Khách hàng trả tiền và giấy đề nghị thanh toán được đưa vào hoạt động nhận thanh toán, kết quả của hoạt động nhận thanh toán là lập được phiếu thu. Phiếu thu và tiền được chuyển đến hoạt động đối chiếu với tiền thực nhận. Đơn đề nghị thanh toán đã xác nhận được chuyển đến hoạt động Ghi nhận thanh toán. Phiếu thu đã xác nhận sẽ được lưu trữ vào Sổ quỹ và hoạt động ghi nhận thanh toán, Tiền được chuyển đến hoạt động lập giấy chuyển ngân hàng. Tiền được chuyển từ hoạt động lập giấy chuyển ngân hàng vào ngân hàng. Qua hoạt động Ghi nhận thanh toán các dữ liệu về đơn hàng đã xử lý và phiếu thu được gửi đến cho Kế toán tổng hợp.
c. Lưu đồ (Flowcharts):
Lưu đồ là một loại sơ đồ biểu diễn một thuật toán hoặc một quá trình, biểu
hiện các bước công việc dưới dạng các loại hình hộp khác nhau theo thứ tự được biểu diễn bởi các mũi tên.
Lưu đồ là một công cụ hữu ích trong mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)
Sơ đồ này có thể thể hiện giải pháp cho vấn đề cần giải quyết từng bước từng
nhau bằng các mũi tên để thể hiện dòng điều khiển. Dòng dữ liệu thường không
được thể hiện trong lưu đồ, không giống như trong lưu đồ dòng dữ liệu; thay vào
đó, dữ liệu được ẩn vào trong chuỗi các hành động. Lưu đồ được dùng trong phân tích, thiết kế, phân loại hoặc quản lý công việc hoặc chương trình trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Bao gồm 3 loại:
- Lưu đồ chứng từ (Document flowcharts) mô tả dòng lưu chuyển của chứng từ và thông tin giữa các bộ phận, phòng ban.
- Lưu đồ hệ thống (System flowcharts) mô tả mối quan hệ giữa quá trình nhập liệu, xử lý và thông tin cho một hệ thống.
- Lưu đồ chương trình (Program flowcharts) mô tả một chuỗi các xử lý logic được thực hiện trong một chương trình máy tính.
Lưu đồ là kỹ thuật phân tích mô tả vẻ bề ngoài của hệ thống thông tin một cách rõ ràng, súc tích và logic.
Lưu đồ quá trình 1.0 Xử lý đơn đặt hàng: