7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Thứ nhất, để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán đƣợc
kịp thời, phòng Tài chính - Kế toán cần quy định rõ thời gian nộp chứng từ thống nhất về phòng Tài chính – Kế toán để ghi nhận chứng từ phát sinh và hạch toán.
Thứ hai, sắp xếp, tổ chức lại hệ thống chứng từ kế toán ở khâu lập và tiếp
nhận chứng từ kế toán nhằm tạo sự chủ động thông qua việc hoàn thiện và ban hành các văn bản hƣớng dẫn nội dung và quy định về công tác lập, ghi chép trên chứng từ gốc, nâng cao chất lƣợng công tác kiểm tra chứng từ kế toán.
Thứ ba, Trung tâm phải xây dựng đƣợc quy trình và quy định về chứng
từ kế toán tại tất cả các bộ phận liên quan, xây dựng biểu mẫu chứng từ trong nội bộ Trung tâm. Theo đó dựa trên Thông tƣ 107/2017/TT-BTC để xây dựng biểu mẫu chi tiết tại các Phòng, Khoa; đồng thời đƣa ra các văn bản hƣớng dẫn cụ thể hƣớng dẫn việc lập, ghi chép liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ gốc gửi các Phòng, Khoa trong Trung tâm. Bên cạnh đó phòng Tài chính – Kế toán phải tham vấn cho Ban Giám đốc về việc không duyệt chi
cho các bộ phận Phòng, Khoa trong các Trung tâm hợp chi trƣớc sau đó mới hoàn thiện chứng từ kế toán xin thanh toán để đảm bảo tính khách quan và kịp thời của chứng từ kế toán.
Thứ tư, mở sổ đăng ký chữ ký mẫu của các kế toán viên và các trƣởng bộ
phận của các Phòng, Khoa trong Trung tâm để tránh những rủi ro trong công tác kiểm soát thu chi, đặc biệt là rủi ro trong việc làm giả hồ sơ chứng từ.
Thứ năm, xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán quản trị tại
Trung tâm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý. Trung tâm cần xây dựng đƣợc hệ thống chứng từ kế toán quản trị gắn với từng Phòng, Khoa trong Trung tâm để từ đó xác định hiệu quả hoạt động của từng Phòng, khoa và đƣa ra các quyết định quản lý đúng đắn.
Ngoài ra, để giảm bớt số lƣợng chứng từ sử dụng, đơn giản hóa thủ tục
luân chuyển chứng từ, cần xây dựng quy trình liên kết thông tin giữa các khoa, phòng và bộ phận kế toán, giảm bớt thủ tục ký duyệt, xây dựng, quản lý, khai thác thông tin trong các phân hệ của phần mềm quản lý khám chữa bệnh kết nối với phần mềm kế toán cho thật hiệu quả nhằm giảm thời gian, con ngƣời tham gia.