1 .Tính cấp thiết của đề tài
B. NỘI DUNG
2.3. Đánh giá công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng
thƣơng mại Đức Anh
2.3.1. Kết quả
2.3.1.1. Về tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Trong công tác tổ chức hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền tạm ứng mọi hóa đơn chứng từ phát sinh của công ty hay của các đơn vị trực thuộc công ty đƣợc kiểm tra tính hơp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán,
sau đó hoàn chỉnh chúng từ kế toán rồi đƣa lên cho kế toán trƣởng và giám đốc xem xét và ký duyệt. Do có sự quản lý chặt chẽ từ trên xuống dƣới nên ban quản lý có thể nắm bắt rõ tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng tại công ty để đƣa ra quyết định cho kế hoạch sản xuất kinh doanh tiếp theo và kiểm soát đƣợc khả năng sử dụng vốn bằng tiền tại công ty có mục đích không. Đảm bảo vón bằng tiền của công ty không bị chiếm dụng và sử dụng sai mục đích. Chính vì lý do đó, trong những năm gần đây doanh thu của công ty đã không ngừng tăng thêm. Do địa bàn kinh doanh nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình. Đây là sự lựa chọn rất phù hợp đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâmg cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng nhƣ công tác kế toán cũng nhƣ công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
2.3.1.2 Về tổ chức chứng từ,sổ sách,phương pháp hạch toán kế toán
Nhƣ đã phân tích rõ ở phần trƣớc, trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì kế toán hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng nhƣ qủan lý và sử dụng vốn bằng tiền.
Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két đƣợc đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc cập nhập hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp đƣợc đơn giản hóa tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tƣợng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền.
Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã đƣợc chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể đƣa ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên các thông tin sau khi đƣợc nhập sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán, các báo cáo. Việc lƣu trữ thông tin và lập sổ sách đã đƣợc thực hiện trên máy vi tính và đến cuối kỳ, sổ sách kế toán đƣợc in ra và có đầy đủ chữ ký của kế toán trƣởng, giám đốc và đƣợc lƣu trữ cẩn thận tại phòng kế
toán của công ty. Nên công ty đã trực tiếp giảm đƣợc một phần chi phí, đồng thời giảm đƣợc số lƣợng các chứng từ và số lƣu trữ ở kho. Bên cạnh đó thông tin cũng đƣợc lƣu lại trên máy tính, do đó rất thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra xem lại dữ liệu kế toán của các kỳ, các niên độ kế toán trƣớc.
2.3.1.3 Về công tác kế toán vốn bằng tiền
Về công tác bảo quản và lƣu trữ chứng từ: công tác bảo quản và lƣu trữ chứng từ phần hành kế toán vốn bằng tiền cũng nhƣ kế toán các phần hành khác nhau nhìn chung là chặt chẽ và khoa học, dễ tìm, đối chiếu, kiểm tra, rà soát chứng từ phục vụ công tác nhu cầu thông tin của lãnh đạo công ty, giúp cho lãnh đạo công ty có thể nắm bắt nhanh chóng, chính xác các nguồn tiền ra, vào. Sổ sách kế toán đƣợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lƣu trữ thông tin và lập sổ sách đã đƣợc thực hiện trên máy tính và chỉ in ra đối với sổ sách cần thiểt phục vụ cho kinh doanh, quản lý. Nên công ty đã trực tiếp giảm đƣợc một phần chi phí, đồng thời giảm đƣợc số lƣợng các chứng từ và sổ lƣu trữ ở kho.
Cơ cấu tổ chức phòng kế toán: mọi nhân viên đƣợc phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, tạo đƣợc tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm về phần việc đƣợc giao theo từng phần hành kế toán.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh là tƣơng đối hợp lý với điều kiện sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do đặc thù của lĩnh vực xây lắp, lƣợng vốn lớn, thời gian thi công các công trình tƣơng đối dài, đƣợc chia ra nhiều giai đoạn, việc thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng khá phức tạp nên công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng vẫn còn bộc lộ một số điểm hạn chế cần khắc phục.
* Hạn chế trong bộ máy kế toán và công tác kế toán nói chung
- Thứ nhất, việc tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tập trung tuy gọn nhẹ nhƣng do yêu cầu thị trƣờng hiện nay, mỗi công trình đƣợc công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lƣợng và tiến độ thi công. Có thể trong cùng thời gian, một đội có thể phải thi công từ một đến hai công trình , địa bàn nằm ở khác nhau tạo thêm gánh nặng về vấn đề điều động nguồn nhân lực. Việc bố trí gọn nhẹ này sẽ làm cho công tác kế
toán trở nên thiếu chính xác, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý và công tác hạch toán.
