1 .Tính cấp thiết của đề tài
B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mạ
2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại công ty
Tại công ty vốn bằng tiền đƣợc quản lý rất chặt chẽ và sử dụng một cách hợp lý. Vốn bằng tiền luôn là nguồn tài chính chi trả cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp vừa là kết quả mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Vì vậy đòi hỏi việc sử dụng lớp lý để tránh tình trạng trộm cắp. Hơn nữa việc chi tiêu đều đƣợc duyệt cẩn thận, tránh tình trạng chi vƣợt quỹ hay chi không đúng mục đích.
Thủ tục thu tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Sơ đồ 2.4. Mô hình hoạt động hóa thu tiền mặt tại Công ty cố phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Bƣớc 1: Sau khi bán hàng thu đƣợc tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc đề nghị nộp tiền từ nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng sau khi nhận đƣợc phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu và ký, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 4: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho ngƣời nộp. Bƣớc 5: Ngƣời nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bƣớc 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ.
Bƣớc 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
Tất cả phiếu thu sẽ đƣợc tập hợp lại, cuối ngày hoặc định kỳ trình lên giám đốc ký.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Lƣu tại cuống sổ.
- Liên 2: Giao cho ngƣời nộp tiền. - Liên 3: Làm căn cứ để ghi sổ.
* Thủ tục chi tiền mặt tại Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
Sơ đồ 2.5. Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu mua các loại vật tƣ hàng hóa hoặc thanh toán trƣớc một phần công tác phí cho nhân viên đi công tác... Ngƣời thực hiện nhu cầu sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho kế tooán thanh toán của doanh nghiệp.
Bƣớc 2: Kế toán thanh toán khi đã nhận đƣợc giấy đề nghị sẽ lập phiếu chi và chuyển qua kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi kế toán trƣởng tiến hành duyệt chi xem việc chi tiền đó có hợp lý không.
Trong trƣờng hợp kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi thì chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên giám đốc và chuyển sang bƣớc số 4.
Trong trƣờng hợp kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi thì sẽ yêu cầu ngƣời đề nghị tạm ứng xem lại nhu cầu của mìnhđã hợp lý chƣa và quay trở lại bƣớc 2.
Bƣớc 4: Giám đốc sau khi nhận phiếu chi từ kế toán trƣởng sẽ kiểm tra lại một lần nữa trƣớc khi ký và chuyển về cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển về cho thủ quỹ. Bƣớc 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bƣớc 7: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất tiền và chuyển lại cho ngƣời đề nghị chi.
Bƣớc 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển lại phiếu chi cho thủ quỹ.
Bƣớc 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán.
2.2.2. Kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại công ty CPXD và TM Đức Anh
Chỉ phản ánh vào TK 111 “ Tiền mặt” số tiền mặt thực nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng ( không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “ Tiền mặt” . Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt. Thủ quỹ không đƣợc trực tiếp mua bán vật tƣ, hàng hóa hoặc không đƣợc kiêm nhiệm công tác kế toán. Thủ quỹ không đƣợc nhờ ngƣời khác làm thay, trong trƣờng hợp cần thiết phải làm thủ tục ủy quyền cho ngƣời khác làm thay và đƣợc sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc doanh nghiệp. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị. Sau khi thực hiện thu, chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ đƣợc lập thành 2 liên, một liên lƣu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dƣ cuối ngày trên sổ quỹ.
2.2.2.2. Chứng từ sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
- Phiếu thu mẫu số 01-TT - Phiếu chi mẫu số 02-TT
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số 03-TT
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng mẫu số 04-TT - Giấy đề nghị thanh toán mẫu số 05-TT - Biên lai thu tiền mẫu số 06-TT
- Bảng kê chi tiền mẫu số 09-TT
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mẫu số 07-TT - Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND) mẫu số 08a-TT
- Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) mẫu số 09b- TT
- Sổ quỹ tiền mặt mẫu số S05a-DNN
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt mẫu số S05b-DNN - Sổ chi tiết tài khoản 111 mẫu số S20-DNN
- Sổ cái tài khoản 111 mẫu số S03b- DNN
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 111, tài khoản này có kết cấu:
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, …nhập quỹ - Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ Bên Có:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, … xuất quỹ - Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ Số dƣ bên Nợ : Số tiền mặt tồn quỹ hiện có
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 : - Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112- Ngoại tệ
- Tài khoản 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 112, TK133, TK 152, TK 331…
Một số nghiệp vụ chi tiền mặt
NV1: Ngày 17/12/2019 Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh mua xi măng VP PCS 40 của Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thành Trang bằng tiền mặt với số tiền trên hóa đơn 19.950.000 đồng. Chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Phiếu chi ( Phụ lục 1b)
Bút toán định khoản: Nợ TK 152: 18.136.364 Nợ TK 1331: 1.813.636 Có TK 1111: 19.950.000
Quy trình luân chuyển chứng từ: Sau khi nhận đƣợc hóa đơn bán hàng (Phụ lục 1a), kế toán thanh toán lập Phiếu Chi (Phụ lục 1b) trên phần mềm và in ra rồi chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển đến cho thủ quỹ công ty, thủ quỹ
căn cứ phiếu chi đã đƣợc duyệt và đã xuất 19.950.000 đồng cho kế toán thanh toán rồi tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt. Kế toán thanh toán trả tiền cho cửa hàng và hoàn tất chữ kí của ngƣời nhận tiền. Kế toán thanh toán cầm Phiếu Chi đã đầy đủ chữ kí và dựa vào Phiếu chi tiến hành ghi sổ kế toán sau đó sẽ đƣợc bảo quản và lƣu trữ.
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau: Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm Misa (Hình 1)
Bƣớc 2: Chọn phân hệ Quỹ sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt (Hình 2)
Bƣớc 3: Nhập số liệu vào phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 1 nhƣ sau:
Phần thông tin chung: Chọn mã đối tƣợng là Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thành Trang, ngƣời nhận tiền là Nguyễn Thị Trang , địa chỉ có sẵn khi nhập mã đối tƣợng. “Lý do chi” chọn Chi khác và diễn giải Chi tiền mua xi măng VP PCS 40 về nhập kho. Nhập mã nhân viên là Kế toán thanh toán
Phần chứng từ điền ngày hạch toán và ngày chứng từ 17/12/2019, số chứng từ 0000457
Hạch toán: TK Nợ 152, TK Có 1111 và ghi số tiền là 18.136.364
Nợ TK 1331 và có TK 1111 số tiền là 1.813.636 (Hình 4)
Hình 4. Thực hiện nhập số liệu phần mềm
Bƣớc 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra.
NV2. Ngày 30/12/2019 Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh lập phiếu chi nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng Viettinbank số tiền là 70.000.000. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Phiếu chi ( Phụ lục 2a)
- Giấy nộp tiền ( Phụ lục 2b)
-
Bút toán định khoản: Nợ TK1121: 70.000.000 Có TK1111: 70.000.000
Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi tiền mặt tại quỹ lơn hơn mức quy định, công ty sẽ mang tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng. Thủ quỹ đã yêu cầu kế toán thanh toán lập Giấy nộp tiền, Phiếu Chi trên phần mềm và in ra để chuyển cho Kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi có đầy đủ chữ kí thủ quỹ căn cứ phiếu chi (Phụ
lục 2a) xuất 70.000.000 đồng cho kế toán thanh toán và tiến hành ghi sổ quỹ. Kế toán
thanh toán mang tiền và giấy nộp tiền (Phụ lục 2b) đến ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam CN Đền Hùng nộp vào tài khoản 114000027537 Ngân hàng Viettinbank. Sau khi nộp tiền vào tài khoản kế toán thanh toán về nhận đƣợc giấy báo Có, kế toán thanh toán cầm Phiếu Chi đã đầy đủ chữ kí đƣa cho thủ quỹ để tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và ghi sổ kế toán sau đó sẽ lƣu trữ và bảo quản theo quy định.
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau: Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm Misa (Hình 1)
Bƣớc 3: Nhập số liệu vào phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 3 nhƣ sau:
Phần thông tin chung: Chọn mã đối tƣợng là Nguyễn Thị Trang – thủ quỹ của công ty. “Lý do chi” chọn Chi khác và diễn giải Chi tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng Viettinbank. Nhập mã nhân viên là Kế toán thanh toán
Phần chứng từ điền ngày hạch toán và ngày chứng từ 30/12/2019, số chứng từ PC000067
Hạch toán: TK nợ 1121, TK có 1111 và ghi số tiền là 70.000.000 (Hình 5)
Hình 5. Thực hiện nhập số liệu vào phần mềm
Bƣớc 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra.
Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111, Sổ Cái TK 112,các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đƣợc luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán đƣợc kế toán thanh toánlƣu trữ tại phòng kế toán.
b. ế toán các khoản thu, chi tiền mặt bằng ngoại tệ
Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trƣờng hợp rút ngoại tệ về ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122:
Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế đƣợc thực hiện theo quy định tại phần hƣớng dẫn TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.
Vàng tiền tệ đƣợc phản ánh trong tài khoản này là vàng đƣợc sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng đƣợc phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dƣ ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
- Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dƣ tiền bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp thƣờng xuyên có giao dịch ( do doanh nghiệp tự lựa chọn ) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Vàng tiền tệ đánh giá lại theo giá mua thị trƣờng trong nƣớc tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trƣờng trong nƣớc là giá mua đƣơc công bố bởi ngân hàng nhà nƣớc. Trƣờng hợp ngân hàng Nhà nƣớc không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị đƣợc phép kinh doanh vàng theo luật định.
- Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức đƣợc sử dụng trong kế toán (nếu đƣợc chấp thuận) về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỷ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán.
- Đối với các tài khoản tên thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tƣ, hàng hoá, tài sản cố định, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ phải thu hoặc bên Có các tài khoản nợ phải trả… Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch.
- Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ phải thu và bên Nợ của các tài khoản nợ phải trả khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán theo tỷ giá trên ghi sổ kế toán (tỷ giá xuất quỹ tính theo 1 trong các phƣơng pháp bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, tỷ giá nhận nợ,…).
- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT.
- Trƣờng hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
* Kế toán các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt trong giai đoạn sản xuất kinh doanh.
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mạiĐức Anh
2.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
- Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc nhƣ ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản...
- Kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng loại tiền gửi, từng ngân hàng,