2.3.1. Ưu điểm
- Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất đều có chức năng nhiệm vụ xác định, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất và quy trình làm việc được thực hiện một cách thống nhất, khoa học, có hiệu quả cao, tạo ra sản phẩm chất lượng tốt.
- Việc tổ chức công tác kế toán, vận dụng cải tiến mới trong công tác hạch toán kế toán, được tiến hành kịp thời theo những thay đổi trong công tác kế toán của Bộ tài chính. Hơn nữa, Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng, nắm rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Với cách bố trí nhân viên như hiện nay, công tác kế toán nói chung của Công ty đã đi vào nề nếp và tương đối ổn định.
- Hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho các loại vật tư chủ yếu, đặc biệt là thép công nghiệp. Trên cơ sở đó, tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất sử dụng một cách tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Công ty tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu chất lượng tốt, giá cả phù hợp nhằm chủ động trong khâu vật tư đầu vào, quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu đồng thời đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Công ty có hệ thống nhà kho đảm bảo bảo quản vật tư, cán bộ thủ kho có đủ trình độ quản lý và được bồi dưỡng kiến thức định kỳ đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao.
- Công ty áp dụng hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ. Kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu sổ sách nhằm phát hiện sai sót và tiến hành điều chỉnh kịp thời.
2.3.2. Hạn chế
- Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong đó có nguyên vật liệu, cụ thể là không sử dụng tài khoản 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Vật
liệu của Công ty trong kho có giá trị lớn, chủ yếu là thép công nghiệp phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật nhất định, lại dễ hư hỏng, kém phẩm chất trong điều kiện khí hậu như ở nước ta. Công ty sẽ gặp tổn thất và bị động khi giá cả thị trường về nguyên vật liệu của Công ty xuống thấp nếu không lập dự phòng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm. Hàng ngày, thủ kho kiểm tra các phiếu nhập, phiếu xuất rồi vào thẻ kho, cuối ngày gửi lên cho phòng kế toán. Tuy nhiên, thủ kho tập hợp chứng từ trong nhiều ngày rồi mới gửi lên phòng kế toán khiến cho việc tính toán, ghi chép số liệu không đáp ứng được yêu cầu kịp thời.
- Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Qua việc thanh quyết toán nguyên vật liệu hàng tháng cho thấy hầu hết các loại nguyên vật liệu tiêu dùng đều có khối lượng nhỏ hơn định mức tuy nhiên một số loại vẫn còn cao, vượt định mức. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa thực sự bám sát tình hình thực tế. Việc sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thường tiêu dùng một lượng nguyên vật liệu lớn hơn định mức do cán bộ Kế hoạch đưa ra. Công ty vẫn chưa tìm được biện pháp khắc phục vấn đề này.
- Khâu quản lý, bảo quản tương đối tốt nhưng công việc kiểm kê không được làm một cách thường xuyên (6 tháng một lần), điều này dễ dẫn đến tình trạng mất mát khó xác định được nguyên nhân để xử lý.
- Công tác đề phòng hao hụt, mất cắp: Nhà kho có hai nhân viên quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt, mất mát nguyên vật liệu trong kho nhưng chế độ thưởng phạt lại không rõ ràng nên những người có liên quan vẫn chưa nhận thức được trách nhiệm của mình.
- Cán bộ công nhân chưa tích cực thực hiện việc thu hồi phế liệu và tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phế liệu phế phẩm đó. Nếu làm tốt việc này Công ty sẽ tiết kiệm được một khối lượng nguyên vật liệu lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả hơn.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Hệ thống kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu của công ty còn nhiều hạn chế. Điều này là do công ty hoạt động ở quy mô nhỏ, chưa áp dụng một
cách hiệu quả và thống nhất một hệ thống kế toán, chứng từ khoa học từ trên xuống dưới.
- Đội ngũ nhân viên kinh doanh phụ trách việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu còn thiếu trình độ và kinh nghiệm để đưa ra những quyết định chính xác trong điều kiện nền kinh tế biến động
- Công ty chưa áp dụng khoa học công nghệ hiện đại trong công tác bảo quản và bảo vệ nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê cũng chưa được quan tâm ở mức cần thiết.
- Công tác giáo dục tư tưởng cũng như đào tạo kỹ năng cho nhân viên trong công ty còn nhiều hạn chế.
CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SAO MAI
3.1. Định hướng phát triển của Công ty đến 2015
Năm 2011, Ban giám đốc đã đề ra định hướng phát triển của Công ty tới năm 2015 như sau:
- Mở rộng quy mô sản xuất: xây dựng nhà máy với quy mô >=200 công nhân. - Mở phân xưởng sản xuất thứ 2 tại Quế Võ, Bắc Ninh
- Đổi mới công nghệ sản xuất: lắp đặt dây chuyền tự động hóa tại nhà máy. Nâng cấp các công nghệ hiện tại.
