Tình hình tuyển dụng nhân lực

3. Kết cấu của báo cáo

3.1.2. Tình hình tuyển dụng nhân lực

3.1.2.1. Tuyển mộ

Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển mộ của Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An

Bố trí, sắp xếp lao động Quyết định tuyển chọn và kí hợp đồng Thử việc Phỏng vấn Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ Thông báo tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng

24

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty hiện nay được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tiễn của các bộ phận sản xuất, các phòng ban trong Công ty và kế

hoạch sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Với căn cứđó các bộ phận có nhu cầu bổ sung nhân lực sẽ lập phiếu yêu cầu tuyển dụng trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt sẽ giao cho phòng Hành chính – Nhân sự chuẩn bị và lên kế hoạch tuyển dụng lao động. Các bộ phận căn cứ vào nhu cầu công việc để xác định sốlượng và tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể với từng công việc thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

Bảng 3.1: Nhu cầu tuyển dụng của Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An giai đoạn

2016 – 2020

Chỉ

tiêu

2016 2017 2018 2019 2020

Số

người % ngườiSố % ngườiSố % ngườiSố % ngườiSố % Đại học 2 10 3 9.1 3 11.5 16 9.9 6 13.6 Cao đẳng, trung cấp 3 15 4 12.1 3 11.5 15 9.3 7 15.9 Lao động phổ thông 15 75 26 78.8 20 76.9 131 80.9 31 70.5 Tổng 20 100 33 100 26 100 162 100 44 100 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Qua bảng xác định nhu cầu tuyển dụng trên ta thấy trong 5 năm trở lại đây, nhu

cầu tuyển dụng của Công ty liên tục tăng đểđáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất. Cụ thể, năm 2016 Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An cần tuyển 20 người, 2017 cần tuyển

Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển mộ Thông báo tuyển dụng

25

33 người, 2018 cần tuyển 26 người, 2019 cần tuyển 162 người và 2020 cần tuyển 44

người.

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng và được Ban Giám đốc phê duyệt, Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự và trình lên cho

Ban Giám đốc phê duyệt. Trong kế hoạch này sẽ thể hiện các nội dung cụ thể về công tác tuyển dụng, bao gồm:

 Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…

 Nguồn và phương pháp tuyển dụng:

Để tuyển dụng đạt kết quả cao, trong thời gian vừa qua Công ty đã áp dụng cả 2 nguồn tuyển dụng là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.

 Đối với nguồn bên trong: Nguồn này bao gồm những người hiện tại đang làm

việc tại Công ty. Hình thức tuyển mộ này tức đề bạt họ vào vị trí cao hơn, hoặc luân chuyển công tác của họ tới vị trí thích hợp hơn. Công ty chỉ áp dụng hình thức này khi nhu cầu cần tuyển người với sốlượng ít (từ1 đến 2 người) và đối với các vịtrí như cán

bộlãnh đạo hay quản lý cấp cao.

Nguồn này cũng có rất nhiều tiện lợi cho Công ty như : Kinh phí cho việc tuyển dụng là rất thấp, không tốn nhiều thời gian đểhướng dẫn người lao động làm quen với công việc. Vì thực ra họcũng đã được làm việc tại Công ty nên một phần nào họcũng đã hiểu được công việc và hình thức hoạt động của công ty. Đồng thời tạo được niềm

tin và động lực cho các nhân viên đang làm việc trong công ty, vì họ hy vọng sẽđược thăng tiến lên vị trí công việc cao hơn. Nhưng nguồn này cũng có một số hạn chế ảnh

hưởng đến công ty như : Sốlượng không lớn, chất lượng vềđội ngũ nhân viên của Công ty không được đổi mới...

Đối với nguồn nội bộ, công ty thường sử dụng 2 phương pháp sau:

+ Thông báo trên tất cả các bản tin của Công ty và qua mail của cán bộ nhân viên trong Công ty để họ biết và nộp đơn ứng cử.

+ Qua sự giới thiệu, đề cử của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Khi trong công ty cần tuyển người vào một vịtrí nào đó mà sử dụng nguồn tuyển mộ từ bên trong

26

thì lúc này Ban lãnh đạo Công ty sẽ họp để thông báo tin tuyển dụng. Đồng thời lấy ý kiến đề cử của nhân viên trong Công ty về những ứng cửviên đủ năng lực. Người nào

được đề cử nhiều nhất và được sự nhất trí của cán bộ nhân viên thì người đó sẽđược bổ

nhiệm vào làm tại ví trí mới.

 Nguồn bên ngoài: Nguồn này bao gồm những người đến xin việc từ ngoài công ty. Công ty áp dụng nguồn tuyển bên ngoài đối với các vịtrí như nhân viên kinh doanh,

nhân viên khối văn phòng, công nhân sản xuất… Khi công ty có nhu cầu cần tuyển

người với sốlượng lớn thì lúc đó nguồn tuyển mộ từ bên ngoài là nguồn quan trọng và

được công ty chú ý tới nhiều nhất. Thường thì Công ty hay sử dụng tới nguồn này, vì nguồn này có sốlượng và chất lượng rất phong phú, đa dạng. Từ nguồn này công ty sẽ

tuyển được người đáp ứng đủ mọi yêu cầu mà công ty đă đặt ra. Tuy nhiên kinh phí tuyển mộ nguồn bên ngoài hơi lớn và mất nhiều thời gian hướng dẫn người lao động mới làm quen với công việc.

Đối với nguồn tuyển mộ này, Công ty thường sử dụng các phương pháp sau:

+ Thông báo tuyển dụng trên phương tiện truyền thông đại chúng như Website của Công ty, các Website tìm việc làm như YBOX, TopCV, Vietnamwork,… hay thông báo tuyển dụng để tại cổng Công ty.

+ Thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Khi công ty có nhu cầu tuyển nhân viên thì phòng hành chính – nhân sự có nhiệm vụ thông báo cho mọi người trong công ty được biết. Khi này những người trong công ty nếu có

người thân hoặc bạn bè đang có nhu cầu tìm việc làm đồng thời những người này có

trình độ phù hợp với vị trí công việc mà công ty đang cần tuyển thì giới thiệu đến công ty. Lúc này công ty sẽ xem xét nhận người nào phù hợp nhất vào làm việc tại công ty. Ngoài ra sau khi kết thúc quá trình thử việc, nếu người được giới thiệu được ký hợp

đồng lao động với Công ty thì người giới thiệu sẽđược nhận một khoảng tiền coi như

tiền thưởng vì đã giúp Công ty tìm được lao động phù hợp. Phương pháp này cũng thường được công ty sử dụng vì đơn giản nhanh gọn và tốn ít chi phí. Đồng thời những

người được tuyển dụng qua sự giới thiệu này dễcó được lòng tin của công ty hơn những

người tuyển dụng qua báo chí.

27

Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An thường sử dụng phòng khách làm nơi phỏng vấn tuyển dụng. Thời gian nhận hồsơ tuyển dụng là 2 tháng kể từ khi thông báo tuyển dụng.

 Hội đồng tuyển dụng

Hội đồng tuyển dụng bao gồm nhân viên phụ trách tuyển dụng của Công ty và

người quản lý bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, nếu đợt tuyển dụng nào có vị trí quan trọng thì người phỏng vấn trực tiếp sẽlà Giám đốc hoặc phó Giám đốc Công ty.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được Ban Giám đốc phê duyệt, phòng Hành chính – Nhân sự ra thông báo tuyển dụng với cả 2 nguồn. Nội dung bản thông báo tuyển dụng bao gồm các thông tin cơ bản sau:

- Thông tin khái quát về Công ty. - Sốlượng và vị trí cần tuyển.

