phần Thẩm định giá Indochina:
2.4.1. Ưu điểm:
Ve bộ máy quản lý doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý, cơ cấu Công ty khá phù hợp, có tính thống nhất với quy mô của Công ty và hoạt động kinh doanh. Mọi hoạt động quản trị đều được kiểm soát bởi Ban giám đốc. Các phòng ban đều được phân công rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, hoạt động của từng bộ phận được sắp xếp phù hợp, không bị trùng chéo giữa các bộ phận. Ở mỗi bộ phận trong chu trình doanh thu đều được phân chia quyền hạn, các chứng từ liên quan đến từng hoạt động và các thủ tục kiểm soát liên quan đều được thực hiện khá tốt.
Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung giúp việc kiểm soát các chứng từ, hồ sơ và dữ liệu tốt hơn, không bị phân tán. Nhân viên thuộc bộ phận kế toán đều qua đào tạo, có đủ trình độ để thực hiện những công việc, nhiệm vụ, hoạt động liên quan đến chuyên môn.
Về vấn đề áp dụng các quy định, nghị quyết mới về kế toán luôn được cập nhật kịp thời, hơn thế đơn vị còn đi đầu trong việc áp dụng những phần mềm, ký thuật mới như sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số,... Các quy định, điều luật cũng được phổ biến đến từng nhân viên kế toán qua kế toán trưởng. Đồng thời Công ty luôn tạo điều kiện cho kế toán đi tham dự những buổi tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn và hiểu thêm về những quy định, điều lật mới trong kế toán.
Về chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng: Hồ sơ, chứng từ, sổ sách được sắp xếp theo trình tự thời gian, lưu trữ một cách cẩn thận, ngăn nắp giúp cho việc tìm kiếm khi cần trở nên thuận tiện hơn, giúp tiết kiệm thời gian và không gian. Các mẫu biểu chứng từ, sổ sách luôn tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành và quy định của Công ty. Tài khoản kế toán được sử dụng linh hoạt, hạch toán theo đúng hướng dẫn của thông tư, đảm bảo các nghiệp vụ phản ánh các hoạt động đặc biệt là nghiệp vụ doanh thu được ghi nhận đúng về giá trị, thời điểm ghi nhận, tính chất của khoản thu, phương pháp hạch toán theo những nguyên tắc, hướng dẫn trong các quy định, chế đọ kế toán, chuẩn mực kế toán hiện hành.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thiết kế khá chặt chẽ, các hoạt động trong chu trình được kiểm soát tốt.
Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính được trình bày theo đúng quy định. Báo cáo quản trị đa dạng giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc kịp thời, phù hợp với bất kỳ thời điểm nào.
Phần mềm kế toán và các DL quan trọng được lưu trữ riêng và được bảo mật giúp hạn chế việc truy cập khi chưa được cho phép đối với những đối tường có liên quan.
Về các thủ tục KSNB trong hệ thống thông tin nói chung và chu trình doanh thu nói riêng được thiết kế, thực hiện khá tốt, mang lại hiệu quả cao trong kiểm soát các hoạt động của đơn vị đặc biệt là các thủ tục kiểm soát ứng dụng trên phần mềm kế toán.
2.4.2. Hạn chế:
Trong bộ phận kế toán vẫn có sự kiêm nhiệm các nhiệm vụ như kế toán trường vừa thực hiện các công việc của kế toán trưởng vừa thực hiện vai trò của một kế toán thuế đồng thời làm các công việc liên quan của kế toán tổng hợp. Điều này khiến khối lượng công việc của kế toán trưởng quá lớn, áp lực cao. Hay khi mua văn phòng phẩm, thủ quỹ vừa chi tiền vừa kiểm kê số lượng nhập kho vừa quản lý kho Công ty. Dẫn đến có khả năng xảy ra sai sót thậm chí biển thủ tài sản của Công ty. Nhân viên trong bộ phận kế toán có quá nhiều công việc (đặc biệt là khi đến mùa quyết toán thuế) khiến cho việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn.
Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán phụ thuộc khá nhiều vào phần mềm nếu xảy ra lỗi trên phần mềm sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả báo cáo đồng thời cỏ thể xảy ra sai lầm khi khi ra quyết định dựa trên những báo cáo đó.
Mặc dù nhân viên trong công ty đều có trình độ chuyên môn nhưng vẫn còn hạn
chế về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và ngoại ngữ trong quá trình làm việc. Số lượng thẩm định viên thuộc công ty không nhiều (5 người).
Chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách dẫn đến việc quản lý và giám sát các hoạt động chưa được xử lý tốt. Các thông tin về đánh giá hoạt động kiểm soát không được đánh giá chính xác và tính kịp thời chưa được đảm bảo.
Hạn chế trong các hoạt động của CTDT:
1.0 Tiếp nhận và xét duyệt giấy đề nghị cung cấp dịch vụ:
Yêu cầu của khách hàng được phản ánh gián tiếp qua văn phòng đại diện của Công ty, có thể xảy ra tình trạng sai sót thông tin trong quá trình truyền đạt.
2.0 Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ:
Hợp đồng, chứng thư, báo cáo kết quả thẩm định giá và các giấy tờ cần thiết khác được chuyển đến khách hàng qua đường bưu điện. Điều này gây ra khả năng bị mất chứng từ, tài liệu có thể chưa đến được tay khách hàng khi cần thiết do một vài nguyên nhân khách quan, gửi sai địa chỉ,.... Gây mất uy tín, vị trí của đơn vị trong ngành.
3.0 Xét duyệt:
Giám đốc phải tự mình ký duyệt tất cả hợp đồng, chứng thư, báo cáo thẩm định giá đẫn đến tình trạng khối lượng công việc của Giám đốc quá lớn.
4.0 Lập hóa đơn và theo dõi nợ:
Chưa có sự phân nhiệm hợp lý giữa các nhiệm vụ của nhân viên kế toán. Kế toán viên đồng thời ghi nhận DT, theo dõi công nợ và xuất hóa đơn, hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số do kế toán giữ, có thể xảy ra trường hợp ghi khống doanh thu, công nợ.
5.0 Thu tiền:
Thủ quỹ vừa lập phiếu thu vừa thu tiền và theo dõi các khoản thu - chi của đơn vị. Điều này đã vi phạm nguyên tăc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế:
Quy mô của Công ty chưa lớn, tài chính có hạn, chưa có khả năng tăng cường nhân lực trong các phòng ban như phòng thẩm định giá hay bộ phận kế toán cũng như
xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt để giám sát các hoạt động của đơn
vị. Vì vậy một nhân viên có thể được phân làm nhiều công việc cùng lúc và không thể
phân tách các nhiệm vụ có tính chất đặc thù không thể kiêm nhiệm.
Các hợp đồng của doanh nghiệp tập trung chủ yếu ở các tỉnh Phú Thọ, Điện Biên, Lai Châu,... mà tất cả thẩm định viên của Công ty đều tập trung ở trụ sở chính tại Hà Nội. Dẫn đến việc trao đổi thông tin giữa thẩm định viên và khách hàng mặc dù trong thời gian thực hiện hợp đồng các thẩm định viên phụ trách có đi
công tác để khảo sát tình hình tài sản cần thẩm định. Cũng chính vì thế việc gửi tài liệu từ khách hàng đến Công ty hay từ công ty đến khách hàng có chút khó khăn.
Ket luận chương 2
Dựa trên cơ sở lý luận về CTDT và tin học hóa công tác kế toán được nêu tại chương 1, chương 2 nghiên cứu về thực trạng tổ chức CTDT và đánh giá thực trạng tổ chức CTDT tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina. Nói chung, CTDT tại đơn vị IVSC được thiết kế tương đối tốt, đã áp dụng khá tốt khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và CTDT nói riêng.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH