7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠ
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức phân tích
2.2.1.1. Nhu cầu phân tích hiệu quả hoạt động
Đặc điểm hoạt động chính của Chi nhánh là hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có sự phân cấp quản lý tài chính về vốn đƣợc cấp từ Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội tƣơng đối toàn diện, nên nhu cầu thông tin về HQHĐ của Chi nhánh luôn đƣợc quan tâm và chú trọng để qua nắm bắt đƣợc HQHĐ, Chi nhánh s tiến hành các cải tiến phƣơng thức hoạt động, cải tiến tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vì, xét về mặt tổng thế, Chi nhánh Xăng dầu Quân đội Khu vực Tây Nguyên - Công ty TNHH MTV thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội là đơn vị kinh doanh nên mối quan tâm chính là lợi nhuận thu đƣợc. Nó là cơ sở để bảo toàn vốn đƣợc cấp, tái sản xuất mở rộng, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ, công nhân viên, cho sự tồn tại và sự phát triển của Chi nhánh. Ngoài ra, nó còn giúp Chi nhánh cạnh tranh hơn trên thị trƣờng với các đơn vị kinh doanh xăng dầu khác, đầu tƣ, mở rộng, cải tạo, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh.
Chính vì vây, nhu cầu thông tin về HQHĐ của Chi nhánh tập trung xoay quanh các thông tin về tình hình thực hiện các kế hoạch về sản lƣợng tiệu thụ, doanh thu tiêu thụ và chi phí, hiệu quả sử dụng và khả năng sinh lợi của tài sản, vốn chủ sở hữu,...
2.2.1.2. Phân công nhiệm vụ thực hiện phân tích
Tại Chi nhánh, công tác phân tích do phòng Kế toán tài chính đảm nhận và thực hiện nhằm mục đích đánh giá kết quả hoạt động của Chi nhánh trong từng giai đoạn, thƣờng là quý hoặc năm để tìm ra các nguyên nhân, các nhân
tố tác động đến kết quả đó, qua đó xây dựng các kế hoạch, chiến lƣợc tài chính ngắn hạn và dài hạn, định hƣớng phát triển cho Chi nhánh trong thời tiếp theo. Tuy nhiên, hiện nay công tác này chủ yếu do kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp đảm nhận tất cả các bƣớc, hơn nữa kế toán trƣởng đƣợc đào tạo chủ yếu về chuyên ngành kế toán, chƣa đƣợc đào tạo bài bản về tài chính và lập kế hoạch tài chính của DN nên hoạt động phân tích HQHĐ vẫn chƣa thực sự phát huy đƣợc hết vai trò của công việc phân tích HQHĐ tại Chi nhánh.
2.2.1.3. Tổ chức thu thập thông tin phục vụ phân tích
Thông tin đƣợc Chi nhánh sử dụng trong phân tích HQHĐ là các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh Báo cáo tài chính. Các báo cáo này do phòng Kế toán tài chính tổng hợp và lập định kỳ. Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ mặc dù đã đƣợc lập nhƣng chƣa đƣợc Chi nhánh sử dụng trong phân tích. Bên cạnh đó, Chi nhánh có sử dụng các báo cáo quản trị nội bộ nhƣ báo cáo tình hình thực hiện sản lƣợng, doanh thu,... để phục vụ cho việc phân tích.
Còn số liệu sử dụng trong phân tích hàng năm thƣờng cũng chỉ lấy số liệu trong bốn năm, năm hiện tại và 3 năm liền kề trƣớc đó. Chƣa sử dụng số liệu của các đối thủ cạnh tranh và số liệu chung của ngành để có một cái nhìn tổng quát hơn về HQHĐ của Chi nhánh sơ với các đối thủ cạnh tranh cũng nhƣ của ngành.
Ngoài những thông tin có đƣợc từ các Báo cáo tài chính trên, Chi nhánh có quan tâm đến tình hình xăng dầu trong nƣớc và quốc tế, chứ hầu nhƣ không sử dụng thêm các nguồn thông tin nào từ bên ngoài nhƣ thông tin liên quan đến trạng thái nền kinh tế, cơ hội kinh doanh, chính sách thuế, lãi suất,… Đây là một thực tế không chỉ của riêng Chi Nhánh Xăng Dầu Khu Vực Tây Nguyên mà của các Chi nhánh khác thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội.
2.2.1.4. Quy trình thực hiện phân tích hiệu quả hoạt động
Quy trình chủ yếu trong phân tích HQHĐ tại Chi nhánh đi theo các bƣớc cơ bản:
Thứ nhất, xác định mục tiêu: Giám đốc Chi nhánh dựa trên các đánh giá HQHĐ trong quản lý DN của giai đoạn đã qua, xem xét việc thực hiện các nguyên tắc quản lý tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán và rủi ro tài chính trong hoạt động của Chi nhánh,..… để xem xét, và đề ra các mục tiêu phân tích cần làm rõ.
Thứ hai, lập kế hoạch phân tích: Từ xác định mục tiêu phân tích và nội dung phân tích, Giám đốc Chi nhánh giao việc phân tích cho phòng Kế toán tài chính và thời hạn nhận báo cáo phân tích.
Thứ ba, công tác tiến hành phân tích: Kế toán trƣởng nhận kế hoạch và tiến hành thu thập dữ liệu cho phân tích, yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp dữ liệu rồi xử lý, tính toán chỉ tiêu và tiến hành phân tích
Thứ tư, công tác kết thúc quá trình phân tích: Sau khi có kết quản phân tích, phòng Kế toán tài chính s lên báo cáo và gửi cho Giám đốc và các bên có nhu cầu để xem xét và sử dụng