo quy định.
Việc huỷ bỏ chứng từ kế toán đƣợc thực hiện theo quy định:
-Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài kiệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”. Thành phần hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trƣởng và đại diện của bộ phận lƣu trữ.
- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán tiến hanh kiểm kê, phân loại, đánh giá theo từng tài liệu kế toán, lập danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và biên bản huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ.
- Biên bản ghi rõ từng loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lƣu trữ của từng loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng tiêu huỷ.
Phƣơng pháp tiêu huỷ tài liệu kế toán thƣờng đƣợc doanh nghiệp sử dụng và cho vào máy nghiền để nghiền nát và đốt cháy.
Qua quá trình khảo sát thực tế cho thấy, có một lƣợng lớn các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ trong một thời gian dài nhƣng doanh nghiệp vẫn chƣa tiến hành tiêu huỷ dẫn đến tình trạng tồn kho quá nhiều.
2.2.4. Tổ chức ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ
Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty TNHH Cao Lâm Phú Thọ, tác giả đã thấy đƣợc quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán Misa của doanh nghiệp nhƣ sau:
- Kế toán tiến hành mở phần mềm Misa và tiến hành đăng nhập
- Vào phân hệ quỹ/ phân hệ tiền gửi ngân hàng, chọn ”thêm” ấn “thu tiền”/ “chi tiền” trên thanh công cụ.
- Nhập liệu các nội dung liên quan nhƣ ngày tháng, số chứng từ, lí do ghi sổ,… Sau khi khai báo thông tin xong, tiến hành “cất”.
a. Tổ chức ghi sổ kế toán tiền mặt * Nghiệp vụ ghi tăng tiền mặt
Nghiệp vụ 2.1.
a. Nội dung nghiệp vụ: ngày 01/12/2020, Ngô Lan Anh kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ rút tiền gủi ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam về nhập quỹ tiền mặt số tiền là 470.800.000 đồng.
b.Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: