2.3.6.1. Kiểm soát hoạt động:
Ngày nay, công nghệ đã xâm nhập vào mọi ngóc ngách, ngành nghề trong cuộc sống của chúng ta và tất nhiên kế toán, hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng của nó.
Tác động của công nghệ thông tin đến kiểm soát nội bộ:
- Kiểm soát tự động thay thế cho kiểm soát thủ công: Công nghệ thông tin có
khả năng xử lý được lượng thông tin, giao dịch lớn và phức tạp với hiệu quả cao, thời gian xử lý được rút ngắn.
- Có khả năng tiếp nhận thông tin với chất lượng cao hơn. * Kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu:
Thông tin là một nhân tố vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý của đơn vị. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là điều tất yếu vì nó giúp nâng cao hiệu quả của quá trình xử lý và cung cấp thông tin.
Kiểm soát hoạt động 1.0 Tiếp nhận đơn đề nghị cung cấp dịch vụ:
- Khách hàng của Công ty tập trung tại các các tỉnh như Điện Biên, Lai Châu, Phú Thọ,... thường liên hệ và được xét duyệt đơn đặt hàng ngay tại các Văn phòng đại diện của Công ty. Các yêu cầu của khách hàng đều được truyền đạt đến trụ sở chính (phòng thẩm định giá) qua nhân viên tại các văn phòng đại diện.
- Đơn đề nghị cung cấp dịch vụ có thời gian, địa chỉ và những thông tin cơ bản về đơn vị yêu cầu cũng như tài sản cần thẩm định giúp tránh việc nhầm lẫn giữa các đơn hàng.
Kiểm soát hoạt động 2.0 Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ:
- Bất kỳ một hợp đồng nào cũng cần có chữ ký của Giám đốc của đơn vị. - Số hợp đồng được thiết kế, mã hóa theo phương pháp gợi nhớ
Ví dụ: Hợp đồng được lập ngày 17 tháng 03 năm 2021 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện Tuần Giáo được mã hóa theo số 1703.1/2021/HĐ-TĐG-IVSC- CN14
Ý nghĩa: Hợp đồng ngày 17 tháng 03 năm 2021,”.1” cho biết tài sản thẩm định lần thứ nhất, HĐ-TĐG-IVSC là viết tắt của Hợp đồng - Thẩm định giá - Công ty CP Thẩm định giá Indochina (IVSC). CN14 là mã số văn phòng đại diện tỉnh Điện Biên.
- Quá trình thẩm định được ghi chép đầy đủ vào báo cáo kết quả thẩm định, giúp khách hàng hiểu về cách thức làm, tính toán để đưa ra được kết quả thẩm định.
Kiểm soát hoạt động 3.0 Xét duyệt:
- Giám đốc chịu trách nhiệm xét duyệt từng hợp đồng và sản phẩm của quá trình thẩm định giá là chứng thư và báo cáo kết quả thẩm định giá.
Kiểm soát hoạt động 4.0 Xuất hóa đơn
- Hóa đơn GTGT được đánh số thứ tự liên tục.
- Hóa đơn được kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng, khối lượng hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thẩm định giá.
- Tránh nhầm lẫn trong tính toán vì có sự hỗ trợ của phần mềm.
- Biểu phí thẩm định được quy định rõ theo từng loại tài sản, khoảng giá trị của tài sản thẩm định do Ban giám đốc xây dựng, thống nhất và phê duyệt bởi Giám đốc.
- Các dữ kiệu kế toán được lưu trữ trong phần mềm và có thể sử dụng bất cứ lức nào, cũng có thể lập các báo cáo cần thiết tại các thời điểm một cách kịp thời.
- Thường xuyên theo dõi, đối chiếu công nợ, liên hệ với khách hàng, kịp thời điều chỉnh nếu phát hiện sự chênh lệch giá trị.
Kiểm soát hoạt động 5.0 Thu tiền:
- Phiếu thu được ký nhận bởi bộ phận kế toán, thủ quỹ, được lập thành 3 liên và hai liên được lưu tại đơn vị.
- Phần mềm cập nhật vào các tệp tin liên quan ngay khi phiếu thu (hoặc giấy báo có) được lập.
- Định kỳ kiểm kê lượng tiền tồn trong quỹ, đối chiếu các khoản mục thu - chi tiền trong kỳ giữa sổ quỹ và các DL kế toán trên phần mềm. Lập tức xử lý khi phát hiện sai sót.
- Cuối tháng, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu một lần nữa giữa sao kê ngân hàng và sổ ngân hàng trên phần mềm.
Đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán: Các thủ tục kiểm soát, chính sách liên quan đến chu trình doanh thu được thực hiện có hiệu quả khá tốt trong từng hoạt động của chu trình. Doanh thu được kiểm soát khá chặt chẽ trong quá trình cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, vì một vài lý do những nguyên tắc kiểm soát nội bộ chưa được đáp ứng tốt như nguyên tắc bất kiêm nhiệm, bốn mắt, kiểm tra độc lập.
2.3.6.2. Kiểm soát thông tin:
Căn cứ vào phạm vi tác động của thủ tục kiểm soát, kiểm soát trong AIS chia làm hai loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
a. Kiểm soát chung:
Kiểm soát chung là những thủ tục kiểm soát được thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo môi trường kiểm soát của Công ty vững mạnh, ổn định, tăng tính hữu hiệu cho kiểm soát ứng dụng trong môi trường máy tính.
