Công ty TNHH Phát triển công nghiệp Sao Mai thực hiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX. Phương pháp này giúp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Doanh nghiệp tiến hành ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ và sử dụng phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ. Các tài khoản sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu là:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 152: Tài khoản nguyên vật liệu. TK 331: TK Phải trả người bán
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp …
Các sổ tổng hợp sử dụng cho phần hành kế toán này là:
NKCT số 1: Phản ánh ghi Có TK 111, trong đó có đối ứng TK 152 NKCT số 2: Phản ánh ghi Có TK 112, trong đó có đối ứng TK 152 NKCT số 5: Theo dõi công nợ đối với các nhà cung cấp
Quy trình ghi sổ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức NKCT được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trình hạch toán NVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Việc quản lý nguyên vật liệu không chỉ trên chứng từ, sổ sách giấy tờ mà còn phải quản lý bằng hiện vật. Công việc theo dõi về mặt số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu một cách thường xuyên là hết sức cần thiết, giúp phát hiện sự thiếu hụt, hư hỏng và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, giúp Công ty quản lý chặt chẽ và luôn chủ động về vật tư.
Công tác kiểm kê của DN được thực hiện sáu tháng một lần. Để thực hiện công việc này, DN lập ra một Ban kiểm kê bao gồm đại diện các phòng và các cá nhân có trách nhiệm. Sau mỗi lần kiểm kê, kết quả được ghi chép lại và chuyển đến bộ phận kế toán để phản ánh chênh lệch xảy ra.
Phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn mua hàng
Sổ chi tiết TK 152 Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký chứng từ 1, 2 Bảng kê 4, 5 Sổ tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 152 Nhật ký chứng từ số 7