II. Đánh giá cho điểm:
2.1.6. Tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty TNHH Thương mạiHoàng Giang
2.1.6.4 Kế hoạch vật tư của Công ty TNHH Thương mạiHoàng Giang
Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài và các loại vật tư khác . Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác.
Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau . Đ ể sản xuất ra các sản phẩm hàng hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thông thường, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm.
Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau:
Thứ nhất, t rong khâu lập kế hoạch vật tư , p hải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra.
Thứ hai, t rong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên thủ kho có
trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt...
Thứ ba, t rong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Thứ tư, t rong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.
Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp.
Kế hoạch vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
* Quá trình lên kế hoạch vật tư :
Bộ phận sale sẽ trực tiếp làm việc và tư vấn cho khách hàng, sau đó sẽ trao đổi thương lượng về giá cả, màu sắc, chất lượng của vải và những thứ mà liên quan đến sản phẩm làm ra. Sale sẽ chốt và lấy đơn hàng về, nhưng bộ phận sale sẽ cần thông qua phòng kế hoạch để họ xem có thể nhận đơn hàng này được không, có thể giao hàng trong thời gian khách yêu cầu hay không. Phòng kế hoạch sẽ xem xét thời gian mà khách yêu cầu, nếu khoảng thời gian này Công ty đáp ứng được đơn hàng thì báo lên bộ phận sale để chốt đơn hàng; trường hợp thời gian mà khách yêu cầu trùng với
đơn hàng khác bộ phận kế hoạch sẽ điều chỉnh và báo lên sale có thể thương lượng ngày giao sớm hoặc muộn hơn thời gian mà khách hàng đề ra.
Đơn hàng sẽ được phòng kế hoạch lên kế hoạch điều phối về thời gian sản xuất rồi giao đơn hàng này xuống cho bộ phận vật tư.
Bộ phận vật tư tiếp nhận đơn hàng từ phòng kế hoạch, rồi dựa theo yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng và mẫu mã, ...
Từ đó, tiến hành lập file tổng định mức nguyên liệu tạo nên sản phẩm (vải chính, vải dựng lót, dây kéo, chỉ, gòn, mút,…) cho đơn hàng một cách chính xá c.
Lĩnh vực sản suất chủ yếu của Công ty là gối nệm với nguyên vật liệu chính là vải, mút và gòn,… Tu y nhiên mút và gòn là nguồn tư cung tự cấp nên chỉ có vải là nguyên vật liệu chủ yếu cần được nhập từ bên ngoài. Bộ phận vật tư liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp có chất liệu, màu sắc của vải theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời thỏa thuận về giá cả vật tư sao cho hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất cho Công ty , cần trao đổi về thời gian giao vật tư sao cho kịp tiến độ sản xuất. Khi đặt hàng cần lưu ý , cần phải đặt dư 2% tổng đơn hàng để tránh trường hợp hàng bị lỗi
. Đ
ặc biệt , cần quan tâm đến loại vải mà khách hàng yêu cầu. Đối với vải thường thì ta có thể dễ dàng tìm nhà cung cấp khác để đáp ứng nguồn cung, nhưng đối với đơn hàng yêu cầu vải đặc trưng (chất lượng, màu sắc đặc biệt), cần đặc biệt lưu ý và đảm bảo chắc chắn các nguồn cung vì những loại vải này khó có thể thay thế nhà cung cấp khác.
Sau khi kí kết hợp đồng đặt đơn hàng , nhà cung cấp tiến hành sản xuất vật tư có mẫu mã theo yêu cầu và giao hàng cho Công ty đúng tiến độ .
Giai đoạn bên cung cấp vận chuyển vật tư đến xưởng, bộ phận vật tư có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng và màu sắc của vải có đạt được tất cả tiêu chuẩn của Công ty yêu cầu hay chưa. Khi đạt đúng yêu cầu , bộ phận vật tư tiến hành chuyển những nguyên vật liệu cần sản xuất xuống bộ phận sản xuất để tiến hành cắt may. Số lượng nguyên vật liệu còn lại chưa cần sản xuất sẽ chuyển đến kho để cất trữ và được bộ phận kho quản lý.