- Thứ hai, trình độ của nhân viên kế toán chƣa thực sự đồng đều. Mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần hành khác nhau. Họ chỉ nắm rõ và tập trung vào công việc của mình. Khi có một nhân viên đi vắng thì việc làm thay công việc hoặc phần hành của nhân viên đó sẽ dễ dẫn đến sai sót hơn trong hạch toán kế toán.
- Thứ ba, Công ty chƣa trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Công ty cần trích lập khoản dự phòng này để đảm bảo nguyên tắc thận trọng và nhằm bảo toàn vốn kinh doanh.
- Thứ tƣ, chƣa có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng bộ phận kế toán của công ty.
* Hạn chế trong công tác kế toán tiền mặt:
- Thứ nhất, một số thông tin trên phiếu thu chƣa đƣợc ghi một cách đầy đủ. Phiếu thu thƣờng đƣợc kế toán thanh toán tập hợp lại, đến cuối ngày hoặc định kỳ mới trình lên giám đốc ký.
- Thứ hai, hiệu quả sử dụng vốn, vòng quay của vốn lƣu động còn chậm, việc hạch toán nhiều khi chƣa kịp thời. Việc theo dõi, đối chiếu đôi khi còn bị chậm trễ, phát sinh lƣợng vốn nhàn rỗi tạm thời ( tiền tạm ứng thừa chƣa đƣợc thanh toán, tiền thanh lý, nhƣợng bán nguyên vật liệu tồn chân công trình...) công tác thanh toán công nợ chƣa thực sự hiệu quả. Bởi lẽ, công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin đƣợc cập nhật hàng ngày chƣa đầy đủ, việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Việc xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng kế toán đợi đến khi nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng mới hạch toán.
* Hạn chế trong công tác kế toán tiền gửi ngân hàng
Thứ nhất, khoản phí chuyển tiền mà công ty phải chịu sẽ lớn hơn khi công ty thực hiện chuyển khoản đến một ngân hàng khác. Nhƣ vậy, khi công ty giao dịch với các ngân hàng khác (không phải ngân hàng Vietinbank) công ty sẽ phải mất nhiều phí hơn, chi phí tăng, lợi nhuận giảm.
- Thứ hai, việc hạch toán theo giấy báo của ngân hàng đôi lúc còn chƣa kịp thời. Ở công ty, ngƣời chịu trách nhiệm hạch toán và thực hiện các giao dịch liên quan tới
ngân hàng là kế toán thanh toán. Trƣờng hợp kế toán thanh toán nghỉ ốm, phép một vài hôm thì việc hạch toán, cập nhật vào phần mềm kế toán sẽ không kịp thời.
- Thứ ba, kế toán vẫn chƣa sử dụng hết các tính năng của phân hệ Ngân hàng. Khi thực hiện đối chiếu kế toán có thể tiến hành trên máy nhƣng thực tế, việc đối chiếu tiền gửi ngân hàng vẫn đƣợc tiến hành một cách thủ công. Kế toán vẫn phải đến tận các ngân hàng để thực hiện giao dịch. Trƣờng hợp một số giao dịch không thực hiện ngay đƣợc do thời gian làm việc của một số ngân hàng có hạn. Nhiều ngân hàng chỉ làm việc đến 16 giờ hàng ngày nên các hoạt động sau 16 giờ sẽ không đƣợc thực hiện mà phải lui lại đến ngày hôm sau.
- Thứ tƣ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng nhiều nên việc tìm chứng từ vẫn còn chậm.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI ĐỨC ANH 3.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh trong thời gian tới
Hiện nay, nền kinh tế đất nƣớc ta đang có xu hƣớng ngày càng phát triển điều này đã tạo ra nhều cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp cùng phát triển, bên cạnh đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn đạt đƣợc thành công để có thể phát triển lâu dài thì cần đề ra những phƣớng hƣớng chiến lƣợc hoạt động cụ thể làm kim chỉ nan cho mọi hoạt động của doanh nghiệp . Hiện nay, công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh cần đề ra phƣơng hƣớng, mục tiêu phát triển cụ thể nhƣ sau:
- Phải tập trung hơn nữa vào việc mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, góp phần tăng doanh thu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Đầu tƣ mở rộng quan hệ khách hàng,cải tiến cơ sở vật chất,trang thiết bị… - Tích cực công tác thu hồi, huy động vốn để tăng vòng quay, đảm bảo nhu cầu vốn đầu tƣ.
Tổ chức kế toán trong doanh nghệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào chiến lƣợc phát triển, vào cách tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. Do vậy để hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán vốn bằng tiền nói riêng công ty cần:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí quản lí doanh nghiệp, cải tiến các khâu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng.