- Mở rộng lĩnh vực sản xuất: nghiên cứu chế tạo các loại sản phẩm mới như: trạm viễn thông, tủ văn phòng chất lượng cao, cửa sổ, cửa chung cư, bàn ghế học sinh…
Nhìn chung với định hướng chủ đạo là mở rộng quy mô và đa dạng hóa sản xuất, công tác quản lý nguyên vật liệu sẽ đóng vai trò then chốt trong sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Với tầm quan trọng ngày càng cao, việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu trở nên vô cùng quan trọng với Công ty TNHH PTCN Sao Mai. Sau đây em xin đóng góp một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này:
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệutại Công ty Sao Mai tại Công ty Sao Mai
3.2.1. Xây dựng chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Vì sao lựa chọn giải pháp này?
Do tính chất đặc thù của ngành nghề kinh doanh, Công ty luôn phải có dự trữ nguyên vật liệu trong kho lớn, chủ yếu là thép công nghiệp. Mặt hàng này chịu ảnh hưởng biến động giá cả thị trường lớn trong kỳ kế toán. Ngoài ra thép công nghiệp cũng dễ bị hư hại, thay đổi phẩm chất do những điều kiện khách quan như thời tiết, sự cố kỹ thuật… vì vậy việc dự phòng giảm giá là rất cần thiết. Công ty nên triển khai việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản
ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Nội dung của giải pháp.
Sơ đồ 3.1. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK
TK 159 TK 632
Công ty sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá HTK”. Kế toán thực hiện ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông quan 2 chỉ tiêu:
- Trị giá vốn thực tế NVL
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)
Giá trị thuần =
Giá bán ước tính của hàng tồn kho (trong ĐK SXKD bình thường) - Chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm - Chi phí ước tính cần thiết cho tiêu thụ
Định kỳ (quý, năm), DN lập ra ban thẩm định mức giảm giá NVL. Đó là mức chênh lệch giữa giá ghi sổ của NVL cao hơn giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo. Trên cơ sở đó tính ra mức dự phòng cần lập.
Lập dự phòng giảm giá HTK
(Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay > số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)
(Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay < số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)
Điều kiện áp dụng giải pháp.
Giải pháp trên không tốn kém nhiều về mặt chi phí, nhưng Công ty cần phải đào tạo đội ngũ nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán thực hiện công tác hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và thẩm định mức giảm giá nguyên vật liệu.
3.2.2. Công việc kiểm kê kho cần làm một cách thường xuyên
Vì sao lựa chọn giải pháp này?
Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng nguyên vật liệu có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?... Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp.
Công ty Sao Mai thường có nguyên vật liệu trong kho lớn, giá trị cao và mang tính chất kỹ thuật đặc thù, do đó dễ xảy ra tình trạng mất cắp, tráo đổi hoặc sai sót trong kiểm kê, cũng như hư hại nguyên vật liệu do bảo quản sai quy tắc. Tiến hành kiểm kê kho một cách thường xuyên là giải pháp thích hợp cho những vấn đề đó.
Nội dung giải pháp.
Để thực hiện công việc kiểm kê, Công ty cần lập ra một Ban kiểm kê bao gồm: đại diện phòng kỹ thuật, đại diện phòng kinh doanh, tổ bảo vệ và thủ kho. Ban kiểm kê sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ về giá trị và chất lượng kỹ thuật nguyên vật liêu, đối chiếu giữa thực tế với báo cáo sản xuất hàng ngày và sổ sách kế toán. Việc kiểm tra định kỳ nên được tiến hành hàng tháng để dễ dàng phát hiện những sai lệch và tìm nguyên nhân.
Ngoài kiểm tra định kỳ, việc bảo quản nguyên vật liệu trong kho phải được tiến hành chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Điều kiện áp dụng giải pháp.
Để công tác kiểm tra, kiểm kê định kỳ có hiệu quả, cần có sự trung thực và tinh thần trách nhiệm cao của các cán bộ tham gia. Do đó Công ty nên lựa chọn những nhân viên tin cậy, có thâm niên làm việc lâu năm và có uy tín trong công ty để thực hiện công tác kiểm kê định kỳ.
3.2.4. Nâng cao trình độ công nhân viên
Vì sao lựa chọn giải pháp này?
