Việc tổ chức cấp phát nguyên vật liệu chính xác, kịp thời sẽ đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành nhịp nhàng, góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất. Nhận thức được tầm quan trọng đó Công ty luôn đảm bảo cấp phát các loại nguyên vật liệu cho các phân xưởng được đồng bộ, đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất và kịp thời.
Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở Nhà máy không chỉ được tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu.
Căn cứ vào các đơn hàng, bộ phận sản xuất gửi yêu cầu nguyên vật liệu lên cán bộ phụ trách. Đối chiếu với lượng nguyên vật liệu có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao cán bộ phụ trách lập phiếu yêu cầu cấp phát nguyên vật liệu.
Bảng 2.10. Giấy đề nghị cấp vật tư
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: GIÁM ĐỐC CÔNG TY Tên tôi là: Nguyễn Văn Bốn
Bộ phận làm việc: Phân xưởng kỹ thuật
Kính đề nghị Giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư. Cụ thể như sau:
STT DANH MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG
1 Thép 1.2mm KG 800
2 Sơn tĩnh điện Thùng 6
Lý do sử dụng: phục vụ sản xuất
Kính đề nghị Giám đốc xem xét và giải quyết Ngày 13 tháng 6 năm 2011
Giám đốc Người đề nghị Trưởng BP Trưởng phòng VT
Lệnh sản xuất kiêm phiếu lĩnh vật tư được đem xuống kho để làm căn cứ lập phiếu xuất kho.
Trường hợp này, kế toán định khoản:
Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Có TK 621.2, 621.3, 627, 641, 642: Giá thực tế nguyên vật liệu
Để cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư trực tiếp lên phòng kế toán viết hóa đơn rồi dùng hóa đơn đó trực tiếp xưởng kho để lĩnh nguyên vật liệu. Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hóa đơn.
Kế toán hàng kho căn cứ vào giấy xin lĩnh nguyên vật liệu để viết phiếu xuất kho. Khi xuất dùng cho bộ phận nào thì kế toán hạch toán để tính chi phí vào bộ phận đó:
Nợ TK 621.1, 621.2, 627, 641, 642: Giá thực tế nguyên vật liệu phục vụ cho bộ phận.
Thông thường, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, Công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến bộ phận sản xuất yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, cán bộ kế hoạch tính toán lượng nguyên vật liệu bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho phân xưởng.
Trường hợp xin cấp thêm nguyên vật liệu này, kế toán hạch toán:
Nợ TK 621.2, 621.3, 627, 641, 642: Giá thực tế nguyên vật liệu phục vụ cho bộ phận
Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho thêm
Sơ đồ 2.3. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong công tác cấp phát nguyên vật liệu
Bộ phận thực hiện Công việc
Bộ phận sản xuất ………..……… Viết giấy xin lĩnh vật tư
Giám đốc………..………. Duyệt
Kế toán hàng kho ………..……….Lập phiếu xuất kho
Thủ kho…….. (căn cứ theo phiếu xuất kho) ……..Xuất kho
Lệnh sản xuất kiêm phiếu lĩnh vật tư được đem xuống kho để làm căn cứ lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.
Liên 1 lưu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Bảng 2.11. Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 6 năm 2011
Số:…
Nợ:…
Có:…
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Bốn Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
STT Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép 1.2 Kg 800 18.500 14.800.000 2 Sơn TĐ Thùng 6 2.000.000 12.000.000 Cộng 26.800.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Hai mươi sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn
Xuất, ngày 14 tháng 6 năm 2011
Bảng 2.12. Bảng kê chi tiết xuất NVL trong kỳ
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG KỲ Tháng 6 năm 2011
Stt
Phiếu xuất
Nội dung ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền SP Ngày, tháng A Cộng thép KG 2150 18.500 39.595.000 1 01-6 Xuất thép KG 150 18.500 2.700.000 2 05-6 Xuất thép Kg 400 18.500 7.295.000 3 07-6 Xuất thép Kg 250 18.500 4.625.000 4 14-6 Xuất thép Kg 800 18.500 14.800.000 5 27-6 Xuất thép Kg 550 18.500 10.175.000 … … Cộng 197.984.863 Người lập KT tổng hợp TP Kế toán