CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành
Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành là một đơn vị kinh tế với cơ cấu bộ máy tổ chức được sắp xếp như sau:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hội đồng quản trị: Gồm tất cả các cổ đông sáng lập có tên trong đăng ký kinh
doanh của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng hoạch định, định hướng, kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho Giám đốc tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại điều lệ Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành, hội đồng thành viên hoạt động theo nguyên tắc hội đồng thành viên chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên.
Giám đốc: Là người được các cổ đông sáng lập có tên trong đăng ký kinh doanh bầu chọn và được bổ nhiệm. Giám đốc là người quản lý, điều hành, ra các quyết định liên quan đến các hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty như: tổ chức thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh; xây dựng cơ cấu tổ chức; tuyển dụng và ký hợp đồng tuyển dụng; quyết định chế độ tiền lương, đãi ngộ, khen thưởng; thực hiện đàm phán và ký hợp đồng kinh tế (…) Giám đốc chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ được giao.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Bộ phận kho và giao nhận Phòng Tài chính – Kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng marketing Phòng kinh doanh
Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc trong công tác điều hành công ty và có nhiệm vụ thực hiện công việc cụ thể do Giám đốc giao hoặc uỷ quyền điều hành công ty trong một thời gian nhất định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công tác được giao. Phó Giám đốc có thể được Giám đốc ủy quyền bằng văn bản thay mặt Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt tại doanh nghiệp. Giám đốc, Phó Giám đốc cùng chịu trách nhiệm trước cấp trên về lãnh vực được phân công phụ trách.
Phòng Hành chính- Nhân sự:
Tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty về công tác tiền lương, tuyển dụng nhân lực, sắp xếp và bố trí nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực. Xây dựng kế hoạch nhân lực, phối hợp các phòng ban khác để phân tích công việc, xây dựng nội quy, kỷ luật của công ty, đánh giá nhân lực, xây dựng chế độ thi đua và khen thưởng.
Xây dựng và tổ chức các hoạt động như tham quan; du lịch; nghỉ mát; các hoạt động thể thao; chương trình tổng kết cuối năm và các chương trình, hoạt động khác của công ty.
Soạn thảo và phát hành các văn bản hành chính, tài liệu có trách nhiệm hướng dẫn và truyền đạt thông tin; nội quy của công ty đến các phòng ban, bộ phận khác.
Phòng Tài chính – Kế toán:
Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc công ty trong các lĩnh vực về công tác tài chính, kế toán, công tác quản lý vốn, tài sản. Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và tổng hợp số liệu kế toán. Kiểm soát các báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và tham gia công tác quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Tổ chức việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ, quản lý chi phí, kiểm kê tài sản, dòng tiền cũng như các nguồn tài sản khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc quyền lợi của Công ty. Đảm bảo tính hợp pháp, tính kịp thời và chính xác trong việc lập sổ sách kế toán.
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch; chiến lược kinh doanh; phát triển và mở rộng thị trường; các phương án phân phối sản phẩm. Xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng và các chương trình khuyến mại vào các dịp lễ lớn trong năm.
Phối hợp với phòng xuất nhập khẩu và bộ phận kho để theo dõi đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo đủ số lượng hàng hóa cung cấp cho các khách hàng đúng thời hạn.
Tham gia các chương trình giới thiệu; quảng bá cho các sản phẩm và nghiên cứu phát triển mở rộng thị trường kinh doanh cũng như thúc đẩy phát triển thương hiệu.
Phòng Marketing:
Xây dựng kế hoạch chiến lược marketing của công ty; xác lập ngân sách, nguồn lực cho chiến lược marketing.
Xây dựng và quản lý tối ưu hóa các kênh quảng cáo trực tuyến của công ty như: Google ads, Youtube, Facebook, e-book, Email marketing (…)
Triển khai kế hoạch, chiến lược marketing; kiểm tra, giám sát, đánh giá toàn bộ hoạt động marketing; đánh giá nghiên cứu khách hàng, tình hình thị trường và đối thủ cạnh trạnh.
Nghiên cứu và xây dựng chiến lược marketing cho sản phẩm nhập khẩu mới của công ty cũng như phát triển thương hiệu, nhãn hiệu cho sản phẩm mà doanh nghiệp đang nhập khẩu và phân phối độc quyền trên thị trường.
Nghiên cứu và phát triển đa dang các kênh phân phối. Ngoài các kênh thương mại truyền thống còn phải thúc đẩy phát triển mạnh mẽ kênh thương mại điện tử.
Phòng xuất nhập khẩu:
Xây dựng quy trình nhập khẩu cho tất cả các sản phẩm của từng nhà cung cấp sản phẩm ở nước ngoài như: đặt hàng, đàm phán, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa, thanh toán quốc tế (…)
Phối hợp với bộ phận kho và phòng kinh doanh để đặt hàng với nhà cung cấp để đảm bảo luôn đáp ứng đủ số lượng hàng cho hoạt động kinh doanh và phân phối độc quyền hàng hóa nhập khẩu của Công ty.
Nghiên cứu các chính sách thuế, pháp luật, Luật Hải quan, các hiệp định thương mại song và đa phương của Việt Nam với các nước trên thế giới liên quan đến những mặt hàng, nhóm mặt hàng mà công ty đang nhập khẩu và phân phối để từ đó xây dựng quy trình nhập khẩu của từng mặt hàng, nhóm mặt hàng đó.
Lập kế hoạch, báo cáo cho Giám đốc về cơ cấu mặt hàng/ nhóm hàng nhập khẩu mới tại công ty.
Bộ phận kho hàng và giao nhận:
Quản lý lượng hàng nhập, xuất, tồn kho và sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học cũng như theo quy định của Công ty.
Bảo quản và kiểm tra chất lượng hàng hóa cũng như kiểm kê lượng hàng hóa trong kho, lập báo cáo cho Ban Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu để lên kế hoạch đặt hàng, nhập khẩu hàng hóa bổ sung đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành với tổng số nhân lực năm 2018 là: 84 người. Trong đó cơ cấu, sắp xếp nhân lực như sau:
Bảng 3.1. Bảng số lượng nhân lực sắp xếp theo tính chất phân loại
STT Tính chất phân loại Năm 2018
(Người) Tỷ trọng (%) A Theo bộ phận, phòng, ban 84 100% 1 Ban Giám đốc 2 2,38 2 Phòng Hành chính – Nhân sự 9 10,72 3 Phòng Tài chính – Kế toán 7 8,33 4 Phòng Marketing 3 3,57 5 Phòng kinh doanh 48 57,14 6 Phòng xuất nhập khẩu 2 2,38 7 Bộ phận kho và giao nhận 13 15,48 B Theo trình độ học vấn 84 100%
1 Trình độ đại học, trên đại học 42 50
C Theo giới tính 84 100%
1 Nam 47 55,95
2 Nữ 37 44,05
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Từ bảng 3.1 cho thấy, tổng số nhân lực của Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành năm 2018 là 84 người. Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành là một doanh nghiệp nhỏ chuyên kinh doanh, nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm nên doanh nghiệp tập trung nhân lực trong việc tìm kiếm, phát triển, mở rộng thị trường kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Lĩnh vực kinh doanh này có ảnh hưởng không nhỏ đến cơ cấu tổ chức, sắp xếp sử dụng nhân lực của doanh nghiệp, cũng như ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy, số lượng nhân lực phòng kinh doanh năm 2018 là 48 người tương đương chiếm 57,14 % trên tổng số nhân lực của doanh nghiệp. Trong khi địa điểm làm việc của phòng kinh doanh ở nhiều khu vực khác nhau, thường xuyên vắng mặt tại văn phòng làm việc của doanh nghiệp. Đây là khó khăn, thách thức doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân lực của Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những phương pháp quản lý phù hợp để tránh tạo áp lực công việc cũng như giúp nhân lực phát huy được khả năng tư duy, sáng tạo, hoàn thành tốt công việc, mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh về sản phẩm, thị trường mà còn cạnh tranh về nhân lực. Chính vì vậy, đối với Công ty cổ phẩn quốc tế Nam Thành khó khăn, thách thức lớn nhất trong công tác quản lý nhân lực là xây dựng kế hoạch nhân lực; chế độ lương đãi ngộ nhằm đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững, hoàn thành tốt mục tiêu, chiến lược phát triển kinh doanh của mình cũng như đảm bảo tính gắn bó lâu dài của những nhân lực trong doanh nghiệp.
Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành là doanh nghiệp nhỏ với tiềm lực tài chính còn yếu nên chi phí dành cho công tác tìm kiếm, tuyển dụng nhân lực, đào tạo
những nhân lực chất lượng phù hợp với doanh nghiệp. Đây cũng là những khó khăn, thách thức lớn đối với Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành trong công tác quản lý nhân lực. Cụ thể theo bảng 3.1 cho thấy, năm 2018 số lượng nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp là 34 người tương đương chiếm 40,48% và số lượng nhân lực có trình độ khác là 8 người tương đương chiếm 9,52%.
Đối với doanh nghiệp nhỏ như Công ty cổ phân quốc tế Nam Thành thì việc tạo sức hút cũng như cạnh tranh với những doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong cũng lĩnh vực có quy mô và tiềm lực tài chính lớn hơn về nhân lực chất lượng, có trình độ cao, khả năng chuyên môn, kỹ năng xử lý công việc tốt gặp rất nhiều khó khăn, thách thức.
Kết quả hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành trong những năm gần đây thể hiện như sau:
Bảng 3.2. Tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa
(Đơn vị tính: tỷ đồng) STT Nhãn hiệu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh năm 2017/ 2016 So sánh năm 2018/ 2017 (+/-) (%) (+/-) (%) 1 BABY ONE 1,62 1,85 2,59 0,23 14,2 0,74 40 2 CEZANNE 6,19 6,31 6,16 0,12 1,94 -0,15 -2,38 3 KLEANNARA 4,32 5,10 6,94 0,78 18,06 1,84 36,08 4 KERASYS 6,20 7,93 9,12 1,73 27,9 1,19 15 TỔNG 18,33 21,19 24,81 2,86 15,60 3,62 17,08
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Từ bảng số liệu 3.2, cho thấy tình hình hoạt động xuất nhập khẩu trong những năm gần đây đạt tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa là: năm 2016 là 18,33 tỷ đồng, năm 2017 là 21,19 tỷ đồng, năm 2018 là 24,81 tỷ đồng. Năm 2017, tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa tăng thêm 2,86 tỷ đồng tương đương 15,60% so với năm 2016. Năm 2018, tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa tăng thêm 3,62 tỷ đồng
tương đương 17,08% so với năm 2017. Trong đó, năm 2017, trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa có mức tăng trưởng nhiều nhất là nhãn hiệu Kerasys với 1,73 tỷ đồng (tương đương 60,49% trên tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa tăng thêm) so với năm 2016 và năm 2018, trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa có mức tăng trưởng nhiều nhất là nhãn hiệu Kleannara với 1,84 tỷ đồng (tương đương 50,83% trên tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa tăng thêm) so với năm 2017. Từ những kết quả trên phản ảnh một phần tình hình phát triển kinh doanh và phát triển chung của doanh nghiệp trong những năm gần đây.
Bảng 3.3. Thuế xuất nhập khẩu nộp ngân sách Nhà nước
(Đơn vị tính: trăm triệu đồng)
STT Nhãn hiệu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh năm 2017/ 2016 So sánh năm 2018/ 2017 (+/-) (%) (+/-) (%) 1 BABY ONE 3,19 4,20 5,83 1,01 31,66 1,63 38,81 2 CEZANNE 13,56 9,53 7,52 -4,03 -29,72 -2,01 -21,09 3 KLEANNARA 5,18 5,10 6,94 -0,08 -1,54 1,84 36,08 4 KERASYS 13,64 12,69 11,87 -0,95 -6,96 -0,82 -6,46 TỔNG 35,95 31,52 32,16 -4,05 -11,39 0.64 2,03
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Từ bảng số liệu 3.3, Cho ta thấy thuế xuất nhập nộp ngân sách Nhà nước trong những năm gần đây là: năm 2016 là 3,595 tỷ đồng, năm 2017 là 3,152 tỷ đồng và năm 2018 là 3,216 tỷ đồng. Tuy nhiên, mặc dù tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa liên tục tăng hàng năm nhưng tổng thuế nộp ngân sách lại giảm năm 2017 giảm 405 triệu đồng tương đương giảm 11,39% so với năm 2016 là do chính sách hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt của Nhà nước đối với nhiều mặt hàng mà Việt Nam đã ký kết các hiệp định thương mại đa phương và song phương với các nước trong khu vực liên tục giảm xuống như: Hiệp định thương mại song phương Việt Nam – Hàn Quốc, Hiệp
định thương mại song phương Việt Nam – Nhật Bản, Hiệp định thương mại đa phương Asean – Hàn Quốc, Hiệp định thương mại đa phương Asean – Nhật Bản.