7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các biện pháp tạo động lực làm việc cho người lao động.
quản lý, lao động chuyên môn nghiệp vụ, công nhân – nhân viên trực tiếp sản xuất, nhân viên lái xe.
- Phân loại nhu cầu của người lao động theo thâm niên làm việc: Từ 1 đến 5 năm, từ 5 năm đến 10 năm và trên 10 năm.
- Phân loại nhu cầu của người lao động theo giới tính nam – nữ.
- Phân loại nhu cầu của người lao động theo trình độ: Cao học, Đại học và tương đương, Cao đẳng và trung học, Lao động có tay nghề và lao động phổ thông.
Ngoài ra ban lãnh đạo Công ty nên tạo điều kiện cho người lao động bày tỏ tâm tư nguyện vọng của mình, tạo ra hệ thống thông tin nội bộ: email, hòm thư gópý để người lao động có thể phản ánh nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và thuận lợi.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các biện pháp tạo động lực làm việc cho người lao động. động.
32.2.1. Các biện pháp tạo động lực làm việc thông qua thù lao tài chính
Tiền lương
Để tiền lương thực sự tạo được động lực lao động, góp phần nâng cao năng suất lao động thì hệ thống tiền lương cần đảm bảo các yêu cầu: phản ánh giá trị công việc, kết quả làm việc, tính đến mức lương trên thị trường lao động… Hệ thống trả lương cũng phải đảm bảo nguyên tắc trả lương ngang nhau cho những lao động như nhau, đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lương bình quân, đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm các nghề khác nhau.
Từ phân tích thực trạng ta thấy, mức lương của người lao động trong Công ty tương đối cao so với thị trường Nhưng công tác tiền lương còn có nhiều bất cập. Vì vậy, Công ty cần có những biện pháp để hoàn thiện hơn công tác tiền lương:
- Khoán biên chế và khoán chi hành chính hằng năm để khuyến khích việc giảm biên chế và tiết kiệm chi phí hành chính. Đồng thời, thực hiện chế độ thuê, khoán hợp đồng một số công việc trong cơ quan, thay cho việc tuyển người vào biên chế, từ đó có điều kiện trả lương tương xứng với giá trị sức lao động. Cơ chế khoán biên chế và chi hành chính có ưu điểm là không làm tăng chi ngân sách nhà nước quá mức cho tiền lương cán bộ, công chức, đồng thời tạo sức ép để cắt giảm biên chế hành chính.
82
lại đội ngũ cán bộ, công chức sao cho phù hợp với thực tế yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Việc tinh giản biên chế bộ máy hành chính nhà nước phải được coi như một khâu đột phá quan trọng, song đây cũng là việc làm khó khăn, phức tạp. Tinh giản biên chế về số lượng nhưng phải đồng thời chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ công chức (vừa cắt giảm, vừa thay thế, vừa phải bồi dưỡng thường xuyên), tuyển dụng công chức có đủ năng lực xứng đáng vào làm việc trong bộ máy hành chính nhà nước.
Trả lương theo chức danh và vị trí công việc mang tính khoa học, bảo đảm sự công bằng, trả lương theo đúng sức lao động của người lao động. Theo phương pháp này, nếu người lao động cùng đảm nhiệm nhiều công việc một lúc sẽ được hưởng mức lương cao hơn. Việc trả lương gắn với kết quả lao động sẽ tạo động lực để người lao động nỗ lực trong công việc. Ưu điểm của việc xác định vị trí việc làm: là công cụ rất quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp các tổ chức tuyển chọn được nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của công việc, thiết kế các chương trình tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo theo yêu cầu đặt ra của lĩnh vực đó, đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc trong một tổ chức, tránh được sự chồng chéo trong chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Đồng thời là căn cứ để thực hiện việc đánh giá người lao động một cách chính xác, khách quan, công bằng, và là cơ sở để trả lương, thưởng phù hợp với công việc. Vấn đề đặt ra là “giải quyết” những người lâu nay làm việc không hiệu quả, không đúng chuyên môn vốn tồn tại khá nhiều trong các đơn vị công lập như thế nào là bài toán khó phải tiếp tục nghiên cứu.