Kiểm soát chung được áp dụng cho tất cả các khía cạnh của chức năng công nghệ thông tin bởi vì nó thường được áp dụng trên cơ sở toàn thực thể và ảnh hưởng đến nhiều ứng dụng.
Các thủ tục kiểm soát ứng dụng được áp dụng tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina:
- Xác lập kế hoạch an ninh: Công ty có hệ thống camera, khóa và két sắt, bảo
đảm các tài liệu và tài sản quan trọng của Công ty.
- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý: Hồ sơ chứng từ quan trọng được cất trong két sắt bằng khóa, chìa khóa do Giám đốc giữ.
- Kiểm soát truy cập: Để ngăn chặn người không có quyền hạn và nhiệm vụ tự ý xâm nhập hệ thống, các phần mềm thường được lập trình các vấn đề về bảo mật và thiết lập mật khẩu theo từng người sử dụng. Những phần mềm, tập tin quan trọng thường được cài đặt mật khẩu mà chỉ những người được cho phép mới có thể
sử dụng, có nhiều trường hợp Công ty sử dụng hai lớp bảo mật để đảm bảo thông tin trong hệ thống khó có thể bị đánh cắp. Như phần mềm kế toán của Công ty có mật khẩu khác với mật khẩu của chữ ký số.
- Kiểm soát lưu trữ: Các dữ liệu quan trọng được sao lưu ra một ổ cứng riêng
biệt do kế toán trưởng và giám đốc nắm giữ, tránh cho việc mất dữ liệu quan trọng khi không được lưu trữ cẩn thận.
- Kiểm soát máy tính cá nhân, mạng máy tính, Internet: Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina lắp đặt 6 máy tính cố định. Các phần mềm được cài đặt các biện pháp bảo mật đồng thời tăng cường các hoạt động giám sát khi sử dụng máy tính cố định tại Công ty.
b. Kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát ứng dụng giúp hạn chế những hành vi gian lận hoặc nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin.
Kiểm soát ứng dụng thường có tác dụng ở cấp quy trình nghiệp vụ và áp dụng khi xử lý các giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm soát ứng dụng là sự kiểm soát có liên quan trực tiếp tới hệ thống xử lý các nghiệp vụ trong từng chu trình kinh doanh. Kiểm soát ứng dụng giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch hợp lệ được ghi nhận, phân cấp, xử lý và báo cáo chính xác hơn.
Các thủ tục kiểm soát ứng dụng: - Kiểm soát nguồn dữ liệu:
Bộ chứng từ gốc: Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ, hóa đơn, hợp đồng,...
Các thủ tục kiểm soát chứng từ: Kiểm tra về thứ tự, ủy quyền, xét duyệt, tính hợp lý,..
Các chứng từ gốc sẽ được kiểm tra tính có thực, đầy đủ và xét duyệt nghiệp vụ trong chứng từ. Ví dụ đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ta có thể kiểm tra số hóa
đơn trên website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/search1hd.html.
Các chứng từ sau khi nhập liệu đươc đánh dấu và để riêng để tránh việc nhập hai lần cùng một chứng từ.
Kiểm soát quá trình nhập liệu đảm bảo việc nhập liệu là chính xác và đầy đủ trong hoạt động nhập liệu vì đây là công việc quan trọng trong kiểm soát HTTT của máy tính, các lỗi trong quá trình nhập liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến các hoạt động sau đó.
Các thủ tục kiểm soát ứng dụng:
+ Thực hiện và kiểm tra việc đánh số liên tục trên chứng từ gốc giúp hạn chế việc nhập trùng hay bỏ sót chứng từ nghiệp vụ.
+ Các DL trước khi nhập liệu trên phần mềm được định dạng trước theo kiểu số, ngày tháng hoặc kiểu chữ.
+ Thực hiện các kỹ thuật kiểm tra vùng DL, tính hợp lý, tính có thực, kiểm tra dấu, giới hạn, tuần tự,...
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu giúp tăng tính đáng tin cậy và chính xác của hoạt động xử lý sau quá trình nhập liệu.
Các thủ tục kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
+ Kiểm tra tính ràng buộc hiện hữu: Ví dụ xác định và loại bỏ những trường hợp đối tượng khách hàng không tồn tại.
+ Nếu xảy ra các hiện tượng bất thường như quỹ tiền âm, công nợ khách hàng vượt quá hạn mức bán chịu theo quy định của Công ty.... phần mềm sẽ có thông báo nhắc nhở.
+ Hệ thống có chức năng tự động đối chiếu dữ liệu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết giúp dữ liệu kế toán có sự đồng bộ.
+ Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: Các thông tin được sắp xếp theo trình tự để cập nhật tập tin.
- Kiểm soát thông tin đầu ra:
Kiểm soát thông tin đầu ra được thiết kế nhằm thử nghiệm tính đáng tin cậy của các nghiệp vụ đã được hệ thống máy tính xử lý.
Các thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra:
+ Kiểm soát qua chứng từ: Được thực hiện qua bằng việc thường xuyên đối chiếu số tổng của một trường thông tin đã được máy tính xử lý với số tổng cộng của các chứng từ nhập.
+ Kiểm soát dữ liệu lưu trữ: Các dữ liệu quan trọng càn phải được sao lưu để tiện cho việc lưu trữ.