- Nâng cao trình độ của kế toán viên trong công việc kế toán và trong công tác tham mƣu tƣ vấn cho lãnh đạo. Nhƣ vậy kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế,nhu cầu, lãi suất, giá cả,…từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong qua trình nhận thầu và giúp ban giám đốc đƣa ra quyết định đúng đắn trong công tác kế toan vốn bằng tiền tại công ty.
3.2. Cơ sở đề xuất giải pháp
- Căn cứ vào kết quả phản ánh và đánh giá thực trạng kế toán vốn bằng tiền của công ty trong thời gian gần đây.
- Căn cứ vào phƣơng hƣớng của công ty trong thời gian tới
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh trong thời gian tới dựng và thƣơng mại Đức Anh trong thời gian tới
Thứ nhất tìm hiểu mô hình tổ chức bộ máy quản lý: Công ty nên tìm hiểu thêm mô hình tổ chức bộ máy quản lý phi tập trung. Từ đó có thể kết hợp hài hòa những ƣu điểm của cả hai mô hình này. Đảm bảo đƣợc tiến độ thi công. Công ty nên có kế hoạch cụ thể về việc điều động nguồn nhân lực. Tuyển dụng thêm nhân công, đảm bảo mỗi đội thi công sẽ đảm nhận một công trình. Kế hoạch điều động nhân lực phải cụ thể, chi tiết, phải báo trƣớc cho ngƣời lao động biết. Tùy vào từng công trình cụ thể, tiến độ thi công và những yêu cầu về trình độ, năng lực để điều chuyển sao cho hợp lý.
Thứ hai sao lưu dữ liệu: Định kỳ công ty nên sao lƣu dữ liệu ra ổ đĩa tránh tình trạng gặp sự cố mất dữ liệu kế toán. Công ty nên thực hiện bảo trì máy tính theo định kỳ. Việc làm này sẽ làm cho máy tính hoạt động tốt hơn. Bên cạnh đó, kế toán trƣởng nên thực hiện phân quyền sử dụng các chức năng trong phần mềm kế toán máy đối với từng ngƣời.
Thứ ba chú trọng bồi dưỡng cán bộ công nhân viên: Coi trọng hơn công tác bồi dƣỡng đào tào cán bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên. Dựa trên lực lƣợng hiện có chủ yếu là đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp tại các công trƣờng xây dựng, các đội thi công và độ ngũ kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật có tay nghề, công ty nên tiếp tục công tác đầu tƣ và phát triển theo chiều sâu trong việc huấn luyện, đào tạo.
Thứ tư trích lập khoản dự phòng: Công ty nên trích lập các khoản dự phòng để vốn của công ty luôn đƣợc bảo toàn và phát triển trong trƣờng hợp có biến động về giá cả hoặc rủi ro thì công ty nên trích lập các quỹ dự phòng với mức ổn định.
- Tăng mức trích khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí kinh doanh đối với các khoản nợ phải thu có khả năng không thu đƣợc. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu đƣợc xác định là “nợ phải thu khó đòi”, kế toán tính toán số dự phòng phải thu khó đòi và tính số phải trích lập dự phòng.
3.3.1. Nhóm giải pháp về kế toán tiền mặt
Thứ nhất, cần ghi chép đầy đủ thông tin trên chứng từ: Để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, kế toán cần phải sử dụng đúng mẫu chứng từ theo quy định mà công ty đang áp dụng, bên cạnh đó cần phải ghi đầy đủ các thông tin trên Phiếu thu, Phiếu chi, bổ sung các thông tin còn thiếu.
Thứ hai, cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt theo ngày hoặc theo tuần: Để đảm bảo sự an toàn của tiền mặt không bị thiếu hụt, hàng ngày hoặc hàng tuần, kế toán thanh toán, thủ quỹ cần tiến hành kiểm kê quỹ và lập bảng kiểm kê quỹ. Mục đích của việc kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền Việt Nam Đồng tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó có thể đƣa ra đƣợc nhứng giải pháp nhằm tăng cƣờng quản lý quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, tránh thất thoát quỹ và chống hành vi gian lận.
Quy trình kiểm kê quỹ nhƣ sau: Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng và đột xuất, khi bàn giao quỹ thì kế toán tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Để cho việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và xem số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê, công ty sẽ lập ban kiểm kê. Thành viên ban kiểm kê gồm có giám đốc (phó giám đốc), kế toán trƣởng, thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền. Ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê quỹ, ghi rõ thời điểm kiểm kê (giờ,