Vì sao lựa chọn giải pháp này?
Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng nguyên vật liệu có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?... Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp.
Công ty Sao Mai thường có nguyên vật liệu trong kho lớn, giá trị cao và mang tính chất kỹ thuật đặc thù, do đó dễ xảy ra tình trạng mất cắp, tráo đổi hoặc sai sót trong kiểm kê, cũng như hư hại nguyên vật liệu do bảo quản sai quy tắc. Tiến hành kiểm kê kho một cách thường xuyên là giải pháp thích hợp cho những vấn đề đó.
Nội dung giải pháp.
Để thực hiện công việc kiểm kê, Công ty cần lập ra một Ban kiểm kê bao gồm: đại diện phòng kỹ thuật, đại diện phòng kinh doanh, tổ bảo vệ và thủ kho. Ban kiểm kê sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ về giá trị và chất lượng kỹ thuật nguyên vật liêu, đối chiếu giữa thực tế với báo cáo sản xuất hàng ngày và sổ sách kế toán. Việc kiểm tra định kỳ nên được tiến hành hàng tháng để dễ dàng phát hiện những sai lệch và tìm nguyên nhân.
Ngoài kiểm tra định kỳ, việc bảo quản nguyên vật liệu trong kho phải được tiến hành chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Điều kiện áp dụng giải pháp.
Để công tác kiểm tra, kiểm kê định kỳ có hiệu quả, cần có sự trung thực và tinh thần trách nhiệm cao của các cán bộ tham gia. Do đó Công ty nên lựa chọn những nhân viên tin cậy, có thâm niên làm việc lâu năm và có uy tín trong công ty để thực hiện công tác kiểm kê định kỳ.