- Mô tả công việc và yêu cầu công việc. - Mức thù lao ban đầu.

- Cách thức tham gia ứng tuyển. - Thời hạn và địa điểm nộp hồsơ.

Dưới đây là một bảng tin tuyển dụng của Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An cho vị

28

Bản thông báo tuyển dụng của Công ty khá rõ ràng về vị trí tuyển dụng, sốlượng tuyển dụng, mô tả khái quát công việc, yêu cầu đối với ứng viên và quyền lợi được

hưởng cũng như địa điểm, cách thức nộp hồsơ. Thông báo được thiết kế ngắn gọn nhưng đầy đủ, dễ hiểu. Ngoài ra bản thông báo còn có thêm thông tin về thu nhập và quyền lợi làm việc tại Công ty. Có thể thấy quyền lợi mà Công ty đưa ra khá hấp dẫn, điều này sẽ

kích thích sự tò mò người lao động, làm tăng khả năng thu hút ứng viên, đây là một

điểm cộng cho thông báo tuyển dụng của Công ty. Tuy nhiên thông báo lại không đề

cập đến thời gian nhận hồsơ, điều này dễ dẫn đến hiện tượng ứng viên không thể nộp hồ sơ đúng hạn hoặc sai thời gian nộp hồsơ, vì vậy mà Công ty có thể bỏ qua những

ứng cử viên xuất sắc.

3.1.2.2. Tuyển chọn

29

 Tiêu chuẩn vềđộ tuổi

Đối với lao động phổ thông vào làm các công việc phụ trợ, công nhân sản xuất, bảo vệ thì Công ty tuyển dụng ởđộ tuổi từđủ 18 tuổi đến 35 tuổi.

Đối với lao động có trình độ cao thì tuyển dụng ởđộ tuổi từ 21 tuổi đến 40 tuổi.

 Tiêu chuẩn vềtrình độ

Đối với lao động phổ thông, công nhân sản xuất, nhân viên bảo vệ: Trình độ 9/12 trở lên.

Đối với nhân viên khối văn phòng, nghiệp vụ: Trình độcao đẳng, đại học.

 Tiêu chuẩn về sức khoẻ

Ứng viên có đủ sức khỏe làm việc (sức khỏe 1, 2 theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế) b. Quy trình tuyển chọn:

Quy trình tuyển chọn tại Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An tiến hành qua các bước

như sau:

Sơ đồ 3.3: Quy trình tuyển chọn của Công ty

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồsơ

Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồsơ. Trong quá trình thu nhân hồ sơ phòng sẽ kiểm tra hồsơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồsơ cụ thểnhư sau:

Tiếp nhận, xử lý hồsơ Phỏng vấn tuyển chọn Thử việc Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động Thí sinh lọt vào Ứng viên trúng Ứng viên trúng

30

 Xem xét tính hợp lệ của hồsơ:

Hồsơ ứng viên phải ghi rõ vị trí ứng tuyển, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể để Công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.

 Về mặt hình thức của hồsơ: Các giấy tờ cần thiết bao gồm: - Đơn xin việc.

- Sơ yếu lý lịch ( có chứng thực của địa phương).

- Bản sao bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ thể hiện trình độ, khảnăng, nghiệp vụ của ứng viên.

- Giấy khám sức khoẻ.

- Bản sao hộ khẩu, giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND/CCCD.

Tuỳ vào từng vị trí, chức danh mà Công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết.

 Về mặt nội dung:

Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, các bằng cấp, chứng chỉ liên quan.

Với những yêu cầu trên của bộ hồsơ, phòng Hành chính – nhân sự có thểđánh giá

khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn

tương đối phù hợp với yêu cầu của Công ty.

Từ kết quảđã lọc được phòng sẽ lập ra một danh sách rõ ràng cụ thể để gửi lên

cho ban lãnh đạo cấp trên được biết, kèm với các hồsơ đó đểđảm bảo được tính khách quan trong việc tuyển chọn. Khi đã hoàn thành công tác sàng lọc qua hồsơ, những người

được tuyển sẽđược phòng Hành chính – nhân sự gọi điện thông báo trực tiếp với họ về

thời gian và địa điểm cho buổi phỏng vấn tiếp theo.

Bước 2: Phỏng vấn tuyển chọn

Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp Công ty kiểm tra, đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên được đó là: sở trường, mục tiêu, sở

thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên. Đây là những yếu tố quan trọng giúp Công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong công việc,

31

có gắn bó lâu dài với Công ty không… và nó ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.

Ở bước này, phòng Hành chính – nhân sự sẽ kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn là sơ bộ hay chuyên nghiệp còn phụ

thuộc vào vị trí tuyển dụng là công nhân sản xuất hay cán bộ quản lý.

 Đối với công nhân sản xuất:

Với công nhân sản xuất, phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phương pháp

phỏng vấn sơ bộvà được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do nhân viên phụ trách tuyển dụng tiến hành.

Hình thức phỏng vấn: Đại diện của phòng Hành chính – nhân sự lần lượt phỏng vấn trực tiếp từng ứng viên theo một trình tự danh sách gọi tuyển.

Mục đích của cuộc phỏng vấn này là tìm hiểu sơ bộ về các ứng viên như tên, tuổi,

địa chỉ, sức khoẻ và đánh giá các tiêu chuẩn cơ bản về ngoại hình, tác phong lao động, mức độ tin cậy.

 Đối với nhân viên, cán bộ quản lý:

Với nhân viên, cán bộ quản lý, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu về trình độ chuyên môn và khả năng làm việc bằng một số bài test trắc nghiệm và lý thuyết. Mục đích của cuộc phỏng vấn này là đánh giá trọng tâm vềtrình độ nghiệp vụ, chuyên môn, khảnăng đáp ứng yêu cầu công việc của ứng viên.

Hình thức phỏng vấn: Đại diện phòng Hành chính – Nhân sự kết hợp với trưởng bộ phận cần tuyển dụng sẽ lần lượt phỏng vấn về các vấn đề chung nhất như sự nhiệt tình, lòng yêu nghề, khảnăng giao tiếp,… đến các tình huống chuyên môn nghề nghiệp. Quá trình phỏng vấn được chia thành 2 bước: phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu.

 Phỏng vấn sơ bộ

Căn cứ vào yêu cầu của công việc, vịtrí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồsơ, vào

những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn cho các

ứng viên và mỗi ứng viên cụ thể. Các câu hỏi thường gặp trong quá trình phỏng vấn sơ

bộ là:

32

2. Khi làm việc, nếu gặp khó khăn và bịcăng thẳng bạn sẽ xử lý ra sao? 3. Động lực thúc đẩy bạn làm việc là gì?

4. Bạn đã làm việc ở những Công ty cùng nghành chưa?

5. Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?...

Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽđánh giá được tổng quát về các yếu tốnhư

hoàn cảnh, tính cách, quan niệm sống, sựnăng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khảnăng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao.

Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong

thang điểm đánh giá cho từng ứng viên để lưạ chọn những úng viên trúng tuyển vòng một. Phòng Hành chính – nhân sự sẽ thông báo cho các ứng viên biết có trúng tuyển hay không và nếu trúng tuyển, phòng Hành chính – nhân sự sẽ thông báo ngày giờ phỏng vấn lần hai cho ứng viên.

Vì đây là phỏng vấn sơ bộ nên công tác thực hiện cuộc phỏng vấn này của Công ty khá hoàn chỉnh. Với hình thức này, Công ty sẽđưa ra được những quy định đúng đắn trong việc loại bỏ các ứng viên không đủnăng lực làm việc cũng như chọn các ứng viên

đủđiều kiện cho các bước phỏng vấn tiếp theo.