1 .Tính cấp thiết của đề tài
B. NỘI DUNG
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và
dựng và thƣơng mại Đức Anh trong thời gian tới
Thứ nhất tìm hiểu mô hình tổ chức bộ máy quản lý: Công ty nên tìm hiểu thêm mô hình tổ chức bộ máy quản lý phi tập trung. Từ đó có thể kết hợp hài hòa những ƣu điểm của cả hai mô hình này. Đảm bảo đƣợc tiến độ thi công. Công ty nên có kế hoạch cụ thể về việc điều động nguồn nhân lực. Tuyển dụng thêm nhân công, đảm bảo mỗi đội thi công sẽ đảm nhận một công trình. Kế hoạch điều động nhân lực phải cụ thể, chi tiết, phải báo trƣớc cho ngƣời lao động biết. Tùy vào từng công trình cụ thể, tiến độ thi công và những yêu cầu về trình độ, năng lực để điều chuyển sao cho hợp lý.
Thứ hai sao lưu dữ liệu: Định kỳ công ty nên sao lƣu dữ liệu ra ổ đĩa tránh tình trạng gặp sự cố mất dữ liệu kế toán. Công ty nên thực hiện bảo trì máy tính theo định kỳ. Việc làm này sẽ làm cho máy tính hoạt động tốt hơn. Bên cạnh đó, kế toán trƣởng nên thực hiện phân quyền sử dụng các chức năng trong phần mềm kế toán máy đối với từng ngƣời.
Thứ ba chú trọng bồi dưỡng cán bộ công nhân viên: Coi trọng hơn công tác bồi dƣỡng đào tào cán bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên. Dựa trên lực lƣợng hiện có chủ yếu là đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp tại các công trƣờng xây dựng, các đội thi công và độ ngũ kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật có tay nghề, công ty nên tiếp tục công tác đầu tƣ và phát triển theo chiều sâu trong việc huấn luyện, đào tạo.
Thứ tư trích lập khoản dự phòng: Công ty nên trích lập các khoản dự phòng để vốn của công ty luôn đƣợc bảo toàn và phát triển trong trƣờng hợp có biến động về giá cả hoặc rủi ro thì công ty nên trích lập các quỹ dự phòng với mức ổn định.
- Tăng mức trích khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí kinh doanh đối với các khoản nợ phải thu có khả năng không thu đƣợc. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu đƣợc xác định là “nợ phải thu khó đòi”, kế toán tính toán số dự phòng phải thu khó đòi và tính số phải trích lập dự phòng.
3.3.1. Nhóm giải pháp về kế toán tiền mặt
Thứ nhất, cần ghi chép đầy đủ thông tin trên chứng từ: Để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, kế toán cần phải sử dụng đúng mẫu chứng từ theo quy định mà công ty đang áp dụng, bên cạnh đó cần phải ghi đầy đủ các thông tin trên Phiếu thu, Phiếu chi, bổ sung các thông tin còn thiếu.
Thứ hai, cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt theo ngày hoặc theo tuần: Để đảm bảo sự an toàn của tiền mặt không bị thiếu hụt, hàng ngày hoặc hàng tuần, kế toán thanh toán, thủ quỹ cần tiến hành kiểm kê quỹ và lập bảng kiểm kê quỹ. Mục đích của việc kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền Việt Nam Đồng tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó có thể đƣa ra đƣợc nhứng giải pháp nhằm tăng cƣờng quản lý quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, tránh thất thoát quỹ và chống hành vi gian lận.
Quy trình kiểm kê quỹ nhƣ sau: Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng và đột xuất, khi bàn giao quỹ thì kế toán tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Để cho việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và xem số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê, công ty sẽ lập ban kiểm kê. Thành viên ban kiểm kê gồm có giám đốc (phó giám đốc), kế toán trƣởng, thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền. Ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê quỹ, ghi rõ thời điểm kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm).
Trƣờng hợp phát sinh chênh lệch giữa kết quả kiểm kê với sổ liệu ghi trên sổ kế toán, ban kiểm kê cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân thừa hoặc thiếu, phải xử lý số chênh lệch đó. Đồng thời, ban kiểm kê phải có ý kiến nhận xét và báo cáo khoản chênh lệch (nếu có) cho giám đốc. Ban kiểm kê sẽ lập “bảng kiểm kê quỹ”. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số thực tế. Bảng kiểm kê quỹ này đƣợc lập thành 2 bản: 1 bản lƣu ở thủ quỹ, 1 bản còn lại kế toán thanh toán sẽ lƣu.
Thứ ba, xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt: Về kế toán tiền mặt tại công ty, công ty chƣa có một định mức tiền mặt tại quỹ cụ thể cũng nhƣ chƣa có một kế hoạch thanh toán tiền công nợ nhất định. Tránh trƣờng hợp đến hạn thanh toán một số khoản phải trả cho ngƣời cung cấp mà công ty chƣa đáp ứng đƣợc ngay. Công ty cần xây
dựng một định mức tiền mặt tại quỹ để duy trì khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Lƣợng tiền mặt dự trữ tối ƣu của doanh nghiệp phải thỏa mãn đƣợc 3 nhu cầu chính: Chi trả các khoản phải trả phục vụ sản xuất kinh doanh, dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch, dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoại dự kiến khi thị trƣờng có sự thay đổi đột ngột. Sau khi xác định đƣợc lƣu lƣợng tiền mặt dự trữ thƣờng xuyên, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng nhƣ thất thoát tiền mặt:
- Trƣờng hợp thiếu tiền mặt: Cần đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền (bằng một số phƣơng pháp: Áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trƣớc hay đúng hạn; Sử dụng hệ thống thanh toán qua ngân hàng, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đƣa tiền vào đầu tƣ); giảm số lƣợng hàng tồn kho; thanh lý, nhƣợng bán các tài sản thừa không sử dụng.
- Trƣờng hợp thừa tiền mặt trong ngắn hạn: Sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tƣ vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ).
- Trƣờng hợp thừa tiền mặt trong dài hạn: Đầu tƣ đổi mới dây truyền công nghệ, thanh toán các khoản vay dài hạn, trả nợ vay từ các ngân hàng thƣơng mại.
- Số lƣợng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu không thể chi trả qua ngân hàng. Ƣu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro, gian lận.
- Xây dựng quy trình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (Hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, hóa đơn…).
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. - Định kỳ, tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách (nhƣ bảng dự báo thu, chi tiền mặt dựa trên chu kỳ kinh doanh) giúp doanh nghiệp ƣớc lƣợng đƣợc khoảng định mức ngân quỹ, là công cụ hữu hiệu trong việ dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để doanh nghiệp chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này).
3.3.2. Nhóm giải pháp kế toán tiền gửi ngân hàng
Hiện nay, lƣu lƣợng tiền luân chuyển qua ngân hàng lớn, số lƣợng ngân hàng tƣơng đối nhiều, do đó việc hạch toán đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết, sát sao. Công ty nên mở thêm tài khoản giao dịch ở một số ngân hàng. Nhƣ vậy, công ty sẽ giảm bớt đƣợc một khoản chi phí.
* Thứ hai, hoàn thiện hạch toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán thanh toán phải hạch toán kịp thời việc thu, chi tiền gửi để nắm bắt đƣợc lƣợng tiền gửi ngân hàng, tiền vay phải trả để công ty có phƣơng án vay vốn, trả vốn kịp thời, tránh tình trạng lƣợng tiền gửi còn nhƣng đơn vị phải đi vay. Nhƣ vậy sẽ góp phần tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm thiểu lãi vay phải trả ngân hàng, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Kế toán thanh toán và kế toán công nợ có thể tự trao đổi kinh nghiệm, tìm hiểu và học hỏi thêm để khi kế toán thanh toán đi vắng, nghỉ ốm kế toán công nợ sẽ đảm nhiệm thay và ngƣợc lại.
* Thứ ba, để tìm chứng từ được dễ dàng, tránh tình trạng thất lạc chứng từ và để giải trình được với cơ quan thuế khi họ kiểm tra kế toán nên:
- Với những hóa đơn trên 20.000.000 đ, nếu chuyển khoản thanh toán kế toán nên photo chứng từ ngân hàng kẹp cùng hóa đơn trên 20.000.000 đ đó. Chứng từ ngân hàng gốc của những hóa đơn này thì kẹp cùng sổ phụ 112.
- Giấy nộp tiền NSNN ; UNC (nộp tiền thuế) nên tách riêng kẹp cùng hồ sơ khai thuế. Vì sau này khi quyết toán thuế, kế toán phải lập bảng kê tình hình nộp tiền vào NSNN của công ty dựa trên chứng từ nộp thuế. Chính vì thế việc phân loại ngay từ đầu, sẽ tiện cho việc quyết toán thuế hơn.
- Các giấy nhận Nợ (nếu công ty vay ngân hàng) thì phải lƣu trữ cẩn thận, sắp xếp theo số GNN thứ tự – theo ngày phát sinh rồi đóng thành quyển…
3.3.3. Nhóm giải pháp khác
Tổ chức báo cáo
Định kì kế toán nên tiến hành phân tích báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, giúp cho ban giám đốc có cái nhìn khách quan về tình hình tài chính của đơn vị và đƣa ra những quyết định đúng đắn sử dụng nguồn vốn bằng tiền tối ƣu nhất mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
Việc kiểm kê quỹ đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối tháng. Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Căn cứ nhu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, doanh nghiệp ban hành kiểm kê tiền mặt tại quỹ.
Bƣớc 2: Công ty thành lập Hội đồng kiểm kê tiền mặt. Bao gồm: giám đốc, kế toán trƣởng, kế toán vốn bằng tiền, thủ quỹ.
Bƣớc 3: Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt. Hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt của doanh nghiệp sẽ tiến hành đếm số tiền còn tồn thực tế tại quỹ đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền.
Bƣớc 4: Lập biên bản kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê. Một số trƣờng hợp thừa hoặc thiếu , kế toán xử lý nhƣ sau:
- Nếu phát hiện chệnh lệch thiếu tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách giảm xuống bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ).
- Nếu phát hiện chênh lệch thừa tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách tăng lên bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ).
- Xử lý chênh lệch thừa và thiếu, sau khi xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch (chênh lệch thiếu tiền do thủ quỹ mƣợn tiền mà không thông báo hoặc có một phiếu chi bỏ sót mà kế toán quyên ghi sổ. Hoặc chênh lệch thừa do thủ quỹ có nhập quỹ mà kế toán không ghi sổ).
Dựa vào những lí do trên, ban giám đốc sẽ đƣa ra những biện pháp xử lý phù hợp. Kế toán căn cứ vào những quyết định đó để tiến hành hạch toán.