Các bước thực hiện tri trả lương theo chức danh như sau:
- Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao
- Bước 2: Phân nhóm công việc
- Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến công việc
- Bước 4: Thống kê, đánh giá chất lượng cán bộ viên chức hiện có trong cơ quan
- Bước 5: Xác định danh mục các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
- Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí việc làm
- Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm
- Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng, chức danh lãnh đạo quản lý Áp dụng đối với phòng Quản lý In là một bộ phận thuộc Trung tâm Tổ chức In, đây là đơn vị chức năng của Công ty. Để thực hiện phương pháp này, cần xác định vị trí việc làm của từng người lao động. Với mỗi công việc cụ thể, cần thiết kế bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc.
Xác định vị trí việc làm cho từng người trong phòng gồm:
a) Vị trí trưởng phòng: - Mô tả công việc:
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm Tổ chức In về điều hành, quản lý công việc của phòng; tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm về công tác tổ chức in.
+ Tổ chức hoạt động công tác in: kiểm tra bản can, bìa chính và phụ bản trước khi đưa in, theo dõi, đôn đốc công tác in của Công ty bảo đảm chất lượng và tiến độ của xuất bản phẩm. Nói và làm theo đúng chức trách, nhiệm vụ được phân công.
+ Phối hợp với các Ban biên tập và các bộ phận có liên quan nhằm nâng cao chất lượng sách xuất bản.
- Yêu cầu công việc:
+ Kiến thức: có kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự; nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước, các quy định của ngành và của Công ty về hoạt động biên tập, xuất bản.
+ Kỹ năng: sử dụng thành thạo tin học văn phòng, tiếng Anh giao tiếp tốt.
+ Trình độ: tốt nghiệp đại học chính quy, hệ tập trung các chuyên ngành liên quan đến hoạt động biên tập, xuất bản; lý luận chính trị đạt trình độ trung cấp.
+ Thời gian: có thời gian làm công tác xuất bản từ 05 năm trở lên.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
+ Công việc phải được phân công rõ ràng, bố trí nhân lực khoa học.
+ Bảo đảm ấn phẩm xuất bản tuân thủ đầy đủ các bước theo quy trình xuất bản: có sách đọc đính chính, sách mẫu, sách giao đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và số lượng.
+ Bảo đảm tiến độ sách gấp, bố trí người làm thêm ngoài giờ khi có yêu cầu.
+ Không để xảy ra sai sót trong quá trình in ấn. b) Vị trí thư ký:
- Mô tả công việc:
+ Ghi chép sổ sách các bản thảo đưa in và các giấy tờ hồ sơ đặt in đi kèm: đề nghị báo giá, đề nghị duyệt giá, phiếu đặt in, đề nghị cấp phép xuất bản và in sách.
+ Nhận bản thảo, chuyển cho phòng Chế bản vi tính nạp text, chuyển bìa cho phòng Họa sĩ thiết kế, sau đó chuyển toàn bộ bản thảo cho phòng Biên tập kỹ thuật đọc Morat. Bản can hoàn thiện chuyển cho nhân viên theo dõi in.
84
- Yêu cầu công việc:
+ Tốt nghiệp trung cấp trở lên, am hiểu về quy trình xuất bản
+ Lý luận chính trị: Trung cấp
+ Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng
+ Năng động, cẩn thận, chịu khó.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
+ Bản thảo nhận từ ban biên tập chuyển cho các phòng Chế bản vi tính, Mỹ thuật, Biên tập kỹ thuật ngay sau khi có chủ trương.
+ Đề nghị báo giá phải được làm ngay sau khi có thông tin đầy đủ về bản thảo.
+ Các thủ tục đặt in phải được thực hiện ngay trong ngày.
c) Vị trí nhân viên theo dõi in: - Mô tả công việc:
+ Nhận bản thảo từ thư ký, kiểm tra tính hình thức của bản thảo + Chuyển bản thảo cho các cơ sở in
+ Theo dõi tiến độ in, giao nhập sách + Giao sách cho khách
hàng. - Yêu cầu công việc:
+ Tốt nghiệp trung cấp ngành in trở lên, có kiến thức và kinh nghiệm về kỹ thuật in.
+ Lý luận chính trị: Trung cấp
+ Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng
+ Năng động, cẩn thận, chịu khó, chấp nhận làm thêm ngoài giờ để theo sát tiến độ in.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
+ Sách phải được in đẹp, không có lỗi sai sót trong khâu in, trong trường hợp có vướng mắc trong khâu in phải báo cáo ngay cho lãnh đạo phòng để có hướng giải quyết.
+ Bảo đảm giao sách đúng tiến độ: 7 ngày đối với sách bìa mềm, 10 ngày đối với sách bìa cứng.
d) Vị trí kế toán: - Mô tả công việc:
+ Tính giá bán sách, cấp mã vạch
+ Theo dõi các hợp đồng in
+ Làm thủ tục thanh toán cho các nhà in - Yêu cầu công việc:
+ Kiến thức: nắm vững đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, quy chế của Công ty về công tác tài chính, kế toán và các nghiệp vụ có liên quan; am hiểu công tác tài chính - kế toán nghiệp vụ in; có năng lực soạn thảo các báo cáo về công tác tài chính – kế toán thuộc lĩnh vực in.
+ Kỹ năng: sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh, chăm chỉ, cẩn thận, thật thà.
+ Trình độ: tốt nghiệp đại học chính quy, hệ tập trung chuyên ngành tài chính – kế toán, các lớp nghiệp vụ về tài chính – kế toán; trình độ lý luận chính trị: trung cấp.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
+ Bảo đảm giá cả cạnh tranh giữa các nhà in, lựa chọn nơi in có giá cả thấp nhất bảo đảm chất lượng.
+ Giá bán sách và mã vạch phải được thực hiện ngay trong ngày đặt in
+ Lập và kiểm tra hợp đồng in trong thời gian không quá 2 ngày sau khi sách đưa in.
+ Làm thủ tục thanh toán khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng không quá 5 ngày làm việc.
+ Các báo cáo phải được thực hiện và nộp theo đúng tiến độ của cơ quan. Dựa trên việc phân tích công việc ở trên, xác định mức độ phức tạp của từng công việc, có thể xây dựng hệ số chức danh tương đối như sau:
- Nhân viên theo dõi in: hệ số 1,0
- Thư ký: hệ số 1,1
- Kế toán: hệ số 1,2
- Trưởng phòng: hệ số 1,5
Đây là hệ số áp dụng cho các cá nhân trong phòng Quản lý In. Từng phòng có thể xây dựng hệ số chức danh cho từng người. Sau đó xét trên tổng thể các bộ phận chức năng để đưa ra hệ số phù hợp. Cùng vị trí thư ký, thư ký của phòng Quản lý In thuộc Trung tâm Tổ chức In có hệ số 1,1. Nhưng thư ký của Công ty phải thực hiện công việc nhiều hơn, họ có thể hưởng hệ số 1,2. Điều này phụ thuộc vào khối lượng công việc và chất lượng công việc mà người lao động đảm nhiệm.
86
Phương pháp này sẽ giúp việc trả lương đúng người, đúng mức độ hoàn thành công việc thay vì tăng lương theo thâm niên. Ngoài ra, nhân viên muốn được vào những chức vụ cao hơn, chức vụ lãnh đạo sẽ phải trải qua thi tuyển , tránh tình trạng “sống lâu lên lão làng” làm giảm cơ hội thăng tiến cho những người có thực lực. Việc này sẽ động viên những lao động trẻ tích cực học tập, phấn đấu để nâng cao trình độ. Ngoài ra, với bảng mô tả công việc, khung năng lực của vị trí việc làm kèm theo của từng vị trí việc làm sẽ là căn cứ để đánh giá một cách chính xác, khách quan, công bằng đối với đối với người lao động. Qua đó, khẳng định và phân biệt được đúng người làm tốt và người làm chưa tốt. Từ đó mới phát hiện, thu hút, trọng dụng và đãi ngộ người tài. Phương pháp trả lương theo vị trí việc làm đối với các bộ phận chức năng cần phải được xây dựng chi tiết và phải thay đổi khi yêu cầu công việc đặt ra. Có như vậy mới bảo đảm tính khách quan và công bằng trong trả lương và đánh giá năng lực của người lao động trong các bộ phận chức năng của cơ quan.
-Hiện nay, việc lập kế hoạch còn mang tính hình thức, chỉ liệt kê đầu việc. Vì vậy, Công ty nên lập kế hoạch cụ thể cho toàn bộ Công ty qua từng thời kỳ; ra kế hoạch cho từng bộ phận cũng như lập kế hoạch cho từng cá nhân cụ thể. Lập kế hoạch phải sát với yêu cầu công việc, thực tế của Công ty.
+ Căn cứ lập kế hoạch:
● Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Công ty; ● Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận;
● Căn cứ vào bản mô tả các vị trí công việc, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc ở các vị trí.
+ Nội dung kế hoạch:
● Nhiệm vụ, nội dung công việc thực hiện; ● Người thực hiện;
● Thời gian thực hiện;
● Đưa ra các tiêu chuẩn, chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc
- Mức độ cân đối về điểm:
Mức độ cân đối về điểm hợp lý, chính xác nhằm tạo động lực để NLĐ làm việc và gắn bó lâu dài với Công ty hơn do sức lao động của họ bỏ ra được bù đắp xứng đáng.
Bảng 3.1: Phiếu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong tháng Các chỉ tiêu Khối lượng công việc Chất lượng công việc III Trách nhiệm và tinh thần hợp tác Thực hiện quy chế,
Sau khi đánh giá điểm cho từng nhân viên, Công ty cần phải xét hệ số chênh lệch các thành tích. Mức độ chênh lệch phải hợp lý, không mang tính bình quân, kích thích mọi nhân viên phấn đấu làm việc hết khả năng của bản thân.
Có thể theo dõi ở bảng dưới đây:
Bảng 3.2: Xếp hạng, mức điểm và hệ số thành tích của CBCNV TT 1 2 3 4 5 Tiền thư ng
Trong quá trình làm việc của người lao động, tiền thưởng là vô cùng quan trọng không chỉ ý nghĩa về mặt vật chất là bổ sung thêm nguồn thu nhập cho người lao động, giúp họ nâng cao đời sống, họ có cơ hội được thỏa mãn những nhu cầu cá nhân, mà còn có ý nghĩa lớn lao về mặt tinh thần. Do vậy, khi người quản lý đưa ra các hình thức thưởng phù hợp, người lao động sẽ nhận thấy được giá trị của tiền thưởng cũng như công sức, sự nỗ lực cố gắng, giá trị đóng góp của họ đối với Công ty và được đền đáp. Họ cũng hiểu tiếp theo cần có những kế hoạch cá nhân khác để tiếp tục có những thành tích mới và điều này còn có cả ở người lao động khác. Rõ ràng, phần thưởng sẽ giúp cho người lao động có những tiến bộ trong suốt quá trình làm việc của họ. Bên cạnh đó,thực hiện hệ thống tiền thưởng công bằng sẽ cho người lao động sự yên tâm làm việc, phấn đấu.
Để nâng cao tác dụng kích thích của hoạt động khen thưởng Công ty nên thực hiện một số giải pháp sau: