Chƣơng 2 : THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI KBNN TỈNH PHÚ THỌ
3.2 Giải pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT tại KBNN Phú Thọ
3.2.6 Về quản lý, sử dụng thiết bị tin học
- Hoàn thiện quy chế quản lý thiết bị tin học của KBNN Phú Thọ.
Sửa lại một số câu chữ do phòng Hành chính – Tài vụ - Quản trị hiện tại đƣợc tách ra thành 2 phòng là phòng Tài vụ và Hành chính – Quản trị, sửa lại một số nội dung phối hợp giữa phòng Tin học và các phòng khác. Bổ sung phần thanh lý thiết bị, bổ sung phần đảm bảo môi trƣờng hoạt động cho thiết bị và công tác kiểm tra, giám sát. Sửa mẫu báo cáo thiết bị tin học của KBNN các huyện ( Mẫu
số BCTH-004), bổ sung mẫu báo cáo tin học gửi KBNN ( có sửa đổi), bổ sung mẫu sổ theo dõi thiết bị tin học cho các phòng chức năng.
- Quán triệt và thực hiện quy chế quản lý thiết bị tin học của KBNN Phú Thọ. Tăng cƣờng sự phối hợp giữa phòng Tin học và các đơn vị có liên quan, đặc biệt là phòng Tài vụ và Hành chính – Quản trị, tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát để quản lý thiết bị ngày càng chặt chẽ hơn.
Thực hiện việc ghi chép hồ sơ thiết bị tin học đầy đủ, theo dõi tình trạng thiết bị, lập các báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Tích cực hƣớng dẫn sử dụng thiết bị tin học cho ngƣời sử dụng kỹ lƣỡng hơn, hƣớng dẫn bảo quản và khai thác hiệu quả hơn.
Đảm bảo môi trƣờng tốt nhất cho thiết bị hoạt đông, lắp đặt các thiết bị tin học đảm bảo tính mỹ quan, thỏa mãn các điều kiện về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, thuận tiện cho ngƣời sử dụng….phải có nguồn điện riêng ƣu tiên và ổn định cho hệ thống thiết bị, lắp đặt hệ thống chống sét, chống cháy, nổ….
Khi thiết bị gặp sự cố phải có phƣơng án xử lý nhanh nhất song phải xác định rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm, ghi biên bản, ghi chép hồ sơ kịp thời.
Đảm bảo ít nhất 2 lần bảo dƣỡng trong một năm, thời gian bảo dƣỡng thực hiện trƣớc mùa nồm, ẩm ƣớt, qua mỗi lần bảo dƣỡng, kết hợp việc kiểm tra, đánh giá tình trạng máy móc thiết bị, đánh giá công tác bảo quản, sử dụng của các đơn vị, trên cơ sở đó xây dựng các phƣơng án dự phòng, nâng cấp, sửa chữa thiết bị. Một số phần mềm ứng dụng khi xây dựng chƣa đƣợc tính toán ký đến các yếu tố liên quan nhƣ kỹ thuật hạ tầng truyền thông, mức độ ổn định tốc độ đƣờng truyền nên xẩy ra nhiều sai sót, chi phí truyền tin lớn, hiệu quả không cao nhƣ chƣơng trình Quản lý phát hành và thanh toán trái phiếu (TPKB). Các phần mềm sử dụng công nghệ lƣu trữ dữ liệu phân tán nên việc đồng bộ dữ liệu cũng gặp những khó
khăn nhất định. Hiện nay chƣa có phần mềm quản lý thiết bị tin học áp dụng thống nhất trên toàn hệ thống Kho bạc, chƣa có phần mềm quản lý công văn.
Cẫn còn những CBCC nghiệp vụ do chƣa chú ý, nghiên cứu kỹ tài liệu sử dụng, chƣa nắm chắc quy trình nghiệp vụ, hoặc thiếu cẩn thận, kết hợp với việc ràng buộc và bắt lỗi kém của chƣơng trình, do đó có lúc gây ra nhiều sai sót. Mất khẩu ngƣời sử dụng còn để đơn giản, ít thay đổi hoặc bảo mật chƣa tốt. Chƣơng trình ứng dụng chƣa đƣợc hoàn thiện nhất là chức năng điều chỉnh khắc phục lỗi nên có lúc phải can thiệp vào CSDL để sửa lỗi.
Do sự thay đổi, bổ sung về cơ chế, chính sách của nhà nƣớc nên các phần mềm ứng dụng thƣờng xuyên phải sửa đổi, nâng cấp, cập nhật, có lúc ngƣời lập trình do chƣa chú ý, nghiên cứu kỹ thực tế các nghiệp vụ nên khi nâng cấp, cập nhật chƣơng trình gây nhiều lỗi phải thực hiện sửa đổi, cập nhật liên tục, nhiều lúc gặp khó khăn về khă năng hỗ trợ xử lý lỗi của cán bộ tin học Cục CNTT – KBNN và KBNN tỉnh do lực lƣợng mỏng, nhiều công việc phải xử lý đồng thời… khả năng sử lý các sự cố các chƣơng trình ứng dụng đôi khi phụ thuộc vào độ ngũ cán bộ tin học Cục CNTT và một vài cán bộ tin học KBNN tỉnh, khả năng tự lập trình các ứng dụng phụ trợ của phòng tin học cũng còn hạn chế.
Cổng thông tin điện tử của ngành đã đƣợc triển khai nhƣng nhiều chức năng chƣa hoàn thiện hoặc nguồn cung cấp thông tin còn nhiều hạn chế, cổng thông tin của KBNN tỉnh đƣợc khai thác hiệu quả chƣa cao.
- Về Quản trị dữ liệu
Số cán bộ tin học đƣợc đào tạo chuyên sâu về cơ sở dữ liệu còn ít, việc thực hiện yêu cầu về quản trị dữ liệu có thời gian chƣa đƣợc đảm bảo theo đúng quy định trong các quy chế, mật khẩu còn để đơn giản hoặc ít thay đổi, ghi sổ theo dõi chƣa kịp thời, có những đơn vị đôi lúc chƣa thực hiện sao lƣu kịp thời. Thiết bị phục vụ sao lƣu hay bị hỏng nên hiệu quả sử dụng thấp chủ yếu sao lƣu
ra một máy tính khác, cá biệt có đơn vị bị hỏng dữ liệu phải nhập lại 1 đến 2 ngày. Việc thực hiện sao lƣu cũng chƣa đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên.
Dữ liệu của một số chƣơng trình có khả năng bảo mật kém do phải chia sẻ nhiều quyền cho ngƣời sử dụng nhƣ dữ liệu của chƣơng trình DTKB – LAN, KHKB – LAN, Kho quỹ kho bạc (KQKB)… Dữ liệu tổng hợp của chƣơng trình Kế toán ngân sách rất lớn, do tích hợp nhiều năm nên thời gian sao lƣu lâu và dễ bị lỗi trong quá trình sao lƣu.
- Về Quản trị mạng và sử dụng hạ tầng truyền thông
Hiện nay chỉ có một cán bộ phòng tin học đƣợc đào tạo chuyên sâu về quản trị mạng, song phải kiêm nhiều việc khác nên công việc này cũng chƣa đƣợc quan tâm sâu sát. Việc quản lý mật khẩu và tài nguyên mạng cũng chƣa đƣợc chặt chẽ, mật khẩu máy chủ ít thay đổi, còn lƣu nhiều thông tin trên máy chủ. Cán bộ tin học KBNN huyện chƣa đƣợc đào tạo nhiều về kiến thức mạng, gần đây mới đƣợc đào tạo về cài đặt hệ thống cho máy chủ nhƣng do khả năng có hạn, không thực hành thƣờng xuyên nên chƣa chủ động thực hiện đƣợc khi xảy ra sự cố mà vẫn cần sự hỗ trợ của cán bộ phòng tin học.
Những năm trƣớc đây khi triển khai máy chủ mới và các thiết bị mạng phía công ty ít hƣớng dẫn và chuyển giao công nghệ, giới thiệu các tiện ích một cách cụ thể, rõ ràng cho phòng Tin học nên cán bộ quản lý mạng phải tự nghiên cứu tìm hiểu là chính.
Việc quản lý ra vào phòng máy chủ chƣa đƣợc mở sổ theo dõi cẩn thận, phòng máy chủ nhiều khi phải sử dụng để chứa các thiết bị hỏng, thiết bị không có nhu cầu sử dụng nữa hoặc các thiết bị chƣa kịp nhập kho, thiết bị chờ thanh lý…
Phần mềm phòng và diệt Virus còn hạn chế, việc hƣớng dẫn sử dụng cũng chƣa kỹ lƣỡng ngày càng có nhiều CBCC sử dụng USB trao đổi dữ liệu giữa máy tính của nhà riêng và máy tính đƣợc trang bị ở cơ quan, trong khi máy tính
máy tính bên ngoài vào hệ thống mạng của cơ quan, làm hạn chế tốc độ hoặc làm hỏng các phần mềm hệ thống. Vì vậy nhiều máy tính phải thực hiện cài đặt lại toàn bộ phần mềm hệ thống và môi trƣờng. Hệ điều hành máy trạm cũng chƣa đƣợc thƣờng xuyên cập nhật các bản sửa đổi
Trong việc mua sắm, sửa chữa và sử dụng phải hết sức tiết kiệm, phòng Tin học và Hành chính – Quản trị phối hợp mua sắm nhƣng phải tham khảo giá cả và nhà cung cấp qua mạng Internet nhƣ Website Vatgia.com… Các thiết bị đã đến hạn thanh lý nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc nhu cầu sử dụng thì chƣa thanh lý ngay, tiếp tục sử dụng. Các thiết bị chi phí sửa chữa lớn nhƣng ít nhu cầu sử dụng hoặc thời gian đã sử dụng lâu thì có thể không sửa chữa mà đƣa vào thanh lý và cung cấp các linh kiện thay thế cho các thiết bị khác. Nghiến cứu đƣa ra và thực hiện chính sách khoán kinh phí cho việc sửa chữa thiết bị tin học.
Các thiết bị hỏng nhƣng còn thời gian bảo hành cần nhanh chóng phối hợp với các công ty cung cấp thực hiện bảo hành ; định kỳ hàng tháng phải tổng hợp tình trạng bảo hành, để báo cáo lãnh đạo.
Định ký hàng năm phải lập phƣơng án và thực hiện thanh lý các thiết bị đã hết hạn thanh lý hoặc không còn nhu cầu sử dụng, việc tổ chức thanh lý phải công khai đảm bảo giá bán cao nhất.