Cuối tháng 11 năm 2017, Công ty THT bắt đầu áp dụng phần mềm Ecount ERP để phục vụ cho công tác quản lý, vận hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hình 2.4: Giao diện truy cập vào phần mềm ERP
(Trích nguồn: Quy trình hoạt động công ty THT)
Ứng dụng Ecount ERP của công ty THT đang sử dụng có các chức năng chính như sau:
✓ Quản lý nhân sự và thủ tục hành chính của công ty.
o Kết nối với máy chấm công để theo dõi chấm công,
o Gửi thông báo đến các nhân viên, phòng ban.
o Cho phép gửi bảng biểu, tờ trình và được phê duyệt điện tử.
o Đăng ký công tác, đăng ký sử dụng trang thiết bị, phương tiện chung của công ty.
o Thiết lập và quản lý bảng lương, phụ cấp.
o Quản lý danh sách nhân sự chính, nhân sự thời vụ.
o Quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ …
✓ Quản lý nhập khẩu, mua hàng.
o Tạo danh sách các nhà cung cấp (Mã công ty, Thông tin công ty, Người liên hệ, các mặt hàng liên quan, chế độ công nợ …) thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu các nhà cung cấp trong quá trình tạo đơn mua hàng hoặc yêu cầu mua hàng.
o Tạo yêu cầu mua hàng và tạo đề xuất phê duyệt yêu cầu mua hàng.
o Theo dõi tiến độ, thời gian và địa điểm bàn giao hàng hóa. Kiểm soát và theo dõi các quy trình nghiệp vụ mua hàng, giao nhận và hoàn trả hàng cho nhà cung cấp.
o Thống kê công nợ phải trả cho nhà cung cấp khi mua hàng, theo từng hóa đơn, từng mặt hàng và từng dự án cụ thể.
✓ Quản lý bán hàng, dự án.
o Lập và quản lý danh sách khách hàng (mã khách hàng, thông tin khách hàng, người liên hệ …)
o Tạo bảng báo giá, Tạo yêu cầu phê duyệt cho báo giá.
o Tạo đơn bán hàng, phê duyệt đơn bán hàng và đề nghị giao hàng hóa.
o Theo dõi và quản lý việc thực hiện quy trình bán hàng, thời gian, tiến độ giao hàng cho khách hàng.
o Quản lý và xây dựng các chương trình bán hàng, giá bán ưu đãi, chiết khấu cho khách hàng, hoa hồng bán hàng, chương trình khuyến mại cho từng mặt hàng cụ thể, từng khoảng thời gian cụ thể.
o Theo dõi và kiểm soát công nợ, công nợ quá hạn của từng khách hàng cụ thể trước khi quyết định bán hàng mới.
o Báo cáo thống kê chi tiết cụ thể theo từng mặt hàng, từng khách hàng, dự án theo từng nhân viên kinh doanh cụ thể gửi cho quản lý.
✓ Quản lý kho.
o Nhập, xuất hay điều chuyển hàng hóa được Ecount ERP kiểm soát chặt chẽ qua đó quản lý hay nhân viên quản lý kho có thể theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ, quy trình liên quan đến nhập, xuất hàng hóa tại kho.
o Ecount ERP giúp cho việc quản lý tồn kho theo các mã hàng, sản phẩm, lô hàng, nhóm hàng, thời gian nhập của lô hàng… trở nên dễ dàng. Ecount ERP cũng giúp việc kiểm soát định mức hàng tồn kho thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
o Ngoài ra Ecount ERP giúp tổng hợp được giá trị hàng tồn kho hiện tại cũng như tổng hợp báo cáo hàng hóa Nhập – Xuất – Tồn, hàng hư hỏng … được nhanh chóng, thuận lợi và chính xác.
✓ Quản lý tài sản cố định, trang thiết bị vật tư, máy móc.
o Ecount ERP cập nhật giá trị các tài sản và trang thiết bị hiện có của công ty như: Văn phòng, nhà xưởng, máy móc, máy tính làm việc, công cụ, dụng cụ… phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời theo dõi, kiểm soát và thực hiện việc tính toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí khấu hao tài sản, công cụ, dụng cụ, máy móc… theo mức quy định của nhà nước.
o Thống kê giá trị tài sản hiện hữu, quản lý việc điều chuyển trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty.
✓ Quản lý công nợ (phải trả,phải thu).
o Ecount ERP giúp hỗ trợ quản lý các công nợ ( phải trả, phải thu) một cách dễ dàng hơn bằng việc có thể kiểm soát theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp, từng hóa đơn và từng dự án cụ thể, có thể tạo hạn mức công nợ cho từng khách hàng riêng biệt, có thể phân tích công nợ quá hạn, qua đó giúp cho các nhà quản lý và các bộ phận liên quan dễ dàng nắm được thông tin một cách nhanh nhạy và chính xác.
o Ngoài ra, Ecount ERP còn có thể tạo kế hoạch thu nợ, thời gian thanh toán nợ, cập nhật tình hình thanh toán, thu hồi công nợ. Gửi các báo cáo về công
nợ cho giám đốc, tạo biên bản đối chiếu công nợ để gửi cho khách hàng.
✓ Quản lý vốn bằng tiền
o Ecount ERP giúp doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch thu, chi tiền một cách rõ ràng, chính xác. Toàn bộ quy trình thực hiện việc thu, chi tiền đều được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ. Số liệu thu chi sẽ không bị sai lệch so với thực tế. Việc này giúp cho kế toán và ban Giám đốc công ty có thể chủ động hơn trong việc quản lý chi tiêu, định hướng tài chính, phục vụ đáp ứng việc sản suất kinh doanh kịp thời.
o Ngoài ra trên Ecount ERP có thể tạo các báo cáo, sổ sách chi tiết như: lượng tiền mặt, tiền trong các tài khoản, ngoại tệ, sổ quỹ …
✓ Kế toán tổng hợp.
o Trên ứng dụng Ecount ERP mà doanh nghiệp đang sử dụng có thể giúp kế toán ghi nhận, theo dõi các định khoản, các báo cáo tài chính và hệ thống sổ sách như: Sổ cái, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền, ngoại tệ… Ngoài ra, Ecount ERP còn có thể giúp kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phân bổ, điều chỉnh, kết chuyển… bằng các định khoản kế toán theo quy chuẩn chung.