Với định hướng mở rộng quy mô sản xuất, công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty Sao Mai sẽ ngày càng phức tạp và khó khăn hơn. Để thực hiện tốt công tác này, đội ngũ cán bộ quản lý cũng như nhân viên của công ty không những phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ sẵn có mà còn cần học tập nâng cao trình độ để đáp ứng những yêu cầu mới của công việc.
Nội dung giải pháp
Công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty được tiến hành dựa trên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm: phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, bộ phận kế toán kho, bộ phận kế toán tổng hợp và tổ bảo vệ. Mỗi bộ phận thực hiện một công việc chuyên môn mang tính đặc thù, vì vậy Công ty cần xây dựng chương trình đào tạo sát thực và phù hợp. Cụ thể là:
- Đào tạo nâng cao trình độ nhân viên phòng kinh doanh về nghiệp vụ dự báo biến động giá cả nguyên vật liệu trên thị trường.
- Đào tạo nâng cao trình độ cán bộ định mức. Cán bộ định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn sản xuất để có thể xây dựng định mức nguyên vật liệu chính xác hơn.
- Hướng dẫn bộ phận kế toán thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu bài bản hơn. Áp dụng các quy tắc kế toán thống nhất và có hệ thống từ trên xuống dưới như: hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản trích lập dự phòng… Triển khai ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp cho hệ thống kế toán nguyên vật liệu.
- Nhấn mạnh sự phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh, vật tư và kế toán để theo dõi tình hình thu mua, sử dụng nguyên vật liệu
- Nhấn mạnh công tác tiết kiệm và tái sử dụng nguyên vật liệu trong đội ngũ công nhân của bộ phận sản xuất. Điều này nếu thực hiện tốt sẽ sẽ tiết kiệm một lượng nguyên vật liệu hao phí đáng kể cho công ty.
Đào tạo nguồn nhân lực không phải là một hoạt động đơn giản. Để thực hiện một cách hiệu quả giải pháp này đòi hỏi sự đầu tư bài bản và có chiều sâu. Công ty có thể thuê chuyên gia bên ngoài để đào tạo một số nghiệp vụ cho nhân viên, tuy nhiên với một số hoạt động nhất định đào tạo nội bộ sẽ đem lại hiệu quả tích cực. Đi kèm với đào tạo nâng cao trình độ, công tác giáo dục tư tưởng cho đội ngũ công nhân viên cũng cần được coi trọng đúng mức.
3.2.5. Hoàn thiện chế độ thưởng phạt trong công ty
Vì sao lựa chọn giải pháp này?
Tất cả những biện pháp trên chỉ có thể tiến hành một cách hiệu quả khi có sự đồng lòng nhất trí cao trong đội ngũ nhân viên của công ty. Để người lao động hài lòng và thỏa mãn với doanh nghiệp, công tác thưởng phạt cần được tiến hành rõ ràng, hợp tình hợp lý và tạo được động lực làm việc cho đội ngũ công nhân viên. Công tác thưởng phạt tại Công ty Sao Mai hiện nay mặc dù đang được thực hiện tương đối tốt nhưng vẫn còn những hạn chế nhất định.
Nội dung giải pháp.
Sau đây là một số kiến nghị về công tác thưởng phạt tại công ty Sao Mai:
- Thưởng cá nhân: hiện nay Công ty đang thực hiện chính sách thưởng ở cấp độ từng bộ phận sản xuất và phòng ban. Nếu Công ty có thể thưởng cho từng cá nhân vượt chỉ tiêu nhiệm vụ của mình sẽ tạo ra động lực lao động lớn hơn trong đội ngũ nhân viên.
- Thưởng cho những ý tưởng sáng tạo, cải tiến hiệu quả: Công ty hiện đang tính mức thưởng dựa trên cơ sở năng suất vượt mức, doanh thu vượt mức… mà chưa áp dụng việc thưởng cho những ý tưởng mới hay cải tiến.
- Quy định trách nhiệm rõ ràng hơn: hệ thống quản lý nguyên vật liệu hiện nay của công ty vẫn có những kẽ hở trong việc chịu trách nhiệm. Chẳng hạn việc nguyên vật liệu bị hư hại, biến chất mà không xác định được nguyên nhân không được một cá nhân hay bộ phận cụ thể nào chịu trách nhiệm. Điều này có thể dẫn đến việc một số cá nhân lợi dụng tráo đổi, gây thiệt hại lớn cho công ty. Lãnh đạo công ty cần xem xét việc giao trách nhiệm rõ ràng và hợp lý công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
- Thưởng, phạt đi kèm với khích lệ động viên và giáo dục tư tưởng: công tác thưởng phạt không nên chỉ dừng lại ở giá trị hiện vật mà còn ở mức độ giá trị tinh thần.