2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina:
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp:
Sơ đồ 2. 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Mô tả công việc và nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán: Ke toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp, kế toán thuế):
- Thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến chuyên môn kế toán theo quy định của Nhà nước; theo dõi sự thay đổi của tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu của DN, định kỳ báo cáo lại với ban giám đóc về tình hình hoạt động cũng như sự vẫn động của các chỉ tiêu kế toán.
- Phối hợp với các bộ phận khác tạo mối liên hệ vững chắc trong toàn Công ty
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác tài chính, công tác quản lý và sử dụng nguồn vốn của đơn vị
- Thực hiện các chức năng khác thuộc phận sự kế toán trưởng do cấp trên giao phó
- Tổ chức và kiểm soát tất cả hợp đồng kinh tế phát sinh trong kỳ kê toán - Đảm bảo lợi ích của Công ty
- Tạo mối quan hệ với các ban ngành chức năng có liên quan nhưu Sở Kế hoạch và Đầu tư, Chi cục thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh,...
- Rà soát, tính toán, theo dõi các chỉ tiêu (Doanh thu, chi phí, thuế, công nợ,.) đồng thời lập các báo cáo và quyết toán các loại thuế khi đến hạn.
- Xác định cơ sở tính thuế và lập báo cáo tài chính, thực hiện các nghĩa vụ có
liên quan đến thuế của DN đối với Nhà nước.
- Khi có thanh tra từ cơ quan thuế thì có trách nhiệm cung cấp các số liệu, chứng từ, hồ sơ phục vụ cho quá trình kiểm tra và phải giải trình nếu có yêu cầu.
Kế toán viên:
- Quan sát, thu nhận và ghi chép có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành các nhóm (loại) khác nhau, phục vụ cho việc theo dõi các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính một cách dễ dàng hơn
- Thực hiện các công việc do cấp trên giao phó.
Thủ quỹ: là người nắm giữ, theo dõi, ghi nhận các thay đổi của tiền thuộc sở hữu của Công ty, lập các căn cứ thu - chi tiền, kiểm tra đối chiếu các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoàn tiền tạm ứng,... với sổ quỹ, sổ thu- chi tiền. Định kỳ kiểm kê và báo cáo với cấp trên về tình hình sử dụng tiền mặt trong đơn vị.
Event Agent
(Sự kiện) (Đối tượng)
2.2.2. Các chế độ, chính sách kế toán vận dụng tại doanh nghiệp:
Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 (1 năm tài chính) Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND).
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Khấu trừ.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ: phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính.
Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán Nhật ký chung có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting kết hợp với hóa đơn điện tử Fast e-invoice.
Chính sách kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
2.3. Thực trạng chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm đinh giá Indochina:
2.3.1. Chu trình doanh thu tại Công ty:
a. Mô tả chu trình doanh thu:
Văn phòng đại diện nhận trực tiếp hoặc qua hòm thư điện tử, xem xét giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá (bản gốc từ khách hàng).
Bộ phận thẩm định giá dựa vào giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá để lên kế hoạch thẩm định giá về số người đi công tác thực tế, thu thập thông số kỹ thuật của tài sản... Để quyết định mức phí thẩm định tài sản của khách hàng. Lập bốn hợp đồng, chuyển hợp đồng đến cho Giám đốc phê duyệt. Hoàn thành chuyến đi công tác và xác định được giá trị của tài sản thẩm định, phòng thẩm định giá sẽ lập chứng thư và báo cáo thẩm định giá (ba bản), chuyển cả ba bản cùng giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá đến Giám đốc.
Giám đốc sau khi ký duyệt hợp đồng sẽ gửi đến cho khách hàng bốn bản hợp đồng để xác nhận và ký. Sau khi khách hàng ký nhận sẽ gửi về cho Công ty hai bản hợp đồng, hai hợp đồng sẽ được chuyển về bộ phận kế toán. Chứng thư sau khi được Giám đốc phê duyệt sẽ gửi 2 bản chứng thư. báo cáo kết quả thẩm định giá đến cho khách hàng, một bản chuyển đến cho bộ phận kế toán.
Sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, dựa vào hợp đồng, chứng thư. báo cáo thẩm định giá, bộ phận kế toán lập - xuất hóa đơn điện tử (một bản) gửi cho
37
khách hàng qua đường bưu điện kèm theo hai bản chứng thư, hai bản hợp đồng và nhập liệu công nợ khách hàng, doanh thu vào phần mềm kế toán. Hợp đồng (hai bản), chứng thư kèm báo cáo thẩm định giá (một bản) lưu lại phòng kế toán - hành chính theo ngày. Kế toán gửi hóa đơn điện tử đến cho thủ quỹ.
Thủ quỹ thu tiền, lập phiếu thu và ký duyệt phiếu thu (ba liên) dựa trên hóa đơn. Gửi phiếu thu liên 3 cho khách hàng, liên 1, 2 phiếu thu (2 liên) lưu tại bộ phận theo số thứ tự.
b. Mô hình REA:
Một chu trình doanh thu gồm nhiều hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng và nguồn lực của doanh nghiệp. Mô hình REA sẽ xác định, phản ánh đầy đủ các ngườn lực, sự kiện và các đối tượng liên quan đến chu trình doanh thu của đơn vị đồng thời cho thấy mối liên hệ giữa chúng.
Resource (Nguồn lực) Tiền Hàng hóa, dịch vụ Thông tin kế toán (DT, Thuế GTGT,...) Lập hợp đồng, cung cấp dịch vụ
Khách hàng Xét duyệt Lập hóa đơn và theo dõi nợ Tiếp nhận GĐN cung cấp dịch vụ Phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán Phòng thẩm định giá
Các nguồn lực cần sử dụng trong CTDT:
- Hàng hóa, dịch vụ do Công ty cung cấp, cụ thể là dịch vụ Thẩm định giá. - Tiền (Có thể là tiền mặt hoặc TGNH).
- Thông tin kế toán: là các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Các sự kiện xảy ra trong chu trình doanh thu:
- Tiếp nhận đơn đề nghị cung cấp dịch vụ.
- Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ thẩm định giá. - Xét duyệt
- Lập hóa đơn và theo dõi nợ. - Thu tiền.
Các đối tượng liên quan đến chu trình doanh thu: - Khách hàng.
- Văn phòng đại diện. - Phòng thẩm định giá. - Giám đốc.
- Kế toán. - Thủ quỹ.
c. Sơ đồ dòng dữ liệu:
Để thấy rõ sự luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận ta cần xem sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu.
DFD cấp 1 của chu trình doanh thu:
Sơ đồ 2. 4 DFD cấp 1 chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Đánh giá khi sử dụng DFD để phân tích CTDT tại IVSC: Ưu điểm:
- Giảm chi phí phần cứng và chi phí cho việc nhập liệu; - Trách nhiệm kiểm soát chi phí được hoàn thiện;
- DL được lưu trữ và dự phòng được hoàn thiện qua nhiều địa chỉ/bộ phận. Nhược điểm:
- Thiếu sự kiểm soát chung;
- Thiếu quản lý thống nhất các nguồn lực;
- Phần cứng và phần mềm thiếu tính tương thích; - Nhiều công việc và dữ liệu dư thừa;
- Nhiều công việc hợp nhất bị tách biệt;
- Khó thu hút được những nhân sự có chất lượng chuyên môn cao; - Thiếu vắng các chuẩn mực.
d. Lưu đồ: