II. Đánh giá cho điểm:
2.1.4. Quy trình lập kế hoạch
Trong những năm qua, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Giang tương đối ổn định và đạt được nhiều kết quả cao. Để đạt được kết quả này thì hàng năm Công ty luôn chú trọng triển khai và thực hiện công tác kế hoạch ở phạm vi toàn Công ty thông qua việc Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo công tác lập kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch ở các bộ phận, phòng ban trong Công ty. Mỗi năm có rất nhiều kế hoạch được lập ra như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch nhân sự, kế hoạch kĩ thuật,...Tuy nhiên kế hoạch được coi là quan
trọng nhất của Công ty vẫn là kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch được lập theo quy trình sau:
* Quy trình lập kế hoạch tại doanh nghiệp được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các căn cứ để xây dựng kế hoạch. Đây là bước được các nhà kế hoạch của doanh nghiệp được coi trọng nhất. Các căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất bao gồm:
Thứ nhất, báo cáo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kỳ trước. Cuối mỗi kỳ kế hoạch doanh nghiệp dựa vào báo cáo thực hiện được của kỳ trước để tiếp tục lên kế hoạch cho kỳ tiếp theo.
Thứ hai, các đơn hàng hiện đang có của doanh nghiệp do bộ phận Sale chốt được là chính. Từ đó, nắm được các số liệu cần thiết như lượng đơn hàng, số lượng, chất lượng, mẫu mã,... của các đơn hàng, thời gian giao hàng,...để đưa vào bảng kế hoạch tổng năm.
Thứ ba, dự tính các đơn hàng, số lượng đơn hàng, mẫu mã có thể nhận được trong kỳ kế hoạch. Thông qua các nguồn thông tin, các mối quan hệ, doanh ngiệp sẽ dự tính được lượng hàng có khả năng nhận được. Một số thị trường có lượng cầu ổn định và ít thay đổi như thị truường nước Mỹ và các nước Châu Âu khác như Pháp, Anh,...
Thứ tư, Cân đối dự báo với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp: máy móc thiết bị, nhân công, khả năng kỹ thuật, khả năng tài chính.
Thứ năm, Dự báo những điều kiện khách quan có thể tác động đến doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch. Dự tính thay đổi của thị trường, tận dụng tốt các mối quan hệ các đối tác lâu nay của doanh nghiệp cũng như dự định đầu tư của các đối tác khác. Quan trọng nhất là uy tín với khách hàng của Công ty đã tạo được sự tin cậy với khách hàng.
Thứ sáu, Cân đối với định hướng của ban lãnh đạo trên cơ sở ý kiến của chủ doanh nghiệp là cao nhất.
Bước 2 : Xây dựng kế hoạch tổng năm dựa trên các căn cứ trên, phòng Kế hoạch của doanh nghiệp xây dựng bản kế hoạch sản xuất dự kiến trong năm, kế hoạch gồm có tên các kế hoạch dự kiến có được, số lượng, giá trị, thời hạn sản xuất, thời hạn hoàn thành. Từ đó sản xuất dự toán kinh phí của các hoạt động trong năm, dự tính thời
gian, nhân lực, lên kế hoạch sản xuất dự trù. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất dự kiến, đề ra các biện pháp để có được các sản phẩm như kế hoạch đã đặt ra. Có cả những biện pháp dài hạn như: tăng cường năng lực của doanh nghiệp, tiếp tục củng cố uy tín, danh tiếng của doanh nghiệp… và những giải pháp trước mắt như : tăng cường mối quan hệ với các đối tác, nhà đầu tư,... tận dụng các mối quan hệ của khách hàng cũ đồng thời tăng cường tìm kiếm những khách hàng mới… Trong lĩnh vực sản xuất, thì ngoài năng lực của doanh nghiệp thì vấn đề uy tín và quan hệ là vô cùng quan trọng.
Bước 3: Bộ phận Kế hoạch và Kế toán phối hợp để lấy số liệu trình lên chủ doanh nghiệp, giám đốc để phê duyệt và chỉnh sửa nếu chưa đạt yêu cầu. Cụ thể: bộ phận Kế hoạch thì nghiên về số liệu, mã, ngày tháng giao hàng. Bộ phận Sale thì nghiên về mẫu mã, màu sắc, chất lượng. Bộ phận Kế toán nghiên về số liệu, tính toán, đơn giá, thành tiền.
Bước 4: Sau khi đã chốt được kế hoạch tổng năm, bộ phận Kế hoạch tiến hành lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho từng tháng, từng tuần và đưa ra kế hoạch chỉ đạo sản xuất phù hợp.
Bước 5: Với kế hoạch chỉ đạo sản xuất, tổ chức phổ biến kế hoạch tới các bộ phận trong doanh nghiệp, tới các phòng ban và đơn vị trực thuộc. Thu thập ý kiến phản hồi từ các đơn vị thành viên (sau khi nghiên cứu và cân đối khả năng cũng như nguồn lực, các đơn vị thành viên có ý kiến phản hồi và đề xuất nếu có).
Bước 6: Bộ phận kế hoạch gửi bảng kế hoạch cho bộ phận Vật tư- giám sát để thực hiện.
Bước 7: Tổ chức phổ biến kế hoạch tới các đơn vị liên quan. Tổ chức thực hiện kế hoạch và giám sát, “điều phối” thực hiện kế hoạch và đánh giá lại mức độ hiệu quả đã triển khai.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, nếu không đảm bảo tiến độ, chất lượng kế hoạch, Giám đốc Công ty họp giao ban giữa lãnh đạo Công ty và các đơn vị nhằm đôn đốc điều chỉnh kịp thời và giải quyết vướng mắc.
Chậm nhất trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày ban hành kế hoạch trọng tâm hàng tháng hoặc hàng quý, hàng tuần. Ban giám sát có trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đơn vị mình ( kiểm tra bộ phận vật tư và bộ phận nhà máy), đánh giá hiệu quả (xem xét việc sản xuất, số lượng, chất lượng sản phẩm có đạt
được yêu cầu đề ra hay không) và có các biện pháp thực hiện cụ thể đảm bảo hoàn thành công tác được giao và báo cáo lãnh đạo Công ty phụ trách.
Và khi khách hàng chốt đơn mới bằng gmail. Gmail này sẽ được gửi đến cả 4 bộ phận của Công ty là bộ phận kế toán, sale, giám đốc và cả phòng Kế hoạch. Nếu bên Sale chưa kịp triển khai các đơn hàng mới nhưng phòng Kế hoạch cũng đã biết số lượng sản phẩm nên phòng Kế hoạch có thể lập kế hoạch, tạo dữ liệu trước để kiểm tra, để tính trước đề phòng việc sản xuất quá tải trong một thời gian ngắn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất, uy tín Công ty.
Ví dụ : Khi đơn hàng 1 bị lỗi và sắp đến thời gian giao hàng cho khách hàng, phải báo ngay với khách và Giám đốc Công ty họp giao ban giữa lãnh đạo Công ty và các đơn vị nhằm đôn đốc điều chỉnh kịp thời và giải quyết vướng mắc. Có thể lấy đơn hàng 2,3,... ( những đơn hàng có thời gian giao hàng chưa tới, còn đủ thời gian để bắt đầu sản xuất lại) bù qua đơn hàng 1 trước cho đủ yêu cầu để giao cho khách trước, sau đó tập trung nguồn lực sản xuất lại.